1ª Reunião Subgrupo de Contabilidade

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1 1ª Reunião Subgrupo de Contabilidade 28 de Julho de

2 Empresas participantes 2

3 Agenda 1. Colaboradores 2. Terceirização 3. Monitoramento de ativos 4. Sistemas 5. Indicadores 6. Controle físico dos ativos imobilizados 7. Inventários dos ativos imobilizados 8. Registo dos ativos imobilizados 9. Desafios 10. Outras informações relevantes 11. Comentários 3

4 Colaboradores O CSC da sua empresa possui o processo de Administração de Ativos Fixos em seu escopo? Das empresas respondentes, todas possuem o processo de Administração de Ativos Fixos no escopo de seu CSC. São elas: AGCO, Ecorodovias, Femsa e Louis Dreyfus. Número de colaboradores alocados no processo: colaboradores. 5 pessoas estão na equipe. Em todas as empresas, todos os colaboradores possuem o ensino superior completo. 4

5 Terceirização A maioria das empresas que possuem o processo de Administração de Ativos Fixos no escopo de seu CSC não possui terceirização de atividades dentro no processo. A única empresa que possui essa terceirização é a Louis Dreyfus. Sim 25% Não 75% Gráfico 1 Há terceirização de alguma atividade dentro do processo? Atividades terceirizadas: Inventário. Empresas terceiras utilizadas: Mercatto Assessoria e Avaliações. 5

6 Monitoramento de ativos Com relação ao subprocesso de Lançamentos, Baixas, Transferência e Cálculo de Depreciação, qual é o número de itens de ativos fixos monitorados no ano? 80 mil itens. Em torno de 160 mil itens. Aproximadamente itens itens de ativos. 6

7 Sistemas Todas as empresas que possuem o processo de Administração de Ativos Fixos no escopo de seu CSC utilizam o sistema SAP neste processo. 100% 33% 33% 33% 33% SAP Mastersaf MSV ERP JDE Gráfico 2 Quais são os sistemas utilizados pela sua empresa neste processo? Quais são as vantagens e desvantagens encontradas na utilização destes sistemas? Vantagens: integralização e consolidação das movimentações; Desvantagens: nenhuma encontrada. SAP: Vantagem - Confiabilidade das informações e capacidade; Desvantagem - Burocratização do processo e o alto valor para implementação. MSV: Desvantagem - Sistema de pequeno porte. Não recomendável. 7

8 Indicadores A maioria das empresas que possuem o processo de Administração de Ativos Fixos no escopo de seu CSC possuem indicadores voltados para este processo. Não 25% Sim 75% Indicadores utilizados: Gráfico 3 A área possui indicadores voltados para o processo de Administração de Ativos Fixos? Controle de Budget x Actual; Placas de imobilizado pendentes de colagem; Cadastros realizados. Controle de movimentações de baixas e transferências; controle das aquisições mensais para chapeamento de ativo; capitalização de ativos - transferência de projetos em andamento para o patrimônio; conciliação das contas do grupo de ativo fixo; análise e acompanhamento financeiro dos projetos em andamento; controle das solicitações de movimentações de ativos. As movimentações de baixas e transferências são feitas através de chamados em um portal da empresa. Facilitando a padronização do processo e controle das movimentações. 8

9 Controle físico dos ativos imobilizados Metade das empresas que possuem o processo de Administração de Ativos Fixos no escopo de seu CSC realizam o controle físico dos ativos imobilizados. São elas: AGCO e Femsa. Não 50% Sim 50% Gráfico 4 O CSC da sua empresa faz o controle físico dos ativos imobilizados (colocação de plaquetas/identificação do bem)? 9

10 Inventários dos ativos imobilizados A maioria dos CSCs das empresas que possuem o processo são responsáveis pelos inventários dos ativos imobilizados. São elas: AGCO, Femsa e Louis Dreyfus. Não 25% Sim 75% Gráfico 5 O CSC de sua empresa é responsável pelos inventários dos ativos imobilizados? Parte destas empresas responsáveis realizam os inventários por integrantes da equipe e outra parte por empresas terceirizadas. anualmente amostragem; por trianual - completo e com apoio de consultoria externa. Equipe Interna 33% Terceirizados 67% Gráfico 6 Em caso positivo, o inventário é feito por integrantes da equipe ou terceirizado? 10

11 Inventários dos ativos imobilizados Todas os CSCs de empresas que não possuem terceirização em seu inventário desempenham algum tipo de papel de apoio à unidade. Emissão de relatórios de localização física dos bens. Todo apoio contábil em relação ao fornecimento das informações da base de patrimônio, definições, cronogramas e apoio total na consolidação das informação recebida. Obs: a conciliação contábil é toda analisada e processada pelo CSC. Levantamento das informações dos ativos para os inventários; Conciliação com a base nos sistemas. 11

12 Registo dos ativos imobilizados A maioria das empresas que utilizam o sistema SAP para registro dos ativos imobilizados realizam o registro através de Liquidação de Ordem Interna. São elas: Ecorodovias, Femsa e Louis Dreyfus. 75% 50% 25% Liquidação de ordem interna Conta transitória no ativo Diretamente em contas do grupo imobilizado Gráfico 7 Caso o sistema SAP seja utilizado para registro dos ativos imobilizados, o registro é feito através de: 12

13 Desafios Quais são os principais desafios encontrados pela sua empresa dentro do processo de Administração de Ativos Fixos? Controle de entrada e saída de ativos da empresa, procedimentos que não são cumpridos de forma correta. Capitalização de ativos adquiridos via projetos de Capex (período entre a entrada e finalização do projeto para registro no ativo); controle do chapeamento físico x contábil ainda que se faça os inventários o CSC depende de intervenções manuais de terceiros para garantir a fixação das placas corretamente. Padronização do processo entre as diversas unidades e plataformas; divulgação da necessidade de formalização das movimentações de baixas e transferências; melhoria dos processos. 13

14 Outras informações relevantes Apresente outras informações que julgue relevantes para a descrição do processo em questão na sua empresa. Automatização dos processos de baixas e de transferências de ativos, criação dos fluxos de ativo imobilizado. Acho extremamente necessário que o processo de controle dos investimentos na área de CAPEX seja feito em parceria com a área de ativo fixo uma vez que quaisquer solicitações de novas aquisições devem ser analisadas sob o aspecto contábil para definir se trata de um ativo ou uma despesa, contudo é imprescindível que isso seja feito previamente para evitar a entrada de gastos em projetos com caráter de despesas/resultado impossibilitando o registro no patrimônio. Na prática, essa falha é detectada na maioria das empresas. 14

15 Comentários Em nosso CSC o controles dos investimentos de CAPEX passam por análise em nossa área para prévia validação desde a concepção dos projetos, aprovação, revisão dos gastos na Requisição de Compras para a confecção do pedido de compra. Contudo deve-se considerar mais esta atividades no processo de ativos. 15

16 Comparativo Empresa Processo no escopo Nº de colaboradores da área Terceirização Nº de itens de ativos fixos Indicadores Controle físico CSC responsável pelos inventários AGCO Ecorodovias Femsa LDC

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