Controle de Caixa. Financeiro - Tesouraria

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1 Financeiro - Tesouraria

2 Sumário Sumário Conceitos Básicos Objetivos Instrucionais Fluxo de Processo do Controle de Caixinha Controle de Caixinha Controle de Caixinha Campos Reposição do Caixinha Reposição do Caixinha Tipos de Reposição Saldo do Caixinha Considerações e Recomendações Conclusão Conceitos Básicos Objetivos Instrucionais Conceito do Processo Movimentos do Caixinha Movimentos do Caixinha - Principais Campos Movimentos do Caixinha - Tipos de Movimento Prestação de Contas Prestação de Contas Principais Campos Prestação de Contas Exemplo Estorno de Movimento Conclusão Conceitos Básicos Objetivos Instrucionais Conceito dos Processos Fechamento do Caixinha Recálculo dos Saldos do Caixinha Saldo do Caixinha Conclusão Financeiro Tesouraria Controle de Caixa

3 1 Conceitos Básicos Olá! Seja bem-vindo ao treinamento Controle de Caixinha Manutenção da Tesouraria do ambiente Financeiro. 1.1 Objetivos Instrucionais Ao término deste treinamento você terá conhecido um pouco mais sobre: Fluxo do Processo do Controle de Caixinha. Controle de Caixinha. Reposição do Caixinha. Saldo do Caixinha. Considerações e Recomendações. 1.2 Fluxo de Processo do Controle de Caixinha O objetivo do fluxo de Controle de Caixinha compreende todas as atividades relacionadas ao controle dos caixas da empresa, ou seja, dos valores disponíveis sob a responsabilidade de uma pessoa destinada a cuidar das despesas imediatas e pequenas, com o objetivo de transformar a operação, tornando-a mais simples e menos burocrática. atual. Esse fluxo é composto de três processos: Manutenção: é a criação dos caixinhas para controle e a consulta de algumas informações como limites, início do controle e saldo Fechamento do Caixa: fechamento de um período e início de um novo período de movimentações, assim como a contabilização. Reposição de Valores: para movimento de valores do caixinha ou conta bancária da organização, consequentemente movimento do fluxo de caixa da organização com a reposição de valores. 1.3 Controle de Caixinha Financeiro Tesouraria Movimentos Bancários 3

4 O controle de pequenas despesas em uma organização é comum para tarefas do tipo de despesas com cartório, táxi, alimentação, entre outros. Para incluir um Controle de Caixinha acesse: Atualizações / Caixinha / Manutenção. 1. Acione a opção Incluir. 2. Preencha as informações solicitadas. 3. Clique em Confirmar. 1.4 Controle de Caixinha Campos Os principais campos do cadastro de caixinhas são: Código: é o código de identificação do caixinha, podem ser utilizados caracteres alfanuméricos na definição desse código de identificação. Nome: é o nome de identificação do caixinha. Valor: é o valor do caixinha. Valor de saldo máximo que o caixinha pode ter, caso contrário, o sistema sinaliza para o usuário se deseja devolver o valor remanescente para a conta bancária de origem do caixinha. Tipo de Reposição: por valor ou percentual. Valor Reposição: contém o valor para reposição ou percentual do valor do caixinha. Banco/Agência/Conta: dados da conta bancária que movimenta valores para reposição ao caixinha ou destino para valores remanescentes. Situação: define se a situação do caixinha é aberta ou fechada. Natureza: é a natureza financeira que será atribuída à movimentação bancária com a conta bancária vinculada a este caixinha. Centro de Custo: centro de custo contábil a ser vinculado ao caixinha. Conta Contábil: conta contábil a ser vinculada a este caixinha. Data Criação: data de criação do caixinha em questão. Uma vez incluído o caixinha, não será possível alterar esta informação. Saldo: saldo atual do caixinha, resultado das movimentações feitas no caixinha. Data da Última Reposição: data da última reposição ao caixinha. Saldo Anterior: saldo anterior do caixinha, penúltima movimentação feita no caixinha. Moeda: moeda do caixinha, nela é possível trabalhar com caixinhas de diversas moedas. 1.5 Reposição do Caixinha O processo de reposição do caixinha permite efetuar transferências de valores e manter o saldo do caixinha com saldo disponíveis para possíveis despesas. A reposição pode ser feita manualmente por meio da opção Reposição na rotina de Manutenção, e será solicitada pelo sistema a reposição em caso do valor ter alcançado o valor estipulado como regra para reposição, mediante a confirmação do usuário. 4 Financeiro Tesouraria Controle de Caixa

5 Para efetuar uma reposição acesse: Atualizações / Caixinha / Manutenção. 1. Acione a opção Reposição. 2. Clique em Confirmar. 1.6 Reposição do Caixinha Tipos de Reposição O Tipo de Reposição é configurado por meio da rotina Manutenção, na qual é definida a regra para reposição. Existem dois tipos de reposição: Na reposição por Valor, o saldo do caixinha chega ou ultrapassa o valor estipulado para reposição de alguma movimentação. Exemplo: Existe um caixinha para controle de pequenas despesas do departamento de Recursos Humanos de uma empresa, o valor máximo do caixinha é de R$ 200,00 e o valor de reposição é de R$ 120,00, e em uma movimentação de adiantamento para despesas de locomoção de um funcionário para o fórum trabalhista foi feita uma retirada de R$ 90,00, o que deixa o saldo do caixinha com um valor de R$ 110,00. Nessa situação o sistema avisará que o valor para reposição foi atingido e que é necessária a reposição do saldo. Existe também a reposição do caixinha por Percentual: é o percentual aplicado sobre o Valor máximo do caixinha, este valor será o limite para reposição do caixinha. Exemplo: Existe um caixinha para controle de pequenas despesas do Departamento Financeiro de uma empresa, o valor máximo do caixinha é de R$ 100,00 e o Percentual para reposição é de 50%, o que corresponde a R$ 50,00 do saldo do caixinha. Em uma movimentação de despesa de R$ 65,00 para compra de insumos de escritório, o sistema irá avisar que o valor para reposição foi atingido e que é necessária a reposição do saldo. Importante! Deve-se registrar todos os dias as cotações de outras moedas no sistema. 1.7 Saldo do Caixinha Esta rotina apresenta o resultado dos valores movimentados no fluxo de caixa do Caixinha. Assim como o fluxo de caixa financeiro da empresa, as movimentações do caixinha podem movimentar o fluxo de caixa da organização com as reposições de valor e as devoluções de valores para a conta bancária de origem, alterando os saldos bancários das contas bancárias às caixinhas vinculadas. Para visualizar o saldo do caixinha acesse: Atualizações / Caixinha / Manutenção. 1. Posicione no caixinha que deseja consultar o saldo. 2. Acesse a opção Visualizar. 1.8 Considerações e Recomendações Quando o saldo do caixinha atingir o valor para reposição, sempre será feita a Reposição no valor de diferença para o saldo do caixinha atingir o seu valor máximo padrão definido na rotina de Manutenção. Financeiro Tesouraria Movimentos Bancários 5

6 O parâmetro MV_CXSLBCO só faz a parametrização referente à reposição do caixinha se a conta bancária de origem dos valores estiver com saldo positivo. Evite a troca de contas bancárias de origem dos valores para reposição do caixinha, para que não haja perda do histórico de troca dessas informações. 1.9 Conclusão Assim, você terminou o treinamento do Controle de Caixinha Manutenção da Tesouraria do ambiente Financeiro. Neste treinamento você conheceu um pouco mais sobre: Fluxo de Processo do Controle de Caixinha. Controle de Caixinha. Reposição do Caixinha. Saldo do Caixinha. Considerações e Recomendações. 2 Conceitos Básicos Olá! Seja bem-vindo ao treinamento de Movimentos do Controle do Caixinha da Tesouraria do ambiente Financeiro. 2.1 Objetivos Instrucionais Ao término deste treinamento você terá conhecido um pouco mais sobre: Conceito do Processo. Movimentos do Caixinha. Prestação de Contas. Estorno de Movimento. 2.2 Conceito do Processo O processo de Movimentos no controle de caixa refere-se às inclusões das pequenas despesas que serão controladas. Para os movimentos de adiantamento de valores e para utilização com despesas é feito o processo de Prestação de Contas. E no final do período de utilização do controle do caixa é feito o encerramento deste período com o Fechamento do Caixinha, no qual ocorre contabilização de valores e um novo período de utilização se inicia. 6 Financeiro Tesouraria Controle de Caixa

7 2.3 Movimentos do Caixinha Esta rotina realiza as movimentações de entrada e saída de valores, o que constitui o fluxo de caixa e os saldos do caixinha. Para incluir um movimento do caixinha acesse: Atualizações / Caixinha / Movimentos. 1. Acione a opção Incluir. 2. Preencha as informações solicitadas. 3. Clique em Confirmar. 2.4 Movimentos do Caixinha - Principais Campos É importante salientar que os campos que seguem são utilizados para cadastrar um caixinha. Com isso, o cadastro de Bancos tem o objetivo de registrar todas as contas bancárias de propriedade da organização que serão usadas nas transações financeiras do sistema. Os principais campos dos movimentos do caixinha são: Número Interno: número interno sequencial de identificação de movimentos do caixinha. Caixinha: código de identificação do caixinha que o movimento será registrado. Tipo de Movimento: tipo de Movimento do caixinha, os tipos serão vistos posteriormente neste treinamento. Histórico: histórico do movimento do caixinha. Número do Documento: número do documento da movimentação do caixinha. Valor: valor do movimento do caixinha. Beneficiado: beneficiário do movimento do caixinha. Data de Digitação: data de digitação do movimento do caixinha. Data de Emissão: data da emissão do movimento do caixinha. Data de Baixa: data de baixa do movimento do caixinha. Moeda: moeda da movimentação do caixinha. 2.5 Movimentos do Caixinha - Tipos de Movimento Existe uma classificação dos movimentos dos caixinhas: Despesas: as Despesas são pagamentos de gastos já realizados. Quando lançadas, o sistema permite que seja realizada a reposição automática. Adiantamentos: são valores destinados aos gastos que ainda serão efetuados, quando ocorrerem, seus documentos deverão ter os valores reais informados para que possa ser realizada a prestação de contas. Financeiro Tesouraria Movimentos Bancários 7

8 Devolução de Adiantamento: são valores retornados, adiantamentos feitos que não foram utilizados totalmente com as despesas. Movimento do Banco para o Caixinha: são movimentos de valores (da conta bancária do sistema vinculada ao caixinha) gerados pelo processo de reposição de valores ao caixinha. Movimento do Caixinha para o Banco: são movimentos de valores (do caixinha que são devolvidos à conta bancária do sistema vinculado ao caixinha) gerados pelo processo solicitado ao sistema, quando o saldo do caixinha ultrapassa o valor máximo, dessa forma, é solicitado que o valor remanescente seja devolvido à conta bancária vinculada ao caixinha. 2.6 Prestação de Contas O processo de Prestação de Contas ocorre na apresentação de documentos que comprovem a utilização de valores entregues antecipadamente para utilização das despesas. Para efetuar uma prestação de contas acesse: Atualizações / Caixinha / Movimentos. 1. Posicione o cursor em um movimento do Adiantamento. 2. Clique na opção Prest. Contas. 3. Será apresentada uma mensagem de confirmação do estorno. 4. Clique em Confirmar. 2.7 Prestação de Contas Principais Campos Os principais campos do cadastro de bancos são: Histórico: histórico do documento que será apresentado na prestação de contas. Número do Documento: número do comprovante que será apresentado. Valor: valor da despesa que será comprovada com o documento apresentado. Data de Emissão: data de emissão do comprovante. Fornecedor: código do fornecedor que está discriminado no comprovante. Loja: código da filial do fornecedor que está discriminado no comprovante. Nome: Nome do fornecedor do comprovante que será apresentado. CNPJ: CNPJ do fornecedor do comprovante que será apresentado. Conta Contábil: conta contábil do comprovante que será apresentado. 2.8 Prestação de Contas Exemplo 8 Financeiro Tesouraria Controle de Caixa

9 Neste exemplo são registrados três comprovantes na prestação de contas de um adiantamento registrado anteriormente. 2.9 Estorno de Movimento O processo de estorno de movimento é a anulação de uma operação feita anteriormente. Exemplo: Para que o estorno seja realizado quando é feito um movimento a pagar no valor de R$ 100,00 deve-se efetuar um movimento a receber no valor de R$ 100,00, sendo que a soma de um crédito e um débito resulta em 0 (zero), eliminando o valor de R$ 100,00 do saldo a pagar do fluxo de caixa do caixinha. Para efetuar o estorno de um movimento acesse: Atualizações/ Caixinha/ Movimentos. 1. Posicione o cursor em um Movimento. 2. Clique na opção Estorno. 3. Será exibida uma mensagem de confirmação do estorno. 4. Clique em Confirmar Conclusão Assim, você terminou o treinamento Movimentos do Controle do Caixinha do ambiente Financeiro. Neste treinamento você conheceu um pouco mais sobre: Financeiro Tesouraria Movimentos Bancários 9

10 Conceito do Processo. Movimentos do Caixinha. Prestação de Contas. Estorno de Movimento. 3 Conceitos Básicos Olá! Seja bem-vindo ao treinamento Recálculo e Fechamento do Caixinha da Tesouraria do ambiente Financeiro. 3.1 Objetivos Instrucionais Ao término deste treinamento você terá conhecido um pouco mais sobre: Conceito dos Processos. Fechamento do Caixinha. Recálculo dos Saldos. Saldo do Caixinha. 3.2 Conceito dos Processos O objetivo do recálculo do caixinha é recompor seus saldos e do fechamento do caixinha é encerrar sua utilização por um período para iniciar outro período. O fluxo dos processos se localiza na Manutenção, na qual se faz o Fechamento do caixinha e o processo de Recálculo do Caixinha. 3.3 Fechamento do Caixinha O objetivo do fechamento do caixinha é encerrar sua utilização por um período para dar início a outro, ou seja, encerrar um período de movimentações pela utilização do caixinha, apurar esses registros e efetuar as devidas contabilizações a fim de iniciar um novo período de utilização do caixinha. Para efetuar o fechamento do caixinha acesse: Atualizações / Caixinha / Manutenção. 1. Acesse a opção Fechamento. 10 Financeiro Tesouraria Controle de Caixa

11 2. Clique em Confirmar. 3.4 Recálculo dos Saldos do Caixinha O objetivo do recálculo do caixinha é recompor seus saldos para efetuar ajustes. Para efetuar o recálculo do caixinha acesse: Miscelânia / Processamentos / Recalculo Caixinha. 1. Preencha as informações solicitadas. 2. Clique em Confirmar. Os principais parâmetros do recálculo dos saldos do caixinha são: De/Até Caixinha: informa o intervalo de códigos de identificação de caixinhas que se deseja recalcular os saldos. Movimentos: determina no recálculo se serão considerados apenas os movimentos do caixinha. 3.5 Saldo do Caixinha Esta rotina representa o resultado dos valores movimentados no fluxo de caixa do caixinha. Assim como o fluxo de caixa financeiro da empresa, as movimentações do caixinha podem movimentar o fluxo de caixa da organização com as reposições de valor e as devoluções de valores para a conta bancária de origem, alterando os saldos bancários das contas bancárias às caixinhas vinculadas. Para visualizar o saldo do caixinha acesse: Atualizações / Caixinha / Manutenção. 1. Posicione no caixinha que deseja consultar o saldo. 2. Acione a opção Visualizar. 3.6 Conclusão Assim, você terminou o treinamento Recálculo e Fechamento do Caixinha da Tesouraria do ambiente Financeiro. Neste treinamento você conheceu um pouco mais sobre: Conceito dos Processos. Fechamento do Caixinha. Recálculo dos Saldos. Saldo do Caixinha. Financeiro Tesouraria Movimentos Bancários 11

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