Módulo Solicitante SGAd Sistema de Gestão Administrativa. Criando requisições de materiais e serviços

Transcrição

1 Módulo Solicitante SGAd Sistema de Gestão Administrativa Criando requisições de materiais e serviços Equipe de Suporte ao Usuário 01/07/2013

2 Sumário Introdução... Acessando o Módulo Solicitante... Solicitando item de estoque... Solicitando item de compra... Consultando e acompanhando seus pedidos... Financeiro... Página 2 de 17

3 Introdução O processo de compra terá início com a formulação da Requisição de Material e/ou Serviço (RMS), devidamente aprovada pelas áreas competentes, respeitando-se os prazos definidos pela unidade universitária para emissão dessas requisições. Neste módulo é possível, além de tratar as requisições de compras e aquelas de itens fornecidos pelo almoxarifado/estoque, acompanhar a execução financeira da área. O somente está homologado para os navegadores Google Chrome e Firefox. Página 3 de 17

4 Acessando o Módulo Solicitante É necessário acessar o portal de sistemas da Unesp, selecionar a opção SGAd Sistema Administrativo e colocando e senha cadastrados conforme exemplo: Obs1: Caso não tenha cadastrado no portal de sistemas, solicitar o cadastro ao gerente de sistemas de sua unidade. Obs2: Caso tenha esquecido sua senha ou seja seu primeiro acesso, vá até a opção Recuperar Senha no menu a esquerda. Após realizar o login no portal, clicar no módulo solicitante do Sistema de Gestão Administrativa (SGAd), em algumas ocasiões mais de um módulo pode estar disponível, como por exemplo caso você seja responsável por uma Área/Departamento ou tenha acesso a outro sistema. Página 4 de 17

5 Solicitando item de estoque 1. Selecione a área ou projeto e clique em Avançar 2. Na página de pesquisa, clique em Consultar Estoque 3. Informe a quantidade do(s) item(ns) que deseja e clique em Adicionar ao carrinho. Página 5 de 17

6 4. Uma página de confirmação será exibida contendo apenas os materiais que você solicitou. Clique no botão Confirmar inclusão dos itens no carrinho 5. Para finalizar o pedido, clique em Finalizar pedido 6. Preencha os campos obrigatórios e clique em Confirmar pedido. Página 6 de 17

7 7. Pronto! Na página seguinte, veja os demais atores envolvidos no processo até o recebimento dos itens solicitados Página 7 de 17

8 Solicitando item de compra Materiais fornecidos ou não pelo almoxarifado/estoque poderão ser incluídos no mesmo Carrinho de compra. O sistema dividirá as solicitações. Serviços e materiais permanentes deverão ser pedidos em solicitação individual. Página 8 de 17

9 1. Selecione a área ou projeto e clique em Avançar 2. Na página de pesquisa, informe a palavra-chave e clique em Pesquisar. Clique na lupa à direita da descrição do item para ver características e informar a quantidade desejada. Página 9 de 17

10 3. Repita o passo anterior para incluir outros itens ao Carrinho de compra Já encontrei todos os itens! Pule para a etapa 1.8. Não encontrei na busca o item desejado ou o serviço pretendido seja específico. O que fazer? Siga os passos 1.4. em diante. 4. Clique em Solicitar cadastro de um material/serviço inexistente 5. No campo Tipo, informe se Material de Consumo, Serviço ou Bem permanente. No campo Produto, clique na lupa à direita Página 10 de 17

11 6. A janela abaixo será exibida. Informe a palavra-chave e clique em pesquisar. Clique sobre o link do resultado desejado 7. Preencha os demais campos obrigatórios e clique em Salvar e depois em Ok. O item será adicionado ao Carrinho de compra Página 11 de 17

12 Observações: Características: procure detalhar as características do item, sem direcionamento para uma marca específica; Unidade de Fornecimento: para serviços, utilize sempre unidade 8. Para finalizar o pedido, todos os itens deverão ter preço estimado Observações O sistema traz preço dos últimos 18 meses automaticamente para itens já cadastrados É obrigatório informar o preço estimado para itens recém criados Página 12 de 17

13 9. Preencha os demais campos obrigatórios e clique em Confirmar pedido Observação: clique em Escolher arquivo para incluir orçamentos, fotos A mensagem de confirmação será exibida 11. Pronto! Na página seguinte, veja os demais atores envolvidos no processo até o recebimento dos itens solicitados Página 13 de 17

14 Itens de almoxarifado: Itens de compra: Página 14 de 17

15 Consultando e acompanhando seus pedidos Na página a seguir, é possível pesquisar todas as solicitações realizadas por pessoas pertencentes à mesma área/departamento. E para detalhar a solicitação, clique na lupa localizada na coluna Visualizar Página 15 de 17

16 3. Financeiro O acompanhamento do saldo consolidado e provisionado pode ser feito da seguinte maneira: Página 16 de 17

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