4ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Recebimento Fiscal

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Sara Furtado Leal
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1 4ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Recebimento Fiscal 18/11/2014

2 Agenda 1. Alocação de pessoas e volumetria 2. Grau de terceirização 3. Sistemas utilizados 4. Principais desafios 5. Outros

3 1. Alocação de pessoas e volumetria Em média, 35 pessoas estão alocadas no processo de Recebimento Fiscal. 51 (Cinquenta uma) pessoas alocadas no processo Entrada de Faturas Fornecedores: 29 Processo de entrada manual horário comercial. 03 Turno da manhã: 05:40 as 14:20 04 Turno da tarde: 14:20 as 23:58 07 Processo de automação: horário comercial 08 Devolução inaproveitáveis, Abastecimento diesel (Gestão): horário comercial. 01 Coordenador, 03 Analistas, 06 Assistentes, 03 Estagiários, 01 Menor aprendiz (cursando 2º grau). O processo é realizado por 40 pessoas, sendo 85% com nível superior, para 10 empresas e 75 filiais distribuídas por todo o Brasil. A equipe é dividida pelas operações conforme abaixo: Scan e Verify 04; Registro da MIGO/MIRO 15; Remessas 02; Serviço, nota de débito e locação 04; Frete 02; Importação 02; Monitoring/Canhoto 02; Conferência antecipada XML 07; Projetos Especiais e Arquivo 02.

4 1. Alocação de pessoas e volumetria Os documentos são arquivados no domínio fiscal temporariamente e destinado a arquivo próprio quando necessário. Meses Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Qtdade dctos digitalizados e lançados pelo CSC Qtdade de dctos recebidos processo de automação Qtdade de dctos lançados inaproveitáveis (devol.) Qtdade de dctos lançados Nfs abastecimento diesel

5 1. Alocação de pessoas e volumetria - Recepção do Documento Fiscal Físico Notas Fiscais de Materiais /Serviços eletrônicas são recebidas através de mensageria SAP, uma vez anexadas na migo do pedido e posteriormente enviadas via Work Flow ao Contas a Pagar. Um analista recebe os Work Flow e distribui aos assistentes para efetuarem as análises e processamento da Miro. Os documentos que não são eletrônicos também são enviados da mesma maneira. O envio via mensageria SAP foi a solução encontrada, devido a demora de receber os documentos físicos, atraso malotes, grave correios, localidades das áreas de negócios por serem de Norte a Sul. Principais ganhos: Recebimento físicos dos documentos instantâneos; Baixíssimo custo; Fácil acesso e visualização; Aumento de produtividade; Rastreabilidade dos documentos; Identificação previa de possíveis divergências Notas Fiscais processadas, média de lançamentos mês/ Número de documentos fiscais recebidos para validação no ano: documentos.

6 1. Alocação de pessoas e volumetria - Digitalização Hoje todos as Notas Fiscais são recebidas digitalizadas e anexadas na migo do pedido e enviadas através da mensageria SAP. Até Outubro/2014 foram lançados/digitalizados - 100%. Número de documentos digitalizados (notas) no ano: documentos. - Digitação de Fatura São todas digitadas e anexadas na migo do pedido Número de documentos digitados (notas) no ano: Digitados. Número de documentos digitados (notas) no ano:. Registro materiais (MIGO/MIRO) documentos com itens. Remessas diversas documentos. Serviço (Folha e MIRO) documentos com itens. Nota de débito e locação documentos. Frete documentos. Importação documentos com itens.

7 1. Alocação de pessoas e volumetria - Armazenamento de Documento Fiscal Físico Os documentos físicos eletrônicos (Danfe) uma vez anexados pelas áreas de negócios já ficam arquivados no próprio Sistema SAP. Os documentos que não são eletrônicos, como recibos e faturas, são enviados ao Contas a Pagar para o sejam arquivados de acordo com relatórios diários de lançamentos. Uma vez ao mês são encaminhados para um arquivo central terceirizado. Número de caixas com documentos fiscais arquivados no sistema para controle no ano: aproximadamente 06 caixas ao mês documentos físicos. Número de caixas com documentos fiscais arquivados no sistema para controle no ano: 270 caixas BOX.

8 2. Grau de terceirização Não há terceirização no processo de Recebimento Fiscal. Recepção do Documento Fiscal Físico e Digitalização: 03 pessoas custo R$ 7.000,00 Empresa WCA RH JUNDIAI LTDA. EPP. Digitação da Fatura não tem Armazenamento de Documento Fiscal Físico não tem

9 3. Sistemas utilizados Todas as empresas utilizam o sistema SAP no processo de Recebimento Fiscal. 100% 33% 33% 33% 33% SAP Readsoft ecomex SGT Intranet SAP; SAP NFE (GRC Inbound); Intranet Portal de NFs. SAP Spiridon; Readsoft; ecomex (Faturas de Importação); SGT (CTRC s).

10 4. Principais desafios Automatização do processo de entradas de faturas (SAP GRC Inbound). Iniciado em 1º de junho/2014, pelo recebimento do arquivo XML. Desafio: Manutenção do processo, buscando oportunidades de melhorias para os segmentos que ainda não são possíveis de automatizar. Recepção e validação dos arquivos XML. Processar todos os lançamentos fiscais sem que haja pendências; Automatizar 100% o recebimento fiscal da Notas Fiscais de Material/ Serviço por arquivo XML; Zerar o saldo da conta transitória Todas entradas físicas e fiscais; Garantir que os lançamentos sejam processados sem erros fiscais.

11 4. Principais desafios Padronização dos processos, devido a diversidades de operações fabris e necessidade de cada cliente; Automatização do registro (MIGO e MIRO), devido a dificuldade na parametrização do sistema para as inúmeras atualizações fiscais e um cadastro de materiais eficiente; Processo Burocrático para área de TI acompanhar os processos e efetuar as atualizações de sistema; Gerenciamento dos arquivos eletrônicos de Faturas (XML notas mercantis, Cte e serviços); Quantidade de divergências P.O x Invoice (média 15%); Recebimento do arquivo XML através de caixa de (muitos fornecedores não entregam em tempo hábil); Obter os arquivos XMLs, direto na SEFAZ; Governança do TAX, está fora do CSC.

12 5. Outros Consolidação do processo de automação de entrada de faturas em todas as Unidades do Grupo BRF. Automatização 100% do recebimento de Notas Fiscais eletrônicas.. Verify e processamento de documentos centralizados;. Ferramenta Cockpit da Readsoft na mesma base do SAP;. Gerenciamento total do documento desde a digitalização até pagamento, visível para todos os colaboradores do grupo Siemens (Imagem do documento, histórico de workflows de informações, aprovações ou s trocados);. Análise e lançamento com visualização da imagem da nota e pedido em uma mesma tela;. Gestão nos arquivos XML s enviados conferência antecipada do documento com pedido de compra e validações tributárias;. Eliminação da digitalização e classificação com implantação do processo de leitura e validação dos arquivos XML s, geração automática das DANFes e reconhecimento de chegada com o uso de coletores;. Eliminação de digitalização das notas de serviço, com implantação da ferramenta e- mail collector.

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