Modelagem de Processos de Negócio Aula 9 Avaliação de AS-IS Andréa Magalhães Magdaleno

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1 Modelagem de Processos de Negócio Aula 9 Avaliação de AS-IS Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br

2 Agenda Execução e monitoramento Avaliar situação atual (AS-IS) Avaliação da perspectiva dos stakeholders Avaliação por habilitadores Avaliação F.O.F.A Exercícios 2

3 EXECUÇÃO E MONITORAMENTO

4 Ciclo de BPM 4

5 Execução Planejar implantação do processo Implantar processo Institucionalizar processo 5

6 Execução Planejar Implantação do Processo 6

7 Execução Implantar Processo 7

8 Execução Institucionalizar Processo Gestão de Mudanças O que é a mudança? Por que está acontecendo? O que ela afeta? Principal desafio Resistência das pessoas Dificuldade em aceitar mudanças, pois estarão mexendo com sua forma de trabalho 8

9 Ciclo de BPM 9

10 Monitoramento Definir indicadores de desempenho Acompanhar execução dos processos Controlar desvios 10

11 Monitoramento Definir Indicadores de Desempenho Característica do indicador Sigla Nome Descrição Objetivo Responsável Unidade de medida Modo de pontuação Meta Periodicidade Critério de análise Nível de acompanhamento Fórmula de cálculo Origem das informações Descrição Forma de apresentação Observações 11

12 Monitoramento Definir Indicadores de Desempenho Característica do indicador Descrição Sigla Nome Descrição Objetivo Responsável Unidade de medida Modo de pontuação BAC Backlog Auditorias Completas Diferença entre o número de auditorias completas solicitadas/previstas e concluídas no mês Monitorar o dimensionamento da equipe de auditoria e o fluxo de atendimento das demandas/solicitações de auditorias completas Nome Área Quantidade Quanto menor melhor Meta < 10 Periodicidade Critério de análise Nível de acompanhamento Fórmula de cálculo Origem das informações Mensal A análise é feita com base na meta estabelecida e nas medições do período anterior Por auditor de qualidade e por área Número de auditorias completas solicitadas/previstas no mês + Passivo do mês anterior Número de auditorias completas concluídas no mês Passivo do Mês anterior = auditorias completas não encerradas do mês anterior JIRA Quantidade x Tempo Exemplo: Forma de apresentação Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Média Prev Média Real 52,5 71,6 72,4 Previsto Realizado 70,5 72,5 73,5 73,0 Observações Se o gráfico não puder ser obtido do JIRA, os dados podem ser exportados da ferramenta para outro ambiente (como o Excel), onde os gráficos são construídos e os indicadores acompanhados. 12

13 Monitoramento Acompanhar Execução dos Processos 13

14 Monitoramento Controlar Desvios 14

15 AVALIAR SITUAÇÃO ATUAL (AS-IS)

16 Ciclo de BPM 16

17 Melhoria Avaliar situação atual ( AS-IS) Projetar processo futuro (TO-BE) Avaliar AS-IS da perspectiva dos stakeholders Avaliar AS-IS através dos habilitadores Avaliar AS-IS através da FOFA 17

18 Avaliar situação atual Objetivo: Determinar a causa do desempenho insatisfatório do processo atual Sugerir características para o processo TO-BE Entendimento do processo AS-IS Avaliação do processo AS-IS Projeto do processo TO-BE 18

19 AVALIAÇÃO DA PERSPECTIVA DOS STAKEHOLDERS

20 Perspectivas dos Stakeholders Clientes Executores Donos e gerentes Fornecedores Agências do governo Comunidade Associações industriais 20

21 Perspectivas dos Stakeholders Cliente Quanto esforço é necessário ser feito por parte do cliente? Quanta interação? O cliente precisa interagir com diversas partes da organização? O cliente tem como monitorar o andamento do processo? Executores O processo funciona conforme o esperado? Donos e gerentes O processo consume recursos que poderiam estar alocados em outra parte? O processo fornece subsídios para gerenciá-lo? O processo ajuda no alcance dos objetivos? 21

22 Perspectivas dos Stakeholders Fornecedores Que erros da nossa parte causam problemas ou dificuldades para você? Qual a facilidade de fazer negócios com a nossa organização em comparação com outras? Outros grupos Ética Segurança Privacidade... 22

23 Exercício 1 Estudo de Caso Analisem a situação atual do processo da perspectiva dos diferentes stakeholders existentes 23

24 AVALIAÇÃO POR HABILITADORES

25 Avaliação por Habilitadores Dimensões de análise do processo 25

26 Habilitadores Recursos Humanos: Avaliação de questões relacionadas à estrutura organizacional, definição de papeis/funções, habilidades necessárias e treinamentos Workflow: Avaliação de questões relacionadas aos passos, gargalos no fluxo de execução e comunicação com outros envolvidos Tecnologia da Informação (TI): Avaliação de questões relacionadas às aplicações, banco de dados Regras e Políticas: Avaliação de questões relacionadas às regras impostas internamente ou externamente, como adequação de normas, definição de prazos, aplicação de punições, padronização 26

27 Habilitadores Motivação e Métricas: Avaliação de questões relacionadas à definição de metas e acompanhamento de ações Infraestrutura: Avaliações de questões relacionadas ao espaço físico, disponibilidade de recursos e equipamentos Colaboração: Avaliação de questões relacionadas a comunicação, planejamento de trabalho, integração de artefatos e percepção ou compreensão da colaboração Sustentabilidade: Avaliação de questões relacionadas ao impacto ao meio ambiente uso de recursos renováveis, desperdício de recursos 27

28 Habilitador Recursos Humanos 28

29 Exercício 2 Estudo de Caso Baixem o documento do site Respondam as perguntas dos habilitadores para o processo atual Foram detectados outros problemas além dos identificados no exercício 1? 29

30 AVALIAÇÃO F.O.F.A

31 F.O.F.A F.O.F.A (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) - do inglês SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats) Objetivo Mapear o contexto institucional, técnico e político no qual será implantado o processo A análise F.O.F.A se divide em: Forças - Vantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada Fraquezas - Desvantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada Oportunidades - Aspectos favoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida Ameaças - Aspectos desfavoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida 31

32 F.O.F.A 32

33 Exercício 3 Estudo de Caso Baixem o documento do site Preencham a F.O.F.A para o processo atual Foram detectados outros problemas além dos identificados nos exercícios 1 e 2? 33

34 Dúvidas? 34

35 Leitura Complementar Aalst, W.M.P.; Rosa, M. L.; Santoro, F. M. Business Process Management: Don t Forget to Improve the Process, Business Information System Engineering, Vol 58, Issue 1, 2016, pp

36 Próxima Aula Melhoria Avaliar situação atual ( AS-IS) Projetar processo futuro (TO-BE) 36

37 Modelagem de Processos de Negócio Aula 9 Avaliação de AS-IS Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br