PROCEDIMENTOS INTERNOS PROCEDIMENTO DE GESTÃO - TESOURARIA

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1 Código: PTE-01 PROCEDIMENTOS INTERNOS Área Responsável: Tesouraria Data Elaboração: 11/03/2015 Revisão: - Elaborado por: Cintia Machado Coordenadora Tesouraria Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Administrativo e Financeiro PROCEDIMENTO DE GESTÃO - TESOURARIA 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Gestão - Tesouraria tem por objetivo estabelecer a otimização do capital de giro da empresa. 2. ESCOPO Atividades e controles realizados pela Tesouraria. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Área de Tesouraria e demais áreas envolvidas no processo. 4. DEFINIÇÕES Mútuo Empréstimo intercompany. Fornecedores de Investimentos Fornecedores de máquinas e equipamentos e/ou prestadores de serviços que aumentam a capacidade de produção da empresa. Quadro de usos e fontes (QUF) Quadro padrão do BNDES utilizado para definição da classificação dos gastos. Viático Valor diário pré-definido destinado a gastos diversos em viagens fora do país sem a necessidade de comprovação posterior. 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA N/A 6. PROCEDIMENTOS 6.1. Fluxo de Caixa Captação e elaboração do Fluxo de Caixa Previsto 30 dias Ao final de cada mês, o departamento de Tesouraria deve elaborar o fluxo de caixa que consolida as previsões de caixa da empresa para o período de 30 dias do mês seguinte. Em meados do mês corrente, o analista financeiro de Tesouraria deve enviar aos departamentos solicitando as atualizações necessárias para planejamento do fluxo de caixa do mês posterior, as informações que não estiverem no sistema SAP pelos processos normais de Suprimentos / Contas a Pagar e Vendas / Contas a Receber serão inseridas através da transação FF63 no sistema até a data limite indicada no . A Tesouraria é responsável pelas previsões de encargos de bancos.

2 Identificação: PTE-01 Rev.- Acesso livre Página 2 de 8 Ao final de cada mês, o analista financeiro de Tesouraria deve extrair no sistema SAP, após a data limite citada acima, o relatório de fluxo de caixa através da transação FF7B e salvar como planilha Excel para elaboração e complemento de dados resultando no arquivo Fluxo Mês/Ano. Também são extraídas do SAP, através deste mesmo relatório, as relações de valores individuais que compõem os totais mensais de cada nível de tesouraria gerando os arquivos em Excel salvos como Analíticos para que se tenha a abertura dos valores que compõem o fluxo facilitando sua análise e acompanhamento Análises e monitoramento do fluxo de caixa Depois de pronto, o fluxo de caixa deve ser atualizado diariamente pelo departamento de Tesouraria, com os totais do que já foi realizado permitindo o acompanhamento dos valores envolvidos e controle do saldo disponível com objetivo de viabilizar e manter a liquidez do caixa, garantindo a manutenção de saldo suficiente em caixa para pagamento das dívidas em curto prazo, realizando aplicações/resgates financeiros no caso de sobra de caixa ou falta de caixa nos movimentos do dia, ou mesmo a captação de recursos financeiros, com antecedência, através de mútuos enviados pela matriz. Após fechamento do mês, o analista financeiro de Tesouraria deverá extrair do SAP, através da transação FBL1N, todas as partidas compensadas (pagas) de fornecedor naquele mês para comparação com o fluxo. Este arquivo em Excel deverá ser salvo demonstrando os pagamentos realizados do mês, caso seja necessária uma análise específica dos pagamentos Valores Previstos e Realizados de Investimentos Dos relatórios Analíticos que são salvos a partir do relatório de fluxo de caixa, a Tesouraria deve selecionar os valores referentes aos principais fornecedores de investimentos para compor o total previsto de gastos com investimentos do mês. Para se obter a informação de quanto foi pago referente a investimentos, após fechamento do mês, deve ser extraído dos arquivos de pagamentos realizados, salvos mensalmente, os valores pagos aos principais fornecedores de investimentos. Esta informação deve ser arquivada em uma planilha específica e enviada ao departamento de Controladoria via como informação para o fechamento Aplicações e Resgates Para os casos de sobra de caixa, devem ser feitas aplicações financeiras nos bancos de relacionamento, utilizando como critério os percentuais de rentabilidade dos produtos oferecidos por cada banco neste seguimento, considerando as premissas de disponibilidade e planejamento do caixa da empresa naquele momento. A composição destas aplicações tem os limites abaixo definidos e o valor aplicado em cada banco não pode ultrapassar 50% do total aplicado. BANCO Cifras em milhões de US$ Linha Aprovada Banco Bradesco (BR) 15,00 Banco Do Brasil (BR) 15,00 Banco Itaú (BR) 15,00 Banco Santander (BR) 15,00

3 Identificação: PTE-01 Rev.- Acesso livre Página 3 de 8 JP Morgan (BR) 15,00 Citibank (BR) 15,00 TOTAL 90,00 Após definido o banco e o produto, o analista financeiro de Tesouraria deverá fazer a aplicação do devido montante via ligação telefônica à Mesa de Operações do banco ou, acessando o produto pelo site do banco. O montante aplicado deve ser debitado em conta corrente. A Nota de Negociação, documento gerado pelo banco no momento da transação contendo todos os dados referentes à transação efetivada, deverá ser assinado pela Gerente Financeira e arquivado em diretório específico da Tesouraria. No fechamento do mês juntamente com a Posição de Fechamento das aplicações disponibilizadas pelo banco são enviadas à Contabilidade. Estas aplicações devem ser resgatadas conforme necessidade de caixa. O processo para resgate é o mesmo utilizado na aplicação, com os mesmos canais de acesso e procedimentos Financiamentos Ao identificar alguma necessidade de financiamento para o caixa da empresa, a Tesouraria deve buscar a melhor alternativa de produtos junto aos bancos, a fim de minimizar os custos envolvidos, providenciar a documentação, contrato e assinaturas. Ao efetivar o financiamento, toda a documentação deve ser enviada à Contabilidade para que seja feita a indicação das contas contábeis e os devidos lançamentos através da transação FB50. Todo o controle deste tipo de processo deve ser feito pela Tesouraria através de planilhas em Excel e arquivos físicos de contratos e demais documentações envolvidas. O analista financeiro de Tesouraria deverá conferir, e contabilizar, através da transação FB50, os encargos contidos em contrato, conforme periodicidade de cobrança estipulada, bem como vencimentos e renovações necessárias. Os financiamentos de maior ocorrência no caixa são o mútuo entre empresas do grupo e o financiamento de investimentos pelo BNDES Mútuo Uma vez aprovado pelo Conselho deve ser solicitado pela Gerência e/ou Diretoria Financeira através de , conforme necessidade, mesa de operações financeiras de nossa matriz fecha o cambio da operação e emite comunicado via para nos informar com qual banco foi feita a operação, a taxa negociada e a finalidade do envio que pode ser aporte de capital ou mútuo. No caso de Mútuo, na data de envio é emitido Contrato de Empréstimo assinado pelo remetente, solicitado ao departamento jurídico, e Ata autorizando a remessa, conforme Contrato Social, solicitado ao escritório de advocacia KLA o registro no Banco Central (neste caso chamado de ROF ), estes documentos são enviados ao banco para emissão do contrato de câmbio. Na data acordada, após confirmação do crédito pelo banco recebedor, o funcionário da tesouraria viabiliza o crédito em conta corrente da empresa em contato com o banco e providencia as assinaturas autorizadas no contrato de câmbio para devolução ao banco. É passado cópia do Contrato de Empréstimo à Contabilidade junto com cópia do contrato de câmbio para que seja feito o registro contábil do valor, mantém-se na Tesouraria planilha com os dados da remessa e arquivo da documentação envolvida no endereço. No caso de Aporte de Capital, na data do fechamento da operação o analista financeiro da Tesouraria deve solicitar ao escritório de advocacia KLA o registro da operação no Banco Central (neste caso chamado de RDE ). O banco que fechou a operação de câmbio tem que receber as telas deste registro na mesma data do seu fechamento para que seja possível a emissão dos contratos de câmbio. O analista financeiro da Tesouraria deve providenciar as assinaturas autorizadas, notificar via o

4 Identificação: PTE-01 Rev.- Acesso livre Página 4 de 8 departamento Jurídico e a Contabilidade para lançamento contábil e alteração no Contrato Social da empresa Financiamento BNDES Por ser a fonte de financiamento mais barata do mercado financeiro brasileiro, é verificada a possibilidade de financiamento pelo BNDES de todos os projetos de investimentos feitos na empresa. Dentro desta opção é pratica utilizarmos o FINEM e o FINAME. No caso do FINEM, o projeto é financiado por completo, inclusive mão de obra, e direto com o BNDES através de reembolso dos valores gastos. Deve ser feito um trabalho em conjunto da área de Tesouraria com a área de Projetos de Investimentos da fábrica, RH, o Diretor Financeiro e a área de Marketing para elaboração da Consulta Prévia, documento que deve conter todos os detalhes de projeções da empresa e dos investimentos a serem efetuados dentro deste financiamento, e que deve ser entregue ao BNDES que analisa e retorna se o financiamento é possível, a taxa e prazo de pagamento a serem praticados. Após aceitação, via , pelo Diretor Financeiro, da taxa e prazo apresentados, o BNDES deve emitir o contrato e enviar ao nosso departamento Jurídico para assinatura e solicitação da fiança de nossa matriz para garantia do financiamento. Este processo de emissão da fiança deve ser tratado entre os departamentos Jurídico da Melhoramentos, BNDES e da matriz da CMPC no Chile. Somente após aceitação do BNDES do contrato assinado e registrado e da fiança emitida, é que podemos iniciar o processo de reembolso de gastos efetuados no investimento em questão. A informação de pagamento de todas as notas fiscais e adiantamentos gerados pelo mesmo deve ser passada ao BNDES e atualizada mensalmente através da planilha Tabela de Investimentos localizada no diretório P, onde a Tesouraria é responsável por acrescentar todas as informações de pagamentos após atualização e aviso via da Contabilidade/Ativos Fixos. Feito isso, a área de Projetos deverá classificar cada nota fiscal considerando instruções do BNDES na confecção do quadro de usos e fontes (QUF). É de responsabilidade da Tesouraria enviar esta planilha completa ao BNDES, e as documentações solicitadas pelo mesmo, como: cópia dos comprovantes de pagamentos, cópia de notas fiscais para conferência e liberação dos valores do financiamento para a empresa. Já o FINAME é utilizado para o financiamento somente de máquinas e equipamentos cadastrados no BNDES, e sua solicitação deve ser feita através dos bancos de relacionamento, com o envio de ao banco com orçamento assinado pelo fornecedor, contendo código FINAME de tudo que está sendo adquirido. Após análise do banco é solicitado por eles o protocolo da operação no BNDES. Assim que a operação é protocolada, o banco deve emitir a autorização de faturamento e o contrato para assinatura da empresa. Após assinatura do contrato, é iniciado o processo de desembolso do financiamento. Além dessas duas opções, há ainda a opção de financiamento com bancos de relacionamento da empresa. A incidência deste é menor, sendo utilizada somente para casos específicos ou quando forem descartadas as opções acima. Neste caso, a Tesouraria contata os bancos de melhor cotação, a Gerente Financeira acompanha as negociações Caixa e Conferencia Bancaria Diária Excel Diariamente o analista financeiro de Tesouraria deve acessar as contas correntes da empresa através dos sites dos bancos e imprimir o extrato diário correspondente ao movimento do dia anterior. Em seguida, deverá registrar na planilha os valores debitados/creditados com as devidas observações, compondo assim o saldo disponível em cada conta apresentado no extrato. Caso haja alguma divergência, as mesmas deverão ser enviadas por ao departamento responsável para verificação e regularização. Além disso, são registrados na planilha também os valores previstos de cobrança e pagamentos para o dia corrente que servirá como base para liberação da proposta de pagamento do dia, aplicação ou resgates de valores em banco.

5 Identificação: PTE-01 Rev.- Acesso livre Página 5 de Conciliação Bancária SAP Diariamente, os arquivos de retornos dos bancos Santander e Itaú, onde concentramos os pagamentos de fornecedores e concessionárias, são importados automaticamente no sistema, este processo contabiliza automaticamente as partidas nele contidas conforme parametrizado. Paralelamente, o analista financeiro da Tesouraria extrai em arquivos eletrônicos os extratos dos bancos Banrisul, Banco do Brasil, Bradesco, JPMorgan e Citibank, bancos onde pagamos impostos e/ou fornecedores internacionais, e importa para o sistema SAP, transação FF.5. Estes processos de importação de arquivo, tanto automático quanto manual, registram os lançamentos de cada banco no sistema, conforme parametrização específica de contas contábeis de bancos. Após importação de todos os arquivos de extrato, através da transação F-03, é feita a compensação dos lançamentos contábeis gerados. São eles: Lançamentos contábeis de bancos referentes a pagamentos a fornecedores Registrados conforme parametrização da importação do arquivo de retorno bancário de pagamentos e/ou baixas manuais do Contas a Pagar; Lançamentos contábeis de bancos referentes a recebimentos de clientes Registrados conforme parametrização da importação do arquivo de retorno bancário de cobrança e/ou baixas manuais de Cobrança; Lançamentos contábeis de bancos referentes a encargos de conta corrente e aplicações/resgates Registrados automaticamente conforme parametrização no SAP. Quinzenalmente, a Tesouraria envia aos departamentos de Contas a Pagar e Cobrança com as partidas pendentes de compensação para que as mesmas sejam regularizadas. Após fechamento contábil do mês, as partidas que permanecerem em aberto (pendências) deverão ser enviadas por aos departamentos responsáveis para que providenciem sua regularização e ao departamento de Contabilidade para conhecimento e conferência. Também como parte do fechamento mensal, a Contabilidade confere e confirma a conciliação mensal e os saldos bancários do último dia do mês fechado, via . Salientamos que, quaisquer lançamentos contábeis que sejam efetuados na Tesouraria (tipo de documento TR), têm as contas previamente determinadas pelo departamento de Contabilidade Execução da Proposta de Pagamentos Diariamente, após manutenção das partidas de fornecedores e geração dos parâmetros da proposta, via transação F110, pelo departamento de Contas a Pagar, é solicitado à Tesouraria através de a execução do ciclo de pagamentos. Esta solicitação deve ser enviada até as 11:00h do dia, durante a execução do ciclo de pagamentos, a Tesouraria confere os valores apresentados no SAP com os valores passados pelo Contas a Pagar. Através da transação F110, a Tesouraria executa o ciclo de pagamentos da proposta no SAP, prédefinidos por lotes, no final teremos o montante pago para cada lote e a soma deles será o valor a pagar do dia. Esta transação registra os pagamentos nas contas contábeis transitórias de bancos e permite o download da proposta executada gerando os arquivos que são salvos em diretório específico para envio ao banco. O acesso deste diretório é restrito aos departamentos de Tesouraria, Contas a Pagar e Cobrança. Posteriormente, para os meios de pagamentos U (Transferência), H (Boleto), L (Concessionárias), M (DOC) e S (TED), a Tesouraria entra no site do banco onde serão efetuados os pagamentos e faz a remessa dos arquivos gerados no SAP para seu processamento após aprovação da Gerência Financeira no site. Para os meios de pagamento B (Borderô) e C (Cheque), são impressos os respectivos documentos e entregues ao departamento de Contas a Pagar para providência das assinaturas autorizadas e conclusão dos pagamentos.

6 Identificação: PTE-01 Rev.- Acesso livre Página 6 de Cambio Para os processos de Contas a Pagar para fornecedores internacionais, os pagamentos são feitos através de fechamento de câmbio pelo departamento de Tesouraria. O departamento de Comércio Exterior, após todo o processo de venda/compra e faturamento de fornecedores e clientes internacionais envia ao departamento de Tesouraria a documentação para pagamento, esta documentação é composta por cópia da Fatura / NF, Comprovante de Embarque (BL) e Comprovante de Importação (DI). Os fechamentos de cambio devem ser efetivados, predominantemente, às quartas-feiras, considerando toda a documentação enviada até a segunda-feira da mesma semana. De posse destes documentos e conforme vencimento de cada fatura, o analista financeiro de Tesouraria deve enviar, por , a numeração de registro da importação (DI), ou documentação pertinente à corretora de câmbio, a qual deverá conferir se os dados da fatura estão de acordo com o que foi registrado, retornar com as cotações dos bancos de relacionamento e efetuar o fechamento do pagamento com o banco que ofereceu a menor taxa para a moeda cotada. Caso haja alguma divergência entre a fatura e o registro, a corretora deve avisar o analista financeiro de Tesouraria que deverá solicitar ao departamento de Comércio Exterior sua regularização. O contrato emitido referente ao fechamento de câmbio deve ser enviado pela corretora por para que sejam providenciadas as assinaturas. Em seguida o contrato deve ser enviado ao banco via motoboy. Uma cópia deste contrato assinado pela empresa e a fatura deve ser arquivada junto com os documentos pagos no dia e uma via assinada por todas as partes deve ser devolvida posteriormente pela corretora para arquivo da empresa. O pagamento deve ser efetivado através de débito em conta corrente do respectivo banco e, após confirmação deste débito, o analista financeiro de Tesouraria deverá efetuar a baixa da partida paga no SAP, transação F-44. Para os casos de adiantamento aos fornecedores internacionais, além do processo descrito acima, deve ser feita a exigência de apresentação da fiança bancária para os valores de adiantamentos maiores que USD ,00 (Cem mil dólares). Além disso, os adiantamentos não devem ultrapassar 30% do valor total do contrato, neste caso a documentação para fechamento de câmbio é apenas a fatura do fornecedor enviada pelo departamento de Comércio Exterior e seu lançamento no SAP deve ser efetuado pela transação F-47, feita por Comércio Exterior e aprovado pelo Diretor Financeiro. Após este pagamento deve ser feito acompanhamento da entrada da nota fiscal do fornecedor, transação FBL1N. É de responsabilidade da Tesouraria realizar a baixa do adiantamento no SAP, transação F- 44. Por medida de segurança, a Tesouraria confirma as fianças bancárias internacionais com um banco nacional de relacionamento da empresa. Hoje é utilizado o banco Santander pela não exigência de padrão de texto para emissão destas garantias, esta padronização dificultaria os processos e a aceitação do banco emissor que pratica modelo próprio. O responsável pelo projeto do investimento solicita ao fornecedor o draft da fiança via e encaminha à Tesouraria que providencia junto ao banco a análise e aceitação para confirmação. Após aceitação, a Tesouraria avisa o Gestor do Projeto que pode solicitar a emissão final da fiança pelo fornecedor. Assim que a fiança é recebida e confirmada pelo nosso banco, efetuamos o pagamento da solicitação de adiantamento Caixinha Moeda Estrangeira O caixinha de moeda estrangeira é movimentado pela Tesouraria quando há viagens de funcionários ao exterior. No SAP ele é nomeado por CAIXA GERAL M.E. (USD) e a transação correspondente é a FBCJ. O funcionário deve preencher o formulário Autorização de Viagem (AV) e entregar na Tesouraria, devidamente assinado pelo solicitante e pelo seu respectivo aprovador, sendo seu prazo mínimo de 15 dias antes da data da viagem. O viático inclui despesas de almoço, jantar, gorjetas, telefonemas particulares, etc., tem o valor predeterminado de USD 60,00 por dia para quaisquer destinos. De posse deste formulário aprovado, o analista financeiro de Tesouraria deve providenciar o valor em dólar, caso não haja este montante em caixa, deverá ser efetuada a compra da moeda através de

7 Identificação: PTE-01 Rev.- Acesso livre Página 7 de 8 corretora. O comprovante da transação deve ser enviado ao Contas a Pagar via para pagamento à corretora. Para este processo temos as seguintes situações: Valor exato de viático retirado do caixa: O valor é entregue ao funcionário mediante AV aprovada e neste mesmo momento é registrado esta saída de valor no caixa correspondente pela transação FBCJ; Compra de valor exato de viático: Quando o funcionário solicita apenas o viático e este total será comprado em moeda solicitada, a AV aprovada é enviada ao Contas a Pagar, juntamente com o comprovante de compra da moeda na corretora, e é feito apenas o processo de lançamento da compra no fornecedor corretora vinculando-o à despesa de viagem do funcionário. Neste caso não há lançamento no SAP pela FBCJ; Adiantamento para viagem ao exterior: Quando o funcionário retira um valor maior que viático para a viagem, e este deverá ser comprovado posteriormente. Mediante AV aprovada, o valor é retirado do caixa e entregue ao funcionário, mas neste momento não é registrado no sistema, ficando a AV assinada como comprovante de entrega da moeda. Somente na volta com a apresentação dos comprovantes, é registrado no SAP, transação FBCJ, a saída das despesas efetivadas e comprovadas e pago a diferença, caso haja Caixinha em Moeda Nacional É mantido pela Tesouraria um caixinha em reais para reembolso de pequenas despesas de funcionários da unidade Lapa, CAIXA GERAL TESOURARIA, a movimentação deste caixinha é feita somente quando não há possibilidade de reembolso com crédito em conta corrente do funcionário pelo departamento de Contas a pagar e seu registro no SAP, assim como o caixa de moeda estrangeira, é feito pela transação FBCJ, todas as despesas que saírem deste caixa deverá ter aprovação da gerente financeira Documentações e acessos de bancos As documentações referentes a abertura de contas, cadastros, manutenção e acessos aos sites de bancos são de responsabilidade da Tesouraria. Conforme demanda, são preenchidas fichas e/ou contratos de bancos e colhidas as respectivas assinaturas, documentos da empresa e dos procuradores são solicitados ao departamento Jurídico para envio aos bancos. Toda documentação enviada aos bancos vai sempre acompanhadas de protocolos posteriormente arquivados na Tesouraria. Para controle, é mantida planilha em Excel chamada Bancos, salva em diretório específico no endereço G:/TSR/ano vigente/bancos, com os dados dos bancos de relacionamento; endereço, número de agência e conta, nomes e telefones dos gerentes e assistentes, etc Fluxo de Caixa Anual Solicitado pela Diretoria Financeira com o objetivo de visualizar provisões num período de um ano, é feito um fluxo anual com base nas informações do fluxo de caixa mensal, juntamente, com previsões de investimentos, financiamentos e despesas financeiras da empresa. Tem acompanhamento mensal identificando necessidades de caixa com maior antecedência Arquivo de Fechamento Mensal Após o fechamento de cada mês, as informações relevantes de caixa são colocadas em arquivo Excel compondo os principais fatos ocorridos naquele mês, estas informações são salvas no arquivo G:/Fluxo de Caixa/Ano/Fechamentos/Mês.

8 Identificação: PTE-01 Rev.- Acesso livre Página 8 de 8 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1. Tesouraria É de responsabilidade da Tesouraria o controle das movimentações em contas correntes, fluxo de caixa financeiro, fechamento de câmbio de importações e exportações, financiamentos e relatórios de investimentos. Possibilitando todos os pagamentos e otimizando a utilização de todos os recebimentos respeitando as políticas da empresa Contas a Pagar Manutenção de todos os pagamentos para envio de proposta à Tesouraria Contabilidade Validação de saldos contábeis de bancos Comércio exterior Controle de todas as entradas de importação e exportação no SAP e envio de toda a documentação equivalente necessária para fechamento de câmbio à Tesouraria. 8. LEGENDA N/A 9. EXCEÇÕES N/A 10. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.