Modelagem de Processos de Negócio Aula 12 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno

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1 Modelagem de Processos de Negócio Aula 12 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno

2 Agenda Soluções de BPM Flimple - Ficha de Processos Escritório de Processos BPM Ágil ou Lean BPM Automatização através de BPMS Social BPM BPM para Startups - Process Thinking Green BPM ou BPM Verde Próximos Passos 2

3 FLIMPLE - FICHA DE PROCESSOS

4 Ficha de Processos Necessidade Você já se viu na situação de ter que coletar diversas informações sobre cada processo rapidamente com o seu cliente para poder entender o escopo do processo? Como estimar um projeto de modelagem de processos sem ter ideia do tamanho, do escopo e das interfaces dos processos? Como organizar e resumir os aspectos chave de cada processo de forma que o cliente também entenda essas informações e seja capaz de validá-las ou complementá-las? Você já se deu conta do quanto uma visão resumida em alto nível do conjunto de processos já agrega valor para um cliente que ainda não tem esta visibilidade? 4

5 Ficha de Processos Documento 5

6 Ficha de Processos Solução Facilita o levantamento das informações iniciais sobre cada processo Agilidade no preenchimento das fichas durante as reuniões de levantamento e validação com o cliente Visão holística sobre cada processo escopo e interfaces Organização das informações customizadas no template de ficha de processo definido para cada projeto Escopo dos processos para estimativas 6

7 Ficha de Processos Benefícios Analista de Processos: Agiliza o levantamento com o cliente Facilita a definição do escopo e o estabelecimento das interfaces entre os processos Gestor de Processos: Visão holística do processo Entendimento das fronteiras entre os processos Comunidade de stakeholders: Útil para workshops quando existem diferentes stakeholders envolvidos que precisam discutir e convergir para uma visão comum sobre o processo 7

8 Ficha de Processos Como funciona? Forma intuitiva e rápida de categorizar e ordenar as fichas dos processos Uso em dispositivos móveis Funcionamento online ou off-line 8

9 Ficha de Processos Como funciona? 9

10 Flimple Como funciona? Ferramenta online simples e rápida para facilitar o levantamento de processos. 10

11 Flimple 11

12 Flimple 12

13 ESCRITÓRIO DE PROCESSOS

14 Escritório de Processos Problemas Típicos 14

15 Escritório de Processos Definição O Escritório de Processos é o ponto focal para coordenação de melhorias de processos e atividades de gestão de processos. Ele apoia toda a organização com padrões de conformidade, metodologias, modelos, educação, auxílio a projetos e coaching. (TREGEAR, JESUS E MACIEIRA, 2010) 15

16 Escritório de Processos Cenário Atual 16

17 Escritório de Processos Metodologia

18 Escritório de Processos Benchmarking Empresas estudadas Critérios de escolha dessas empresas Importância na economia brasileira Estrutura empresarial sólida Cultura empresarial voltada a processos Escritório de processos estruturado (PINHO et al., 2008) 18

19 Escritório de Processos Benchmarking Informações ORG 1 ORG 2 ORG 3 ORG 4 ORG 5 Setor de Atuação Crédito/Finanças Cosméticos Financeiro Mineração Aeronáutica Porte da Empresa Atuação Mundial Tamanho do Escritório de Processos Subordinação do Escritório na Estrutura Organizacional Grande Brasil Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em 8 países Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em diversos países Grande e Multinacional Multinacional. Brasil, Canadá, Austrália, Ásia, Europa Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em diversos países 1 a 5 funcionários 1 a 5 funcionários 6 a 15 funcionários 6 a 15 funcionários 6 a 15 funcionários Superintendência de Dinâmica de Mercado Presidência Presidência Presidência Diretoria de Organizações e Processos Estrutura Organizacional Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Matricial com os processos transversais em segundo plano Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Funcional com fortes elementos matriciais (PINHO et al., 2008) 19

20 Escritório de Processos Estrutura Organizacional Típica 20

21 LEAN BPM OU BPM ÁGIL

22 Lean BPM ou BPM Ágil Princípios do Desenvolvimento Ágil Estamos descobrindo maneiras melhores de desenvolver software fazendoonósmesmoseajudandooutrosafazê-lo. Através deste trabalho, passamos a valorizar: Indivíduos e interações mais do que processos e ferramentas Software funcionando mais do que documentação abrangente Colaboração do cliente mais do que negociação de contrato Resposta a mudança mais do que plano em andamento Ou seja, mesmo havendo valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens àesquerda. 22

23 Lean BPM ou BPM Ágil 23

24 Lean BPM ou BPM Ágil 24

25 AUTOMAÇÃO POR BPMS

26 Business Process Management System (BPMS) Ambiente integrado de componentes de software que automatizam o ciclo de vida de processos de negócios, desde a sua concepção e modelagem inicial, passando pela execução e monitoramento, até à incorporação de melhorias, inclusive com a possibilidade de simulação 26

27 Business Process Management System (BPMS) define automatizado por representado por BPMS 27

28 Business Process Management System (BPMS) Principais Funcionalidades Definição/Modelagem de processos Execução de fluxos de trabalho Interação com usuários Acompanhamento e gerência de processos em execução Integração/orquestração 28

29 BPMS Definição de Processos 29

30 BPMS Execução de Processos Interpreta a definição de cada instância do processo Segue o fluxo definido, encaminhando as atividades para seus executores correspondentes Instância A define Instância B automatizado por representado por BPMS Instância C 30

31 BPMS Interação com Usuários Atividades são incluídas nas listas de trabalho de cada executor 31

32 BPMS Acompanhamento e Gerência 32

33 BPMS Integração/Orquestração 33

34 BPMS Integração/Orquestração Fonte: Fluig 34

35 BPMS Integração/Orquestração Fonte: Fluig 35

36 BPMS Quando utilizar? 36

37 Ferramentas de ibpms 37

38 SOCIAL BPM

39 Colaboração Gênio Solitário 39

40 4 Princípios para um Mundo Aberto Transparência Colaboração Compartilhamento Aumento de poder (empowerment) (Don Tapscott) Escritor, pesquisador, palestrante canadense e consultor especializado em estratégia corporativa e transformação organizacional, além de abordar temas voltados para cultura digital, Web 2.0 e Geração Internet. pen_world_1.html 40

41 Nativos Digitais 41

42 Social BPM Aproximar pessoas e processos Processo não pode ser modelado sem considerar as pessoas que vão executá-lo e a forma como elas interagem e se relacionam Colaboração integrada ao contexto do processo passa a ter um objetivo mais claro As pessoas trabalham em conjunto para atingir aos objetivos do negócio 42

43 Social BPM Uso de ferramentas e técnicas sociais nas iniciativas de gestão de processos de negócio (SWENSON et al., 2011) 43

44 Social BPM Oportunidades 44

45 Social BPM Survey nas Empresas Brasileiras (BATISTA, MAGDALENO e KALINOWSKI, 2017) 45

49 Modelagem Colaborativa de Processos Várias pessoas participam da descoberta e modelagem do processo Participantes internos e externos Participantes técnicos e não técnicos Facilita a colaboração e inovação cross-silo 49

50 Modelagem Colaborativa de Processos 50

51 Modelagem Colaborativa de Processos (KAMMERER et al., 2015) 51

52 Modelagem de Processos Colaborativos Notação Fonte: bpm4people.org 52

53 Stream de Processos Wall Seguir processo Comunica rapidamente dados de negócio aos usuários Mobile Real-time 53

54 Stream de Processos 54

55 Comunidades Online de BPM Troca de ideias, experiências, exemplos Centro de excelência interno Fóruns para discussões privadas Especialistas internos Comunidades externas de práticas BPM Market Place 55

56 Comunidades Online de BPM 56

57 Social BPM Benefícios Flexibilidade Visibilidade Participação Feedback social Conhecimento tácito Transparência Fornece contexto para resolução de problemas Colaboração dentro e fora da organização 57

58 Social BPM Desafios Barreiras dos fluxos de trabalho rigidamente definidos processos dinâmicos / adaptáveis Gerenciamento não estruturado e colaborativo dos processos Mudanças culturais exigidas para TI, negócios e gestão Gestão baseada em confiança Permite aos participantes desviarem do fluxo de trabalho prédefinido quando apropriado Permite aos participantes colaborarem com recursos a sua escolha Privacidade e segurança 58

59 Social BPM Referência 59

60 BPM PARA STARTUPS - PROCESS THINKING

61 BPM para Startups - Process Thinking Startups e Pequenas Empresas 61

62 BPM para Startups - Process Thinking Produtos / Serviços Consultoria Kit Treinamento. Personalização. Especialistas levantam e analisam os processos da empresa. Indicado para quem necessita de orientações específicas sobre os detalhes do seu processo. Independência. Cardsque auxiliam o repensar do processo pelos próprios empreendedores. Disponibiliza templates auxiliares e exemplos. Colaboração. Dinâmica de discussão geral dos principais processos de uma empresa. Ensina os principais conceitos de gestão de processos para os empreendedores 62

63 BPM para Startups - Process Thinking Mapa de Processos 63

64 BPM para Startups - Process Thinking Cinto de Utilidades 64

65 BPM para Startups - Process Thinking Cheat Sheet 65

66 BPM para Startups - Process Thinking Treinamento Dinâmica de workshop Ensina os principais conceitos da gestão de processos para os empreendedores Promove a discussão e colaboração entre os participantes sobre a análise e melhoria dos processos comuns entre eles. Discute os desafios típicos dos principais processos Empreendedores podem compartilhar dicas, boas práticas, apresentar sugestões e aprender com as experiências apresentadas 66

67 GREEN BPM OU BPM VERDE

68 Green BPM ou BPM Verde Motivação Obsolescência programada Obsolescência percebida 68

69 Green BPM ou BPM Verde Pensar no impacto ambiental e social que nossos produtos e serviços causam Escolhas verdes 69

70 Green BPM ou BPM Verde Gestão de processos consciente Otimização dos recursos nas atividades do processo Minimização do desperdício Redução do consumo dos recursos não renováveis 70

71 Green BPM ou BPM Verde Como tornar os processos sustentáveis? 71

72 Green BPM ou BPM Verde Modelagem Extensão BPMN (RECKER et al., 2012) 72

73 Green BPM ou BPM Verde Referência 73

74 Exercício Organizados em grupos (4 a 5 participantes) Cada grupo escolhe um dos temas: Flimple - Ficha de Processos Escritório de Processos BPM Ágil ou Lean BPM Automatização através de BPMS Social BPM Green BPM ou BPM Verde BPM para Startups Process Thinking Para o tema escolhido façam um brainstorming: Que empresas vocês conhecem hoje que usam ou poderiam usar esse tema? Aplicações possíveis deste tema nas empresas? Vantagens e desvantagens? Benefícios e desafios? Tecnologias facilitadoras? Como precisamos nos preparar? 74

75 PRÓXIMOS PASSOS

76 Cronograma 76

77 Seminários Apresentação do andamento do trabalho Apresentação com duração de 20 minutos por grupo Entrega de slides e relatório do trabalho 1º. Seminário Projeto de Modelagem Método, meta-modelo, notação e ferramenta Levantamento de Processos Ficha de processos Ata de Reunião Cadeia de Valor Estrutura Organizacional Modelagem de processos AS-IS Fluxos de processos Diagramas de detalhamento das atividades 2º. Seminário Avaliação do AS-IS Stakeholders Habilitadores F.O.F.A Brainstorming de ideias Cadeia de Valor Estrutura Organizacional Modelagem de processos TO-BE Fluxos de processos Diagramas de detalhamento das atividades 77

78 Dúvidas? 78

79 Modelagem de Processos de Negócio Aula 12 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno