2ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Recebimento Fiscal

Transcrição

1 2ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Recebimento Fiscal 09/06/2017

2 Empresas Participantes

3 Digitação/ Lançamento de documentos Em 85% das empresas respondentes o processo de digitação e lançamento de documentos fiscais faz parte do escopo do CSC. Apenas a Dow e a Solví não possuem esse processo no CSC. Gráfico 1 - O processo de digitação/lançamento de documentos fiscais faz parte do escopo do CSC de sua empresa?

4 Volumetria A volumetria mensal de notas fiscais varia de a Qual é a volumetria mensal de notas fiscais de entrada? /mês Aproximadamente 13 mil notas mensais média 25 mil notas mês 40 mil

5 Volumetria A volumetria mensal de notas fiscais varia de a Qual é a volumetria mensal de notas fiscais de entrada? mil documentos mês Em torno de 11 mil documentos mês

6 FTEs 14 As empresas têm em média 24 FTEs no processo de digitação e lançamento de documentos fiscais. Quantos FTEs estão nesse processo? 30 FTE`s Serviço terceirizado

7 FTEs As empresas têm em média 24 FTEs no processo de digitação e lançamento de documentos fiscais. Quantos FTEs estão nesse processo? FTEs

8 Ferramenta de automação Apenas a Totvs e a Solví não têm ferramentas que automatizem o processo de digitação e lançamento de documentos fiscais. Gráfico 2 - Existe alguma ferramenta que automatize esse processo?

9 Ferramenta de automação A ferramenta mais utilizada pelas empresas é o ERP SAP. Se sim, qual é a ferramenta? SAP NFE 10.0 (GRC INBOUND). GDR - Ferramenta de Workflow Interna GRC, material. SAP GRC - Portal de Notas GRC, KOFAX e SAP ERP SAP

10 Ferramenta de automação A ferramenta mais utilizada pelas empresas é o ERP SAP. Se sim, qual é a ferramenta? ERP PROTHEUS VIM/SAP e GRC/NFe 10.0 e desenvolvimento SAP AUTOPAY para frete VIM Open text Cockpit, Excel (Macros) Sim consultas e Cockpit SAP

11 Ferramenta de automação O percentual médio de documentos fiscais lançados através da ferramenta é de 69% Qual é o percentual de documentos fiscais que são lançados através desta ferramenta? (Percentual calculado sobre a volumetria da questão 2) 45% 100% 30% 70% (Serviço: MIGO e MIRO automática; Matéria MIGO manual e MIRO Automática) 60% 80%

12 Ferramenta de automação O percentual médio de documentos fiscais lançados através da ferramenta é de 69% Qual é o percentual de documentos fiscais que são lançados através desta ferramenta? (Percentual calculado sobre a volumetria da questão 2) 100% AUTOPAY 65% e VIM/GRC 35% 100% 8% 71% fretes e 3% serviços

13 Ferramenta de automação A maioria das empresas possuem uma ferramenta que possibilita a entrada automática de documentos fiscais de aquisições de mercadorias. Gráfico 3 - Esta ferramenta possibilita a entrada automática de quais documentos fiscais?

14 Ferramenta de automação Em 85% das empresas respondentes a ferramenta comunica ao fornecedor sobre o aceite ou recusa do documento fiscal. Gráfico 4- Esta ferramenta comunica ao fornecedor sobre o aceite e/ou recusa do documento fiscal (em termos de preço, impostos e demais dados consistidos) para fins de início do transporte da carga?

15 Fornecedores Na Embraer e na Votorantim, a nota fiscal é negada quando o documento fiscal é recusado e o fornecedor envia a mercadoria. Se sim, como são tratados os fornecedores que mesmo tendo seu documento fiscal recusado, enviam a mercadoria antes de a divergência ter sido resolvida? A ferramenta possibilita, mas não adotamos esta prática/funcionalidade. A NF é recusada NOTA FISCAL ACOMPANHA A ENTREGA DA MERCADORIA Solicita o cancelamento da NF

16 Segregação de atividades Apenas na Totvs não há segregação nas atividades do Recebimento Fiscal. Gráfico 5 - Existe algum tipo de segregação nas atividades do Recebimento Fiscal?

17 Segregação de atividades As empresas descreveram como organizam as atividades de recebimento fiscal. Se sim, detalhe. Filiais adquirentes recebem/conferem/fazem pré-registro(pré-migo) no sistema. Se for processo automatizado, ao confirmar o recebimento o sistema faz o registro do movimento físico/fiscal. Se for manual, o CSC recebe cópia onde confirma o movimento de entrada na MIGO e registra na MIRO. Pré-indexação ocorre na planta, a indexação no Centro de Serviços, criação do pedido na área de compras, aprovação na planta e recebimento fiscal dentro do centro Recebimento de material, recebimento de serviços, atendimento de chamados, responsabilidade solidária. A atividade/transações são restritos aos usuários do Contas a pagar O processo de recebimento fiscal é segregado do processo de contas a pagar

18 Segregação de atividades As empresas descreveram como organizam as atividades de recebimento fiscal. Se sim, detalhe. Escrituração de Mercadorias, esc. de Serviços e Notas Fiscais de Entrada Parte da Equipe atende demanda física, e outra parte demanda fiscal. Células com FTE s especializados nas Entradas e processamentos das notas de acordo as legislações. Por tipo de documento Material, fretes etc... Dependendo na unidade de negócio Sim, frente de serviços, fretes e OEOS

19 Divergência de documentos fiscais Algumas das empresas fazem o registro do documento com divergência para posterior correção. Havendo divergência de preço no documento fiscal e urgência em receber a mercadoria, como é lançado o documento fiscal? Sempre é considerado a NF. Caso ocorra divergência de preço o sistema faz bloqueio automático da fatura e uma área específica de apoio a compras faz a análise e negocia desconto da diferença. A Nota é liberada somente após fechar negociação com o fornecedor. Casos de divergência extrema, é recusado o documento fiscal ao fornecedor. Documento retorna para o negócio resolver junto ao fornecedor (documento não é pago) É registrado o documento com a divergência e emitida uma devolução simbólica com posterior emissão de nota correta pelo fornecedor. Porém quando a divergência é identificada no ato do recebimento do material é a feita a recusa em nota. O recebimento físico só é liberado mediante validação das informações do pedido de compras x documento fiscal.

20 Divergência de documentos fiscais Algumas das empresas fazem o registro do documento com divergência para posterior correção. Havendo divergência de preço no documento fiscal e urgência em receber a mercadoria, como é lançado o documento fiscal? Com preço divergente e posterior emissão de nota de débito. A NF é recusada. Com preço divergente e posterior emissão de nota de débito. O preço Pedido de Compra deve estar correto conforme Nota Fiscal. Analisa o tipo de divergência - Valores etc... Com preço divergente e posterior emissão de nota de débito.

21 Documentos não fiscais A maioria das empresas realizam o lançamento de documentos não fiscais por MIRO. Como são lançados os documentos que não são fiscais (exemplo: faturas)? Os documentos são lançados pela MIRO e por transações customizadas. MIRO e ZFI_LANCA_PAGTOS (transação com estratégia de aprovação). MIRO MIRO e FB60 MIRO

22 Documentos não fiscais A maioria das empresas realizam o lançamento de documentos não fiscais por MIRO. Como são lançados os documentos que não são fiscais (exemplo: faturas)? Via transação financeira FB60 MIRO MIRO Via transação financeira FB60 MIRO

23 MIGO e MIRO Metade das empresas respondentes consegue fazer a conciliação entre MIGO e MIRO todos os meses. Gráfico 6 - A empresa consegue fechar a conciliação entre MIGO e MIRO todos os meses?

24 MIGO e MIRO Uma estratégia principal utilizada é a data de corte de fechamento no recebimento fiscal. Em caso positivo, quais são as estratégias utilizadas? (por exemplo, bloqueio de portarias para entrada de materiais no último dia útil) Data de corte no recebimento de fim de mês e controle sistêmico das pendencias de forma rotineira. Nenhum serviço ou material entra na planta sem a confirmação via sistema Cronograma de fechamento e acompanhamento diário do saldo de conta transitória EM/EF. Bloqueio das Portarias para recebimento de Material e Data de Corte para Notas de Serviço. Equipes trabalham em regime de escala para finalizar os registros. Data de corte

25 Aprovação de notas fiscais writer Cada empresa possui um processo de aceitação de notas fiscais writer específico. Quais são as alçadas de aprovação para emissão de notas fiscais writer? O processo é automatizado. (Solução GNF) Não há aprovação pois é feito manualmente pela transação SAP J1B1N. Workaround com aprovador suportado por delegação interna de valores (DOA) Supervisor Até um determinado valor a aprovação é direto, apos através de WF desenvolvido é aprovado pelo Controlador de bens da Unidade Registro com evidencias do recebedor da mercadoria.

26 Aprovação de notas fiscais writer Em metade das empresas há um fluxo automatizado para as aprovações de notas fiscais writer. Gráfico 7 - Existe um fluxo automatizado para essas aprovações?

27 Contatos Empresa Respondente BRF Brasil Foods Ivaldo Guindani Cargill Wesley Moura CCR Maria Leticia Palmieri Jaco CPFL Energia Mirella Carolina Magrin Paschoini Dow Angélica Silva Embraer Marcio Tosetto FIERGS André Derlam dos Santos Gerdau Carla Mello Cremonese Siemens Vania Silva Solvay Joziele Souza Solví Eduardo da Silva Pinto Totvs newton cesar gobbo Votorantim Eva Maria Andreiu

28 2ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Padrinho Apoio