Visão Geral. Financeiro - Contas a Receber

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1 Financeiro - Contas a Receber

2 Sumário Sumário Introdução Visão Geral do Contas a Receber Objetivos Instrucionais Conceito de Contas a Receber Macro Fluxo do Contas a Receber Principais Cadastros Cadastro de Clientes Conceitual Principais Campos Processo de Contas a Receber Processo de Integrações Processo de Baixa a Receber Processo de Movimentações Bancárias Processo de Controle de Cheques Conclusão Financeiro - Contas a Receber Visão Geral

3 1. Introdução Visão Geral do Contas a Receber Olá! Seja bem-vindo ao treinamento Visão Geral do Contas a Receber do ambiente Financeiro. 1.1 Objetivos Instrucionais Ao término deste treinamento você terá conhecido um pouco mais sobre: Conceito do Contas a Receber. Macro Fluxo do Contas a Receber. Principais Cadastros. Principais Processos. 1.2 Conceito de Contas a Receber O ambiente de Contas a Receber proporciona um controle das atividades da área de cobrança: Controle da carteira a receber no geral. Controle da conta corrente dos clientes, emissão de faturas/duplicatas e envio de cobranças. Análise para controle do grau de eficiência da cobrança. Análise para controle do grau de eficiência financeira nos recebimentos pela organização. 1.3 Macro Fluxo do Contas a Receber Em Contas a Receber temos os seguintes processos: Inclusão: é o processo de entrada de documentos financeiros que representem valores a serem recebidos pela organização. Normalmente são notas fiscais faturadas que representam crédito para os clientes na venda de um produto ou serviço. Financeiro - Contas a Receber Visão Geral 3

4 Manutenção: é o processo que auxilia a manter a carteira de documentos a receber de acordo com a realidade, caso seja necessário corrigir algum documento financeiro a receber ou excluir do sistema alguma cobrança indevida, a manutenção auxilia o administrador nesse gerenciamento, quando necessário. Baixas: é o processo de baixa de documentos a receber, ou seja, é o registro da movimentação em uma organização. Quando um cliente efetua o pagamento de uma cobrança e esta ação movimenta valores para uma conta bancária ou para o caixa da empresa, este processo movimenta o fluxo de caixa da organização, dessa forma, registra-se uma baixa a receber representando este processo. Compensação: é o processo de confronto de créditos que um cliente possui com débitos existentes deste mesmo cliente. Vamos imaginar que a organização é uma empresa de produtos de insumos de escritório, e um cliente solicitou papel sulfite para a sua empresa, quando a mercadoria foi entregue, percebeu-se que o cliente realmente necessitava de um papel sulfite tamanho A4, que não era o que foi entregue a ele. O cliente efetuará a devolução deste produto, gerando um crédito na organização que vendeu a mercadoria. Quando este cliente efetuar uma nova compra, esta cobrança poderá ter valores abatidos do total com o crédito criado anteriormente com a devolução de mercadorias ocorridas. Nestes processos mais importantes, existem algumas entidades no sistema, com informações que apoiam esses processos básicos. Essas entidades são: Cliente: o cadastro do cliente é a entidade que determina os processos de recebimento de uma organização. É a partir de sua solicitação são gerados os documentos a receber que representam valores a serem recebidos pela organização, apoiando os processos que ocorrem quando algum produto ou serviço é solicitado. Se não houvesse um cadastro de cliente, não seria possível saber para quem deveríamos cobrar uma dívida e até mesmo onde deveríamos entregar um produto ou prestar um serviço solicitado. Assim, o cadastro de clientes é uma das ferramentas mais importantes que uma organização pode ter para aumentar a sua produtividade e lucratividade. Bancos: o cadastro de bancos é uma das entidades mais importantes do sistema. É a partir dele que conseguimos efetuar as movimentações de entrada e saída de valores pela organização. Se não fosse por essas informações, não seria possível enviar aos clientes as cobranças com os dados bancários. Moedas: este cadastro é utilizado para informar taxas de variação cambial quando uma organização trabalha com mais de uma moeda. Podemos ter uma organização que trabalha com processos em que o valor monetário é real, mas há transações que são efetuadas e o valor monetário é em dólar, sendo assim, é necessário converter os valores de reais para o dólar e vice-versa para que o processo reflita o real valor movimentado. Cheques: a emissão de um cheque é uma ordem de pagamento à vista expedida contra um banco sobre fundos depositados na conta do emitente para pagamento ao beneficiário do cheque. Ou seja, é a ordem de pagamento que será expedida contra o saldo bancário do titular do cheque. Naturezas: a natureza financeira é a forma de classificar e agrupar as movimentações financeiras no sistema. São apenas valores sendo recebidos e pagos, porém, não se sabe a razão ou origem dessas movimentações, nesse sentido é que a natureza financeira atua dizendo o motivo e a origem de um movimento. Exemplo: O pagamento de uma despesa de energia elétrica terá o movimento no fluxo de caixa classificado como Consumo de Energia Elétrica. Títulos Financeiros: os títulos financeiros são documentos que representam o valor empenhado em algum pagamento ou um valor de crédito. Exemplo: O provisionamento do pagamento de um serviço de segurança por um fornecedor e um crédito para um cliente pela aquisição de produtos produzidos pela organização. 4 Financeiro - Contas a Receber Visão Geral

5 Movimentos Bancários: os movimentos bancários são as representações de circulação de valores monetários, vinculados a uma origem, que pode ser pessoa física ou jurídica, utilizando uma organização bancária que intermedeia os relacionamentos necessários para as movimentações de valores da origem até o destino. Exemplo: Pagamento de um serviço a um fornecedor por meio do pagamento de boleto bancário. Títulos de Impostos: os títulos financeiros de impostos são documentos que representam o valor empenhado em alguma obrigação com alguma entidade governamental. Geralmente são gerados a partir de outros processos financeiros passíveis de retenção de impostos.exemplo: O pagamento de uma conta de energia elétrica é passível do recolhimento do imposto do ISS Imposto sobre o Serviço Prestado. E além das entidades, temos alguns processos de apoio que completam o ciclo de processos do ambiente do Contas a Receber, que são: Transferências: As transferências podem ser utilizadas para manipular documentos financeiros entre carteiras. Exemplo: Existe a carteira Normal do Contas a Receber que possui um título a receber de um cliente. Neste processo, a este cliente, foi concedido um desconto, assim na rotina de transferência, podemos transferir um título da carteira a receber Normal para a carteira a receber Descontada. Comunicação Bancária: utilizada quando existir o processo de movimentações bancárias automatizadas com alguma organização bancária. Exemplo: Utilizar o serviço do banco de processamento de movimentações bancárias via CNAB. Controle de Cheques: é o processo de apoio para gerenciamento de cheques recebidos pela organização, assim como o controle de origem e destinação de cada cheque. Controle de Impostos: o processo de controle de impostos visa gerenciar o crédito de impostos na carteira de títulos a receber, sendo que a obrigação com as organizações governamentais nos processos comerciais passíveis de retenção de impostos é dos clientes. Quando o cliente efetua algum pagamento para organização, e este processo é passível de retenção de imposto serão gerados títulos de créditos do tipo abatimento no sistema, destacando o valor de impostos que será recolhido pelo cliente e deduzido do valor a ser pago pelo cliente. 1.4 Principais Cadastros Financeiro - Contas a Receber Visão Geral 5

6 Falaremos mais sobre os principais cadastros que apoiam grande parte dos principais processos do ambiente Financeiro, como foco no Contas a Receber e que são necessários para o funcionamento básico do sistema. Moedas: este cadastro tem o objetivo de registrar a taxa cambial em outras moedas que serão usadas para conversão de valores no sistema. Ou seja, tem o propósito de registrar a taxa cambial de moedas monetárias utilizadas no sistema, além da moeda principal ou moeda forte. É muito utilizado para organizações que trabalham com diversas cotações como Dólar, Peso, Libra etc. Além de índices financeiros com o IGP, IGPM etc. Tipos de Títulos: este cadastro permite classificar os tipos de títulos existentes, sendo possível realizar alterações, descrições, identificar se os títulos referem-se aos abatimentos concedidos ou obtidos e definir se irão somar ou abater valores das contas correntes de clientes ou fornecedores. Condições de Pagamento: cadastro de Condições de Pagamento que atende aos principais pontos no processo e negociação de uma determinada venda ou pagamento. Nela são informadas quando e como o pagamento dos títulos de uma venda será realizado, especificando as datas de vencimento, número e valores das parcelas. Tipos de Entrada e Saída: cadastro de Tipos de Entrada e Saída inclui automaticamente títulos a carteira a pagar, que são compras e entradas, e a carteira a receber que são vendas e saídas, no ambiente Financeiro. Naturezas: o cadastro de Natureza tem o objetivo de classificar os movimentos do ambiente Financeiro, auxiliando as análises gerenciais do sistema. Ou seja, possibilita o controle das finanças da empresa, sem a colaboração direta ou dependência da contabilidade na geração automática de títulos. Por meio da natureza de operação financeira, o sistema faz a classificação dos títulos a pagar e a receber, e todos os seus processos, conforme a operação. O cadastro de naturezas é importante, também, na definição do cálculo da maioria dos impostos tratados pelo ambiente Financeiro. Orçamentos: o cadastro de orçamento tem o objetivo de registrar o planejamento mensal de valores empenhados, destinado a uma determinada operação. O orçamento é feito por natureza de operação financeira e por moeda do sistema, sendo possível controlar neste nível de detalhe o planejamento financeiro das operações que serão realizadas ao longo de um período numa organização. Orçar significa fazer a previsão de um determinado evento, em função das entradas e saídas de recursos financeiros. O orçamento é utilizado para planejar financeiramente as atividades operacionais, quer sejam atividades rotineiras (como folha de pagamento, por exemplo) ou esporádicas (como projetos, participação em eventos). Bancos: o cadastro de Bancos tem o objetivo de registrar todas as contas bancárias de propriedade da organização que serão usadas nas transações financeiras do sistema. Ou seja, este cadastro permite a inclusão de bancos, caixas e agentes cobradores com os quais uma empresa trabalha. As contas correntes devem ser cadastradas individualmente, mesmo que pertençam ao mesmo banco. O cadastro de Bancos está presente em todas as transações financeiras da Linha de Produto Microsiga Protheus e é de extrema importância para controle do fluxo de caixa, emissão de borderôs, baixas manuais e automáticas dos títulos. Lançamentos Padronizados: o cadastro de lançamento tem o objetivo de determinar como e quais lançamentos serão feitos para o ambiente da Contabilidade Gerencial. Este cadastro é o elo entre os diversos ambientes da Linha de Produto Microsiga Protheus e o ambiente Contabilidade Gerencial. Toda a integração contábil será feita a partir dos dados e regras aqui cadastrados. As regras contábeis são fundamentais para a correta integração contábil, portanto, antes de iniciar o cadastramento é necessário definir como cada processo gerador de lançamentos contábeis deverá ser integrado. Uma vez estabelecidas as regras de contabilização, os processos serão automaticamente contabilizados sem a necessidade de intervenção do usuário. Clientes: O cadastro do cliente é a entidade que determina o início dos processos de recebimento de uma organização. 6 Financeiro - Contas a Receber Visão Geral

7 1.5 Cadastro de Clientes Conceitual É partir da solicitação do cliente que são gerados os documentos que representam valores a serem recebidos pela organização, e que apoiam os processos que ocorrem quando algum produto ou serviço é solicitado. Se não houvesse um cadastro de cliente com suas informações, não seria possível saber a quem deveríamos cobrar uma dívida e até mesmo onde deveríamos entregar um produto ou prestar um serviço. Assim, o cadastro de clientes é uma das ferramentas mais importantes que uma organização pode ter para aumentar a sua produtividade e lucratividade. Este cadastro reúne todas as informações necessárias para o processo de venda de produtos e serviços, além da cobrança de débitos aos clientes. Para incluir um novo cadastro de cliente acesse: Atualizações / Cadastros / Clientes. 1. Acesse a opção Incluir. 2. Preencha as informações solicitadas. 3. Clique em Confirmar. 1.6 Principais Campos Os principais campos do cadastro do lançamento padrão são: Aba Dados Cadastrais Código: código que individualiza cada um dos clientes da empresa. É complementado pelo código da loja. Loja: código identificador de cada uma das unidades (lojas) de um cliente. Permite o controle individual dos estabelecimentos no que diz respeito à transações fiscais e sumarização por cliente, sendo possível trabalhar com filiais do mesmo cliente. Razão Social: nome ou razão social do cliente. Nome Fantasia: é o nome pelo qual o cliente é conhecido. Auxilia nas consultas e nos relatórios do Sistema. Endereço: Endereço do cliente. Município: Município em que está localizado o endereço do cliente. UF: sigla da unidade da federação em que está localizado o cliente, Estado. Tipo: Define o tipo da pessoa do cliente, influenciando diretamente à tributação das vendas realizadas a ele. Pode ter os seguintes valores: F Consumidor final. L Produtor rural. R Revendedor. S Solidário. X Exportação. CPF/CNPJ: código do cadastro de Pessoa Física ou cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas do cliente. Financeiro - Contas a Receber Visão Geral 7

8 Aba Administrativo/Financeiro Natureza: Natureza financeira a ser utilizada para o fornecedor no momento da geração de títulos para o ambiente Financeiro. Endereço de Cobrança: Endereço para onde deve ser enviada a cobrança. Endereço de Recebimento: endereço da central de compras do cliente ou recebimento do produto/serviço. Vendedor: vendedor responsável por atender a este cliente. Percentual de Comissão: percentual apresentado como padrão na tela do pedido de venda para cálculo de comissão. Tem prioridade sobre o percentual informado no cadastro de Vendedor, porém não sobre o percentual informado no produto. No ambiente Financeiro, esse percentual não é considerado, o que conta é o percentual de comissão cadastrado em Vendedores. Conta Contábil: código da conta contábil em que deve ser lançado (via lançamento padrão) nas movimentações do cliente na integração contábil, se houver. Banco : código do agente cobrador sugerido como primeira opção para a distribuição automática dos títulos do cliente, no momento da montagem de um borderô de cobrança. Maior Saldo: valor histórico do maior saldo devedor em aberto para um determinado cliente. Esse campo tem tratamento interno do sistema, assim, não pode se editado manualmente. Maior Compra: identifica o valor da maior compra realizada pelo cliente na empresa. Este campo tem tratamento interno do sistema, por isso é atualizado a cada nota fiscal emitida ou título financeiro incluído, portanto, não pode ser editado manualmente. Média de Atraso: identifica a média de atrasos (em dias) de títulos quitados pelo cliente. Este campo tem tratamento interno do sistema, por isso é atualizado a cada baixa de títulos em atraso em nome do cliente, portanto, não pode ser editado manualmente. Número de Compras: dado histórico do número de compras realizadas por um cliente na empresa. Esse campo tem tratamento interno do sistema, por isso é atualizado a cada pedido de venda emitido no nome do cliente, portanto, não pode ser editado manualmente. Saldo de Títulos: saldo atual das duplicatas a serem recebidas para cliente. Este campo tem tratamento interno do sistema, assim, não é editado manualmente. Números de Pagamento: dado histórico do número de pagamentos do cliente. O sistema utiliza este campo para calcular a média de atraso do cliente. Este campo tem tratamento interno do sistema, a cada pagamento efetuado soma-se um, portanto, não pode ser editado manualmente. Títulos Protestados: número de títulos protestados para o cliente. Maior Duplicata: dado histórico do valor da maior duplicata emitida para o cliente. Saldo na Moeda do Cliente: saldo atual das duplicatas, a serem recebidas do cliente, convertido em moeda forte. A moeda utilizada para essa conversão deve ser definida no parâmetro <MV_MCUSTO>. Aba Fiscais Recolhe ISS: informa se o cliente é responsável pelo recolhimento do ISS. Caso o cliente não seja, o sistema fará a retenção do tributo. 8 Financeiro - Contas a Receber Visão Geral

9 Recolhe INSS: campo para tratamento de efetivação de cálculo ou não de INSS, nos títulos desse cliente. Recolhe Pis: campo para tratamento de efetivação de cálculo, ou não, de PIS nos títulos desse cliente. Recolhe Cofins: campo para tratamento de efetivação de cálculo, ou não, de Cofins nos títulos desse cliente. Recolhe CSLL: campo para tratamento de efetivação de cálculo ou não de INSS nos títulos desse cliente. Aba Vendas Condição de Pagamento: código da condição de pagamento padrão para o cliente. Tipo Período: informa o tipo de período para fechamento das duplicatas provisórias a serem efetivadas no sistema para os clientes periódicos. 1.7 Processo de Contas a Receber No Contas a Receber temos os seguintes processos que também dão início aos demais. São eles: Inclusão é o processo de entrada de documentos financeiros que representam valores a serem recebidos pela organização, sendo um dos principais processos que alimenta a carteira a receber do sistema. Normalmente são notas fiscais faturadas que representam crédito com os clientes na venda de um produto ou prestação de serviço, por exemplo. A Substituição de Títulos Provisórios é utilizada para provisionar receitas que irão ocorrer para efeitos de orçamentos/fluxo de caixa. Na implantação do título deve ser indicado o tipo PR ou informada sua condição no campo Tipos de Títulos. É necessário efetivá-lo, para que se tornem documentos financeiros e alimente a carteira a receber do sistema. A Solicitação de Transferência pode ser utilizada para manipular documentos financeiros entre carteiras. Exemplo: Existe a carteira Normal do contas a receber que possui um título a receber de um cliente, neste processo, foi concedido um desconto a ele. Dessa forma, na rotina de transferência podemos transferir um título da carteira a receber Normal para a carteira a receber Descontada. Assim, ocorre solicitação de transferências como controle de aprovação de transferência de documentos financeiros a receber. E todas as informações desses processos mencionados vai para o Contas a Receber. Financeiro - Contas a Receber Visão Geral 9

10 1.8 Processo de Integrações Em Integrações temos os seguintes processos que são também geradores de contas a receber via integrações com outros ambientes da Linha de Produto Microsiga Protheus: No fluxo do ambiente Faturamento temos o pedido de venda, quando faturado gera o documento de entrada, integrando o Financeiro via configuração de TES com o Contas a Receber, e com a geração do título a receber o ambiente Financeiro integra-se com a Contabilidade Gerencial via Lançamento Padronizado gerando o lançamento contábil. 1.9 Processo de Baixa a Receber O processo de Baixas a Receber ocorre quando um título a receber é processado mediante a um recebimento de valores. Pode ocorrer de duas formas: Por meio da baixa a receber do Contas a Receber ou por meio do processo de Recebimentos Diversos, no qual vários documentos podem ser relacionados a um recebimento, podendo baixar várias contas a receber, gerando movimentos de baixa. Neste processo existe o Rateio de múltiplas Naturezas e Centros de Custos, que serão integrados ao ambiente Contabilidade Gerencial via Lançamento Padronizado. 10 Financeiro - Contas a Receber Visão Geral

11 1.10 Processo de Movimentações Bancárias Seguindo o fluxo dos processos, na Baixa a Receber são gerados os Movimentos de baixa que são os Movimentos Bancários. Estes podem ser gerados também via Transferências de títulos, dependendo da carteira a receber de destino, e também pela Comunicação Bancária, por meio de Borderô de Recebimentos processados Processo de Controle de Cheques 1.12 Conclusão Assim, você terminou o treinamento Visão Geral do Contas a Receber do ambiente Financeiro. Neste treinamento você conheceu um pouco mais sobre: Financeiro - Contas a Receber Visão Geral 11

12 Conceito do Contas a Receber. Macro Fluxo do Contas a Receber. Principais Cadastros. Principais Processos. 12 Financeiro - Contas a Receber Visão Geral