Suprimentos WS. Processo de Gestão de Contratos na Wilson Sons: Inteligência de mercado aplicada a Suprimentos e Tecnologia como suporte na gestão.

Transcrição

1 Suprimentos WS Processo de Gestão de Contratos na Wilson Sons: Inteligência de mercado aplicada a Suprimentos e Tecnologia como suporte na gestão.

2 Objetivos Os 2 objetivos principais da apresentação Apresentar como a célula de Contratos pode alavancar a perfomance de Suprimentos Como a tecnologia e inteligência de mercado podem apoiar as negociações e gestão de contratos.

3 Como será a apresentação 1 Grupo Wilson Sons 2 Suprimentos na Wilson Sons 3 Gestão das Negociações e Contratos vinculados a Inteligência de Mercado 4 Nossos Indicadores

5 Nosso grupo tem 180 anos de atuação, contando com serviços portuário & logístico e serviços marítimos Um dos maiores operadores portuários e de logística marítima do Brasil Know how operacional, reputação e credibilidade Liderança em capacidade de movimentação, infraestrutura madura e eficiente Sólido relacionamento com clientes em um portfólio forte e diversificado Equipe de gestão experiente e inovadora Alta rentabilidade e solidez financeira

6 180 anos de Wilson Sons

7

9 Roadmap

10 Roadmap Cultura do grupo WS Benchmarkings Diagnóstico dos processos e sistemas

11 Gaps Principais gaps encontrados na avaliação da estrutura de Suprimentos na Wilson Sons Falta de Foco Sem visão de curto, médio e longo prazo Falta de direcionamento Pouca Capacitação Descentralizado Ausência de Governança e Compliance Ações isoladas Aquisições de materiais e contratações de serviços sem metodologia, técnica e estratégia. Falta de Processo Ausência de Procedimentos Clareza de etapas, papéis e responsabilidades Visibilidade sistêmica

12 Roadmap Validação da proposta de estrutura Implantação do SAP (blueprint) Saneamento dos dados mestres (central de cadastro)

13 Nova Estrutura Foram sugeridos três cenários para o Comitê Executivo do grupo Wilson Sons Sinergia e menos esforço duplicado Centralizado Velocidade de resposta em momentos críticos Agilidade Descentralizado Mesmos problemas, dificuldades e riscos Sinergia e adaptabilidade Híbrido Suscetível a personalização de processos Ponto Positivo Ponto de Atenção

14 Nova Estrutura Foram sugeridos três cenários para o Comitê Executivo do grupo Wilson Sons Sinergia e menos esforço duplicado Centralizado Velocidade de resposta em momentos críticos Agilidade Descentralizado Mesmos problemas, dificuldades e riscos Sinergia e adaptabilidade Híbrido Suscetível a personalização de processos Ponto Positivo Ponto de Atenção

15 Nova Estrutura Nossa nova estrutura funcionaria com a criação das ilhas de compras IC = Ilhas de Compras em 2011 Governança Única Gerência Suprimentos Brasil Planejamento e Gestão IC Rio Grande IC Salvador IC Guarujá IC Offshore IC Corporativo Equipamentos, Energéticos e Importações (Sinergia Nacional e/ou Especialistas)

16 Roadmap GO Live SAP Novo time de compras e cadastro Gestão por indicadores

17 Nova fase com a entrada do SAP Pilares Direcionadores Cultura, Inteligência, Produtividade e Alinhamento Comportamento da Equipe Atuação pró-ativa, disseminar procedimentos e implementar gestão de contratos Gestão por Indicadores Saving, Pontualidade, Radar, Prazo Pgto, % Acordos, entre outros

18 Categorias de Compras Energéticos MRO e Insumos Fretes e Transportes Benefícios Contas Corporativas TI e Telecom Consultorias Locação Real State Comunicação Serviços Equipamentos Importação Gestão de Acordos Docagem

19 Roadmap Foco em cumprir SLA Aumentar Produtividade e Reduzir Custos de Aquisição Célula de Contratos

20 Criação da Célula de Contratos A célula de contratos nasceu com o objetivo de alavancar a agenda de acordos de fornecimento, priorizando a alavancagem de indicadores estratégicos de suprimentos (% Acordos e Prazo Médio de Pagamento) além de priorizar as negociações estratégicas. 11% 18 dias Compras com Acordo compras vinculadas a um acordo de fornecimento Prazo de Pagamento prazo de pagamento aos fornecedores

21 Criação da Célula de Contratos Identificar as necessidades Abordagem ao fornecedor Gerenciar o ciclo de vida do contrato Volume e ganho de produtividade Natureza do serviço Clarificar papeis e responsabilidades Mitigar riscos e tensões previamente Mecanismos de proteção para a organização Negociar condições comerciais Renegociações Encerramento Interações constantes com Jurídico para alinhamento das minutas e workflow de aprovação

22 Roadmap Sistema de Inteligência em Suprimentos

23 Produtos do SIS Tracking de Requisições e Pedidos Baseline de Preços Pesquisa de Materiais Spend Analysis SIS KPIs Suprimentos e Estoque Gestão de Contratos Ferramenta de Cálculo de Estoque

24 Produtos do SIS Tracking de Requisições e Pedidos Baseline de Preços Pesquisa de Materiais Spend Analysis SIS KPIs Suprimentos e Estoque Gestão de Contratos Ferramenta de Cálculo de Estoque

25 Roadmap SIS - Baseline de Preços SIS - KPIs e Spend Analysis

26 SIS - Baseline de Preços Objetivos Tendências de Preço Melhor momento para negociação Composição de custos Automatizar análises pesadas Fórmulas paramétricas Composição de Custos Tendências de Preços 20% 30% 50% Componente A Componente B Componente C

27 SIS - KPIs e Spend Analysis Objetivos Dedicar tempo somente as análises Informação em tempo real Análises multinível em grande volume Automatizar análises pesadas Indicadores de Suprimentos e Estoque (estratégicos e gerenciais) Indicadores com atualização diária, sem esforço da equipe (alto tempo dedicado anteriormente a atividades de geração de informações) Spend Analysis de todas as aquisições (alto esforço sendo automatizado), abrindo detalhes que possibilitam o gerenciamento das categorias Indicadores e com múltiplas visões (negócios, ilhas de compras, fornecedores, entre outros)

28 Roadmap Gerenciamento de Categorias (Inteligência em Compras) SIS Gestão de Contratos

29 SIS - Gestão de Contratos Objetivos Gerenciar o ciclo de vida dos contratos Sinalizar oportunidades automaticamente Análises multinível em grande volume Automatizar análises pesadas Painel de contratos para pesquisa com diversos filtros possíveis Análise em diversos níveis (contrato, detalhes comerciais do contrato e comparativo) Notifiers de vencimento e workflow de aprovação Comparação com índices de mercado Dashboard gerencial Análise Pareto

30 SIS Gestão de Contratos Gerenciamento de Categorias

31 Gerenciamento de Categorias - Objetivo Um nova maneira de gerenciar as negociações com Contrato e Spot Criar rotina de gerenciamento das categorias de compra do Grupo WS Estabelecer estratégias de curto e longo prazo e os produtos necessários Aumentar o potencial de saving Gestão do Conhecimento Suprimentos Brasil

32 Gerenciamento de Categorias Matriz de Kraljic + Matriz de Oportunidades Priorização das Categorias Estratégias e Produtos de Inteligência de Mercado

33 1º Plano de Negociações Matriz de Kraljic + Matriz de Oportunidades Priorização das Categorias Estratégias e Produtos de Inteligência de Mercado Kraljic (análise multicriterial) Matriz de Oportunidades Critérios de risco de fornecimento Definição do Esforço Critérios de risco financeiro Estimativa de Ganho

34 Gerenciamento de Categorias Matriz de Kraljic + Matriz de Oportunidades Priorização das Categorias Estratégias e Produtos de Inteligência de Mercado 40 colaboradores envolvidos 80 categorias analisadas 95% spend analisado 20 mesas de negociação 12 categorias com acompanhamento

35 Gerenciamento de Categorias Matriz de Kraljic + Matriz de Oportunidades Priorização das Categorias Estratégias e Produtos de Inteligência de Mercado Estratégia Estratégia de 3 anos Panorama Geral Indicadores Demanda Interna Cadeia produtiva Normas e Regulamentos Normas Certificações Preços e Custos Tendências Descolamento de Preço Cost breakdown TCO Mercado Panorama Forn atuais Forn pontuais Forn potenciais Riscos Identificação Categorização Cenários

37 Revisitando o Histórico Inputs necessários para o modelo de Gestão de Contratos utilizando a Inteligência de Mercado como suporte Dados Mestres Indicadores Célula de Contratos SIS SIS SIS - Baseline de Preços SIS SIS - Gestão de Contratos Ger Categorias

38 Revisitando o Histórico Inputs necessários para o modelo de Gestão de Contratos utilizando a Inteligência de Mercado como suporte Indicadores estratégicos e produtividade Automatização de indicadores e ferramentas Automatização de rotinas de gestão de contratos Dados Mestres Indicadores Célula de Contratos SIS SIS SIS - Baseline de Preços SIS SIS - Gestão de Contratos Ger Categorias Saneamento de todos os dados mestres Equipe dedicada a atividade de Contratos e Contas Estratégicas Tendências de preço ao longo do tempo Produtos de inteligência de mercado aplicados as Negociações e Contratos

39 Qual o processo?

40 Processo Inteligência em Contratos Identificação dos Contratos com Gaps Mesas de Negociação de Suprimentos Negociação com Fornecedor Para as categorias selecionadas por Inteligência, fazemos: Identificação dos gaps de preços Análise dos indicadores SIS-Baseline SIS-Gestão de Contratos Encontro de Suprimentos para: Definir a estratégia de negociação Definir os produtos de Inteligência Abordar fornecedor conforme estratégia

41 Cases de Sucesso

42 Cases Lubrificantes Lubrificantes Telecom Lubrificantes Desconstrução da nova proposta comercial. Geração de produtos voltados para preços (variação cambial, preço do barril, preços dos componentes e tendências de preço), além de estudo dos movimentos de mercado. Estratégia voltada para geração de produtos de mapeamento de mercado (market share, indicadores de qualidade, evolução do custo de dados e voz e movimentos de mercado). 22% Saving (não repasse) 30% Saving Filtros e Telas Lubrificantes Gases Industriais Lubrificantes Geração de produtos de preços (descolamento de preço e tendências) e tropicalização dos filtros no mercado nacional. Renegociação antecipada visando o período de análise. Postergar o repasse, utilizando como apoio os produtos de tendência de preços, cost breakdown 16% Saving 4% Saving

44 Evolução dos Indicadores % Acordos Prazo Pagamento ao Fornecedor Produtividade por HC Pontualidade

45 Obrigado Gabrielle Areas Coordenadora de Suprimentos