QUAIS SÃO AS FASES DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?

Transcrição

1 QUAIS SÃO AS FASES DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADA?

2 INTRODUÇÃO 3 O QUE É UM SISTEMA INTEGRADO E QUAIS SÃO AS MUDANÇAS TRAZIDAS PARA A EMPRESA? 5 POR QUE IMPLEMENTAR O ERP EM UM PROCESSO GRADUAL? 8 QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP? 11 CONCLUSÃO 20 SOBRE A FOCCO 22

3 INTRODUÇÃO

4 4 O investimento em sistemas de gestão integrada já faz parte das estratégias de vários negócios. Essa ferramenta permitiu ao gestor melhorar a rotina do empreendimento por meio de um ambiente centralizado para acesso a informações estratégicas. A troca de dados torna-se mais simples, a integridade das informações internas fica maior e a companhia pode criar estratégias mais inteligentes e conectadas com a necessidade do mercado. Tão importante quanto escolher a solução correta para as necessidades do negócio é realizar uma instalação e migração eficaz. Por ser um processo complexo, a adoção de um sistema ERP envolve uma série de riscos, um grande número de profissionais e de etapas. Nesse cenário, escolher as estratégias corretas pode ter um grande impacto no sucesso da iniciativa. Independentemente do perfil do negócio e do tipo de ERP adotado, cada etapa da migração para a nova ferramenta deverá ser bem planejada. Neste e-book apresentamos as melhores abordagens para atingir esse objetivo, evitar erros e garantir o maior retorno possível sobre o investimento. Boa leitura! INTRODUÇÃO

5 O QUE É UM SISTEMA INTEGRADO E QUAIS SÃO AS MUDANÇAS TRAZIDAS PARA A EMPRESA?

6 6 Sigla para Enterprise Resource Planning (ou Planejamento Empresarial de Recursos, em uma tradução livre), ERP é um sistema de gestão integrada que permite ao negócio efetuar a gestão de seus processos administrativos de maneira centralizada. Composto por uma série de módulos, essa solução de TI cria um ambiente unificado para que o gestor possa identificar a melhor maneira de criar estratégias ou definir investimentos. O uso do ERP gera uma nova cultura dentro do ambiente corporativo. A companhia terá uma visão ampla e precisa sobre todos os seus processos. Em tempo real, o número de vendas, contas a pagar, vendas que estão sendo realizadas e mesmo os níveis de estoque podem ser visualizados de forma clara e objetiva. Um bom sistema de gestão melhora rotinas como: gestão financeira; administração e planejamento logístico; criação de estratégias de vendas; desenvolvimento de produtos; planejamento da cadeia operacional; troca de informações estratégicas entre setores; políticas de relacionamento com o consumidor; gestão de estoque; alocação de capital e recursos humanos. O QUE É UM SISTEMA INTEGRADO E QUAIS SÃO AS MUDANÇAS TRAZIDAS PARA A EMPRESA?

7 7 Com informações mais precisas e organizadas do negócio, os processos serão mais ágeis e inteligentes. O gestor terá um mecanismo eficaz para avaliar como otimizar processos, aumentar o nível de automação interna, manter a rotina de times eficaz e evitar que as rotinas diretamente ligadas ao core business do empreendimento tenham falhas constantes. O sistema ERP não deve ser visto apenas como um software para armazenar dados sobre o empreendimento. Ele também é uma solução que dá ao gestor a possibilidade de encontrar novas oportunidades de negócio, resolver problemas na cadeia operacional da companhia e tornar processos de gestão mais eficazes. Assim, com uma gestão estratégica, a companhia atinge as suas metas facilmente e pode conquistar novas parcerias comerciais com a segurança de que os seus times poderão atender aos requisitos dos consumidores. O QUE É UM SISTEMA INTEGRADO E QUAIS SÃO AS MUDANÇAS TRAZIDAS PARA A EMPRESA?

8 POR QUE IMPLEMENTAR O ERP EM UM PROCESSO GRADUAL?

9 9 Se feita corretamente, a implementação do ERP pode fundar as bases para o crescimento futuro do negócio. Gestores terão os mecanismos corretos para melhorar a produtividade de todas as áreas, reduzir custos e otimizar processos. Justamente por isso é importante que esse processo seja feito gradualmente. POR QUE IMPLEMENTAR O ERP EM UM PROCESSO GRADUAL?

10 10 A adoção gradual do novo software facilita a correção de erros e a melhoria contínua da aplicação. Ao término de cada etapa, o gestor pode identificar como a aplicação está sendo utilizada, os erros cometidos e os pontos que podem ser melhorados. Dessa forma, a empresa conseguirá otimizar o processo de instalação e adaptação ao novo software nos setores seguintes, melhorando o tempo necessário para que um profissional adapte-se ao novo sistema. O ideal é que a implementação seja feita em fases, partindo de um escopo básico, que é ampliado gradualmente até que o uso do ERP seja disseminado por todo o negócio. Tenham em mente que, entre outros benefícios, essa é uma estratégia que reduz custos. Cada setor poderá planejar a sua adaptação ao novo sistema com precisão e como ela não será feita de maneira unificada, o impacto de possíveis erros será reduzido ao máximo. Em outras palavras, a incorporação gradual de um software de gestão integrada ao ambiente corporativo reduz custos e melhora a maneira como o empreendimento pode lidar com as suas demandas. A companhia conseguirá efetuar mudanças com rapidez, identificar problemas antes que eles causem um grande impacto negativo e reduzir os prazos do projeto. Além disso, o negócio pode reduzir a carga de trabalho do time de TI, dando a ele mais capacidade para lidar com as demandas de cada setor. POR QUE IMPLEMENTAR O ERP EM UM PROCESSO GRADUAL?

11 QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

12 12 Independentemente do ERP escolhido pelo negócio, a maneira como ele será integrado aos processos internos e instalado nos dispositivos é um fator-chave para garantir o sucesso do investimento feito pela empresa. Diante disso, é fundamental que o gestor faça um bom planejamento, evitando erros e maximizando as chances dos objetivos serem atingidos pela companhia. Cada etapa da implementação de um ERP possui uma relação direta com o retorno que a empresa terá. É necessário detalhar o escopo da aplicação, como cada profissional atuará durante a migração para a nova ferramenta, como os dados serão coletados e que tipos de relatórios serão emitidos regularmente para fazer com que nada esteja fora do planejado. Além disso, a companhia deve identificar quais sistemas serão integrados e quem será afetado pela nova solução. Os principais estágios da implementação de um ERP são os seguintes: QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

13 13 LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES SOBRE O NEGÓCIO Nessa etapa, o gestor executará uma série de processos que auxiliam o time de TI a conhecer as necessidades de cada área e o seu perfil operacional. Também estão incluídas as rotinas para definir o escopo do projeto e obter o apoio de todos os profissionais envolvidos na iniciativa. PLANEJAMENTO Essa etapa é uma das principais. Um bom planejamento pode impactar diretamente em toda a migração, assim como nas chances de erros ocorrerem. Portanto, o gestor deve estar atento à necessidade de definir rotinas, métricas, equipes e datas com transparência e precisão. MONITORAMENTO Essa é uma parte do processo de implementação do ERP que passa por todas as outras. Ela é composta por todas as abordagens utilizada pelo setor de TI para monitorar o impacto do novo sistema, os atrasos, a performance dos times e da própria aplicação. São estratégias como o uso de softwares de monitoramento e indicadores de desempenho que devem ser aplicados aqui. QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

14 14 IMPLEMENTAÇÃO Nessa parte, todos os times de TI executarão as rotinas necessárias para a adoção plena da ferramenta de gestão escolhida. Essa é uma das etapas mais importantes, por é nela em que os primeiros problemas ocorrem e a empresa pode identificar pontos que impactarão na performance da aplicação rapidamente. O ideal, aqui, é que a aplicação seja instalada gradativamente, permitindo que erros tornem-se pouco frequentes. CORREÇÃO Nesse momento o time de TI faz uma avaliação sobre o impacto das abordagens escolhidas, identifica pontos que necessitam de melhorias e efetua as correções necessárias. Assim, a adaptação à nova aplicação é feita com mais agilidade e a implementação em outras áreas terá um número de falhas menor. QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

15 15 TREINAMENTO DE USUÁRIOS Nesse momento, o time de TI deve treinar os profissionais para que eles possam fazer o melhor uso das soluções adotadas. O treinamento precisa incluir as principais funcionalidades do sistema e métodos para solucionar os erros mais comuns. Assim, a adaptação torna-se mais rápida e eficaz. Confira abaixo alguns pontos cruciais para maximizar o retorno sobre o seu investimento em um ERP durante a migração para a nova solução! DEFINIÇÃO DE METAS CLARAS ERPs são soluções versáteis. Portanto, é importante que a empresa tenha objetivos claros sobre como a solução poderá contribuir para o negócio. Em outras palavras, em vez de se perguntar se o ERP é uma ferramenta útil ou não para o negócio, o gestor deve avaliar por quais motivos o sistema de gestão deve ser adotado. Nesse sentido, a companhia pode levantar informações sobre os principais problemas de cada área, avaliar como times estão executando as suas rotinas diárias e os maiores desafios encontrados. Além disso, as metas de médio e longo prazos fornecem uma boa visão sobre quais são os pontos-chave para que o gestor possa identificar como o ERP trará lucros para a companhia. QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

16 16 DEFINIÇÃO DE UM ESCOPO Os objetivos ao investir em uma nova solução de TI podem ser múltiplos. No entanto, seja qual for a meta do negócio ao adquirir uma nova ferramenta, é importante ter um escopo bem definido. Um escopo claro evita uma série de problemas. A empresa saberá exatamente o quanto gastará ao término do processo e, da mesma forma, evitará questões relacionadas a atrasos. Além disso, o planejamento de todos os envolvidos na adoção da ferramenta será mais simples e ágil. QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

17 17 COLETA DE DADOS ESTRATÉGICOS A implementação de um ERP pode ser uma grande mudança para o negócio. Portanto, colete informações sobre todo o negócio, garantindo que o empreendimento não terá dificuldades ao adotar a nova solução. INFRAESTRUTURA Assim como toda ferramenta de software, o que garante o sucesso de um ERP no dia a dia é a maneira como a infraestrutura de TI está moldada. Portanto, é importante avaliar como os dispositivos de TI estão instalados e quais são as suas configurações atuais. É importante identificar quais serão os setores afetados, como é a rotina de cada time que utilizará a solução e quais são os sistemas removidos após a instalação da ferramenta. Dessa forma, a transição para o ERP será rápida e sem grandes dificuldades. Conhecendo melhor o estado da infraestrutura de TI, o gestor saberá quais mudanças devem ser feitas e como o novo sistema afetará a performance dos dispositivos. Em outras palavras, conhecer a infraestrutura de TI é crucial para garantir que o ERP tenha uma alta performance e possa atender às necessidades do empreendimento. QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

18 18 ADAPTAÇÃO DO ERP ESCOLHIDO AO AMBIENTE CORPORATIVO É importante que o ERP seja configurado para atender às demandas do negócio e ao perfil operacional da empresa. Portanto, faça uma avaliação completa sobre tais fatores e configure a aplicação para evitar que recursos fiquem subutilizados. Para que isso seja possível, também é necessário conhecer o software, as suas funções básicas e a maneira como ele é utilizado. Com isso, a companhia reduzirá o tempo para que profissionais possam se adaptar e tornará a aplicação mais compatível com o empreendimento. QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

19 19 CRIAÇÃO DE UMA ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE MUDANÇAS Um dos problemas do ambiente corporativo é o fato de pessoas adaptarem-se rapidamente a uma rotina e terem dificuldades para saírem da sua zona de conforto. Portanto, uma política de gestão de mudanças é fundamental para que a empresa não tenha problemas para se adaptar ao novo sistema e aproveitar todos os recursos da solução escolhida. Crie mecanismos para que os profissionais tenham os dispositivos integrados ao seu dia a dia sem grandes dificuldades. Avalie rotinas, faça treinamentos, agende instalações e mantenha canais de comunicação continuamente abertos. Dessa forma, o setor de TI poderá implementar a solução com o mínimo de conflitos possível. QUAIS SÃO AS 6 ETAPAS PRINCIPAIS DO PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DE UM ERP?

20 CONCLUSÃO

21 21 Um sistema de gestão integrada deve ser visto pela empresa como uma solução estratégica. Ele permite ao negócio manter uma rotina de alta performance, reduzir erros e ter mais capacidade de lidar com demandas de mercado. Além disso, a companhia pode identificar a melhor forma de planejar investimentos e estratégias de mercado sem que isso comprometa os seus custos ou a sua capacidade operacional. No longo prazo, o ERP cria o ambiente ideal para que gestores possam maximizar a competitividade da empresa. O negócio terá dados precisos e em tempo real sobre todos os seus processos estratégicos, como rotinas de logística, vendas e suporte a clientes. Isso facilita o trabalho de analistas, que conseguirão compreender melhor o impacto de suas ações e evitar prejuízos. No entanto, para que o ERP seja utilizado da forma correta, é necessário efetuar um bom processo de migração. A companhia deve planejar etapas, definir métricas e avaliar continuamente como o sistema impactou nas rotinas do negócio. Dessa maneira, erros são evitados e o retorno sobre o investimento pode ser maximizado. CONCLUSÃO

22 A Focco é uma empresa que há 27 anos oferece as melhores práticas de gestão ao mercado. Com experiência e profissionais que entendem os segmentos em que atuam, conhecemos bem o negócio dos nossos clientes e, junto com ferramentas de ponta, oferecemos um serviço decisivo para o crescimento da sua empresa! rockcontent.com INTRODUÇÃO