PROCEDIMENTOS INTERNOS PROCEDIMENTO DE GESTÃO DE IMOBILIZADO (ATIVO FIXO)

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1 Código: PGI - 01 PROCEDIMENTOS INTERNOS Área Responsável: Ativo fixo Data de Elaboração: 21/01/2013 Revisão: 16/11/2016 R02 Elaborado por: Silas de Arruda Camara Gerente de Controladoria Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Administrativo e Financeiro PROCEDIMENTO DE GESTÃO DE IMOBILIZADO (ATIVO FIXO) 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Gestão de Imobilizado (Ativo Fixo) tem por objetivo estabelecer as regras para registro contábil dos bens do Ativo Fixo da Melhoramentos CMPC. 2. ESCOPO Bens adquiridos como ativo fixo e bens que são controlados como obras em andamento e que posteriormente são transferidos aos bens de ativo fixo. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO O procedimento em questão se aplica a toda a empresa. 4. DEFINIÇÃO Ativo fixo: Bens tangíveis de posse da empresa para uso na produção, prestação de serviços ou para fins administrativos; sem o propósito de serem vendidos ou revendidos, e que se espera um período de vida útil superior a um ano. Não se considera bens de ativo fixo aqueles definidos como bens de baixo valor, ou seja, bens inferiores a R$1.200, DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Formulário de Encerramento Anexo I Formulário de Relação de Ferramentas de Funcionários Terceirizados Anexo II Solicitação de Baixa de Ativo Fixo Anexo III

2 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 2 de PROCEDIMENTOS A aquisição dos bens de ativo fixo deverá ser realizada mediante um processo formal que cumpra com todas as aprovações e autorizações estabelecidas, conforme o montante e natureza dos bens. No caso do fornecedor ou prestador necessitar de recursos antecipados, esta obrigação deverá estar definida em cláusula contratual específica e seu valor não deve ultrapassar 30% do valor do contrato, para tanto exige fiança bancária para os contratos superiores a USD (valor total do contrato). Previamente a compra ou construção, ao emitir as Autorizações para Investir (API) devem estar definidos cada um dos ativos fixos que serão ingressados no sistema SAP e que posteriormente serão depreciados, considerando: Ativos fixos propriamente dito; Componentes ativáveis separados do ativo fixo principal; Peças de reposição críticas capitalizáveis Transferências de Obras em Andamento a Bens do Ativo Fixo Uma vez que as obras estejam terminadas e em condições de uso, deve-se efetuar a transferência das mesmas aos bens do ativo fixo. O encerramento das obras deve ser formalizado através do Formulário de Encerramento (Anexo I), devidamente autorizado pela gerência responsável pelo projeto e enviado para o Analista Contábil, que deve transformar a obra terminada em um ativo fixo, durante o mês seguinte a data do fechamento. Caso tenha entrado em produção e falte entrar com algum item, o desembolso do mesmo deverá ser provisionado. Na valorização dos bens construídos diretamente pela empresa ou contratado de terceiros, deve-se considerar: Bens construídos diretamente pela empresa: valor dos materiais, mão-de-obra, gastos de fabricação diretos e gastos para colocar em funcionamento. Bens construídos através de um contrato de administração: valor dos materiais e honorários pactuados conforme o contrato com as empresas que realizaram as obras. Bens construídos mediante contrato fixo e turnkey: preço que haja pactuado com terceiros, porém este preço só poderá ser imputado ao custo do bem na medida em que se vai gerando uma conta a pagar, ou seja, em cada oportunidade em que se produza a aprovação parcial e entrega total ou parcial da obra. Independentemente do tipo do contrato utilizado, os gastos financeiros diretamente relacionados com a construção do bem deverão ser inclusos, até que estejam em condições de serem utilizados, incluindo-se os juros implícitos, para os casos de compra a prazo.

3 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 3 de Valorização Inicial dos Bens de Ativo Fixo Para os bens que são incorporados diretamente como bens do ativo fixo, deve-se considerar: a) Os valores que formam os ativos fixos incluem: Todos os custos que se relacionam diretamente com sua aquisição, incluso os gastos necessários para que os bens estejam em condições de serem utilizados; Gastos necessários para colocar em funcionamento ou em condições de uso ou dos serviços prestados; Gastos financeiros diretamente relacionados com a aquisição do bem, até que este esteja em condições de ser utilizado. Estes gastos contemplam os juros implícitos por compras a prazo. b) A ativação do bem do ativo fixo deve ser realizada no mês seguinte a data a partir da qual o bem começou a cumprir suas funções ou a prestar os serviços para os quais foram adquiridos. c) O valor da incorporação de um bem de ativo fixo se constitui de acordo com a origem de aquisição e os gastos associados a seu transporte e instalação: Bens adquiridos no mercado nacional: valor da nota fiscal, fretes, seguros, gastos de montagens e acondicionamentos, melhorias quando aplicáveis e juros financeiros imputados. Bens adquiridos no exterior: valor do custo, seguro e frete internacional, seguro e frete nacional, imposto de importação, gastos de desembaraço, gastos de montagem e acondicionamento, melhorias quando aplicáveis e juros imputados Valorização Posterior ao seu Reconhecimento Inicial Os ativos devem ser valorizados de acordo com o modelo de custo. Conforme esse modelo, o ativo deve ser registrado pela contabilidade ao seu custo de aquisição menos a amortização e deterioração acumuladas. O custo de aquisição corresponderá ao determinado de acordo com os critérios estabelecidos nos itens 6.1. e 6.2. desse procedimento. Os conceitos de amortização e deterioração estão definidos nos tópicos 6.4. e 6.5., a seguir Amortização dos Bens do Ativo Fixo A contabilidade deverá reconhecer a perda gradual no tempo do valor dos bens do ativo fixo, o respectivo desgaste pelo seu uso. Ele deve ser refletido no reconhecimento mensal da amortização linear durante a vida útil do bem do ativo fixo. O período de amortização dos bens do ativo fixo corresponderá ao período durante o qual a empresa espera utilizá-lo.

4 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 4 de 10 No caso em que um ativo fixo esteja formado por partes ou elementos, estes devem ser controlados como componentes do ativo fixo principal e depreciar-se de acordo com sua própria vida útil, quando cumprirem os requisitos a seguir: Os componentes de um ativo fixo devem ter uma vida útil esperada diferente do ativo principal a que pertença; O custo do componente deve ser maior que 20% do total do ativo principal; O componente pode ser valorizado de acordo com os procedimentos de valorização de ativos fixos. Os demais elementos de um ativo fixo que não podem ser classificados como componentes, se depreciarão de forma conjunta como um todo. Ao determinar os componentes que formam um ativo, deve-se levar em conta o plano e troca dos referidos componentes nos programas de investimentos e melhorias. O cálculo e contabilização da amortização deverão ser registrados mensalmente no resultado pelo conceito de depreciação. Quando a depreciação se referir a máquinas e equipamentos e instalações produtivas, estas devem ser incluídas no custo de produção dos produtos. A amortização dos bens do ativo fixo começará a partir da data em que estes ativos estejam em condições de prestar os serviços previstos e finalizará quando o ativo esteja em processo de venda ou não se espera receber benefícios pelo seu uso, ou tenha outro destino diferente do de gerar produção Deterioração do Ativo Fixo Perda produzida quando o valor do ativo fixo registrado na contabilidade é maior que o seu valor recuperável de venda ou uso nas operações da empresa. Deve-se avaliar ao menos uma vez ao ano, em cada final de exercício, a existência de deterioração, de acordo com os critérios estabelecidos nas Normas Internacionais de Contabilidade IFRS. Caso exista evidência de deterioração, deve-se determinar o valor recuperável do ativo ou unidade geradora de caixa e comparar com os registros contábeis. Caso seja constatada uma perda por deterioração, o gasto por amortização deverá ser ajustado e refletido o novo valor do ativo e sua vida útil remanescente Manutenções e Transformações dos Bens do Ativo Fixo As operações destinadas à conservação das condições normais de uso e funcionamento dos bens, troca de peças, reparações e/ou manutenção dos bens do ativo fixo, devem ser associadas a operações normais de manutenção e, portanto, deverão ser levadas a resultado do exercício.

5 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 5 de 10 Porém, os custos de ampliação, modernização ou melhorias dos bens do ativo fixo, que representam um aumento da capacidade produtiva ou um aumento da vida útil, deverão integrar o valor do ativo fixo correspondente Peças Críticas Capitalizáveis (Reposição) As peças e acessórios mantidos no estoque com o propósito de assegurar o funcionamento normal dos ativos, devem ser controlados em almoxarifados e não estarão sujeitas a depreciação. Porém, se tais peças cumprirem os requisitos descritos abaixo, devem ser identificadas e controladas como um componente separado do ativo fixo principal, depreciando-se durante o mesmo período que esse: Peças cujo período de armazenagem estimada seja superior a um ano; Peças pertencentes a um ativo fixo específico; Peças que não se confundem com aquelas utilizadas em manutenções normais ou programadas; Peças que seja possível determinar seu valor, de acordo com as normas de valorização dos ativos fixos; Peças necessárias para assegurar a continuidade das operações de produção Baixa de Bens do Ativo Fixo As baixas de ativo fixo devem ocorrer uma vez que estes sejam destinados à venda ou não se espera receber benefícios econômicos mediante seu uso. As baixas desses bens devem ser solicitadas pela área responsável, autorizadas pelos níveis executivos correspondentes, de acordo com montante e a natureza do bem que esteja sujeito a baixa e formalizadas através do envio da Solicitação de Baixa de Ativo (Anexo 3) para a Contabilidade, que deve efetivar a baixa. Os bens que se enquadram como mantidos para venda devem ser transferidos a um armazém / almoxarifado de excluídos e valorizado ao menor valor entre os valores contábeis (valor residual) e o valor do mercado, menos os custos de vendas estimados Identificação dos Bens do Ativo Fixo Os bens de ativo fixo devem ser identificados por meio de plaquetas com códigos de barras que receberão um número de ativo fixo correspondente no sistema SAP. Na impossibilidade de fixação de plaqueta, deve ser feita uma identificação alternativa, como pintura ou punção do número de identificação.

6 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 6 de 10 Para as unidades fabris, a responsabilidade de fixação dessas plaquetas e/ou pintura ou forma alternativa de identificação é da equipe de manutenção das fábricas, já para os escritórios, a responsabilidade é do analista contábil Inventário dos Bens do Ativo Fixo Os inventários de ativo fixo deverão ocorrer 100% a cada três anos, sendo que deverão ser feitos testes por amostragem anualmente. Para tanto, a Companhia deverá contratar empresa especializada no assunto que reúna as condições para cruzamento de informações com nosso sistema e possa realizar a conciliação do inventário com nossa base SAP Transferência de Ativo Fixo As transferências entre estabelecimentos devem ser feitas mediante aprovação, via da diretoria responsável e, posteriormente, acompanhado de Nota fiscal de transferência Registro de Ferramentas de Funcionários de Terceiros O Vigilante da portaria deve registrar as ferramentas de terceiros que adentram na empresa através do formulário Relação de Ferramentas de Funcionários Terceirizados e solicitar para que o funcionário de terceiro confira e assina no campo indicado. O formulário deverá ser guardado na própria portaria para que seja feita a conferência na saída das mesmas ferramentas Bens em Garantia A política da empresa CMPC é não onerar bens, no caso de processos judiciais, quando necessário buscar outra alternativa de garantia junto a Diretoria Administrativa e Financeira. 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1. Equipe de Manutenção Comunicar ao Analista Contábil assim que o bem for colocado em funcionamento; Identificar os ativos fixando plaquetas e/ou pintura ou forma alternativa de identificação, para as unidades fabris; Zelar pela guarda e bom uso dos bens sob sua responsabilidade, cabendo as mesmas informar à Controladoria toda e qualquer movimentação, sucateamento e desuso.

7 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 7 de Analista Contábil Auxiliar na identificação de quais partes compõem este equipamento e quais são possíveis de serem fixadas as placas de ativo imobilizado com códigos de barras. Cadastrada no sistema SAP a numeração da plaqueta, através dos dados mestres do Modulo de Ativo Fixo. 8. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.

8 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 8 de 10 ANEXO I FOMULÁRIO DE ENCERRAMENTO

9 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 9 de 10 ANEXO II FORMULÁRIO DE RELAÇÃO DE FERRAMENTAS DE FUNCIONÁRIOS TERCEIRIZADOS SEGURANÇA PATRIMONIAL Relação de Ferramentas de Funcionários Terceirizados DATA DE ENTRADA: / / DATA DE SAÍDA: / / Empresa: Funcionário: RG: Responsável Empresa Responsável Melhoramentos

10 Identificação: PGI - 01 Rev.02 Acesso livre Página 10 de 10 ANEXO III SOLICITAÇÃO DE BAIXA DE ATIVO FIXO Solicitação de Baixa de Ativo Fixo De: (Nome do solicitante e área) Para: Contabilidade São Paulo, XX de XXXXXXX de 20XX Informamos que os ativos fixos abaixo relacionados já não têm mais utilidade ou não apresentam condições de uso. Assim sendo, solicitamos a baixa destes ativos fixos da contabilidade, pois os mesmos serão descartados. Ativo N XXXXXX Zzzzzzzzz Atenciosamente, (Nome do solicitante e área) (Diretoria Correspondente)