Introdutório Linha Business Apostila de Treinamento Presencial. Autor: Marcelo Dias

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1 Introdutório Linha Business Apostila de Treinamento Presencial Autor: Marcelo Dias

2 Índice Introdução Empresa Aba Manutenção Aba Complementares Aba E-Fiscal/ECRM Máscara de Códigos Configuração de Configuração de Acesso Alteração de Senha Cadastro de Usuário Manutenção de Acesso Cópia de Perfil de Acesso Muda Usuário Backup de Sistema Bancos Aba Manutenção Aba Complementares Aba Dados de Boleto Aba Instruções de Boleto a Laser Vendedor Aba Manutenção Aba Complementares Ramos de Atividade Ocorrências Centro de Custo Tipo de Cobrança Feriados Formas de Pagamento Clientes Aba Manutenção Aba Cobrança e Entrega Aba Complementares Aba Juros Aba Limite de Crédito Aba Fornecedores Aba Manutenção Aba Complementares Aba Juros Aba Transportadora Embalagens Unidades de Medida Compradores Grupos... 28

3 Subgrupos Alíquotas por Estado Classificação Fiscal Tipos de Tributação Situação Tributária Locais de Estoque Tipos de Inventário Produtos Aba Manutenção Aba Tributos Aba Estoque Aba Complementares Aba Sintegra/Outros Aba RPS/NFSe Aba Fator por Fornecedor Observação para Pedido de Compra Observação para Orçamentos Observação para Pedidos de Venda Observação para Notas Fiscais de Venda Via de Transporte Veículos Motoristas Seguradoras Informações Complementares Série e Subsérie Controle Bancário Bancos Instruções Tipos de Carteira Ocorrências de Remessa Ocorrências de Retorno Espécie Configurações... 48

4 INTRODUÇÃO Neste curso introdutório serão abordados todos os cadastros que os sistemas da Linha Business Folhamatic (Financeiro, Faturamento, Estoque e Controle Bancário) tem em comum. Com a realização destes cadastros e configurações, os sistemas já estarão aptos para pleno uso nos diferentes processos que eles disponibilizam. EMPRESA Menu Cadastros / Empresa Aba Manutenção Nesta aba informe os dados fundamentais de sua empresa, ou seja, os dados cadastrais. Aba Complementares Esta aba está disponível exclusivamente no sistema de Faturamento e nela são configuradas as parametrizações para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. 4

5 Aba Efiscal / E-CRM Aba exclusiva dos sistemas de Estoque e Faturamento e nela são apresentadas informações para configurar a integração destes sistemas com o sistema de Escrituração Fiscal da Linha Folhamatic. 5

6 MÁSCARA DE CÓDIGOS Menu Outros / Configurações Defina regras para geração dos códigos de produtos e outros cadastros dentro do sistema podendo fazer uso de uma sequência alfanumérica, se desejar. CONFIGURAÇÃO DE Menu Outros / Configuração de Ao realizar esta configuração da conta de será possível enviar documentos, como por exemplo, orçamentos, pedidos, notas e relatórios, para um destinatário de diretamente do próprio sistema. 6

7 CONFIGURAÇÃO DE ACESSO Menu Outros / Configuração de Acesso Alteração de Senha O usuário tem a opção de alterar a própria senha para fins de uso do sistema, este recurso é disponível para todos os usuários cadastrados no sistema. 7

8 Cadastro de Usuários Este recurso está disponível para o usuário administrador e permite a ele, criar vários usuários para acessar o sistema. 8

9 Manutenção de Acesso Determine as permissões de acesso para cada um dos usuários no sistema, podendo um mesmo usuário ter permissões diferentes em empresas distintas. Cópia de Perfil de Acesso Utilize as parametrizações já criadas de um usuário existente para copiá-la para um novo usuário recém-cadastrado que não teve as permissões definidas ainda. 9

10 MUDA USUÁRIO Menu Outros / Muda Usuário Altere o usuário que está fazendo uso das ferramentas sem sair do sistema. BACKUP Menu Outros / Backup Cópia de Segurança Realize uma cópia de segurança dos dados registrados nos sistemas para restaurá-los quando for necessário. 10

11 BANCOS Menu Cadastros / Bancos Aba Manutenção Cadastre os diferentes bancos que serão utilizados pela sua empresa, por seus clientes e fornecedores. Ao cadastrar o banco no Financeiro já será apresentado no Faturamento e Estoque. Desde que tenha configurado a integração. 11

12 Aba Complementares Use este campo para inserir dados adicionais sobre o banco que está cadastrando. 12

13 Aba Dados Boleto a Laser Insira Dados do Layout do Banco para que seja possível a impressão de boletos. Aba Instrução Boleto a Laser As informações inseridas nesta aba serão impressas no campo de observação dos boletos. 13

14 VENDEDOR Menu Cadastros / Vendedores Aba Manutenção Cadastre os vendedores que atuarão em sua empresa. Caso ele tenha firma aberta poderá agilizar o cadastro fazendo uso de seu CNPJ. Aba Complementares Poderá destacar as áreas de atuação deste vendedor, bem como o banco em que ele tem conta. 14

15 RAMOS DE ATIVIDADE Menu Cadastros / Outros Cadastros / Ramos de Atividade Estes ramos de atividade poderão ser amarrados aos clientes e fornecedores. 15

16 OCORRÊNCIAS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Ocorrências Crie diferentes mensagens que serão apresentadas como alerta sempre que um cliente ou fornecedor for usado em algum processo no sistema. CENTRO DE CUSTO Menu Cadastros / Centro de Custo Crie diversos centros de custos para direcionar as aplicações dos recursos financeiros e obter relatórios mais específicos. Também é possível criar subníveis para cada centro de custo. 16

17 TIPO DE COBRANÇA Menu Cadastros / Outros Cadastros / Tipo de Cobrança Os tipos de cobrança poderão ser informados dentro dos títulos no Financeiro com sua respectiva conta contábil, para integração com a contabilidade. 17

18 FERIADOS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Feriados O sistema já traz no seu cadastrado os feriados nacionais, porém é possível cadastrar também os feriados estaduais e municipais para efeito de vencimento de títulos. FORMA DE PAGAMENTO Menu Cadastros / Outros Cadastros / Forma de Pagamento Através deste menu é possível cadastrar as diferentes condições de pagamento que poderão ser aplicadas nas vendas ou nas compras de mercadoria. 18

19 CLIENTES Menu Cadastros / Clientes Aba Manutenção Nesta aba informe os dados cadastrais dos clientes de sua empresa e também amarre outros cadastros para que fique atrelado ao cliente quando ele for usado em algum processo. 19

20 Aba Cobrança e Entrega Determine endereços para cobrança e entrega para este cliente, caso seja um endereço diferente do informado na aba Manutenção. Aba Complementares Insira dados adicionais sobre este cliente. 20

21 Aba Juros Determine a alíquota para cálculo de juros de cada cliente quando um título for quitado em atraso. 21

22 Aba Limite de Crédito Nesta aba poderá determinar um limite máximo de compra que este cliente terá em sua empresa. Aba Cadastre diferentes s para contato com este cliente. 22

23 FORNECEDORES Menu Cadastros / Fornecedores Aba Manutenção Informe os dados cadastrais dos fornecedores que disponibilizam produtos e serviços para sua empresa, poderá fazer uso do botão da Receita Federal para agilizar este cadastro. 23

24 Aba Complementares Informe dados adicionais sobre este fornecedor, incluindo dados bancários e se a data de vencimento será antecipada caso o vencimento caia em sábado, domingo ou feriado. Aba Juros Determine as alíquotas de juros de cada fornecedor, estes juros serão calculados automaticamente quando um título de contas a pagar for quitado em atraso. 24

25 Aba Cadastre os diferentes s para contato com fornecedores. 25

26 Transportadoras Menu Cadastros / Transportadoras As transportadoras cadastradas aqui poderão ser amarradas nas notas fiscais de venda realizadas para clientes e nas notas de entrada para fornecedor. EMBALAGENS Menu Cadastros / Embalagens As informações de embalagens são importantes no momento em que se transmite a NF-e para a Sefaz e através deste menu poderá cadastrar as diferentes embalagens tratadas por sua empresa. 26

27 UNIDADES DE MEDIDA Menu Cadastros / Unidades de Medida Cadastre as mais diversas grandezas usadas para mensurar o formato de entrada e saída de uma mercadoria em sua empresa. 27

28 COMPRADORES Menu Cadastros / Compras / Compradores Os compradores cadastrados aqui no sistema poderão ser amarrados posteriormente nas Notas Fiscais de Entrada. GRUPOS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Grupos Classifique seus produtos por grupos. Esta informação fará com que você consiga filtrar um tipo de produto específico quando for visualizar dados em relatórios. 28

29 SUBGRUPO Menu Cadastros / Outros Cadastros / Subgrupos Além de dividir os produtos por grupos, poderá ainda criar mais categorias dentro de cada grupo, os chamados subgrupos. ALÍQUOTAS POR ESTADO Menu Cadastros / Outros Cadastros / Alíquotas por Estado Cada Estado tem sua alíquota interna e interestadual. Para que o cálculo de recolhimento do ICMS seja feito corretamente poderá cadastrar a alíquota interna e interestadual de cada UF da União. 29

30 CLASSIFICAÇÃO FISCAL Menu Cadastros / Outros Cadastros / Classificação Fiscal Neste menu deverá cadastrar a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) de cada produto e já deve informar também as cargas tributárias para cada produto a fim de atender a obrigatoriedade da Lei da Transparência Fiscal. 30

31 TIPOS DE TRIBUTAÇÃO Menu Cadastros / Outros Cadastros / Tipos de Tributação Informe as características de cada tipo de imposto a calcular nos processos de comercialização dos produtos e serviços. SITUAÇÃO TRIBUTÁRIA Menu Cadastros / Outros Cadastros / Situação Tributária O sistema já apresenta as situações tributárias do ICMS das tabelas A e B que determinam a origem da mercadoria e o tipo de tributação, porém, se necessário, é possível cadastrar novas situações. 31

32 LOCAIS DE ESTOQUE Menu Cadastros / Outros Cadastros / Locais de Estoque Indique a localização física de cada produto dentro do estoque ou departamento. Esta localização será apresentada no cadastro do produto e impresso nos documentos se desejar. 32

33 TIPO DE INVENTÁRIO Menu Cadastros / Outros Cadastros / Tipo de Inventário Informe os diferentes períodos para realização do inventário em sua empresa. PRODUTOS Menu Cadastros / Produtos Aba Manutenção Nesta aba informe as principais características dos produtos de sua empresa, inclusive a imagem do produto se desejar. 33

34 Aba Tributos Determine as alíquotas tributárias de cada um dos impostos respectivas a este produto. 34

35 Aba Estoque Nesta aba serão apresentadas informações referentes aos diversos tipos de movimentações realizadas para cada um dos produtos cadastrados. Aba Complemento Nesta aba informe dados adicionais que poderão ser apresentados nos documentos fiscais de acordo com a necessidade do usuário. 35

36 Aba Sintegra Outros Nesta aba são apresentadas informações que são um reflexo das informações já registradas no cadastro dos produtos e elas são importantes para integração com o Sintegra. Aba RPS NFS-e Nesta aba são apresentadas informações dos serviços cadastrados no sistema. Esta aba só será habilitada caso a classificação do item esteja como Serviço. 36

37 Aba Fator por Fornecedor Nesta aba poderá cadastrar um fator de conversão exclusivo para cada fornecedor de um mesmo produto. 37

38 OBSERVAÇÕES PARA PEDIDO DE COMPRA Menu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Pedido de Compra Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para Pedidos de Compra. OBSERVAÇÕES PARA ORÇAMENTOS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Orçamentos Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para Orçamentos de Venda. 38

39 OBSERVAÇÕES PARA PEDIDO DE VENDA Menu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Pedido de Venda Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para Pedidos de Venda.1 39

40 OBSERVAÇÃO PARA NOTA FISCAL DE VENDA Menu Cadastros / Outros Cadastros / Observações para Notas Fiscais de Venda Cadastre mensagens ou observações que serão usadas exclusivamente para Nota Fiscal de Venda. VIA DE TRANSPORTE Menu Cadastros / Outros Cadastros / Via de Transporte As vias de transporte indicam de que maneira os produtos foram transportados do fornecedor até sua empresa e de sua empresa até o cliente. Para usuários do sistema que terão integração com o sistema de Escrituração Fiscal Folhamatic, deverão se atentar às regras indicadas no quadro abaixo. 40

41 VEÍCULOS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Veículos Os usuários dos sistemas poderão destacar informações específicas sobre o veículo que realiza o transporte das mercadorias. 41

42 MOTORISTAS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Motoristas Além de informar dados dos veículos será possível também destacar dados sobre o motorista que guia o veículo que transporta as mercadorias. SEGURADORAS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Seguradoras Caso a empresa que presta o serviço de transporte tenha alguma seguradora vinculada ao veículo, será possível destacar os dados da seguradora, amarrando-a ao veículo. 42

43 INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES NAS NOTAS FISCAIS Menu Cadastros / Outros Cadastros / Informações Complementares Insira informações que poderão ser apresentadas exclusivamente em notas fiscais de venda no campo de Informações Complementares. 43

44 SÉRIE E SUB SÉRIE Menu Cadastros / Outros Cadastros / Série e Subsérie Cadastre as séries que serão usadas por sua empresa para contagem sequencial das Notas Fiscais Eletrônicas. CONTROLE BANCÁRIO Menu Cadastros / Bancos Bancos O sistema já traz os principais bancos existentes em território nacional, porém se for trabalhar com algum banco diferente dos listados aqui, poderá incluir novos. 44

45 Instruções Menu Cadastros / Instruções As instruções são importantes para geração do arquivo remessa e devem ser amarradas ao cadastro do banco, porém devem seguir as especificações do layout disponibilizado pelo banco que sua empresa tem convênio. 45

46 Tipo de Carteira Menu Cadastros / Tipo de Carteira Os Tipos de Carteira são amarradas ao banco para geração do arquivo remessa e também devem seguir as especificações contidas no layout disponibilizado pelo banco. Ocorrências de Remessa Menu Cadastros / Ocorrências Remessa Estas ocorrências são usadas para geração do arquivo remessa que será enviado para o banco e devem seguir as especificações do layout disponibilizado pelo banco. 46

47 Ocorrências de Retorno Menu Cadastros / Ocorrências Retorno Estas ocorrências são usadas para geração do arquivo retorno que será enviado do banco para a sua empresa, estas ocorrências determinarão se os títulos enviados pelo arquivo retorno estão aptos para serem liquidados ou não e devem seguir as especificações do layout disponibilizado pelo banco. 47

48 Espécie Menu Cadastros / Espécie Informe os diferentes tipos de espécie de documentos usados pelos bancos, estes também são dados importantes para geração do arquivo remessa. Configurações Menu Outros / Configurações Neste campo poderá informar os bancos para os quais serão gerados os arquivos remessa, aqui determine as especificações técnicas de armazenamento dos arquivos e suas respectivas instruções. 48

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50 ACADEMIA SAGE A Academia Sage é uma plataforma de ensino a distância que visa capacitar os profissionais de uma forma simples, rápida e objetiva em um ambiente moderno e interativo onde poderá realizar os treinamentos a qualquer hora e em qualquer lugar, sempre com a orientação dos tutores responsáveis. A plataforma oferece também manuais, materiais complementares, exercícios, acompanhamento da frequência em cada curso, autenticação do seu certificado, entre outros. Ao acessar deverá informar o mesmo Login e Senha de acesso ao Office Service para logar na academia. No menu Área do Aluno são efetuadas as inscrições para os cursos, visualização de certificados, agenda e o ranking. Cada curso realizado ou vídeos assistidos ou atividades executadas, somam-se pontos que são apurados através deste ranking onde pode acompanhar sua evolução de acordo com a classificação.

51 Na Biblioteca pode acessar o ambiente de: - Interatividade, com jogos referentes a cada sistema, uma forma mais dinâmica de absorver os conteúdos passados nos vídeos treinamento. - Guias Passo a Passo, onde você encontra manuais de rotinas específicas dos sistemas. - Galeria de Vídeos, que apresenta todos os vídeos disponíveis na academia, podendo assistilos a qualquer momento. - Manuais, que podem ser baixados ou apenas visualizados de forma online para consultas ou acompanhamentos. - Materiais Complementares, com conteúdos específicos de cada sistema de acordo com a necessidade dos cursos. A programação mensal é apresentada nesta agenda de acordo com os cursos que estiver inscrito. São apresentados os dias com tutorias, início e término do curso, entre outras informações.

52 Em Cursos e Treinamentos são feitos os acompanhamentos das etapas executadas, data de inscrição e término dos cursos, os cursos disponíveis, finalizados e a visualização dos certificados de conclusão de curso. Para se inscrever em qualquer curso, acesse a aba Disponíveis e localize o módulo desejado. Clique sobre ele e após visualizar a descrição do curso, clique em Iniciar Treinamento. Você pode acessá-lo a qualquer hora do dia e em qualquer dia da semana. Além disso, você tem disponível as tutorias (destacadas no item Programação do Mês) que pode acessar e tirar suas dúvidas online e ao vivo ou ainda enviar sua mensagem ao tutor do curso. Agradecemos sua participação! Dúvidas sobre treinamentos: equipe.treinamento@sage.com.br Dúvidas sobre o sistema: atendimento.business@sage.com.br