Políticas Cadastro de Advogados (CAD)

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1 Políticas Cadastro de Advogados (CAD)

2 01 2 / 23 ÍNDICE OBJETIVO... 3 RESPONSABILIDADES... 4 DESCRIÇÃO DO PROCESSO... 5 EQUIPE... 6 POLÍTICAS GERAIS... 7 NORMAS E POLÍTICAS DO CADASTRO DE ADVOGADOS CAD 010 PRÉ-CADASTRO DE ADVOGADO / ESTAGIÁRIO CAD 020 CADASTRO DE ADVOGADO / ESTAGIÁRIO CAD 030 ATUALIZAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS CAD 040 CANCELAMENTO DA ORDEM CAD 050 CANCELAMENTO POR FALECIMENTO CAD 060 PEDIDO DE TRANSFERÊNCIA / SUPLEMENTAR CAD 070 LICENCIAMENTO TEMPORÁRIO E IMPEDIMENTOS CAD 080 BAIXA DO LICENCIAMENTO TEMPORÁRIO E IMPEDIMENTOS VIGÊNCIA ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO... 23

3 01 3 / 23 OBJETIVO Descrever os Processos, Normas e Políticas, de forma a estruturar e padronizar o processo de Cadastro de Advogados (CAD) da OAB-PE. Os objetivos e funções básicas do processo da Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) são: Garantir que as normas, políticas e procedimentos do processo de cadastro de advogados, estagiários, transferidos e suplementares sejam cumpridas. Garantir a correta atualização dos dados cadastrais no SAP BO e Cadastro Nacional dos Advogados. Prestar serviços de qualidade aos Advogados de maneira planejada e alinhada aos objetivos estratégicos da organização. Zelar pela tempestividade na prestação dos serviços de Cadastro de Advogados e obter eficiência através de soluções tecnológicas disponibilizadas. Garantir a confidencialidade, integridade, confiabilidade, capacidade, desempenho e disponibilidade das informações relacionadas às operações da OAB-PE.

4 01 4 / 23 RESPONSABILIDADES É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades de Cadastro dos Advogados (CAD), conhecer e entender os processos, normas e políticas do processo. Todas as atividades e políticas aqui demonstradas apresentam princípios orientadores básicos, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis doo Cadastro de Advogados. Qualquer questão ou dúvida referente ao documento que influencie no desenvolvimento das atividades devem ser imediatamente esclarecidas junto ao Gerente Administrativo e à Secretária da Comissão de Seleção e Inscrição (CSI). As oportunidades de melhorias devem ser constantes na dinâmica do crescimento organizacional. Caso o colaborador possua alguma sugestão, esta deve ser encaminhada à, responsável por avaliar a possibilidade de incorporar a sugestão.

5 01 5 / 23 DESCRIÇÃO DO PROCESSO O processo de Cadastro de Advogados inicia-se com o pré-cadastro de advogados / estagiários, que ocorre de forma online através de um link no site institucional da OAB/PE, que dá acesso ao Sistema de Gestão Documental (SGD). Com solução de webservice, o SAP recebe a informação do pré-cadastro, gera boleto e encaminha para o do advogado para pagamento de taxa de inscrição. Após o pagamento, o Advogado deve comparecer à OAB-PE para coleta biométrica e preenchimento das declarações de veracidade das documentações anexadas ao SGD e a declaração atestando se exerce, ou não cargo ou função pública para análise da Comissão de Seleção e Inscrição. Com aprovação da Primeira Câmara, o Advogado realiza o juramento e se torna um novo membro da ordem. Além do cadastro de advogados / estagiários, o CSI é responsável pelo processo de cadastro por transferência, suplementar e licenciamento temporário, impedimentos, credenciamentos de escritórios para admissão de estagiários e certificados de aprovação nos exames da ordem. Os pedidos são realizados através do site institucional e os boletos gerados de acordo com o tipo da solicitação. Por fim, as atividades envolvidas no cadastro de advogados visam o acompanhamento, controle e automatização de todos os dados referentes ao processo, de forma que seja possível a realização da gestão, análise e recuperação das informações

6 01 6 / 23 EQUIPE A equipe diretamente responsável pelo Cadastro de Advogados da OAB-PE é composta pela área e cargos relacionados abaixo. A tabela ilustra as principais responsabilidades de cada cargo, relacionadas aos processos descritos neste Manual: Setor Cargo Principais Responsabilidades Gerente Administrativo Gerenciar as atividades e acompanhar os resultados do setor. Analisar relatórios gerenciais e indicadores de desempenho do setor. Dar suporte ao atendimento às demandas consultivas internas (dentro do próprio setor) e externas (demais setores). Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) Secretário II Orientar equipe; Revisar as atividades executas pela equipe; Apoiar a aplicação do exame da Ordem; Encaminhar processos de inscrições para 1º câmara; Acompanhar os processos de validação das inscrições na 1º câmara; Extração e análise de relatórios gerenciais através dos sistemas SAP BO e Identidade do Advogado; Identificar e relatar riscos e problemas no processo de inscrição ao superior imediato. Auxiliar no diagnóstico e solução Assistente de Comissões Analisar documentações oriundas das inscrições; Realizar checagem de Advogados falecidos na Receita Federal; Realizar cancelamento de cadastro dos advogados falecidos no SAP BO; Realizar a gestão dos chamados da ferramenta (Service Desk); Atualizar SGD com informações de préinscrição, cadastro, transferência e pedido de suplementar; Revisar os cadastros no SAP BO. Solicitar emissão de carteira do advogado. Identificar e relatar problemas para superior imediato.

7 01 7 / 23 POLÍTICAS GERAIS É de responsabilidade de cada colaborador envolvido nas atividades de Cadastro de Advogados conhecer e aplicar as normas e políticas do processo. As atividades e políticas aqui demonstradas apresentam diretrizes orientadoras básicas, não abordando todas as situações extraordinárias possíveis relacionadas ao Cadastro de Advogados. Todos os pré-cadastros de advogados devem ser realizados através do Sistema de Gestão Documental (SGD). Os setores envolvidos no processo de Cadastro de Advogados devem atuar, bem como orientar todos os funcionários, em todos os níveis hierárquicos, com vistas à conduta ética e respeito aos valores da OAB-PE e à legislação vigente. Os dados e informações do cadastro de advogados só devem ser acessados pelos devidos responsáveis do setor, que são habilitados para utilização dos mesmos. Cadastro de Advogados é responsabilidade exclusiva da Comissão de Seleção e Inscrição (CSI), não podendo esta atividade ser atribuída, em qualquer hipótese, a outra área da OAB-PE. Os processos de CAD-040 Cancelamento da Ordem, CAD-050 Cancelamento por Falecimento, CAD-060 Transferência e Suplementar e CAD-070 Licenciamento Temporário, Impedimentos, Credenciamentos de Escritórios e Certificados de Exame da Ordem devem ser controlados através da ferramenta de service desk, via chamado.

8 01 8 / 23 NORMAS E POLÍTICAS DO CADASTRO DE ADVOGADOS A figura a seguir representa a matriz de processos do Cadastro de Advogados, na qual estão organizados e descritos os respectivos processos da área:

9 01 9 / CAD 010 Pré-Cadastro de Advogado / Estagiário POLÍTICA CAD Inscrição O Pré-cadastro deve ser realizado no Sistema de Gestão Documental (SGD) através de um link disponibilizado no site da OAB/PE. O (a) requerente NÃO poderá solicitar a sua inscrição na OAB, caso ocupe atividades incompatíveis com a advocacia, como àquelas dispostas no Art. 28 da Lei 8.906/94. POLÍTICA CAD Geração do Boleto de Pagamento de Inscrição Após confirmação da inscrição no Sistema de Gestão Documental (SGD), é processado no SAP Business One o boleto para pagamento e enviado automaticamente por e- mail ao advogado/estagiário em até 24 horas. Procedimento é automático devido a um webservice entre SAP BO e SGD. POLÍTICA CAD Pagamento de Inscrição O pagamento da taxa de inscrição deve ser efetuado através do boleto enviado pelo SAP BO. POLÍTICA CAD Contabilização Recebimentos da taxa de inscrição devem ser contabilizadas em conta contábil específica para facilitar a gestão de recebimentos. POLÍTICA CAD Documentações Obrigatórias

10 01 10 / 23 Para inscrição de Advogado é necessário anexar ao Sistema de Gestão Documental (SGD) as documentações conforme descritas no site oficial da OAB/PE São elas: Carteira de Identidade Civil (RG) e CPF (frente e verso de ambos). Título Eleitoral (frente e verso), acompanhado do Comprovante de Votação da última Eleição Oficial (1º e 2º turnos) ou juntar uma Certidão de Quitação com a Justiça Eleitoral que poderá ser retirada através do site do TSE ou do TRE. Certificado de Reservista, se do sexo masculino (frente e verso), sendo desnecessário para homens com mais de 45 anos de idade. Diploma de Bacharel em Direito (frente e verso) ou na falta do Diploma a Certidão de Colação de Grau (devidamente assinada pela Faculdade/Universidade) acompanhada do Histórico Escolar (completo com todas as páginas) da Instituição de Ensino Superior com assinatura sob carimbo de identificação do responsável pelas informações. Comprovante de RESIDÊNCIA NO ESTADO DE PERNAMBUCO (água, luz, telefone, fatura de cartão) o comprovante de residência deve ser o mesmo que foi declarado no cadastro de inscrição. Certidão Negativa de Feitos Criminais do Tribunal de Justiça de Pernambuco: com validade de 30 (trinta) dias na data do protocolo do pedido (não serve a

11 01 11 / 23 Certidão emitida pela Secretaria de Defesa Social, uma vez que a mesma não tem qualquer ligação com o Poder Judiciário). Certidão Negativa de Feitos Criminais do Tribunal de Justiça de Pernambuco: com validade de 30 (trinta) dias na data do protocolo do pedido (não serve a Certidão emitida pela Polícia Federal, uma vez que a mesma não tem qualquer ligação com o Poder Judiciário, bem como a do TRF por ser tratar de 2º grau, pois tem que ser da JUSTIÇA FEDERAL que é a instância do 1º grau). O(a) candidato(a) que foi aprovado(a) no Exame de Ordem realizado em outro Estado ou no Distrito Federal deverá digitalizar também o Certificado de Aprovação no Exame de Ordem expedido pela respectiva Seccional. Para inscrição de Estagiário, segue o mesmo procedimento, contudo, não sendo necessário o diploma de bacharel em Direito. Adicionalmente, é obrigatório anexar as seguintes documentações: Declaração atual da Universidade ou Faculdade com assinatura do responsável pelas informações, referente à matrícula do semestre vigente, devendo vir especificado que está cursando no mínimo o 7º (sétimo) período do curso de Direito (ver art. 9º, 1º da Lei 8.906/94); Declaração atual com assinatura do responsável pelas informações comprovando que está estagiando pelo Núcleo de Prática

12 01 12 / 23 Jurídica da Instituição de Ensino Superior, referente ao Estágio do semestre vigente ou Declaração atual de que se encontra estagiando em escritório credenciado e conveniado a OAB/PE para admitir estagiários (ver art. 9º, inc. II, 1º da Lei 8.906/94). POLÍTICA CAD º Etapa de Inscrição Advogado deve comparecer pessoalmente na Seccional Pernambuco, munido do comprovante de pagamento da inscrição e do número do protocolo gerado pelo Sistema de Gestão Documental (SGD), foto 3x4 recente, com fundo branco neve e traje na cor escura, sendo para homens, terno e gravata, e mulheres, em trajes condizentes com a dignidade da profissão, conforme determinação do Conselho Federal da OAB. Ainda deverá estar em imagem de impressão centralizada, nítida, colorida, sem marcas, rasuras, sem data, sem moldura. Adicionalmente, o Atendente deve colher as impressões digitais do advogado, solicitar a entrega da Declaração Nada Consta e o preenchimento dos seguintes documentos: Declaração da veracidade das documentações anexadas ao SGD. Declaração atestando se exerce, ou não, cargo ou função pública. Formulário de solicitação da carteira OAB.

13 01 13 / 23 POLÍTICA CAD Análise da 1ª Câmara Solicitação de inscrição do advogado deve ser deliberada pela 1ª Câmara ou por deferimento cautelar, que receberá da Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) toda a documentação para suportar esta análise. Uma vez validado, é dado o parecer sobre o processo de cadastro e devolvido para a Comissão de Seleção e Inscrição (CSI).

14 01 14 / CAD 020 Cadastro de Advogado / Estagiário POLÍTICA CAD Cadastro no ERP Cadastro do Advogado e Estagiário deve ser concluído no SAP Business One pela equipe de Comissão de Seleção e Inscrição (CSI). POLÍTICA CAD Numeração do Advogado e Estagiário Numeração da Ordem e do Estagiário é gerada automaticamente pelo SAP Business One, respeitando uma numeração sequencial. POLÍTICA CAD Carteira e Cartão da OAB A Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) deve solicitar a carteira e cartão do Advogado diretamente no Sistema Identidade (CNA), anexando a biometria e foto. POLÍTICA CAD Atualização do Processo de Inscrição no SGD A Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) deve atualizar tempestivamente o status do processo de inscrição do Advogado no Sistema de Gestão Documental (SGD). POLÍTICA CAD Anuidade Proporcional A Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) deve solicitar ao Contas a Receber a geração do boleto com o valor da anuidade proporcional para envio aos novos associados.

15 01 15 / CAD 030 Atualização de Dados Cadastrais POLÍTICA CAD Atualização dos Dados Cadastrais O Advogado pode atualizar seus dados cadastrais de duas formas: 1. SAP BO: Está disponível no site institucional da OAB/PE um link para atualização dos dados cadastrais que faz integração com o SAP BO. O advogado poderá acessar seus dados com seu CPF e número da ordem. 2. Presencialmente, no Atendimento, preenchendo e assinando o formulário de Atualização dos Dados Cadastrais com as novas informações. POLÍTICA CAD Registro de Atualização Toda atualização de dados cadastrais dos advogados deverá ficar registrada através de log do site institucional e do log do SAP BO. Informações como IP, data e hora de solicitação, CPF e registro da OAB devem ser contempladas nos logs. POLÍTICA CAD Eleições OAB/PE As atualizações nos dados cadastrais realizadas com menos de 30 (trinta) dias antes das eleições da OAB/PE serão aplicadas apenas após término da mesma. Norma visa eliminar o retrabalho de distribuição dos advogados nos pontos de votação.

16 01 16 / 23 Informações sobre atualização cadastral no período de eleições devem ser comunicadas através do site da OAB/PE.

17 01 17 / CAD 040 Cancelamento da Ordem POLÍTICA CAD POLÍTICA CAD Cancelamento De acordo o Artigo 11 da Lei nº 8.906, cancela-se a inscrição do profissional que: 1. Requerer. 2. Sofrer penalidade de exclusão. 3. Passar a exercer, em caráter definitivo, atividade incompatível com a advocacia. 4. Perder qualquer um dos requisitos necessários para inscrição. Ocorrendo uma das hipóteses dos itens 2, 3 e 4, o cancelamento deve ser promovido, de ofício, pelo conselho competente ou em virtude de comunicação por qualquer pessoa. Na hipótese item 2, o novo pedido de inscrição também deve ser acompanhado de provas de reabilitação. Requerimento de Cancelamento Advogado deve comparecer à Seccional para requerer seu cancelamento, preenchendo um formulário com o motivo da solicitação e devendo devolver a carteira da Ordem.

18 01 18 / CAD 050 Cancelamento por Falecimento POLÍTICA CAD Cancelamento por falecimento Cancelamento por falecimento pode ocorrer de duas formas: 1. Presencialmente por solicitação de familiares: Familiar deve apresentar o atestado de óbito e preencher formulário de cancelamento. 2. Consulta na Receita Federal: A Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) disponibiliza de uma Macro (subrotina em Excel que executa automaticamente uma tarefa pré-programada) que faz a checagem de todos os CPFs Ativos na base do SAP BO com a Receita Federal, identificando os falecidos. POLÍTICA CAD Periodicidade da Consulta na Receita Federal A execução desta atividade deve acontecer mensalmente com objetivo de realizar a manutenção da base de advogados, mantendo-a sempre atualizada.

19 01 19 / CAD 060 Pedido de Transferência / Suplementar POLÍTICA CAD Inscrição A inscrição deve ser realizada no Sistema de Gestão Documental (SGD) através de um link disponibilizado no site da OAB/PE. POLÍTICA CAD Geração do Boleto da Taxa de Inscrição Após confirmação da inscrição no Sistema de Gestão Documental (SGD), é processado no SAP Business One o boleto para pagamento é enviado por ao solicitante em até 24 horas. Procedimento é automático devido a um webservice entre SAP BO e SGD. POLÍTICA CAD Pagamento da Taxa de Inscrição O pagamento da taxa de inscrição deve ser efetuado através do boleto enviado pelo SAP BO. POLÍTICA CAD ª Câmara O Pedido de Transferência/Suplementar deve ser deliberada pela 1ª Câmara, que receberá da Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) toda a documentação para suportar esta análise. Uma vez validado, o processo de cadastro dará continuidade. POLÍTICA CAD Pedido de Transferência Em casos de transferência, é necessária à coleta das impressões digitais e da foto para solicitação da emissão da carteira. Adicionalmente, o Atendente deve abrir um chamado na ferramenta de service desk para a CSI. A partir da análise

20 01 20 / 23 POLÍTICA CAD da CSI, processo seguirá o mesmo fluxo do cadastro do advogado. Cadastro do ERP Cadastro de Transferência/Suplementar deve ser concluído no SAP Business One pela equipe de Comissão de Seleção e Inscrição (CSI).

21 01 21 / CAD 070 Licenciamento Temporário e Impedimentos POLÍTICA CAD Abertura do Chamado A abertura do procedimento de solicitação de Licenciamento Temporário ou Impedimento deverá ser realizada através da ferramenta de chamado (service desk) pelo Atendente. POLÍTICA CAD POLÍTICA CAD Análise das Documentações Obrigatórias A Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) deve analisar a solicitação através da ferramenta de chamado. 1ª Câmara O Pedido de Licenciamento Temporário deve ser deliberada pela 1ª Câmara, que receberá da Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) toda a documentação para suportar esta análise. Uma vez validado, seguirá o parecer para continuidade do processo. POLÍTICA CAD Atualização do ERP Após a aprovação da 1ª Câmara, a Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) deve atualizar o status do Advogado no SAP Business One.

22 01 22 / CAD 080 Baixa do Licenciamento Temporário e Impedimentos POLÍTICA CAD Abertura do Chamado A abertura do procedimento de solicitação de baixa do Licenciamento Temporário ou Impedimento deverá ser realizada através da ferramenta de chamado (service desk) pelo Atendente. As documentações necessárias são: Ato de Exoneração; Ato de Aposentadoria. POLÍTICA CAD POLÍTICA CAD Análise das Documentações Obrigatórias A Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) deve analisar a solicitação através da ferramenta de chamado. 1ª Câmara O Pedido de Licenciamento Temporário deve ser deliberada pela 1ª Câmara, que receberá da Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) toda a documentação para suportar esta análise. Uma vez validado, seguirá o parecer para continuidade do processo. POLÍTICA CAD Atualização do ERP Após a aprovação da 1ª Câmara, a Comissão de Seleção e Inscrição (CSI) deve atualizar o status do Advogado no SAP Business One.

23 01 23 / 23 VIGÊNCIA Este manual entra em vigor na data de sua assinatura e divulgação, revogando-se disposições em contrário. ATUALIZAÇÃO DO MANUAL DE PROCESSO A tabela abaixo relaciona os campos necessários para o controle das atualizações, revisões e aprovações do manual de processo, a serem preenchidos sempre que julgado necessário. CONTROLE DE VERSÕES E ALTERAÇÕES Versão Data Responsável Tipo de Alteração Revisor/Aprovador Maria do Carmo Araújo Confecção Simone Rattacaso