Sistema de Gestão de reservas Online

Transcrição

1 Sistema de Gestão de reservas Online

2 Sumário 1. Objetivo Fluxo processo Planejamento Logística Sistema de Gestao de reservas Acesso planejamento Radar Criaçao de reservas Focal atendimento...

3 1. Objetivo Este documento tem por objetivo apresentar a ferramenta desenvolvida para gerenciar a criação, atendimento e gestão de reservas criadas no período de transição do SAP. 2. Fluxo processo O processo proposto segue conforme a figura abaixo: Conforme visto na figura, o focal que cria reservas terá a visualização do consolidado do saldo dos materiais e através da ferramenta criará reservas para atendimento pelos centros. Essas reservas serão identificadas com uma numeração única semelhante ao SAP, partindo do número 20000, facilitando a identificação quando o atendimento via SAP for normalizado. Os focais das logísticas seguirão o fluxo conforme a próxima figura:

4 A descrição do processo completo pode ser entendida da seguinte forma: 2.1 Criação de reservas 1. Acessar o sistema. 2. Verificar os materiais com saldo disponível para movimentação. 3. Criar a reserva com o material, quantidade, centro de origem e centro de destino. 4. Realizar acompanhamento pelo painel de atendimento centralizado 2.2 Atendimento Logística 1. Acessar o sistema. 2. Veriricar dados das reservas criadas. 3. Realizar o atendimento. 4. Se necessário realizar o input dos dados de materiais recebidos. 3. Sistema de gestão de reservas O acesso será via usuário e login, com dois níveis: um para criar reservas e outro para atendimentos. Para acessar o sistema deverá ser utilizado o navegador Google Chrome ou versão do Internet Explorer superior a Acesso Planejamento Após inserir usuário e senhas corretos, a tela abaixo estará disponível: O acesso é totalmente via rede, utilizando um navegador Web. O navegador recomendado é o Google Chrome por ser compatível com as mais novas tecnologias, seguro, estável e não rodar em nível administrativo, podendo ser baixado e instalado pelo usuário local sem comprometer a segurança do sistema operacional ( a evolucao dos navegadores google chrome i nfografico.htm ).

5 O link de acesso será Como exemplo foram criadas algumas reservas e simulada o atendimento. O login de gestão provê acesso as seguintes funções: Acessar o saldo total dos materiais. Criar reservas para atendimento pelos Centros. Obter relatórios do saldo inicial cadastrado, reservas criadas. Materiais recebidos pelas logísticas. Saldo atual calculado de acordo com as movimentações de saída e entrada de materiais. 3.2 Radar inicial Aqui o focal terá a visão do total de reservas criadas e o status do atendimento. A tabela mostra todas as reservas que ainda não foram atendidas, facilitando a identificação das pendências. Descrição dos indicadores Trânsito : toda reserva que que foi atendida pela cidade de origem, onde o focal da logística informa o Nº da Nf e ST. Essa reserva ainda não foi recebida pela cidade de destino, por isso encontra se em trânsito. Não tem relação com situação fiscal. Reservas atendidas : as reservas que possuem Nf, ST e foram recebidas no painel de reservas de transferências do focal da logística passam a contar aqui. Sua ativação é a data de recebimento. Reservas pendentes : reservas que foram criadas e não foram atendidas pela cidade de origem ainda. Atendimento : mostra o percentual de atendimento das reservas criadas e atendidas pelo focal do planejamento.

6 Menu esquerdo Esse menu fornece acesso as seguintes funções: 1) criar reservas : tela para a criação de reservas para atendimentos pelas logísticas. 2) Relatórios : direcionamento para página com descrição das reservas atribuídas a cada centro e seu percentual de atendimento, etc. 3) Base reservas : permite visualizar os detalhes das reservas criadas. 4) Saldo materiais : visualização do saldo atual dos materiais carregados no sistema 3.3 Criação de reservas As reservas seguem o padrão de numeração automática semelhando ao utilizado no SAP para evitar duplicidades e garantir rastreabilidade. O focal deve consultar o saldo do material antes de criar a reserva, tendo em vista que caso ela seja criada com uma quantidade maior que o saldo do Centro o focal da logística irá solicitar a alteração na base. O acesso é mediante os links abaixo: Menu esquerdo Menu na barra superior A criação é composta de 3 passos, conforme a figura abaixo:

7 Passo 1 : primeiro a informe a quantidade de Skus que irão compor a reserva, o código e depósito. Mais de um material pode ser consultado, bastando separá los por vírgula. Passo 2 : Informe a origem e destino, ex: DF06 como origem e GO05 como destino. Passo 3 : Digite o código do material no campo indicado e sua quantidade. Para o passo 3 é importante destacar que dependendo da quantidade de Sku's informados no primeiro passo, as caixas de input serão criadas, sendo um formulário dinâmico. Após informar o código a pesquisar, uma tabela com os centros onde há registro para o material e quantidade fica visível, para uma confirmação no momento da criação da reserva. Tela com informação de reserva criada: A criação de uma reserva impacta diretamente no saldo do material, onde ele já passa a estar reservado para atendimento. Caso a reserva seja cancelada, o saldo será recalculado automaticamente. Após criar a reserva, o seu acompanhamento pode ser visualizado de diferentes formas. A primeira é no link Relatórios, que mostra uma relação das reservas criadas por cidade, com total criadas, quantidade atendida e quantidade pendentes de atendimento. A segunda forma é no link Base reservas. Esse link direciona para uma tela com uma grid editável, onde é possível visualizar os detalhes da reserva. Nessa tela a reserva pode ser excluída conforme necessidade do processo.

8 Tela de visualização da base de reservas criadas O link saldo materiais gera o saldo atual de todos os materiais carregados no sistema. Todas as informações podem ser exportadas para o excel para um double checks ou criação de outros controles, indicadores, etc. A importação é realizada clicando na opção desejada nos links do menu suspenso, conforme figura abaixo:

9 4 Focal de atendimentos Painel de atendimento de reservas O focal que realizará os atendimentos após realizar o login na página inicial, terá a visão conforme a figura abaixo: Na tela inicial há uma tabela onde estão relacionadas as reservas pendentes de atendimento. O focal da cidade só terá acesso as reservas atreladas ao seu login. A visualização foi atualizada, sendo possível agora ver e atender as reservas para cidades mais de uma cidade da regional. Ex: o login pode acessar todas as cidades de PRxx e no momento do atendimento fica o registrado o login que realizou o procedimento. Para realizar o atendimento, o usuário deve clicar no link indicado na figura e preencher os campos da caixa de opções que surgirá. clique no número da reserva.

10 Janela de atendimento: Observações : ] A reserva passa a ser considerada atendida quando a NF e ST são informadas. Os campos que são de preenchimento do focal são: NF : numero da nota fiscal. ST : situaçao de transporte. Transportadora : nome da transportadora. O focal da cidade pode realizar também o lançamento do recebimento de materiais. Clicando no link no menu suspenso Receber fornecedor, uma tela surge conforme a figura abaixo: O processo é simples: 1) informar a quantidade de sku's. 2) Informar o(s) código(s) e quantidade(s). 3) Informa a NF Antes de gravar a informação, as informações devem ser checadas, como o código do material, quantidade e principalmente o número da NF. Para receber materiais provenientes de transferências entre centros, clique no link Receber transferência. A tela abaixo surgirá:

11 Clicando na seta amarela, a tela abaixo surge: Essa tela requer atenção para a conferência das informações e a confirmação. Após confirmar o recebimento, o sistema recalculará o saldo para o material e informará ao criador da reserva que a mesma foi recebida em seu destino. Para movimentar os materiais do spare, o focal deve clicar no link Atendimentos e será direcionado para a próxima tela:

12 Os processos são dois disponíveis: 1) devolver saldo : essa opção é utilizada para receber materiais em condição de uso. Isso gerará saldo para a cidade, disponível para criação de reservas. 2) baixar saldo : para situações em que o técnico retira o material para utilização, o focal deve dar baixa no sistema utilizando o link descrito na figura e informar a quantidade. Para retornar para a tela de atendimento de reservas, clique no link abaixo: Caso o material não visível na relação, ele pode ter sido omitido na carga inicial de saldo, sendo necessário seu cadastramento, enviando um e mail de solicitação. Para situações não descritas nesse manual, favor consultar os gestores e focais do projeto. Em casos de problemas sistêmicos ou dúvidas de utilização, siga o procedimento abaixo: 1) retire um print da tela da tarefa pretendida envie por para: elizeu.mota@telefonica.com 2) Dúvidas sobre saldo sistêmico x físico, valide com o coordenador da cidade e com o coordenador Anderson Nascimento, focal do projeto na consolidação de saldo: anderson.amoraes@telefonica.com