O Módulo controle de cheques permite controlar a situação dos cheques recebidos. Para isso, é necessário seguir os seguintes passos:

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1 Como trabalhar com o controle de cheques? O Módulo controle de cheques permite controlar a situação dos cheques recebidos. Para isso, é necessário seguir os seguintes passos: 1. Parametrização 1.1. Habilitar o módulo Para habilitar o módulo controle de caixa é necessário ativar o módulo em parâmetros do sistema. Figura 1 - Tela Parâmetros do sistema 1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA. 2. Clique na opção parâmetros do sistema. A tela parâmetros do sistema é exibida. 3. Clique no guia Financeiro 4. Marque a opção controle de cheque. Ao confirmar a parametrização o sistema será necessário reconectar o sistema. Caso não reconecte a operação o módulo não ficará disponível Opções do módulo

2 1. Utiliza controle de cheque - Marque essa opção como ativa para efetuar o controle de depósito, compensação, devolução, reapresentação e substituição de cheques. 2. Compensar cheques automaticamente após recebimentos/transferências para contas bancárias - Marque esta opção para que os cheques sejam compensados automaticamente após o recebimento / transferência para contas bancárias. 3. Utilizar as regras do Banco Central para definição da data de crédito ao receber/transferir cheques para contas bancárias - Marque esta opção para que a definição da data de crédito ao receber / transferir cheques para contas bancárias esteja de acordo com as regras utilizadas pelo Banco Central. 4. Número do próximo borderô - Insira o número do próximo borderô. O termo borderô é usado para denominar a relação de títulos de créditos que um cliente leva ao banco a fim de realizar uma operação de desconto ou cobrança. Nota: Posicione o mouse em cima desta opção e leia atentamente a mensagem apresentada: Figura 2 - Tela Parâmetros do sistema 1.3. Configurar Impressão de cheques Para configurar a impressão de cheques no SophiA é preciso acessar o Parâmetros do sistema, aba Financeiro, aba Cheques. Esta configuração servirá para a utilização da impressora Bematech, esta é a responsável pela impressão do cheque no recebimento de títulos.

3 Figura 3 - Tela Parâmetros do sistema 1.4. Classificação de tarifas bancárias

4 Figura 4 - Tela Parâmetros do sistema 1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA. 2. Clique na opção parâmetros do sistema. A tela parâmetros do sistema é exibida. 3. Clique na guia financeiro. 4. Clique na guia classificações. 5. No campo cheques, presente no subtítulo contas a pagar, selecione uma classificação para os campos tarifas de custódia, tarifas de retirada da custódia, tarifa de desconto e tarifas de retirada de desconto. 2. Situação do cheque No Sophia é possível definir as seguintes situações para o cheque recebido: 1. Em compensação Situação após realizar a transferência do cheque para uma conta bancária ou realizar um depósito pelo contexto de cheques. 2. Compensado Situação após compensar o cheque no contexto de cheques. 3. Em custódia Situação após informar a custódia no contexto de cheques. 4. Descontado Situação após informar o desconto antecipado no contexto de cheques. 5. Devolvido Situação após informar a devolução no contexto de cheques. 6. Substituído Situação após informar a substituição no contexto de cheques. 3. Alterar a situação do cheque

5 A situação do cheque é alterada de acordo com a movimentação realizada no caixa da escola. Esta situação pode variar do recebimento até a compensação do cheque na conta bancária. 1. Na tela principal do sistema, clique para expandir o contexto finanças. Novos contextos serão apresentados. 2. Selecione o contexto cheques. Observe que todos os cheques recebidos estão listados na grade. Nota: Por padrão o sistema apresenta apenas os cheques com o bom para programado para a data atual. Para visualizar cheques de diferentes datas é necessário efetuar um filtro no contexto. Figura 5 - Alterar a data dos cheques a serem apresentados no contexto cheques 3. Observe que na grade do contexto está disponível a coluna situação que permite visualizar a última operação realizada para o cheque Depositar/Reapresentar Figura 6 - Operações do controle de cheques

6 Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido ou em custódia. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o cheque foi depositado/transferido para uma conta bancária. Figura 7 - Tela Depósito / Reapresentação de cheques 1. Selecione os cheques que precisa depositar. 3. Clique na operação depositar/reapresentar. A tela depósito/ reapresentação de cheques é exibida. 4. Selecione uma conta bancária para o depósito. 5. Selecione a opção data do depósito diferente da data do bom para do cheque?, caso a data do depósito for diferente da data definida anteriormente como bom para. 6. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 7. A mensagem Depósito realizado com sucesso, é exibida. Clique no botão ok. 8. A mensagem Deseja imprimir o borderô dos cheques depositados?, é exibida. Clique no botão sim para visualizar o relatório borderô. Nota: O relatório borderô é um documento que lista os cheques que foram transferidos para uma conta bancária. Ele pode ser emitido ao realizar as operações depositar/reapresentar, custodiar e descontar Compensar Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for em compensação. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o valor do cheque foi creditado na conta bancária.

7 Figura 8 - Tela Compensação 1. Selecione os cheques que precisa compensar. 3. Clique na operação compensar. A tela compensação é exibida. 4. Selecione a opção data da compensação diferente da data do bom para do cheque?, caso a data da compensação for diferente da data definida anteriormente como bom para. 5. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 6. A mensagem Compensação realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok Devolver Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for em compensação ou compensado. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o cheque foi devolvido por algum motivo.

8 Figura 9 - Tela Devolução 1. Selecione os cheques que foram devolvidos pela instituição financeira. 3. Clique na operação devolver. A tela devolução é exibida. 4. Selecione o código do motivo da devolução ou selecione o campo motivos de devolução. Nota: Os campos são preenchidos automaticamente ao definir uma das opções. 5. Selecione um caixa da escola no campo caixa creditado. 6. Preencha a data da devolução. 7. Digite uma observação caso seja necessário. 8. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 9. A mensagem Devolução realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok. Mesmo com a situação devolvido o cheque pode ser reapresentado, basta seguir os passos da operação depositar/reapresentar. Porém, esta operação só poderá ser realizada uma única vez. Caso o cheque seja devolvido novamente, o usurário terá que substituir a forma de recebimento Substituir Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido ou devolvido. Ao clicar nesta operação o sistema entende a forma de recebimento será substituída. Nota: Ao substituir a forma de recebimento, um novo título será criado na ficha financeira do aluno/empresa com o mesmo valor. Esta operação ocorre devido a necessidade de manter o histórico do cheque no sistema.

9 Figura 10 - Tela Substituir 1. Selecione os cheques que precisa substituir. 3. Clique na operação substituir. A tela substituir é exibida. 4. Selecione uma nova data de vencimento para o título. 5. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. A tela recebimento de título é exibida para que o usuário possa definir a nova forma de recebimento. Nota: Como um novo título é criado na ficha financeira do aluno/empresa, mesmo que o usuário clique no botão cancelar da tela recebimento de título, o recebimento poderá ser realizado posteriormente Custodiar Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o cheque ficará guardado com instituição financeira até a data do depósito. Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por guardar estes cheques, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para a operação custodiar.

10 Figura 11 - Tela Custódia de cheques 1. Selecione os cheques que precisa custodiar. 3. Clique na operação custodiar. A tela custódia de cheques é exibida. 4. No campo data da custódia, selecione a data em que os cheques foram custodiados. 5. Selecione a conta bancária vinculada a instituição financeira que ficará com os cheques. 6. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques 7. Marque o campo gerar tarifa de custódia caso a instituição financeira gere uma taxa por guardar estes cheques. 8. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação custodiar. 9. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela instituição financeira por cheque. 10. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques 11. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os campos valor por cheque e qt. de Cheque. 12. Marque a opção depositar automaticamente na data do cheque caso queira que a situação do cheque fique em compensação. Nota: Apesar de visualizar a situação do cheque como em compensação, no histórico do cheque é possível visualizar a operação custodiar. A data do depósito é a mesma do bom para. 13. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 14. A mensagem Custódia realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok Retirar de custodia

11 Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for em custódia. Ao clicar nesta operação o cheque que estava guardando com a instituição financeira, retorna para a unidade. Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por retirar o cheque de custódia, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para realizar esta operação. Figura 12 - Tela Retirada de custódia da conta bancária 1. Selecione os cheques que precisa retirar de custódia. 3. Clique na operação retirar de custodia. A tela Retirada de custódia da conta bancária é exibida. 4. No campo data, selecione a data em que os cheques retornaram da instituição financeira. 5. Selecione um caixa escola no campo caixa. 6. Marque o campo gerar tarifa de retirada de custódia caso a instituição financeira gere uma taxa por cheques retirado de custódia. 7. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação retirar de custodiar. 8. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela instituição financeira por cheque. 9. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques 10. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os campos valor por cheque e qt. de Cheques. 11. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 12. A mensagem Retirada de custódia realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok.

12 3.7. Descontar Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o cheque ficará que o cheque será antecipado junto a instituição financeira. Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por antecipar estes cheques, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para a operação descontar. Figura 13 - Tela Desconto de cheques 1. Selecione os cheques que precisa descontar. 3. Clique na operação descontar. A tela desconto de cheques é exibida. 4. No campo qt. do desconto é apresentado a quantidade de cheques 5. Selecione a conta bancária vinculada a instituição financeira que ficará com os cheques. 6. No campo data do desconto, selecione a data em que os cheques foram descontados. 7. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques 8. Marque o campo gerar tarifa de desconto caso a instituição financeira gere uma taxa por descontar estes cheques. 9. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação descontar. 10. No campo valor da tarifa, preencha o valor da taxa cobrada pela instituição financeira por cheque. 11. No campo valor recebido é apresentado o valor creditado pela instituição financeira. 12. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 13. A mensagem Desconto realizado com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok Retirar do desconto

13 Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for descontado. Ao clicar nesta operação o cheque que estava descontado com a instituição financeira, retorna para a unidade. Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por entregar o cheque a unidade, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para realizar esta operação. Figura 14 - Tela Retirar cheques do desconto 1. Selecione os cheques que precisa retirar do desconto antecipado. 3. Clique na operação retirar de custodia. A tela Retirar cheques do desconto é exibida. 4. No campo conta bancária é apresentada a conta bancária vinculada a instituição financeira. 5. Selecione um caixa escola no campo caixa creditado. 6. No campo data da retirada, selecione a data em que os cheques retornaram da instituição financeira. 7. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques 8. Marque o campo gerar tarifa de retirada de desconto caso a instituição financeira gere uma taxa por cheques retirados do desconto antecipado. 9. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação retirar do desconto. 10. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques 11. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela instituição financeira por cheque. 12. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os campos valor por cheque e qt. de Cheques. 13. No campo valor recebido é apresentado o valor que retornou para o caixa escola.

14 Nota: O valor que retorna para o caixa escola é menor que o valor do cheque devido as tarifas pagas. Ao devolver o cheque para o aluno, o sistema identifica o prejuízo pela subtração do valor recibo da instituição financeira pelo valor devolvido ao cliente. 14. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 15. A mensagem Operação de retirada de desconto realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok Devolver descontado Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for descontado. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o cheque foi devolvido por algum motivo. Como ele foi descontado, a instituição financeira devolve o cheque para a unidade. Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por entregar o cheque a unidade, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para realizar esta operação. Figura 15 - Tela Devolução de cheque descontado 1. Selecione os cheques que foram devolvidos pela instituição financeira. 3. Clique na operação devolver descontado. A tela devolução de cheques descontados é exibida. 4. No campo conta bancária é apresentada a conta bancária vinculada a instituição financeira.

15 5. Selecione um caixa escola no campo caixa creditado. 6. No campo data da retirada, selecione a data em que os cheques retornaram da instituição financeira. 7. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques 8. Marque o campo gerar tarifa de retirada de desconto caso a instituição financeira gere uma taxa por cheques retirados do desconto antecipado. 9. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação retirar do desconto. 10. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques 11. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela instituição financeira por cheque. 12. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os campos valor por cheque e qt. de Cheques. 13. No campo valor recebido é apresentado o valor que retornou para o caixa escola. Nota: O valor que retorna para o caixa escola é menor que o valor do cheque devido as tarifas pagas. Ao devolver o cheque para o aluno, o sistema identifica o prejuízo pela subtração do valor recibo da instituição financeira pelo valor devolvido ao cliente. 14. Selecione o código do motivo da devolução ou selecione o campo motivos de devolução. Nota: Os campos são preenchidos automaticamente ao definir uma das opções. 15. Digite uma observação caso seja necessário. 16. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. 17. A mensagem Operação de devolução de desconto realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão ok. 4. Alterar informações do cheque e excluir a última movimentação realizada O sistema permite alterar informações do cheque que foram preenchidas durante o recebimento como o nome do responsável e a data do bom para. Na mesma tela é possível excluir as últimas movimentações realizadas pelo cheque.

16 Para isso, é necessário seguir os passos: Figura 16 - Tela Dados do cheque 1. Na tela principal do sistema, clique para expandir o contexto finanças. Novos contextos serão apresentados. 2. Selecione o contexto cheques. Observe que todos os cheques recebidos estão listados na grade. Nota: Por padrão o sistema apresenta apenas os cheques com o bom para programado para a data atual. Para visualizar cheques de diferentes datas é necessário efetuar um filtro no contexto. 3. Selecione o cheque que precisa realizar as alterações. 4. Clique com o botão direito sobre o cheque selecionado. As operações do 5. Clique na opção abrir. A tela dados do cheque é exibida. 6. No campo dados do título é apresentado as informações do título recebido. 7. No campo dados do cheque é apresentado as informações do cheque preenchido durante o recebimento. Nota: Os dados do cheque podem ser alterados. Após a alteração é necessário clicar no botão gravar. 8. No campo movimentações do cheque é apresentado todas as movimentações já realizadas para o cheque Clique no botão alterar a data de movimentação do cheque para alterar a data de compensação. Nota: Esta operação só pode ser realizada para a movimentação de compensação.

17 8.2. Clique no botão imprimir histórico de movimentações do cheque para visualizar um relatório listando todas as movimentações até o momento Clique no botão excluir a última movimentação para excluir a última operação realizada para o cheque. 5. Relatório de cheques O sistema disponibiliza alguns relatórios para consulta. São eles: 5.1. Borderô Este relatório permite reemitir um borderô. 1. Clique no menu relatórios disponível na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. 3. Clique para expandir a pasta cheques. 4. Selecione a opção borderô. 5. Clique no botão visualizar Devolvidos Este relatório permite visualizar os cheques que foram devolvidos dentro de um período selecionado pelo usuário. 1. Clique no menu relatórios disponível na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. 3. Clique para expandir a pasta cheques. 4. Selecione a opção devolvidos. 5. Selecione a data a ser considerada pelo sistema. 6. Clique no botão visualizar Pré-datados Este relatório permite visualizar os cheques pré-datados com o bom-para dentro de um período selecionado pelo usuário. 1. Clique no menu relatórios disponível na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. 3. Clique para expandir a pasta cheques. 4. Selecione a opção pré-datados. 5. Selecione a data a ser considerada pelo sistema. 6. Clique no botão visualizar.