1ª Reunião do Contabilidade Lançamentos Manuais

Transcrição

1 1ª Reunião do Contabilidade Lançamentos Manuais 11/06/2015

2 Empresas Participantes

3 Agenda 1. Política e manuais de procedimentos padrões 2. Workflow de aprovação 3. Sistema operacional financeiro 4. Controles 5. Plano de ação para redução 6. Motivos 7. Acompanhamento mensal do percentual 8. Acompanhamento mensal dos montantes de partida 9. Tipos de documentos específicos para lançamentos 10. Tipos de lançamentos 11. Transações específicas 12. Contas contábeis 13. Compensações automáticas 14. Implantação de documento para pagamento 15. Transações do SAP 16. Comentários 17. Contatos

4 Política e manuais de procedimentos padrões Todas as empresas respondentes possuem o processo de contabilidade faz parte do escopo do CSC. São elas: Ambev, FCA Services, Gerdau, Nestlé, Randon, Solvay, Solví, TOTVS e Votorantim. Dentre estas empresas, 67% delas possui uma política e manuais de procedimentos padrões para lançamentos manuais. São elas: Ambev, FCA Services, Gerdau, Nestlé, Solví e Votorantim. 33% 67% Gráfico 1 - Em caso positivo, existe uma política e manuais de procedimentos padrões para lançamentos manuais?

5 Workflow de aprovação Em mais da metade das empresas respondentes, os lançamentos manuais passam por um workflow de aprovação. São elas: Ambev, FCA Services, Gerdau, Nestlé e Votorantim. 44% 56% Gráfico 2 - Os lançamentos manuais passam por um workflow de aprovação?

6 Workflow de aprovação Em mais da metade das empresas respondentes, os lançamentos manuais passam por um workflow de aprovação. Em caso positivo, qual a frequência da revisão desse workflow de aprovação? A Cia tem como escopo revisar o workflow de aprovação apenas quando identificamos inconsistências e for um momento oportuno de alterações. O Workflow é revisto sempre que ocorre a substituição de um aprovador. Trimestral. Trimestralmente feita via aos gerentes em cada país. Semestral ou quando há necessidade.

7 Sistema operacional financeiro 89% das empresas respondentes possuem o SAP como sistema operacional (financeiro). São elas: Ambev, FCA Services, Gerdau, Nestlé, Randon, Solvay, Solví e Votorantim. 11% 89% Gráfico 3 - O sistema operacional (financeiro) da empresa é o SAP? O sistema operacional (financeiro) utilizado pela TOTVS é o Protheus.

8 Controles 88% das empresas possuem controles relacionados a lançamentos manuais. São elas: Ambev, FCA Services, Gerdau, Nestlé, Solví, TOTVS e Votorantim. 13% 88% Gráfico 4 - Existem controles, seja SOX ou não, relacionados a lançamentos manuais? Apenas a Solvay não possui controles relacionados a lançamentos manuais.

9 Controles Quais os tipos de controles que existem relacionados a lançamentos manuais? Os controles chaves definidos pela Cia são: - Controles Preventivos: Aprovação de pré-editados; Respeitar o tipo de documento; Respeitar as alçadas; Auditoria de aprovações, sujeito a penalidades. - Controles Detectivos: Book de Lançamentos Manuais. Work flow de aprovação dos lançamentos manuais; Utilização de um sistema para controle dos lançamentos manuais (formalização dos lançamentos, obrigatoriedade de documentação extra contábil para que suportem o lançamento manual). Aprovação dos valores acima de R$ 1 milhão. Validamos a qualidade dos registros, ou seja, se estes foram registrados de acordo ao solicitado; Validamos se os registros em SAP tiveram uma solicitação; Validamos se as reversões em SAP tiveram uma solicitação. Através do tipo de documento do lançamento do SAP (SAs). Relatório de lançamentos manuais com justificativa. Extração de relatório de todos os lançamentos realizados e os mesmos são assinados pelo contador e coordenador no final do mês.

10 Plano de ação para redução 78% das empresas respondentes possuem um plano de ação para a redução do número de lançamentos manuais. São elas: Ambev, FCA Services, Nestlé, Solvay, Solví, TOTVS e Votorantim. 22% 78% Gráfico 5 - Existe um plano de ação para a redução do número de lançamentos manuais? As empresas Gerdau e Randon não possuem plano de ação para a redução dos lançamentos manuais.

11 Motivos Por que é preciso efetuar lançamento manual? Por que ele não é automático? Apesar de muitas iniciativas para a redução no número de lançamentos manuais, os principais pontos que impedem de automatizar esses lançamentos são: Falta de comprometimento dos ofensores de lançamentos manuais; Volume de transações; Tempo a ser destinado pelos ofensores para atender as frentes de redução de lançamentos manuais; Recurso financeiro para viabilizar as automatizações; Conhecimento/ benchmark dos ofensores para automatização de seus processos; Falta de conhecimento sobre como automatizar determinadas transações, como, por exemplo, compensações de clientes (no caso, devido à falta de lógicas para parametrização). Para fazer alguns ajustes de correções e outras transação que não são automáticas como: provisões despesas por competência, Impostos Diretos, ajustes de conciliações. é automático porque trata-se de ajustes ou complementos eventuais, reclassificação de contas, regularizações e outros. Os registros manuais em sua grande maioria são feitos devido a provisões e reclassificação de centros de custos/contas contábeis; Alguns são registrados contra conta de empregados, por não haver o módulo de folha de pagamento em SAP para todos os países; Alguns registros em Fornecedores e Clientes registrados por algum desvio no E2E. Nem todos os processos estão parametrizados no SAP, como por exemplo Provisões, Transferências, entre outros. Muitas as vezes são correções e reclassificações, Provisões, Lançamentos fiscais e para cumprimento de regulações legais, Movimentações de tesouraria, Conciliações bancarias. Porque nem todos os processos contábeis estão parametrizados no SAP. Porque é necessário um desenvolvimento adicional no sistema. Para correções nas contabilizações de centro de custos e contas contábeis, rateios de despesas em virtude de cadastros de materiais incorretos, bem como erros operacionais. Uma pequena parte porque não foi automatizado e também temos ajustes da contabilidade.

12 Acompanhamento mensal do percentual Mais da metade das empresas respondentes realizam um acompanhamento mensal do percentual de lançamentos manuais em relação ao total de lançamentos. São elas: Ambev, FCA Services, Solvay, TOTVS e Votorantim. 44% 56% Gráfico 6 - Existe um acompanhamento mensal do percentual de lançamentos manuais em relação ao total de lançamentos?

13 Acompanhamento mensal dos montantes de partida Apenas 38% das empresas respondentes realizam um acompanhamento mensal dos montantes de partidas (débitos/créditos) de lançamentos manuais. São elas: Ambev, FCA Services e TOTVS. 38% 63% Gráfico 7 - Existe um acompanhamento mensal dos montantes de partidas (débitos/créditos) de lançamentos manuais?

14 Tipos de documentos específicos para lançamento 67% das empresas respondentes possuem tipos de documentos específicos para efetuar os lançamentos manuais. 33% 67% Gráfico 8 - Existem tipos de documentos específicos para efetuar lançamentos manuais? Os principais timos de documentos para efetuar lançamentos manuais são: ('A' & 'D'); 'J s'; 'KZ', 'ZT' e 'ZU'; 'S'; 'GH'; 'K'; 'U'; 'E'; 'R'; 'ZP'. SA, SJ, S9, S7, TL, TH. Provisões chamamos de Batch Imput (tipo de doc SB); Para fornecedores, clientes e empregados, os recepcionamos com o tipo "Chaves Especiais" e os doc em SAP são: SA, MI, MC, MD, R1, RN, KA, RT. SB, S1. SA. Tipo SA.

15 Tipos de lançamentos Quais tipos de lançamento são contabilizados manualmente? Compensações ( A & D )¹; Workflow FI (J s); Workflow Pgtos ( KZ, ZT e ZU ); S Var. Cambial, Trânsito EGA e Extrato; GH Ledger, Moeda e BatchInput; K Pagamentos; U ; Pagamentos (impostos); E Interface VMV/Folh.Pgtos Malt&Guat¹ (Hila/Malt); R Faturamento Manual; ZP Pgtos HILA/Maltarias Provisões, reclassificações, bancos, impostos, estoque/custos, ajustes de reconciliação. Complementos eventuais de provisões, reclassificação de contas, regularizações e outros. Provisões chamamos de Batch Imput (tipo de doc SB); Para fornecedores, clientes e empregados, os recepcionamos com o tipo "Chaves Especiais" e os doc em SAP são: SA, MI, MC, MD, R1, RN, KA, RT. Provisões, transferências, apropriações, lançamentos impostos diretos, entre outros. PPR, Equivalência patrimonial, IFRS, PDD, Reversão de contingência, Capitalização de juros, Despesas antecipadas, Provisões de aterro, Faturamento do segmento Saneamento e por fim reclassificações em geral solicitadas pelo cliente. Apuração de impostos, reclassificações, rateio, provisão. Rateios de despesas; Crédito de imposto; Reclassificações entre centros de custos.

16 Transações específicas 78% das empresas respondentes possuem transações específicas para efetuar lançamentos manuais. 22% 78% Gráfico 9 - Existem transações específicas para efetuar lançamentos manuais? As principais transações utilizadas pela Cia para efetuar lançamentos manuais são: F-65 Entrada preliminar, F-03 Transferir e Compensar, F-02 Criar lançamento Conta Razão, F-05 Lançar avaliação de moeda estrangeira, F-43 Entrar fatura do fornecedor, F-22 Entrar fatura do cliente, F-51 Transferir e compensa, F-32 Compensar Cliente, F-44 Compensar Fornecedor, FB01L Lançamento geral para grupos de Ledger, Dentre outras 'Fs'. FBO1 (apenas para as empresas que ainda não utilizam o sistema de controle de lançamentos manuais). /FB50, F-02, FV50. /AMS/UUSFC00_GLUD_EX - para upload automático; F-02 - Para registros manuais. ZGLFI004 (lançamentos em massa); FB50; FB01. ZZF_POSTING FILE. FB50.

17 Contas contabéis 88% as empresas respondentes possuem contas contábeis administradas por partidas em aberto (compensação) e efetuam a compensação das mesmas por partidas em aberto. São elas: Ambev, FCA Services, Gerdau, Nestlé, Randon, Solvay, Solví e Votorantim. 11% 89% Gráfico 9 - Existem contas contábeis administradas por partidas em aberto (compensação)? É efetuada a compensação das contas contábeis por partidas em aberto?

18 Compensações automáticas 78% das empresas respondentes possuem um processo automático para efetuar as compensações. São elas: FCA Services, Gerdau, Nestlé, Randon, Solvay, Solví e Votorantim. 22% 78% Gráfico 10 - Existe um processo automático para efetuar as compensações?

19 Compensações automáticas 75% das empresas respondentes possuem um volume de compensação automática superior a partidas (linhas) por mês. São elas: FCA Services, Gerdau, Nestlé, Randon, Solvay e Votorantim. 25% 75% Gráfico 11 - O volume de compensação automática é superior a partidas (linhas) por mês?

20 Compensações automáticas Quanto as compensações automáticas representam do total de lançamentos no mês? Em Q4 de 2014 a Cia apurou o itens de compensações, sendo que estes representam 50% da base ( K itens ), e destes itens 86% estavam em nossa população de risco e foram analisados. Por exemplo para Reconciliações bancárias, representam mais de 70% do volume transacionado. 30% dos lançamentos de compensações é realizado de forma automática. 30%.

21 Implantação de documento para pagamento 75% das empresas respondentes realizam a implantação de documento para pagamento de forma automática. São elas: FCA Services, Gerdau, Solvay, Solví, TOTVS e Votorantim. 25% 75% Gráfico 12 - A implantação de documento para pagamento é automática?

22 Transações do SAP A transação do SAP mais utilizada entre as empresas para efetuar as compensações automáticas é a F.13, utilizada por 75% das empresas respondentes. FCA Services Gerdau Nestlé Randon Solví 75% Ambev Votorantim Votorantim Solví Solvay 13% 13% 13% 13% 13% F.13 F.03 FB1S FB13 FF.5 MR11 Gráfico 13 - Quais transações do SAP são utilizadas para efetuar as compensações automáticas?

23 Comentários Estamos fazendo um forte trabalho para eliminação do risco de registros manuais em fornecedores/ empregados/ clientes e gostaria de conhecer se em algum outro SSC realizam estes registros ou se possuem formas em AP, AR para que estes sejam automáticos via E2E. Utilizamos as transações F-51, F-30, F-28,dentre outras para compensações manuais.

24 Contatos Empresa Respondente Ambev Helton Cardoso Fernandes FCA Services Tatiana Silva da Costa Gerdau Luisa Valencic Nestlé Estevam Souza Randon Ana Paula Morsch Solvay Pablo de la Pena Solví Débora Sunderhuss TOTVS Fábio de Oliveira Chagas Votorantim Eder Cabral

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