1ª Reunião do Contabilidade Análise Contábil

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1 1ª Reunião do Contabilidade Análise Contábil 31/03/2015

2 Empresas Participantes

3 Agenda 1. Subprocesso dedicado à Análise Contábil 2. Responsável pela conciliação contábil 3. Sistema de Conciliação Contábil 4. Conciliação automática 5. Tratamento de partidas 6. Campo de Observação 7. Metodologia 8. Acompanhamento das pendências de conciliações 9. Acompanhamento de melhorias 10. Mensuração do resultado 11. Frequência do acompanhamento 12. Análise qualitativa da conciliação 13. Contatos

4 Subprocesso dedicado à Análise Contábil Em 57% dos CSCs das empresas respondentes existe algum sub-processo dedicado para a análise contábil. São elas: Ambev, FIERGS, Nestlé e Votorantim. Não 43% Sim 57% Gráfico 1 - O CSC de sua empresa possui algum subprocesso dedicado para a análise contábil? As empresas respondentes que não possuem são Johnson & Johnson, Solvay e TOTVS.

5 Responsável pela conciliação contábil Na maioria das empresas os responsáveis pela preparação e pela revisão das conciliações contábeis é a própria equipe de contabilidade. Em caso negativo, quem são os responsáveis pela preparação e pela revisão das conciliações contábeis? Todos CSC são responsáveis por preparação das conciliações e quem aprova são seus gestores. Ex: Time de contas a pagar efetua suas reconciliações. As análises são efetuadas pelo CSC e revisadas manualmente pela equipe Contábil. Equipe Contabilidade - Analista Pleno, Coordenador, Gestor. Cada área elegível (que possuem contas de responsabilidade), realizam as conciliações. A revisão é executada, por outras duas áreas.

6 Sistema de Conciliação Contábil Somente 43% das empresas participantes possuem um sistema de conciliação contábil. São elas: Ambev, Johnson & Johnson e Votorantim. Sim 43% Não 57% Sistemas utilizados: Gráfico 2 - Existe algum sistema de conciliação contábil? CFR. Blackline. O sistema utilizado é o SIGA (Sistema de informação e gerenciamento de análise) desenvolvido em excel.

7 Conciliação automática Na maioria das empresas a conciliação é feita através de alguma ferramenta que possibilita a conciliação automática. Como é feita a Conciliação dentro do sistema, ele possui alguma ferramenta que possibilite a Conciliação automática? Sim, possuí alguma ferramenta que possibilite a Conciliação automática. Temos o bi, que ainda está em fase de implantacao. o nosso erp (totvs/protheus) dispoe de recurso conciliacao automatica, mas não estamos utilizando. Sim, ele busca o saldo contábil, com base no sistema SAP. A conciliação é efetuada de forma manual. Para as reconciliações bancárias foi desenvolvido internamente um sistema o qual agiliza o processo de reconciliação. Não. O SIGA como mencionado, é uma ferramenta em excel. As áreas utilizam-no como um book, onde são informadas as contas, suas características, data do documento, valor, justificativa, responsáveis pelas tratativas e demais informações. Na sequência, o book juntamente com os relatórios suportes, são reportados a área de Back Office Contábil, estes por sua vez, realizam a validação (conforme descrito na política interna), verificam as justificativas para as pendências, confrontam os saldos com os relatórios suportes, analisam as evoluções das contas, na sequência, envia-os a contabilidade. a) Neste momento, não há projetos quanto a automatização das conciliações.

8 Tratamento de partidas Na maioria das empresas as partidas que não foram conciliadas automaticamente são reconciliadas manualmente, geralmente, via Excel. Como serão tratadas as partidas que não foram conciliadas automaticamente? Podem ser tratadas dentro do próprio sistema ou é gerado um relatório de não conciliados, exportado para o excel e depois fazer um upload da conciliação em massa. SERÃO CONCILIADAS MANUALMENTE. Cada reconciliação que não automática, possui sua composição e documentação suporte. São reconciliadas manualmente em Excel e aplicação de macros. Como citado, as conciliações são realizadas via excel.

9 Tratamento de partidas Na maioria das empresas as partidas que puderem ser consideradas conciliadas são consideradas como pendências e devem ser tratadas futuramente. Como serão tratadas as partidas que não puderem ser consideradas conciliadas? No sistema tem um campo para partidas não conciliadas, temos acessar partida por partida. REALIZAMOS A COMPOSICAO E O CONTROLE MANUALMENTE PELO RAZAO. EX. CONTA INSS A RECOLHER REF. RETENCAO SERVICOS PRESTADOS. Os itens não conciliados tem que ser tratados até o próximo quarter e a empresa possui o scalation procedures. São consideradas como pendências contábeis e tratadas com o usuário gerador ou Contabilidade Corporativa. Para estas situações, utilizamos o conceito de pendência, que por sua vez, precisam ser justificadas.

10 Campo de Observação Em aproximadamente 90% das empresas participantes, existe um campo de observação para as conciliações serem justificadas. Somente a TOTVS não possuí esse campo. Não 14% Sim 86% Gráfico 3 - Há algum campo de observação para serem justificadas? As empresas Ambev e Nestlé responderam que esse campo de observação poderá ser customizado. Entretanto, as empresas Johnson & Johnson responderam que o campo já é pré-fixado pelo sistema.

11 Metodologia As premissas das metodologia para a seleção de contas contábeis para análise e revisão são diferentes nas empresas. Quais as principais premissas da metodologia para a seleção de contas contábeis para análise e revisão? Temos uma metodologia de análise que seleciona as contas de acordo com o tipo de cada uma delas, conforme determinado na Política Global de Reconciliação. Conciliamos, mensalmente, todas as contas de ativo e passivo sem exceção. São revisadas 100% das reconciliações. As responsabilidades pelas conciliações estão pré-definidas em acordo com o cliente. Considera-se o grau de importância das mesmas - por exemplo as contas de caixa e banco estão enquadradas como críticas para reconciliação. São analisadas 100% das contas de Balanço (Ativo e Passivo) e Receita, as de despesa são analisadas de acordo com o orçamento. As contas conciliadas, são as patrimoniais (ativo e passivo). A sua totalidade é analisada. Porém, as contas que possuem aumento e/ou redução consideráveis, pendências com o prazo de resolução estendido e/ou não cumpridos, não pontos os quais as analise é mais assídua.

12 Metodologia As premissas das metodologia para a seleção de contas contábeis para análise e revisão são diferentes nas empresas. Caso não tenha metodologia, como é definido metodologia para a seleção de contas contábeis para análise e revisão? Conciliamos, mensalmente, todas as contas de ativo e passivo sem exceção. São analisadas 100% das contas de Balanço (Ativo e Passivo) e Receita, as de despesa são analisadas de acordo com o orçamento.

13 Acompanhamento das Pendências de conciliações Todas as empresas participantes possuem um acompanhamento consolidado das pendências de conciliações. Qual a visibilidade do responsável pela análise no resultado da revisão de suas contas? Assim que o revisor coloca o status da revisão no sistema, o analista recebe um com esta informação. Após o fechamento do resultado é divulgado no 9º em template oficial o resultado das revisões de cada processo. Efetua acompanhamento mensal das conciliações e regularização das pendências. O responsável pela análise necessita ter uma visão global das operações na Empresa. Há duas validações, uma primária, realizada por uma equipe, que analisa o preenchimento de campos obrigatórios, evolução das contas, confronto entre relatório e book. E uma segunda, mas voltada para as tratativas e direcionamentos. Ambos são os pontos focais do processo.

14 Acompanhamento de Melhorias Em aproximadamente 90% das empresas participantes, existem algum acompanhamento das melhorias sugeridas pelo revisor das análises. Somente a Nestlé não realiza o acompanhamento das melhorias. Não 14% Sim 86% Gráfico 4 - Existe algum acompanhamento das melhorias sugeridas pelo revisor das análises?

15 Mensuração do resultado Todas as empresas participantes possuem diferentes formas de mensurar o resultado da qualidade da análise contábil. Como é mensurado o resultado da qualidade da análise contábil? Contas com status OK (revisadas)/ Total de contas selecionadas para revisão. No parecer da auditoria externa. Acompanhamento de quantidade de pendências e rejeições das analises entregues. Através da qualidade das reconciliações pelas quais é possível acompanhar a evolução das correção das pendências identificadas. Através de relatório de lançamentos manuais. Atualmente, existem apenas indicadores que fazem a mensuração da quantidade de contas conciliadas x contas com pendências, cada área possui uma meta de atingimento. Está em estudo, uma forma de medição também da qualidade.

16 Frequência do acompanhamento A maioria das empresas participantes acompanham o resultado da qualidade da análise contábil mensalmente. Qual a frequência de acompanhamento desse resultado da qualidade da análise contábil? Acompanhamos mensalmente. Anual. Trimestral. Mensal. Esta frequência considera também a importância das contas - contas classificadas como críticas - mensal e as demais a cada três meses. Mensal.

17 Análise qualitativa da conciliação Todas as empresas participantes responderam que os erros identificados na análise contábil são ajustados no próximo fechamento contábil. Aproximadamente 90% das empresas respondentes responderam que o time responsável faz alguma análise qualitativa dos valores da conciliação com o objetivo de identificar uma oportunidade de ganho, exceto a Votorantim. Não 14% Sim 86% Gráfico 5 - O time responsável faz alguma análise qualitativa dos valores da conciliação para identificar uma oportunidade de ganho para empresa (exemplo: realização de ativo de longa data, prescrição de uma dívida)?

18 Contatos Empresa Respondente Ambev Helton Cardoso Fernandes FIERGS JEFERSON CURVELO IRAZOQUI Johson & Johson Lívia Biazeto Fernandes Nestle Brasil - NBS José Pedro de Medeiros Neto jose.medeiros1@br.nestle.com Solvay Group Georg Both Georg.both@solvay.com TOTVS S/A Betânia betania.batista@totvs.com.br Votorantim S.A Merlin Aparecida Almerim merlin.almerim@votorantim.com

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