Procedimento de Inventário de Ativo Fixo

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1 Procedimento de Inventário de Ativo Fixo

2 01 2 / 5 ÍNDICE 1. OBJETIVO APLICAÇÃO RESPONSABILIDADES PROCEDIMENTO ANEXOS VIGÊNCIA ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO... 5

3 01 3 / 5 1. OBJETIVO Estabelecer procedimento para inventário de ativo fixo, possibilitando a devida conciliação entre as informações contábeis e físicas. 2. APLICAÇÃO Este procedimento se aplica à Seccional de Pernambuco da Ordem dos Advogados do Brasil, incluindo suas Subseções, Salas dos advogados, CAAPE e ESA. 3. RESPONSABILIDADES A Gerência Contábil é responsável por coordenar o inventário anual do ativo fixo da OAB/PE, bem por providenciar o devido registro contábil. O responsável pela contagem deverá assinar o termo de responsabilidade (anexo I). 4. PROCEDIMENTO 4.1 PLANEJAMENTO E COMPOSIÇÃO DA EQUIPE Os inventários físicos do ativo imobilizado são realizados anualmente em todas as unidades da OAB/PE. A Gerência Contábil é responsável por elaborar o cronograma do inventário, bem como definir a equipe que será envolvida no trabalho: As indicações dos profissionais das Subseções envolvidos no inventário precisarão ser validadas com os respectivos Presidentes; O Gerente Geral da ESA e da CAAPE apoiarão a realização do inventário na Escola Superior de Advocacia e na Caixa de Assistência dos Advogados, respectivamente. Caso a gerência contábil considere necessário o envolvimento de consultoria especializada para realização do inventário, a contratação deve respeitar a Política de Compras da OAB/PE. 4.2 INSPEÇÃO FÍSICA DOS BENS PATRIMONIAIS A Gerência Contábil disponibilizará o Planilha de Inventário e Tombamento (anexo II) para todos os profissionais envolvidos no trabalho, conforme cronograma estabelecido. Itens de propriedade de terceiros que estejam armazenados fisicamente nas instalações da OAB/PE são separados e devidamente identificados. Em Subseções de menor porte (menos de 500 advogados ativos), o Presidente deverá indicar um funcionário responsável pela realização da inspeção física dos bens patrimoniais e consolidação das informações no formulário próprio (anexo II). O formulário deverá ser assinado pelo Presidente da Subsecção para formalização da ciência quanto à inspeção realizada e posteriormente enviado para a Controladoria da OAB/PE em até 15 dias úteis após o início da inspeção. Para atendimento ao prazo, o formulário poderá ser enviado inicialmente em versão eletrônica (documento escaneado) para o do Gerência Contábil e o original entregue em seguida.

4 01 4 / ANÁLISE E COMPILAÇÃO DOS DADOS Quando do recebimento do formulário preenchido e documentações comprobatórias anexadas, a Gerência Contábil terá até 15 (quinze) dias úteis para analisar as informações recebidas, conforme figura a seguir: Em caso de identificação de divergências, a Gerência Contábil deverá solicitar qualquer explicação adicional ou demandar alguma diligência específica com intuito de encerrar o respectivo inventário, respeitando o prazo de 15 dias úteis citado anteriormente. 4.4 REGISTRO Os objetivos de registrar-se os bens são: Permitir o reconhecimento físico do bem; Permitir o controle sobre a localização do bem nas empresas do GCB; Tornar prática a ratificação dos registros contábeis; Simplificar referências ao bem para transferências, baixas, manutenção; Especificar o custo do bem e total de depreciação. Diante da documentação recebida e análises realizadas, o departamento de contabilidade, sob supervisão do Gerência Contábil, atualizará as informações sobre o Ativo Imobilizado no meio disponível para a devida consolidação (Módulo do SAP B1 de Gestão do Imobilizado ou planilha Excel). Destaque-se que a Gerência Contábil deverá prover o valor histórico original de acordo com a nota fiscal de origem para o registro. Em caso de doações, o valor a ser considerado será de R$ 0,01 (um centavo) apenas para controle físico. Caso o inventário apresente sobra contábil, ou seja, fisicamente o bem não existe, o departamento de contabilidade deve proceder com a baixa (ajuste) do bem colhendo a aprovação conforme níveis de alçada definidos. É responsabilidade da Gerência Contábil a manutenção dos registros contábeis atualizados.

5 01 5 / TOMBAMENTO O emplaquetamento do bem deverá ser realizado de forma tempestiva pelo departamento de compras, logo após o recebimento físico do bem. Caso sejam identificados na realização da inspeção física bens sem o devido emplaquetamento, caberá a Gerência Contábil tomar as providências para regularização da situação. Mediante todas as informações obtidas e devida conciliação (sistema/controle auxiliar e contagem física), a Gerência Contábil providenciará o devido tombamento, referenciando os itens físicos a um registro conciliado com o sistema/controle auxiliar. OBS. A fixação da plaqueta de tombamento, deverá seguir um padrão conforme orientação (anexo III). 5. ANEXOS 5.1 Termo de responsabilidade do responsável pela contagem física 5.2 Planilha de Inventário e Tombamento 5.3 Orientação de fixação de plaquetas (identificação de bens) 6. VIGÊNCIA Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se disposições em contrário. 7. ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações, revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre que julgado necessário. CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador Luciano Mota Confecção Simone Rattacaso