Manual de Uso Expense Control. Manual de Uso para Aprovadores Expense Control
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- André Brezinski Coelho
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1 Manual de Uso para Aprovadores Expense Control 1
2 1 Acesso à ferramenta Você deve solicitar a área de TI o seu acesso à ferramenta Expense. Após ter obtido a autorização para acesso, informe seu usuário e senha nos campos e clique em Entrar 1.2 Troca de senha Uma troca de senha pode ser requerida em seu primeiro acesso, por questões de segurança. 2
3 2 Tela Principal Ao abrir o sistema você verá a lista de relatórios criados e submetidos por você aos seus superiores. Para maiores informações sobre como enviar requisições/relatórios consulte o Manual de Uso para Usuários Expense. Para você ter acesso às telas exclusivas para aprovadores, clique no botão Opções, conforme figura abaixo: 3
4 Opções disponíveis somente para aprovadores: Relatorios para Aprovação: contém os relatórios submetidos por seus subordinados e pendentes de sua aprovação Histórico de Aprovações: contém todo o histórico de relatórios anteriormente aprovados por você. 4
5 3 Relatórios para Aprovação Nesta tela você terá a lista de relatórios pendentes de sua aprovação, conforme exemplo abaixo: Neste caso temos o relatório do usuário Admin no valor de R$ 40,00. Para ter acesso ao detalhamento das despesas e também das ações possíveis de serem tomdas, clique sob a linha desejada. 3.1 Relatórios para Aprovação - Detalhes Ao clicar na linha desejada, o Expense exibirá o detalhamento do relatório escolhido, conforme figura abaixo: 5
6 Nesta tela é possível: - Visualizar o detalhamento das despesas inseridas pelo usuário. São exibidos além dos campos convencionais, os campos Centro de Custo e Conta Contábil. - Visualizar os anexos, quando submetidos pelo usuário. Para Visualizar o anexo, clique sob o nome do arquivo. - Aprovar o relatório - Reprovar o relatório, justificando a reprovação Relatórios para Aprovação Detalhes A despesas inseridas no relatório estão disponíveis na tabela em azul, com os detalhamentos disponíveis. Não é possível alterá-las. Caso existam aprovações de níveis anteriores ao seu, será possível visualizá-las em Histórico do Workflow. 6
7 3.1.2 Relatórios para Aprovação Anexos É possível que o usuário tenha submetido, juntamente com suas despesas, os anexos para efeitos de comprovação. Para visualizar um anexo, clique sob o nome dele Relatórios para Aprovação Aprovar o relatório A aprovação do relatório se dá de maneira integral, isto é, não é possível aprovar somente algumas despesas e reprovar outras. Para aprovar um relatório, clique sob o botão Aprovar Relatório. O sistema solicitará sua confirmação: 7
8 Caso tenha algo a avaliar antes de submeter, clique em Cancelar Clique em Sim para confirmar a aprovação do relatório. Uma vez aprovado, o relatório sairá de sua lista de pendências e será enviado para os níveis subsequentes de aprovação (se houver). Você não poderá alterar ou cancelar sua aprovação após a confirmação Relatórios para Aprovação Reprovar o relatório A reprovação do relatório se dá de maneira integral, isto é, não é possível reprovar somente algumas despesas e aprovar outras. Para reprovar o relatório, clique no botão Reprovar Relatório : Em casos de reprovação é obrigatório o preenchimento do campo de justificativa. Isto ajuda o usuário a ter um feedback sobre o que foi reprovado com o intuito de corrigir e reenviar para aprovação, conforme figura abaixo: 8
9 No campo Motivo de reprovação digite um texto válido e com um nível de detalhamento suficiente para a análise dos usuários. Todos os relatórios reprovados são enviados automaticamente para o usuário, mesmo em casos que existam outros níveis de aprovações abaixo do seu. O usuário tem a opção de corrigir e submeter o relatório para uma nova aprovação. 9
10 4 Histórico de Aprovações O sistema disponibilza uma lista contendo todos os relatórios aprovados em seu nível de acesso. Nesta tela não é possível efetuar nenhuma alteração ou estorno de aprovações/reprovações. Para visualizar os detalhes de cada relatório, clique sob a linha desejada. 10
11 5 Relatório Gerencial Este relatório tem como objetivo obter informações de todas as requisições/relatórios submetidos historicamente na ferramenta. Verifique com o gestor de sua plataforma sobre o acesso à este relatório. O relatório permite o uso de filtros com o intuito de extrair as informações de maneira detalhada e específica. Conforme a figura abaixo é possível escolher diversos filtros, que combinados formam um critério de seleção dos relatórios. Quanto maior o número de filtros determinados, maior o nível de afunilamento das informações. Quanto menor o uso dos filtros mais abrangentes ficarão os resultados. Selecione os filtros desejados e clique em Exibir Relatório. 11
12 5.1 Relatório Gerencial - Resultados O resultado do relatório gerencial será exibido na tela, conforme exemplo abaixo: 12
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