Orientações para elaboração do Descritivo Sobre Aspectos Relevantes de Controles Internos - Circular Bacen 3.467/09

Transcrição

1 Políticas e procedimentos a respeito da segregação de atividades, de modo a evitar conflitos de interesse e acúmulo de funções incompatíveis. Evidências de que a cooperativa mapeou as principais atividades e funções e estabeleceu procedimentos para preservar a necessária segregação de funções em suas atividades. Organograma devidamente aprovado pela administração e processo de avaliação e evidenciação permanente sobre as atividades de conflitos de interesse. Projeto para 2012 segregando os papéis desempenhados pelos responsáveis pela Governança (Conselheiro de Administração) daqueles com função executiva (Diretoria) para cooperativas de livre admissão e empresários. Desempenho independente do Conselho Fiscal como papel de fiscalizador do patrimônio da cooperativa, observando em especial os atos de gestão dos administradores, visando salvaguardar os interesses dos associados. Segregação entre área contábil e de negócios e responsável pelo inventário do imobilizado e quem custodia os bens. Segregação entre a área responsável pela liberação do crédito e a área responsável pela análise e aprovação das propostas. 1

2 Segregação entre a área responsável pela atribuição da classificação do risco de crédito e a área de negócios da cooperativa. Controles sobre a política de remuneração e que as metas não representem conflitos de interesses às áreas responsáveis pela aprovação do crédito e atribuição do risco de crédito. Processo de formalização e implementação, inclusive treinamento, sobre as políticas de segregação de funções considerando as seguintes atividades, além das áreas de crédito e contábil: captações, tesouraria, despesas administrativas e gestão de empregados. Políticas de autorizações específicas e gerais. Evidência de que a instituição mapeou as principais transações e estabeleceu política formal de autorizações. Mapeamento das principais transações e estabelecimento de políticas formais de autorizações. Se a política estabelece limites de alçada e responsabilidade para autorização. Definição de limites de alçadas e responsabilidade para autorização das seguintes transações: Transferências bancárias (SPB); Operações de crédito; Captações (limites e taxas); 2

3 Estorno e ajustes contábeis; Pagamento de despesas; Realização de investimentos; Bens não de uso; Contratação e desligamento de empregados; e Outros. Normas para elaboração dos relatórios contábeis e administrativos. Evidência de que a instituição mapeou os principais relatórios contábeis e administrativos a serem elaborados e estabeleceu procedimentos para cumprimento dos objetivos, prazos e nível de informação. Manual de normas e procedimentos da contabilidade e formalidades de aprovação e revisões periódicas. Mapeamento dos principais relatórios contábeis e administrativos a serem elaborados e definições de procedimentos para cumprimento dos objetivos, prazos, e nível de informação destes relatórios. Forma de publicação das demonstrações contábeis. Política de treinamento e capacitação dos contadores. Procedimentos de controle e divulgação nas demonstrações contábeis de transações com partes relacionadas e estimativas contábeis. 3

4 As normas e o sistema de informação relevante para objetivos de demonstrações contábeis, que inclui o sistema contábil, esta composto de procedimentos e registros planejados e estabelecidos para: Iniciar, registrar, processar e reportar transações da cooperativa (assim como eventos e condições) e manter responsabilidade pelos ativos, passivos e patrimônio líquido; Solucionar o processamento incorreto de transações, por exemplo, captura automática de arquivos inconsistentes e procedimentos seguidos para esclarecer tempestivamente itens inconsistentes; Identificar e registrar os casos em que os sistemas ou controles são burlados; Transferir informações de sistemas de processamento de transações para o razão geral; Capturar informações relevantes para as demonstrações contábeis e outros eventos e condições além das transações, tais como depreciação e amortização de ativos e modificações na recuperação de contas a receber e outros; e 4

5 Assegurar que as informações que exigem divulgação pela estrutura de relatório financeiro aplicável sejam acumuladas, registradas, processadas, resumidas e adequadamente reportadas nas demonstrações contábeis. Processos de revisão e conciliação contábil, bem como procedimentos de inspeção física periódica em ativos da instituição Evidências de que a instituição mapeou as conciliações contábeis a serem elaboradas e os ativos a serem inspecionados. Procedimentos e responsabilidades nos processos de conciliação, incluindo conciliações automáticas entre o sistema contábil e os sistemas de negócios; Esse mapeamento inclui a periodicidade dessas conciliações e revisões por níveis apropriados da administração. Periodicidade e formalização das conciliações das contas patrimoniais e de resultados; Procedimentos de guarda, inspeção física e periódica de ativos (exemplo: bens móveis, bens não de uso e contratos de operações de crédito); e Procedimentos e forma para composição analítica e adequada dos saldos contábeis. Procedimentos de controle relativos ao gerenciamento de riscos, incluindo identificação e quantificação, conciliação Evidências de que a instituição implementou políticas e procedimentos que assegurem, de forma tempestiva, a Política sobre o acompanhamento dos limites de exposição aos principais riscos, considerando: 5

6 de posições, estabelecimento e controle de limites de exposição e elaboração de relatórios de posições detidas pela instituição. prevenção de situações não desejadas ou não autorizadas. Não obstante os procedimentos de prevenção, podem ocorrer situações não desejadas ou não autorizadas. Dessa forma, há evidencias de que foram implementados controles para detectar essas situações, de modo a permitir a adoção de medidas corretivas. Evidência de que foram definidos requisitos para aprovar ou renovar as operações, considerando o risco existente, com a identificação das condições que devem ser previamente verificadas e a atribuição de competências para a aprovação e renovação. Evidência de que foi considerada a segregação de funções que envolvam responsabilidades conflitantes, principalmente nas operações de crédito e de tesouraria, entre a autorização, a execução, o registro, a guarda de valores e o respectivo controle. Evidência de imposição de restrições de segurança no acesso a ativos, a recursos Monitoramento da inadimplência; Adiantamento a depositantes; Liquidez; Concentração da carteira de crédito e depósitos; Índice de Basiléia; Limite de imobilização; Performance operacional; e Outros. Procedimentos e normas para elaboração a aprovações dos relatórios de acompanhamento dos limites de exposição aos principais riscos da cooperativa; Controles preventivos "bloqueios" visando evitar situações não autorizadas ou não desejadas nas operações e atividades da cooperativa; Políticas de restrições e segurança de acesso aos ativos como: Contratos de operações de empréstimos; Acesso ao ambiente de tesouraria e caixas; 6

7 e à informação, por meio de barreiras físicas ou de sistemas, que garantam a proteção contra utilizações não autorizadas. Evidência de obrigações de se relatar sempre que ocorram desvios, erros, fraudes, descumprimentos e outras situações de exceção relativamente às políticas, aos procedimentos e aos limites estabelecidos. Evidência de que esses relatórios sobre descumprimentos são aprovados pelos níveis superiores. Foram estabelecidos limites objetivos para cada um dos riscos incorridos nas atividades desenvolvidas. Evidência de que os relatórios utilizados para gerenciamento de riscos têm suas bases reconciliadas com dados contábeis, quando aplicável. Evidência de que foram implementados controles que visem evitar o envolvimento da instituição em atividades indevidas ou ilícitas, em especial os procedimentos e controles para reconhecer, deter e informar atividades de lavagem de Senhas de acesso aos bancos de dados e aplicativos e informações de cooperados; Controle de acesso de terceiros (prestadores de serviços); e Outros. Políticas e procedimentos adotados pela cooperativa para identificar indícios de situações voltadas para lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo. Organograma implementado com definição dos responsáveis pelo processo; Política e programa de treinamentos; Existência de Regulamento específico de Prevenção ao Crime de Lavagem de Dinheiro (PCLD) e rotina de treinamentos para todos os colaboradores e conselheiros. 7

8 dinheiro e de financiamento ao terrorismo. Requisitos para aprovação ou renovação das operações considerando o risco existente. Procedimentos que garantam a atualização cadastral dos cooperados; Sistema de detecção de situações de indícios (relatórios de exceção); Processo e norma para registro de operações em câmaras de custódia e liquidação. Segurança física. Definição de procedimentos para segurança física, contemplando controle de acesso a ativos e registros contábeis e financeiros, e autorização de acesso a programas de computador e arquivos de dados. Política de segurança patrimonial e segurança da informação. Existência de seguros para: Transporte de numerário; Roubos; Incêndio; Imobilizados; e Funcionários. 8

9 Existência de política para salvaguarda e segurança dos sistemas de informação: Procedimento de backups ; Estrutura física do ambiente de TI; Procedimentos de recuperação de dados; e Controle de senhas e acessos aos sistemas de negócios e contábil. Planos de contingência ou de continuidade. Evidência de que foi definido e implementado pela Instituição um plano formal de contingência e continuidade para a área de tecnologia da Informação. Esse Plano deve ser formalmente aprovado por níveis superiores. Política definindo a estratégia, responsáveis pelas aprovações e garantias do funcionamento dos planos de continuidade ou de contingência. Evidência de testes periódicos quanto à validação dos planos por parte da administração da cooperativa. 9