Manual do Usuário. Sistema para Administração de Condomínios MANUAL USUÁRIO. Instruções para Instalação. ENG Sistemas - 1 -

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1 Sistema para Administração de Condomínios MANUAL DO USUÁRIO Instruções para Instalação ENG Sistemas - 1 -

2 O Scon V2 está preparado para funcionar nos ambientes: Windows XP Windows 7 No Windows Vista / 7 poderão ser apresentadas mensagens de imcompatibilidade na instalação. Nesse caso, faça: Botão direito no desktop > Propriedades > Aparencia > mude para visual clássico do Windows XP; Ignore as mensagens de incompatibilidade. Antes da instalação confirme se a configuração de data do seu computador está dd/mm/aaaa. Para isso, faça: 1.. Clique em INICIAR 2.. CONFIGURAÇÕES 3.. PAINEL DE CONTROLE 4.. OPÇÕES REGIONAIS E DE IDIOMA 5.. "Selecione um item correspondente." deve ficar "PORTUGUÊS BRASIL)" 6.. Clique em PERSONALIZAR na frente desse quadro 7.. Clique na aba DATA 8.. Em "Formato de data abreviada:" selecione "dd/mm/aaaa" 9.. Separador de data tem que ficar "/" 10. Clique em OK em todas as telas abertas. Todos os recursos do sistema estarão disponíveis por 30 dias, prorrogáveis se necessário. Tendo dúvidas, não hesite: entre em contato pois estaremos prontos para ajudar no que for necessário para instalar, testar e usar nosso sistema. Para entrar no sistema, o usuário é ADM e a senha também é ADM. Na primeira tela, depois que entrar com sua senha, no lado direito, você encontrará um controle " INFORMAÇÕES. Clicando nele, você terá uma sequencia de passos para seguir. Você está recebendo um banco de dados com um edifício de demonstração já cadastrado, e um para que você termine o cadastramento, e trabalhe com ele. O Edifício DEMONSTRAÇÃO é apenas um exemplo, com com alguns lançamentos já efetuados, dos quais você pode emitir relatórios, ou seguir como modêlo. Para acessar os dados de um ou outro edifício, clique em "CADASTRO DE EDIFÍCIOS" (se já estiver visualizando um edifício, clique em TROCAR DE EDIFÍCIO) e selecione ou o Edifício DEMONSTRAÇÃO ou o clique em INCLUIR, para cadastrar um novo edifício. Se ficar em dúvida quanto a algum campo, você pode ou entrar em contato conosco pelos meios informado no fim deste , ou marcar o edifício DEMONSTRAÇÃO e clicar em ALTERAR e ver como está preenchido. ENG Sistemas - 2 -

3 O número de blocos existentes no edifício é obrigatório. Mesmo que não existam blocos, o mínimo é 1 (um), que é o próprio edifício. Quando estiver cadastrando as unidades, crie um bloco fictício ("A", por exemplo). OS PASSOS PARA SE CADASTRAR UM NOVO CONDOMÍNIO NO SISTEMA SÃO: PRIMEIRO, DEFINA COMO SERÁ O MODO DE RECEBIMENTO DAS TAXAS DESSE CONDOMÍNIO: SE ATRAVÉS DE BOLETOS BANCÁRIOS, OU PELA TESOURARIA (O CONDÔMINO PAGA NO ESCRITÓRIO DA ADMINISTRAÇÃO). 1. CADASTRAR O CONDOMÍNIO (TELA "CADASTRAR EDIFICIOS / INCLUIR"); 2. SE O MODO DE RECEBIMENTO FOR BOLETO BANCÁRIO E/OU O CONDOMÍNIO POSSUIR CONTA BANCÁRIA, CADASTRAR O BANCO, FORNECENDO TODAS AS INFORMAÇÕES CONSIDERADAS ACIMA (TELA "BANCOS DO CONDOMÍNIO"); 3. DEFINIR OS PADRÕES DO CONDOMÍNIO (TELA "PADRÃO EDIFÍCIO"); 4. CADASTRAR TODAS AS UNIDADES DO CONDOMÍNIO: APARTAMENTOS/CASAS, GARAGENS, SALAS, LOJAS (TELA "UNIDADES") 5. SE HOUVER, INCLUIR NO SISTEMA TODOS OS DÉBITOS ANTERIORES DOS CONDÔMINOS INADIMPLENTES, OU CUJO PAGAMENTO AINDA NÃO FOI EFETUADO CONTABILMENTE (TELA "INCLUIR DÉBITOS ANTERIORES"). 6. INCLUIR NO SISTEMA TODAS AS DESPESAS A PAGAR, OU JÁ PAGAS NO MES DE INÍCIO DO USO DO SISTEMA (A PAGAR: TELA "CARTEIRA DE CONTAS" / INCLUIR", PAGAS (TELA "REGISTRO CONTÁBIL"). 7. FORMAR A PRÓXIMA GERAÇÃO MENSAL DE DÉBITOS, INCLUINDO OS VALORES DAS TAXAS NAS TELAS: "DÉBITOS NORMAIS": AS TAXAS PODEM SER RATEADAS DE DIFERENTES MODOS ENTRE OS CONDÔMINOS "DÉBITOS / CRÉDITOS VARIÁVEIS": TAXAS QUE SERÃO COBRADAS DE APENAS ALGUNS CONDÔMINOS (ESPECÍFICOS); "COTAS EXTRAS": RATEIA ENTRE OS CONDÔMINOS VALORES DESTINADOS A OBRAS, POR EXEMPLO. PODEM SER PARCELADOS. O SISTEMA CONTROLA A COBRANÇA DE TODAS AS PARCELAS AUTOMATICAMENTE. ATUALIZAR A LEITURA INDIVIDUAL DE ÁGUA, SE HOUVER (TELA "AGUA") ATUALIZAR A LEITURA DE GÁS ENCANADO, SE HOUVER (TELA "GÁS") 8. "FAZER A GERAÇÃO MENSAL": ESSA FUNÇÃO ANALISA E PROCESSA TODOS OS DADOS INFORMADOS NO ÍTEM (7), E GERA OS DÉBITOS DE CADA CONDÔMINO, COLOCANDO-OS NA TELA "CARTEIRA DE COBRANÇA" E "BOLETOS / RECIBOS". 9. SE O MODO DE COBRANÇA FOR POR BOLETOS BANCÁRIOS, ENTRAR NA TELA "BOLETOS / RECIBOS", MARQUE E IMPRIMA OS BOLETOS PARA ENVIO AOS CONDÔMINOS. ENG Sistemas - 3 -

4 SE, AO INVÉS DE IMPRIMIR OS BOLETOS A SUA OPÇÃO FOR PELA IMPRESSÃO EXTERNA, MARQUE OS BOLETOS E CLIQUE EM "ENVIAR BOLETOS PARA IMPRES SÃO EXTERNA". NESSE CASO, OS BOLETOS SERÃO GRAVADOS EM UM ARQUIVO QUE SE ENCONTRARÁ NA PASTA: "C:\ARQUIVOS DE PROGRAMAS\SCONV2\EXTERNO" ESSE ARQUIVO DEVERÁ SER ENVIADO À EMPRESA RESPONSÁVEL, POR E- MAIL OU OUTRO MEIO COMBINADO. DEPOIS DO ENVIO, MOVA ESSE ARQUIVO PARA OUTRA PASTA QUALQUER, DEIXANDO A PASTA ORIGINAL VAZIA. SE O MODO FOR RECEBIMENTO PELA TESOURARIA, O PROCESSO SERÁ A IMPRESSÃO DOS RECIBOS PARA RECEBIMENTO NO ESCRITÓRIO. 10. DAR BAIXA NOS DÉBITOS DOS CONDÔMINOS NA MEDIDA EM QUE SEJAM RECEBIDOS. 11. INCLUIR NOVAS DESPESAS A PAGAR, FAZER O REGISTRO CONTÁBIL E/OU DAR BAIXA NAS DESPESAS (CONTAS A PAGAR), NA MEDIDA EM QUE SEJAM GERADAS / PAGAS. NÃO EXISTE ROTINA DE FECHAMENTO MENSAL. TUDO O QUE É FEITO NO SISTEMA VAI AUTOMATICAMENTE PARA OS RELATÓRIOS DE BALANCETE. QUANDO TIVER A CERTEZA DE QUE UM MES ESTÁ CORRETO E FECHADO, ENTRE NA TELA "SALDOS", MARQUE O MES CORRESPONDENTE E CLIQUE EM "ENCERRAR MÊS". ESSE PROCESSO SIMPLESMENTE EVITA QUE SEJAM FEITOS LANÇAMENTOS COM DATA IGUAL OU MENOR A ESSE MES, EVITANDO ERROS DE DIGITAÇÃO. SE PRECISAR CORRIGIR ALGO NESSE MES ENCERRADO, VOLTE À TELA "SALDOS", MARQUE O MES CORRESPONDENTE E CLIQUE EM "REABRIR MÊS". MENSALMENTE O PROCESSO SE REPETE DO ÍTEM (7) EM DIANTE. Todos os relatórios do SconV2 podem ser vistos na tela e, ou enviados para a impressora; ou, se instalado o PDFCREATOR (que pode instalar a partir do site, em DOWNLOADS), gerar o relatório (inclusive boletos) em um arquivo PDF, o qual você poderá enviar por e- mail para quem quiser. ATENÇÃO: Os relatórios que você visualizar na tela não representam o seu formato final, é apenas a visão dos dados para consulta. Quando você o envia para a impressora ou gera um arquivo PDF com ele, é que eles tomam a forma final, com cabeçalhos e rodapés. Personalize os relatórios, atualizando os dados da Administradora na tela PADRÃO SCON. ENG Sistemas - 4 -

5 Como o sistema está sempre em evolução, constantemente lançamos uma NOVA VERSÃO implementando novas funções ou modificações. Quando isso ocorrer, se nos enviou seus dados para cadastro, você receberá um informativo. Para atualizar a sua cópia com essa versão basta entrar no site e clicar em DOWNLOADS, e em NOVA VERSÃO, na página principal do site. Qualquer sugestão para melhoria, ou para novas funções, será bem vinda pois sempre possibilitaremos a nossos parceiros conseguir melhor desempenho e qualidade em seu trabalho. Contato: Telefones: (27) (27) (vivo) MSN: engs@terra.com.br engsistemas@globo.com comercial@sconv2.com ENG Sistemas - 5 -