DEPARTAMENTO DE RECURSOS DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DRTI DIVISÃO DE DESENVOLVIMENTO E PROGRAMAÇÃO - DIDP

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1 DEPARTAMENTO DE RECURSOS DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DRTI DIVISÃO DE DESENVOLVIMENTO E PROGRAMAÇÃO - DIDP SISTEMA DE AUTOMAÇÃO DE PRODUTIVIDADE - SAP MANUAL DO USUÁRIO VERSÃO 1.2 Este manual tem por objetivo descrever as Funcionalidades do sistema, e como deverá ser utilizado. Porto Velho RO, 13 de Maio de 2013.

2 1 SUMÁRIO 1.Acessando o sistema Acessando o Sistema Tela de Login Tela inicial do Sistema Menus Menu Cadastros Submenu Cadastrar Atividade/Cargo/Função/Departamento Submenu Legislação SubMenu Cadastrar Servidor Submenu Cadastrar Ano/Mês Submenu Calendário Anual Interno de Envio de Procedimentos Submenu Cargos Obrigados a Assinar Documentos Digitalmente Menu Procedimento Submenu Elaboração de Peças - Individuais Submenu Elaboração de Peças Individuais de Terceiros Submenu Elaboração de Peças - Conjunto Submenu Elaboração de Peças Conjunto de Peças de Terceiros Submenu Enviar Atividades do Mês Submenu Enviar Atividades do Mês Chefia Submenu Liberar Período para Envio de Atividades Menu Consultas Submenu Consultar Pontuação Mensal Submenu Consulta de Procedimentos - Servidores Submenu Consulta de Registro Individual Mensal - Servidor Submenu Consulta de Protocolo Menu Relatórios Submenu Registro Individual/Unitário Servidor Submenu Registro Individual Mensal Servidor Submenu Calendário Anual de Envio de Atividades Submenu Mapa de Produtividade dos Servidores - Mensal Menu Download de Aplicativos Necessários Submenu Configuração do Certificado A Submenu Assinador TJRO Para Visualizar Documentos Assinados Submenu Cartão Inteligente e Leitora Certificado Digital (somente A3)...25

3 2 1. Acessando o sistema 1.1 Acessando o Sistema Para acessar o Sistema de Automação de Produtividade (SAP), o usuário deverá acessar um dos links abaixo, representado na Figura 1, e na Figura 2. a) Figura 1 Endereço de acesso interno b) Figura 2 Endereço de acesso externo Sendo que o endereço do item a (acesso Interno) só poderá ser acessado caso o computador esteja conectado na rede da prefeitura. Caso contrário o usuário deverá acessar pelo endereço do item b (acesso Externo). Ou se preferir também poderá acessar o sistema pelo site da prefeitura de Porto Velho (www.portovelho.ro.gov.br), acessando o menu Serviços e em seguida o submenu Intranet clicando então no link correspondente ao sistema SAP, optando pelo acesso interno ou externo.

4 3 1.2 Tela de Login Após acessar o sistema através de um dos endereços citados no item anterior, será apresentado a seguinte tela, em que o usuário deverá fornecer o seu login e senha de acesso, conforme Figura 3. Figura 3 Tela de login 2. Tela inicial do Sistema Após acessar o sistema será exibida a tela inicial do sistema, ou seja, o ponto de partida para acesso às funcionalidades do sistema. Dependendo do grupo que o usuário pertencer alguns menus e/ou ícones estarão invisíveis por medida de segurança, conforme Figura 4. Figura 4 Tela Inicial do sistema

5 4 3. Menus 3.1 Menu Cadastros É neste menu que se encontram as funções de gerenciamento de todo o sistema, tais como cadastro de atividades, cargos, funções, departamentos, legislações, servidores, ano, mês, calendário anual interno de envio de procedimentos, cargos obrigados a assinar documentos digitalmente e usuários administradores do sistemas. Este menu só estará visível para os usuários que pertencem ao grupo corregedoria, Conforme Figura 5. Figura 5 Menu Cadastros Submenu Cadastrar Atividade/Cargo/Função/Departamento É neste Submenu que se Encontram as opções de cadastrar Atividade, Cargo, Função e Departamento, bastando para isto clicar na aba superior correspondente a opção desejada. Segue abaixo a Aba Atividade Figura 6. Figura 6 Aba Atividade

6 5 Segue Abaixo Figura 7 a aba Cargo, nesta tela deve ser cadastrado os Cargos, sendo que a descrição e o código do cargo devem ser o mesmo do módulo GP. Na tela de cadastro de servidor, o sistema exibe o código e a descrição do cargo, bastando para isto entrar no modo de inclusão e digitar a matricula do servidor. Figura 7 Aba Cargo Segue abaixo Figura 8 a aba Função, esta tela serve para cadastrar as funções dos servidores que fazem produtividade, sendo que também é necessário vincular as atividades que são de competência da função, bastando para isto selecionar as atividades para a função e clicar no botão correspondente entre as duas lista. Figura 8 Aba Função

7 6 Segue abaixo Figura 9 a aba Departamento, nesta tela deve-se cadastrar os departamentos e especificar o chefe de cada departamento, sendo que o chefe do departamento deve estar lotado no departamento ao qual é chefe. Figura 9 Aba Departamento Submenu Legislação É neste submenu que se encontram as opções de se cadastrar o Tipo de Legislação, a Legislação e a Pontuação Máxima e Mínima da Função. Bastando para isto clicar na aba correspondente. A principal aba é a de Pontuação Máxima e Mínima da Função, pois é através da Pontuação Máxima e Mínima que o sistema faz o cálculo da pontuação mensal do servidor. Quando terminar a vigência da lei o campo data termino da vigência da lei deverá ser preenchido, pois o cálculo da pontuação é feito considerando apenas o intervalo de vigência da lei. Lembrando que enquanto a lei estiver em vigor este campo deverá ficar sem preenchimento. Conforme Figura 10. Figura 10 Tela Legislação

8 SubMenu Cadastrar Servidor É através desta tela que deverá ser feito o cadastro do servidor, bastando para isto clicar no botão superior esquerdo Incluir, e digitar a matrícula do servidor e pressionar a tecla Enter. Sendo necessário também selecionar a função do servidor. Após isto é só clicar no botão gravar. Lembrando que o servidor só será cadastrado se já estiver cadastrado o departamento ao qual ele está lotado e o cargo dele. É necessário também que se cadastre o servidor como usuário do sistema, através do ícone Usuários, localizado na tela inicial do sistema. Sendo que o login do usuário deverá ser obrigatoriamente a matricula do servidor. Segue abaixo Figura 11 a tela para cadastro de Servidor. Figura 11 Tela Cadastrar Servidor Submenu Cadastrar Ano/Mês È nesta tela que deverá ser cadastrado os parâmetros ano e mês, bastando para isto selecionar a aba Ano ou Mês. Conforme Figura 12. Figura 12 Tela Cadastrar Ano/Mês

9 Submenu Calendário Anual Interno de Envio de Procedimentos É nesta tela que deverá ser cadastrado o calendário anual de envio de procedimentos, bastando selecionar o ano o mês e informar o prazo Máximo, para envio de procedimento, do servidor e o prazo máximo, para envio de procedimentos, do chefe. Sendo o calendário anual composto de 12 registros, um para cada mês, Conforme Figura 13. Figura 13 Tela de Calendário Anual Interno de Envio de Procedimentos Submenu Cargos Obrigados a Assinar Documentos Digitalmente É nesta tela que deverá ser informado quais cargos serão obrigados a assinar digitalmente. Bastando para isto selecionar o cargo e marcar se o certificado digital está ativo sim ou não, Conforme Figura 14. Figura 14 Tela Cargos Obrigados a Assinar Documentos Digitalmente

10 9 3.2 Menu Procedimento Neste menu se encontram as principais funções do sistema. É por este menu que o servidor irá incluir as peças de documentos ao sistema (Elaborar Procedimento) e enviá-lo à chefia imediata (Enviar Atividades do Mês). Sendo que se o servidor for Chefe também terá acesso no submenu (Enviar Atividades do Mês Chefia). Outro detalhe é que dependendo do grupo que o usuário pertencer ele também poderá ter acesso nos submenu (Elaboração de Peças Individuais de Terceiros), (Elaboração de Peças - Conjunto) e/ou (Elaboração de Peças Conjunto de Peças de Terceiros). Já o submenu (Liberar Período Para Envio de Atividades) terá acesso apenas os usuários que pertencem ao grupo Corregedoria. Conforme Figura 15. Figura 15 Menu Procedimento Submenu Elaboração de Peças - Individuais Esta tela serve para Elaboração de peças individuais, para incluir uma nova peça clique no botão Incluir (em destaque). Conforme Figura 16. Figura 16 Tela Elaboração de Peças - Individuais

11 10 Após clicar no botão incluir selecione a atividade que será elaborada, preencha os campos solicitados e clique no botão Gravar (em destaque), lembrando que antes de gravar é preciso fazer o upload do arquivo clicando no botão upload do Arquivo (em destaque). Lembrando que para algumas atividades não há a necessidade de se fazer o upload do arquivo. Nestes casos o upload não será obrigatório. Conforme Figura 17. Figura 17 Tela Elaboração de Peças Individuais - em modo de Inclusão. Para obter ajuda sobre as funções dos botões do formulário clique no botão Ajuda (em destaque). Lembrando que todas as telas do sistema seguem este mesmo padrão de botões, conforme Figura 18. Figura 18 Botão ajuda.

12 11 Após clicar no botão ajuda será exibida a seguinte tela, Figura 19. Figura 19 Teclas de Operação, acessível pelo botão Ajuda Submenu Elaboração de Peças Individuais de Terceiros Só terá acesso neste submenu os usuários que pertencerem ao grupo Envio de Terceiros. Esta tela é semelhante a tela do item 3.2.1, ou seja, o usuário deverá elaborar as peças individualmente, arquivo por arquivo, diferenciando apenas pelo fato de permitir que seja selecionado o nome do servidor responsável pela peça, ou seja esta tela permite que se elabore peças para terceiros, Conforme Figura 20. Figura 20 Tela para Elaboração de peças de terceiros.

13 Submenu Elaboração de Peças - Conjunto Só terá acesso neste submenu os usuários que pertencerem ao grupo Envio Múltiplo. O procedimento aqui é semelhante ao do item 3.2.1, diferenciando apenas que o envio aqui não é individual, ou seja, não é enviado as peças individualmente, mas sim enviado uma pasta comprimida (podendo ter as extensões.rar ou.zip) com qualquer quantidade de peças, sendo que para cada tipo de atividade deverá ser enviada uma pasta comprimida. Conforme Figura 21. Figura 21 tela para envio múltiplo de peças Submenu Elaboração de Peças Conjunto de Peças de Terceiros Só terá acesso neste submenu os usuários que pertencerem aos grupos Envio Múltiplo e Envio Múltiplo de Terceiros. Esta Tela é semelhante a tela anterior do item 3.2.2, diferenciando apenas que esta tela permite que um servidor encaminhe peças de outro servidor, bastando para isto selecionar o nome do servidor responsável pela peça, conforme Figura 22. Figura 22 Tela para Envio múltiplo de peças de Terceiros.

14 Submenu Enviar Atividades do Mês Ao clicar no submenu Enviar Atividades do Mês será exibido o formulário abaixo. Para enviar as atividades feitas até a data atual selecione o ano e mês atual e clique no botão Assinar Todas as Atividades Pendentes de Assinatura, em seguida será aberto uma tela solicitando a senha do Certificado digital, conforme Figura 24, após digitar a senha, selecionar a Leitora e a Rede em que você está conectado é só clicar no botão ok, conforme destacado na Figura 24, após todas as atividades estiverem assinadas é só clicar no botão Enviar as Atividades deste Mês para Chefia Imediata (em destaque), conforme Figura 23. Figura 23 Tela para Enviar Atividades do Mês.3 Após assinar clicando no botão OK os registros que se encontravam na cor vermelha muda para cor verde, indicando que os registros foram assinados conforme legenda no formulário, Figura 24. Figura 24 Senha do Certificado Digital

15 14 Após clicar no botão Enviar as Atividades deste Mês Para Chefia Imediata, será exibido uma mensagem informando o protocolo de envio, protocolo este que poderá ser consultado em outro formulário (Consulta de Protocolo) no menu Consultas, com informações mais detalhadas. Segue abaixo a mensagem com o Protocolo de Envio: Observe que o registro mudou para a cor especificada na legenda o que significa que a peça está com o status enviado. É importante saber que após o envio o sistema desabilita o botão de alteração dos registros já enviados. Impossibilitando assim a alteração da peça após o envio, bem como a exclusão desta. Conforme Figura 25. Figura 25 Mensagem Informando o sucesso do envio e o numero do Protocolo.

16 Submenu Enviar Atividades do Mês Chefia Ao clicar no submenu Enviar Atividades do Mês - Chefia será exibido a tela da Figura 26. Para enviar as atividades feitas pelo departamento o chefe do departamento deverá selecionar o ano e o mês e clicar no botão Enviar as Atividades deste Mês para Corregedoria, Sendo necessário antes de clicar no botão Enviar As Atividades deste Mês Para Corregedoria, realizar 3 passos, sendo os seguintes: 1º passo: finalize as observações dos procedimentos, marcando na opção de Todos e em seguida clicando no botão Confirmar. 2º passo: Gere os Registros Individuais dos servidores do departamento, clicando no botão Gerar Registros Individuais deste Mês. 3º passo: Abra o formulário dos registros individuais gerados clicando no botão Abrir Formulário de Registros Individuais deste Mês. Conforme Figura 26, Após aberto o Formulário de Registros Individuais clique no botão Assinar todos os registros pendentes de assinatura, em seguida será solicitado a senha do certificado digital, informe-a e clique no botão OK. Após assinar os Registros Individuais Mensal feche o formulário de Registros Individuais. Com estes 3 passos concluídos é só clicar no botão Enviar As Atividades Deste Mês Para Corregedoria. Em seguida será apresentado uma mensagem de sucesso e o protocolo de envio. Segue abaixo a Tela Enviar Atividades do Mês Chefia figura 26 e a Tela Registros Individuais figura 27. Figura 26 Tela Enviar Atividades do Mês Chefia

17 16 Segue abaixo a Tela Registros Individuais Mensais figura 27. Figura 27 Tela Registros Individuais Mensais Caso você queira Assinar os Registros individuais utilizando um assinador externo clique no botão Assinar Registros Individualmente Utilizando um Assinador Externo. Após aberto o Formulário de Registros Individuais navegue nos registros através do botão e faça o Download dos Registros Individuais de todos os registros, salvando os registro com o nome do servidor em uma pasta. Após isto assine todos estes arquivos e vá para a tela de registros individuais novamente e navegue nos registros através do botão e edite cada um dos registros clicando no botão incluindo uma observação (campo opcional) e faça o upload do registro individual assinado anteriormente, para cada servidor. Conforme Figura 28. Figura 28 Tela para Assinar Registro Individual mensal com assinador Externo

18 Submenu Liberar Período para Envio de Atividades Só terá acesso neste submenu os usuários que pertencerem ao grupo Corregedoria. Esta tela serve apenas para liberar o mês para Envio de Atividades, bastando para isto incluir o ano e mês e selecionar a opção ativo. A liberação do mês é necessária para que possibilite ao servidor fazer o envio das atividades. Conforme Figura 29. Figura 29 Tela Liberar Período para Envio de Atividades 3.3 Menu Consultas É neste menu que se encontram os formulários de consulta a dados referentes às peças do servidor. Conforme Figura 30. Figura 30 Menu Consultas

19 Submenu Consultar Pontuação Mensal É neste Submenu que o servidor consultará a pontuação obtida mensalmente, conforme Figura 31. Figura 31 Tela Consultar Pontuação Mensal Submenu Consulta de Procedimentos - Servidores Este Formulário possibilita ao servidor consultar as peças feitas anteriormente, bastando para isto informar algum(s) dado(s) para realizar a pesquisa e clicar no botão <<Pesquisar>> (em destaque), conforme Figura 32. Figura 32 Tela Consulta de Procedimentos Servidores

20 Submenu Consulta de Registro Individual Mensal - Servidor Este Formulário Possibilita fazer o download do Registro individual do mês desejado, selecionando o ano e mês através dos botões de navegação, e em seguida clicando no botão Download do Registro Individual (em destaque), conforme Figura 33. Figura 33 Tela Consultade Registro Individual Mensal Servidor Submenu Consulta de Protocolo Este formulário possibilita ao servidor obter informações mais detalhadas referente a um determinado protocolo de envio de Atividades. Sendo que para isto basta o servidor informar o numero de protocolo e clicar no botão <<Pesquisar>> (em destaque), conforme Figura 34. Figura 34 Tela Consulta de Protocolo

21 Menu Relatórios Este Menu possibilita ao servidor gerar os relatórios de Registro Individual/Unitário, Registro Individual Mensal e Calendário Anual de Envio de Atividades. E permite aos usuários do grupo Corregedoria Gerar o mapa de Produtividade, que é o principal relatório do sistema. Conforme Figura 35. Figura 35 Menu Relatórios Submenu Registro Individual/Unitário Servidor Para gerar o relatório de Registro Individual/Unitário selecione o ano e mês desejado e clique no botão Visualizar Relatório (em destaque), Conforme Figura 36. Figura 36 Tela para visualizar o relatório Registro Individual/Unitário Servidor

22 Submenu Registro Individual Mensal Servidor Para gerar o relatório de Registro Individual Mensal selecione o ano e mês desejado e clique no botão Visualizar Relatório (em destaque), conforme Figura 37. Figura 37 Tela para visualizar o relatório Registro Individual Mensal - Servidor Submenu Calendário Anual de Envio de Atividades Para gerar o Relatório de Calendário Anual de Envio de Atividade selecione o ano e em seguida clique no botão Visualizar (em destaque), conforme Figura 38. Figura 38 Tela para visualizar o relatório Calendário Anual de Envio de Atividades

23 Submenu Mapa de Produtividade dos Servidores - Mensal Só terá visibilidade neste submenu os usuários que pertencerem ao grupo Corregedoria. Para gerar relatório Mapa de Produtividade dos Servidores - Mensal Selecione o Ano, o Mês e clique no botão Visualizar, conforme Figura 39. Figura 39 Tela para visualizar o relatório Mapa de Produtividade dos Servidores - Mensal 3.5 Menu Download de Aplicativos Necessários Este menu possibilita ao usuário fazer o download de aplicativos e drivers necessários para a utilização da assinatura digital no sistema, sendo possível fazer a configuração do Certificado A3, baixar o aplicativo Assinador TJRO visualizador de documentos assinados e baixar o aplicativo da leitora do cartão Inteligente, bem como os drivers necessários para o reconhecimento do cartão Inteligente. Conforme Figura 40. Figura 40 Menu Download de Aplicativos Necessários

24 Submenu Configuração do Certificado A3 Para realizar a configuração do certificado A3, clique no botão correspondente à Leitora instalada em seu computador, em seguida faça o download do arquivo referente a sua Leitora, lembrando que após realizar o download é necessário executar o arquivo baixado, conforme representado nas Figuras 41, 42 e 43. Sendo que a configuração do Certificado A3 só necessita ser feita uma única vez em cada computador que utilizará a assinatura digital pelo sistema. Figura 41 Tela Configuração do Certificado A3 Para realizar a Configuração do Certificado A3 No Mozilla Firefox, siga os passos representados abaixo Figura 42, sendo necessário clicar no botão executar após o 3º passo. Figura 42 Passos para realizar a configuração do Certificado A3 - Firefox

25 24 Para realizar a Configuração do Certificado A3 No Google Chrome, siga os passos representados abaixo, Figura 43. Figura 43 Passos para realizar a configuração do Certificado A3 - Chrome Submenu Assinador TJRO Para Visualizar Documentos Assinados O Assinador TJRO pode ser utilizado tanto para assinar documentos como para visualizar documentos assinados, porem tendo em vista que os documentos são assinados pelo sistema SAP, este aplicativo será usado apenas para visualização de documentos assinados. Para efetuar a download do assinador TJRO clique no botão referente ao sistema operacional utilizado, após isto instale o aplicativo. Conforme Figura 44. Figura 44 Tela Assinador TJRO

26 Submenu Cartão Inteligente e Leitora Certificado Digital (somente A3) Esta tela, Figura 45, é utilizada para fazer a instalação do Cartão Inteligente e da Leitora do Cartão, sendo que nos sistemas operacionais Windows Vista e Windows 7, a Leitora do cartão é instalada automaticamente ao plugar o cabo USB no computador. Porem o software do Cartão necessita ser instalado independente do sistema operacional utilizado. Este procedimento também só é feito uma única vez em cada computador. Figura 45 Tela Cartão Inteligente e Leitora Certificado Digital (Somente A3) Ao Clicar no Botão Leitora de Cartão Inteligente (Certificado Digital Tipo A3), será exibido a tela abaixo, conforme Figura 46, Caso o sistema operacional seja o Windows Vista ou Windows 7, apenas instale o Software do Cartão Safesign Versão 32bits (exe), isto se o seu sistema operacional for de 32 bits, caso contrário instale o de 64 bits. Lembrando que se o sistema operacional não for o Windows Vista ou 7, instale também o software da Leitora. Figura 46 Link

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