Gestão de PADS -Sigarra GABINETE DE PROJETOS

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1 Gestão de PADS -Sigarra GABINETE DE PROJETOS

2 Workflow PAD Sigarra FCUP_ Gabinete Projetos > Intervenientes no workflow do PAD (Pedido de Autorização de Despesa): : Autor do PAD > IR ou elemento autorizado pelo IR com conta no Sigarra : Responsável do PAD > O mesmo que o Autor : Responsável pela validação de dados do PAD > Gabinete Projetos : Responsável do CCO (Centro de Controlo Orçamental) > Investigador Responsável : Responsável pela Aprovação de Despesa : Contabilidade Projetos > Gabinete Projetos : Central de Compras / Economato : Responsável da Tesouraria 2

3 Workflow PAD Sigarra- FCUP CRIAÇÃO DO PAD VALIDAÇÃO DE DADOS DO PAD VALIDAÇÃO DA DESPESA DO PAD AUTORIZAÇÃO DA DESPESA DO PAD O Autor cria o PAD em Sigarra (Responsável do PAD = Autor) Gabinete Projetos Investigador Responsável Notificação da conclusão do processo REGISTO DO PAGAMENTO DA FATURA NO SISTEMA REGISTO DA FATURA DO FORNECEDOR NO SISTEMA INSERÇÃO E VERIFICAÇÃO DA FATURA DO FORNECEDOR E VALIDAÇÃO DOS BENS TRATAMENTO DO PAD / ENVIO DE ENCOMENDA Tesouraria Contabilidade (Gabinete Projetos) Autor do PAD ou IR Contabilidade (Gab. Projetos) / Central de Compras 3

4 1. Criação de PAD no Sigarra Tipos de despesa (PAD) aplicáveis: : Normal Para pedidos de Encomendas : Nota de Honorários -Para pedidos de Subsídios Per Diem Tipo de despesa (PAD) disponíveis para situações excecionais e previamente autorizadas pelo Diretor da FCUP: :Reembolso(Fatura) PADcriadoparareembolso deumafaturajápaga : Reembolso (Venda a dinheiro) - PAD criado para reembolso de uma venda a dinheiro 4

5 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 1_ Autenticação no Sigarra Autor do PAD 5

6 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 2_ Selecionar a opção PADS no menu lateral direito Opções Pessoais Autor do PAD 6

7 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 3_ Selecionar a opção Novo PAD no menu lateral direito PADS Autor do PAD 7

8 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 4_ Selecionar o Tipo de Despesa correspondente ao tipo de PAD a tratar Autor do PAD Após escolher o Tipo de despesa, selecionar o botão Criar PAD A partir deste momento é atribuído um nº ao PAD que o identificará no sistema O AUTOR do PAD é automaticamente identificado pelo login autenticado no site. 8

9 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 5_ Preencher a informação necessária à criação do PAD. Autor do PAD Os campos a vermelho são de preenchimento obrigatório! No campo Descrição da despesa deve ser mencionado o âmbito da despesa a efetuar, devendo conter palavras-chave para posteriores pesquisas. O campo Responsável do PAD é, por sugestão, preenchido com o mesmo utilizador que é Autor do PAD. Esta sugestão deve ser mantida. 9

10 1. Criação de PAD no Sigarra Autor do PAD No campo Observaçõesdeve estar justificada a necessidade de realização de despesa, bem como indicadas todas as especificações para a realização da aquisição (Ex: Indicação do local/horário de entrega, destinatário da encomenda,..) Selecionar a entidade (fornecedor) se já existir no sistema, caso não exista ainda criada no sistema pode fazer neste momento um pedido de criação de entidade(ver ponto 4. Pedido de criação de Entidade). Se o fornecedor não for conhecido nesta fase, pode selecionar a opção Fornecedor indiferenciado e indicar no campo fornecedor FVD. 10

11 1. Criação de PAD no Sigarra Autor do PAD No caso de se tratar de uma aquisição ao estrangeiro então deve ser selecionado o campo Compra ao Estrangeiro na criação do PAD. Nestes casos o valor a introduzir nas linhas do PAD deve incluir o valor do Iva. Após preencher os campos: - descrição da despesa - responsável do PAD(igual ao Autor do PAD) - entidade fornecedor - informação relativa à retenção - observações GRAVAR 11

12 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 6_ Preencher o quadro Produtos / Serviços requisitados Autor do PAD No quadro Produtos/ Serviços requisitados devem ser indicados os bens/ serviços a adquirir, a taxadeiva,aquantidadeeovalor(comousemiva). Linha a linha selecionar o botão ADICIONAR. 12

13 1. Criação de PAD no Sigarra Autor do PAD As linhas adicionadas surgem a vermelho alertando para a necessidade de indicar o CCO (Centro de Controlo Orçamental) e CC(Centro de Custo) associado à respetiva linha. ParaindicaroCCOeCCdeveeditarainformaçãonocampo Acções selecionandoaimagemdolápis Para remover a linha adicionada selecionar no campo Acções a imagem 13

14 1. Criação de PAD no Sigarra Autor do PAD Pesquisar pela referência do projeto 14

15 1. Criação de PAD no Sigarra Autor do PAD É possível imputar a despesa a mais que um CCO e CC, indicando a % ou o valor de participação (imputação). Se uma despesa for distribuída por vários CCO, terá que ser validada por cada responsável desses CCO, no processo de tratamento do PAD. Os CCO e CC que encontra quando seleciona a lupa são os definidos pelo Gabinete de Projetos. Contacte-o em caso de dúvida. Ao selecionar o CCO é sugerido o CC respetivo, não deve alterar essa informação. Selecione a opção ADICIONAR no final de cada registo de CCO/CC. Em seguida selecione o botão FECHAR. 15

16 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 7_ Anexar documentos ao PAD. SUBMETER PAD Autor do PAD Anexar documentos ao PAD É possível anexar vários documentos, clicando no ícone no quadro Documentos Orçamento(s); sugestões de fornecedores para consulta; Especificações técnicas; ; Fatura ou documento equivalente no caso de PAD reembolso. Nota: Uma vez que o campo valor é de preenchimento obrigatório quando insere um documento diferente de fatura ou equivalente o valoracolocardeveser0. Para dar seguimento ao processo de criação do PAD clicar no botão SUBMETER. 16

17 1. Criação de PAD no Sigarra : Passo 8_ Enviar PAD Autor do PAD Para dar início ao processo de autorização do PAD, validar toda a informação e clicar no botão ENVIAR PAD. 17

18 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 1_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Notificação dos Responsáveis da validação dos dados Após o envio do PAD pelo Autor este passa a estar disponível na lista de PADS Pendentes do respetivo Autor/Responsável com o Estado Espera validação de dados de CCO s no PAD. A partir da edição do PAD é possível acompanhar as Atividades do PAD, verificar o seu estado, resultado e observações. O registo das várias notificações é consultado na grelha de atividades do PAD bem como o nome das pessoas notificadas em cada momento (selecionando a figura ) Neste 1º passo são notificados os responsáveis pela validação de dados do PAD (estes responsáveis são determinados pelos CCO s inseridos no PAD) 18

19 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 2 _ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Validação de dados do PAD GABINETE PROJETOS O responsável pela validação de dados do PAD é notificado para a validação devendo consultar a sua lista de notificações a partir do alerta existente no canto superior direito da sua página quando autenticado no Sigarra.(imagem ) Após esta validação o PAD segue o seu ciclo de aprovação sendo notificado(s) o(s) responsável(eis) dos CCO s para autorização da despesa. 19

20 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 3_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Validação da despesa pelos responsáveis de CCO Investigador Responsável - Se Cancelar PAD o autor é notificado do cancelamento - Se Pedir correção de dados deve preencher o campo observações com informação sobre a correção solicitada ou pedido de esclarecimentos. Neste caso é notificado o autor para correção dos dados - Se Aprovar o PAD segue o seu ciclo de aprovação sendo notificado o Diretor / Responsável Financeiro para autorização da despesa 20

21 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 4_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Autorização da despesa Contabilidade (GABINETE PROJETOS) / Central de Compras : Passo 5_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Tratamento do PAD pela Contabilidade / Central de Compras -> Encomenda Após a aprovação da despesa é efetuado o tratamento do PAD pela Contabilidade do Gabinete de Projetos. Emissão da Nota de Encomenda e envio ao Fornecedor. 21

22 2. Processo de validação e autorização do PAD Após receção de Encomenda e Fatura do Fornecedor. : Passo 6_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Inserção de Faturas Autor do PAD 22

23 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 6_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Inserção de Faturas Autor do PAD NOTA: O Número do documento do fornecedor inserido no Sigarradeve ser exatamente igual ao número no documento externo. Este procedimento, também seguido na inserção do mesmo documento no ERP Primavera, permitirá a sincronização entre ERP e Sigarrano momento da inserção do documento no ERP. 23

24 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 6_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Inserção de Faturas / Verificação de documentos e bens Autor do PAD Após inserção de cada documento associado ao PAD, é notificado o autor/responsável do PAD para verificação dos dados do documento inserido. Após a verificação o autor/responsável deve enviar o documento original ao Gabinete de Projetos anexando uma impressão do PAD Sigarra correspondente. 24

25 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 6_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Inserção de Faturas / Registo de documentos Contabilidade (GABINETE PROJETOS) Após verificação do documento associado ao PAD, é notificado o responsável pelo registo de documentos no ERP Primavera. : Passo 6_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Inserção de Faturas / Ordem de pagamento Tesouraria Após o registo da fatura no ERP Primavera é notificado o responsável da tesouraria para pagamento do documento. Após o registo do pagamento da fatura no ERP Primavera é notificado o autor/responsável do PAD e finalizadas as atividades do documento do PAD. 25

26 2. Processo de validação e autorização do PAD : Passo 7_ Acompanhamento das atividades do PAD e notificações Terminar PAD Contabilidade (GABINETE PROJETOS) NOTA: Depois de Terminar PAD deixa de poder inserir documentos. O processo do PAD terminará definitivamente quando todos os documentos estiverem tratados. Esta tarefa compete ao Gabinete de Projetos. 26

27 3. Exploração e pesquisa de PAD s : Selecionar a opção PADS no menu lateral direito Opções Pessoais PADS Pendentes A opção PADS no menu lateral direito de Opções Pessoais disponibiliza uma listagem de PADS Pendentes que corresponde à lista de PADS já colocados pelo autor/responsável e que se encontram em processo de tratamento. Nesta lista é disponibilizada informação sobre o estado atual do PAD. Esta lista fica também disponível a partir de um menu lateral direito PADS Pendentes no menu PADS. O menu PADS Finalizados apresenta uma listagem de PADS Finalizados e PADS Cancelados que foram colocados pelo autor/responsável. O menu Pesquisa de PADS permite pesquisar no sistema determinado(s) PAD(s) mediante a introdução de alguns critérios de seleção. 27

28 3. Exploração e pesquisa de PAD s PADS Finalizados / PADS Cancelados A partir das listas de PADS é possível editar o PAD selecionando o nº do PAD. Pesquisa de PADS 28

29 4. Pedido Criação Entidade no Sigarra : Passo 1_ Selecionar a opção PADS no menu lateral direito Opções Pessoais. Selecionar a opção Pedido de Criação de Fornecedor no menu PADS. 29

30 4. Pedido Criação Entidade no Sigarra : Passo 2_ Preencher a informação sobre a entidade a criar no sistema. SUBMETER o pedido. Campos de preenchimento obrigatório: Nome e NIF 30

31 4. Pedido Criação Entidade no Sigarra Surge a confirmação de que o pedido foi submetido. A Tesouraria será notificada e após tratamento do pedido e criação da entidade o autor do pedido de criação de entidade será notificado. 31

32 Centros Orçamentais - consulta : Selecionar a opção Centros Orçamentais no menu lateral direito Opções Pessoais Análise de Movimentos 32

33 Apoio ao Utilizador Questões relacionadas com a Gestão de PAD s em Sigarra devem ser encaminhadas para o seguinte endereço de pad@fc.up.pt As mensagens devem ser detalhadas incluindo em anexo imagens relativas ao processo, quando aplicável. 33

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