Carlos Gomes de Faria Junior. Como a Rumo avalia o índice de desempenho de seus Fornecedores - IDF

Transcrição

1 Carlos Gomes de Faria Junior Como a Rumo avalia o índice de desempenho de seus Fornecedores - IDF

2 Informações Institucionais da Rumo Programa de Excelência de Fornecedores Homologação de Fornecedores IDF ndice de desempenho do fornecedor Resultados atingidos no projeto Aprendizados do projetos Perguntas

3 Apresentação Institucional Rumo TIME LINE

4 Apresentação Institucional Rumo Visão Geral da Rumo

5 Apresentação Institucional Rumo Plano de investimento da Rumo

6 Informações Institucionais da Rumo Programa de Excelência de Fornecedores Homologação de Fornecedores IDF ndice de desempenho do fornecedor Resultados atingidos no projeto Aprendizados do projetos Perguntas

7 Motivação do Projeto Programa de Excelência de Fornecedores Time line... Diagnóstico do processo e criação de novo modelo para Gestão de Fornecedores OUT/15 Conclusão da 1ª Onda de Homologação JAN/16 MAR/16 JUN/16 Go Live Portal Gestão Contratos Conclusão da 3ª Onda de Homologação JUL/15 Go Live do Portal de Fornecedores (Homologação) DEZ/15 Início do IDF - Índice de Desempenho do Fornecedor Conclusão da 2ª Onda de Homologação SET/16 DEZ/16 Portal de Fornecedores (2ª fase) MAR/17 Go Live PUC - Portal Único de Compras 24 Fornec. Serviço 40 Fornec. Materiais IDFe RNC s através do Portal

8 Informações Institucionais da Rumo Programa de Excelência de Fornecedores Homologação de Fornecedores IDF ndice de desempenho do fornecedor Resultados atingidos no projeto Aprendizados do projetos Perguntas

9 Homologação de Fornecedores Portal de Fornecedores

10 Homologação de Fornecedores Fluxo para Homologação de Fornecedores FORNECEDORES BERNHOEFT RUMO ALL

11 Homologação de Fornecedores Análise de Risco Financeira de Fornecedores

12 Informações Institucionais da Rumo Programa de Excelência de Fornecedores Homologação de Fornecedores IDF ndice de desempenho do fornecedor Resultados atingidos no projeto Aprendizados do projetos Perguntas

13 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor O que é a Avaliação de Fornecedores Periodicidade: É a medição e análise do desempenho do fornecedor dentro dos parâmetros estabelecidos no SLA. Tem como objetivo gerar melhoria contínua da performance do fornecedor, reduzindo assim custos e mitigando riscos. O processo de análise de performance ocorre de maneira contínua e sua mensuração é registrada mensalmente e avaliada em intervalos trimestrais, sendo: 1º trimestre: janeiro a março 2º trimestre: abril a junho 3º trimestre: julho a setembro 4º trimestre: outubro a dezembro A média da pontuação do período será o IDF. QUALIDADE PERCEBIDA SEGURANÇA ENTREGA/PRAZO GESTÃO DE TERCEIROS

14 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor IDF Fornecedores de Materiais IDF OTIF (ON TIME IN FULL) RNC ENTRAGA DO MATERIAL NO PRAZO E NA QUANTIDADE SOLICITADA 65 REGISTRO DE NÃO CONFORMIDADE 35

15 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Materiais 65 pontos OTIF ON TIME: OS MATERIAIS DEVEM SER ENTREGUES DENTRO DA DATA ESTIPULADA NO PEDIDO. DATA DE REMESSA. IN FULL: OS MATERIAIS DEVEM SER ENTREGUES NA QUANTIDADE SOLICITADA. CÁLCULO: TOTAL DE OTIF SIM, PELO TOTAL DE PEDIDOS DO MÊS *0,65. Para totalizar os 65 pontos.

16 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Materiais 35 pontos RNC REGISTRO DE NÃO CONFIRMIDADE. MATERIAL CHEGOU NA RUMO DIFERENTE DA ESPECIFICAÇÃO SOLICITADA OU COM PROBLEMAS DE QUALIDADE E EMBALAGEM. PONTUAÇÃO Pontos % Peso A APROVAÇÃO TOTAL (SUBS.: SEM OCORRÊNCIA DE RNC) % B APROVAÇÃO DE MATERIAL COM PROBLEMAS DE EMBALAGEM (SUBS.: OCORRÊNCIA DE UMA RNC 20 80% C REPROVAÇÃO DE MATERIAL COM POSSIBILIDADE DE RETRABALHO INTERNO (SUBS.: OCORRÊNCIA D 15 60% D OCORRÊNCIA DE UMA RNC - SEM POSSIBLIDADE DE RETRABALHO INTERNO 5 20% E REPROVAÇÃO TOTAL DE ALGUM MATERIAL (SUBS.: OCORRÊNCIA DE MAIS DE UMA RNC) 0 0%

17 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor IDF Fornecedores de Serviço IDF Escopo Técnico Qualidade Cumprimento do Cronograma SSMA Procedimentos SSMA Acidentes Gestão Terceiros Realizou o trabalho Conforme escopo? O serviço realizado seguiu um padrão adequado de qualidade? Cumprimento dos prazos e das etapas previstas no Cronograma? Cumprimento dos procedimentos de Segurança. (realização de DDS, Análise de Risco da Tarefa, Report. de incidentes, utilização de EPI's, etc.) META acidente ZERO Fornecedor está em dia com as entregas das informações trabalhistas e prestação de contas para o gestor de Terceiros?

18 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Serviço 15 pontos ESCOPO TÉCNICO Aborda os itens que são relativos a execução do serviço conforme acordado no escopo técnico. Pontos % Peso A SIM, O SERVIÇO SEGUIU O ESCOPO DEFINIDO % B O ESCOPO ACORDADO FOI CONCLUIDO MAS APRESENTOU EXTRA ESCOPO 10 67% C O ESCOPO ACORDADO FOI CONCLUIDO PARCIALMENTE 5 33% D O ESCOPO ACORDADO NÃO FOI CONCLUÍDO 0 0%

19 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Serviços 15 pontos QUALIDADE Refere-se a qualidade na prestação do serviço, analisando se o mesmo seguiu um padrão aceitável. Pontos % Peso A SIM, O SERVIÇO FOI REALIZADO COM QUALIDADE ACEITÁVEL % B C A QUALIDADE DO SERVIÇO FICOU AQUÉM DO ESPERADO, MAS FOI ACEITO PELO GESTOR TÉCNICO A QUALIDADE DO SERVIÇO NÃO FOI SATISFATÓRIA E FOI REPROVADO PELO GESTOR TÉCNICO 6 40% 0 0%

20 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Serviço 20 pontos CUMPRIMENTO DO CRONOGRAMA Refere-se ao cumprimento de todas as etapas descritas no cronograma do serviço, seja um serviço fixo ou mensal. Pontos % Peso A CUMPRIU DE 95 A 100% DAS ORDENS DE SERVIÇO NO PRAZO % B CUMPRIU DE 90 A 95% DAS ORDENS DE SERVIÇO NO PRAZO 17 83% C CUMPRIU DE 75 A 89% DAS ORDENS DE SERVIÇO NO PRAZO 10 50% D CUMPRIU DE 50 A 74% DAS ORDENS DE SERVIÇO NO PRAZO 3 15% E CUMPRIU DE MENOS DE 50% DAS ORDENS DE SERVIÇO NO PRAZO 0 0%

21 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Serviços 10 pontos SSMA 21 PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA Pontos % Peso A CUMPRIU TODOS OS PROCEDIMENTOS DE SSMA % B DEIXOU DE CUMPRIR PELO MENOS UM PROCEDIMENTO DE SSMA NÍVEL % C DEIXOU DE CUMPRIR PELO MENOS UM PROCEDIMENTO DE SSMA NÍVEL % D DEIXOU DE CUMPRIR PELO MENOS UM PROCEDIMENTO DE SSMA NÍVEL 3 0 0% Os níveis são a gravidade do desvio, por exemplo: Subir a escada com o celular na mão pode-se considerar nível 1 IR para área operacional sem protetor auricular nível 2, (Sem utilização de EPI Pegar um dormente com a mão é nível 3

22 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Serviço 25 pontos SSMA META ACIDENTE ZERO Pontos % Peso A ACIDENTE ZERO % C ACIDENTE SEM AFASTAMENTO 15 60% D ACIDENTE COM AFASTAMENTO 0 0% 22 Acidentes com danos materiais também são considerados.

23 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Critérios IDF Serviços 15 pontos GESTÃO DE TERCEIROS APRESENTA EM DIA TODAS AS DOCUMENTAÇÕES EXIGIDAS NA BERNHOEFT A B ESTÁ REGULAR COM A APRESENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES TRABALHISTAS REGULAR COM TODOS DOCUMENTOS CRÍTICOS E FALTAM DOCUMENTOS NÃO CRÍTICOS Pontos % Peso % 10 67% C NÃO APRESENTA EM DIA OS DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES TRABALHISTAS 0 0%

24 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Monitoramento e Gestão de Terceiros Os documentos exigidos no Programa estão divididos em quatro categorias: Documentos de Obrigações Trabalhistas; Documentos de Saúde e Segurança do Trabalho; Documentos de Obrigações Gerais; Documentos de Admissão. Documentos críticos: INSS FGTS SEFIP Salários Benefícios Dia 12 Dia 28 Data limite para a contratada anexar a documentação referente ao mês anterior; Data para o envio do relatório com os documentos entregues até o dia 28; Data limite para a contratada anexar a documentação pendente; Data para envio do relatório com os documentos recebidos até o dia 12; A contratada anexa a documentação no Portal Documentos. A Bernhoeft recebe o documento, analisa e emite o relatório. A contratada anexa os documentos pendentes. A Bernhoeft recebe o documento, analisa e emite o relatório. A Rumo verifica o status da competência acompanha pendências/evolução dos fornecedores.

25 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Flexibilidade para avaliação de escopos diferentes 1 Almoxarifado 2 Atendimentos a Acidentes 3 Classificadoras 4 Consultoria - Homologação 5 Consultoria - Monitoramento 6 Controle de acessos 7 Facilities 8 Frete 9 Infraestrutura de Via 10 Locação de Máquinas 11 Logística Interna 12 Manut. Elétrica 13 Manut. Equip. Mecanização 14 Manut. Mecânica 15 Manut. Mecânica I 16 Manut. Mecânica II 17 Planejamento 18 Projetos 19 Segurança 20 Serviço de Inspeção 21 Serviços Logísticos 22 Superestrutura de Via 23 Transp. de Geração de Trilhos 24 Transporte de Colaboradores 25 Tratamento da E.T.E AVALIADORES JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO AVALIADORES 245

26 IDF ndice de Desempenho do Fornecedor Consolidação dos resultados O resultado de IDF dos fornecedores é fechado mensalmente e consolidado a cada trimestre para definição da Classe do fornecedor, conforme tabela abaixo: IDF-S Ação a ser adotada Classe de 0 a 30 Fornecedor desomologado D > 30 a 60 > 60 a 80 > 80 a 95 > 95 a 100 Advertência e exigência de Plano de Ação Corretiva para as falhas detectadas. Tal Plano deverá ser aprovado e acompanhado pelos setores responsáveis. Realizar reuniões com o fornecedor para acompanhamento. Exigência de Plano de Ação Corretiva para as falhas detectadas. Tal Plano deverá ser aprovado e acompanhado pelos setores responsáveis, conforme o caso. Emissão de Atestado de Fornecimento, se solicitado pelo fornecedor, destacando o BOM DESEMPENHO do mesmo. Emissão de Atestado de Fornecimento, se solicitado pelo fornecedor, constando o registro de QUALIDADE ASSEGURADA. C B A A

27 Informações Institucionais da Rumo Programa de Excelência de Fornecedores Homologação de Fornecedores IDF ndice de desempenho do fornecedor Resultados atingidos no projeto Aprendizados do projetos Perguntas

28 Resultados do Projeto Quantidade de fornecedores no IDF de Serviços FERROVIAS TERMINAIS JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO 0 JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO Fornecedor Contratos Fornecedor

29 Informações Institucionais da Rumo Programa de Excelência de Fornecedores Homologação de Fornecedores IDF ndice de desempenho do fornecedor Resultados atingidos no projeto Aprendizados do projeto Perguntas

30 Lições Aprendidas O que apreendemos durante e após o projeto: 1. Importância de engajamentos das demais áreas no processo: Compradores; Fornecedores; Áreas técnicas e Gestores de contratos; 2. Atenção para automatizações dos processos e correto funcionamentos dos sistemas; 3. Obrigatoriedade de definições conjuntas com diversas áreas da empresa: 4. Realização do processo de implementação em ondas :

31 Vídeo Rumo + Bernhoeft youtube.com/bernhoeftconsultoria

32 COMO A RUMO AVALIA O NDICE DE DESEMPENHO DE SEUS FORNECEDORES - IDF Carlos Gomes de Faria Junior Procurement Manager