Curso Mapeamento de Processos com BPMN

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1 UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ Curso Mapeamento de Processos com BPMN 13, 14 e 15 de fevereiro (12 horas) Horário: 14 às 18 h Prof. Dr. Cláudio Márcio Mendonça cmarcio@gmail.com 1

2 PROCESSOS BPM / BPMN

3 13/2 - CONCEITOS SOBRE PROCESSOS, BPM, BPMN 14/2 - BPMN COM BIZAGI 15/2 - BPMN COM BIZAGI CRONOGRAMA

4 - Pirâmides do Egito - Foram erguidas 2700 a.c. - 2,3 milhões de blocos de rocha, cada um pesando em média 2,5 toneladas - O número de pessoas utilizadas pode ter chegado a

5 - Muralha da China - Segundo anunciaram cientistas chineses em abril de 2009, o comprimento total da muralha é de km - Acredita-se que os trabalhos na muralha ocuparam a mão-de-obra de cerca de um milhão de homens

6 - Torre Burj Dubai, considerada o novo prédio mais alto do mundo. - A estrutura tem mais de 800 metros de altura e 160 andares - Aproximadamente 12 mil homens trabalharam na sua construção

7 Maior cadeia mundial de restaurantes de fast food de Hamburguer (35 mil pontos de vendas em 119 países) 7

8 Tudo isso seria possível: - sem processos ou procedimentos? - sem divisão de tarefas? - sem produtividade? - sem controle mínimo de qualidade? - sem planejamento? - sem liderança?

9 Negócios... 9

10 Impacto dos processos Custos Margem de Lucro Preço praticado pelo mercado (concorrência) O que são esses custos? Como diminuir os custos? 10

11 Impacto dos Processos Processos Produtivos Margem de Lucro e Insumos Outros Processos 60% Processos 11

12 O QUE SÃO PROCESSOS?

13 PROCESSOS... todo trabalho importante realizado nas empresas, faz parte de algum processo (GRAHAM; LEBARON, 1994)

14 PROCESSOS... O processo de negócio (empresarial) é formado por etapas de produção ou atividades a serem executadas. (DI SORDI, 2008) Processos...

15 O que são processos? Segundo Davenport (1994) P r o c e s s o s é u m a ordenação específica de atividades de trabalho no tempo e no espaço, portanto, devem ter começo, fim, insumos e resultados claramente identificados

16 O que são processos? Segundo Cruz (2008) Processo é a forma pela qual um conjunto de ATIVIDADES cria, trabalha, ou transforma insumos (entradas), agregando-lhes VALOR, com a finalidade de produzir BENS e SERVIÇOS, com qualidade, para serem entregues a clientes (saídas) sejam eles internos ou externos.

17 O que são processos? As atividades ou tarefas são unidades lógicas que são executadas dentro de um processo; Processos... Podem ser totalmente manuais ou automatizadas São o último nível de divisão de um processo, não havendo mais necessidade de subdivisões (DI SORDI, 2008).

18 O que são processos? Processos...

19 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA BPM - BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO) Os princípios fundamentais de BPM enfatizam a visibilidade, a responsabilidade e a capacidade de adaptação dos processos para constantemente aperfeiçoar resultados e melhor enfrentar os desafios de um ambiente de negócio globalmente diversificado No contexto de BPM, um "processo de negócio" é um trabalho que entrega valor para os clientes ou apoia/gerencia outros processos. Esse trabalho pode ser ponta a ponta, interfuncional e até mesmo interorganizacional. A noção de trabalho ponta a ponta interfuncional é chave, pois envolve todo o trabalho, cruzando limites funcionais necessários para entregar valor para os clientes. Fonte (CBOK, 2013)

20 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA BPM - BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGÓCIO) Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM Business Process Management) é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. BPM engloba estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis, políticas, métodos e tecnologias para analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos. Fonte (CBOK, 2013)

21 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA BPM - BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Auxiliar a organização a enxergar claramente os PONTOS FORTES, PONTOS FRACOS - pontos que precisam ser melhorados tais como: 1. Complexidade na operação; 2. Redução de custo; 3. Gargalos; 4. Falhas de integração; 5. Atividades redundantes; 6. Tarefas de baixo valor agregado; 7. Retrabalhos; 8. Excesso de documentação e aprovações;

22 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA PARA DEFINIR UM PROCESSO É NECESSÁRIO: Entradas do processo (inputs de informação, materiais, etc.) Saídas do processo (outputs de informação, materiais, etc.) Recursos a utilizar no processo Responsável pela gestão do processo Indicadores de melhoria (objetivos para a eficácia) Identificação dos clientes (internos / externos) Métodos de controle e monitorização

23 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA DECOMPOSIÇÃO DOS PROCESSOS Todo processo está inserido em um processo maior e pode ser decomposto em outros processos MACROPROCESSO ENTRADAS SAÍDAS SUBPROCESSOS PROCESSOS

24 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA A REUNIÃO E A DECOMPOSIÇÃO DOS PROCESSOS MACROPROCESSOS CONJUNTOS DE PROCESSOS FUNDAMENTAIS, CRÍTICOS PARA O CUMPRIMENTO DA MISSÃO ORGANIZACIONAL, QUE SE INTER- RELACIONAM DIRETAMENTE COM CLIENTES E FORNECEDORES, NO ATENDIMENTO DAS EXPECTATIVAS DO CLIENTE. CONJUNTO DE PROCESSOS PARA A OBTENÇÃO DE SOLUÇÕES INTEGRADAS DE PRODUTOS E SERVIÇOS CAPAZES DE SATISFAZER ÀS NECESSIDADES DOS CLIENTES/USUÁRIO.

25 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA A REUNIÃO E A DECOMPOSIÇÃO DOS PROCESSOS PROCESSOS REFERE-SE AO SEGUNDO NÍVEL DE DETALHAMENTO. SÃO CONJUNTO DE ATIVIDADES INTER-RELACIONADAS OU INTERATIVAS QUE TRANSFORMAM INSUMOS (ENTRADAS) EM SERVIÇOS OU PRODUTOS (SAÍDA), QUE TEM VALOR PARA UM GRUPO ESPECIFICO DE USUÁRIOS/ CLIENTES.

26 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA A REUNIÃO E A DECOMPOSIÇÃO DOS PROCESSOS SUBPROCESSOS REFERE-SE AO TERCEIRO NÍVEL DE DETALHAMENTO. SÃO CONJUNTO DE ATIVIDADES NECESSÁRIAS SUFICIENTES PARA EXECUÇÃO DE CADA PROCESSO, INTER-RELACIONADAS OU INTERATIVAS QUE TRANSFORMAM INSUMOS (ENTRADAS) EM SERVIÇOS OU PRODUTOS (SAÍDA), QUE TEM VALOR PARA UM GRUPO ESPECIFICO DE USUÁRIOS/ CLIENTES.

27 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA A REUNIÃO E A DECOMPOSIÇÃO DOS PROCESSOS ATIVIDADES SÃO CONJUNTOS DE TAREFAS, COMO INICIO E FIM IDENTIFICÁVEIS, EXECUTADAS PARA A CONSECUÇÃO DOS OBJETIVOS DOS SUBPROCESSOS E PROCESSOS.

28 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA QUAIS OS TIPOS DE PROCESSOS? Ponta a Ponta Ou Finalísticos CARACTERIZAM AS ATIVIDADES-FIM DA ORGANIZAÇÃO OU SÃO DIRETAMENTE ENVOLVIDOS NO ATENDIMENTO DAS NECESSIDADES DOS SEUS USUÁRIOS/CLIENTES.

29 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA QUAIS OS TIPOS DE PROCESSOS? Processo de Suporte DÃO SUPORTE A ALGUMAS ATIVIDADES FINS TAIS COMO: GESTÃO DE SUPRIMENTO, MANUTENÇÃO, TRANSPORTES, TI, ACOMPANHAMENTO, PLANEJAMENTO INSTITUCIONAL, ETC.

30 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA QUAIS OS TIPOS DE PROCESSOS? Processos de Gestão SÃO NECESSÁRIOS PARA COORDENAR AS ATIVIDADES DE APOIO E OS PROCESSOS FINALÍSTICOS. NESSE CASO PODEM SER DESTACADOS OS PROCESSO DE PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO.

31 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA 10 PASSOS PARA MAPEAMENTO DE PROCESSOS Passo 01 Identificar os objetivos do processo Passo 02 Identificar as saídas do processo Passo 03 Identificar os clientes do processo Passo 04 Identificar as entradas e componentes do processo Passo 05 Identificar os fornecedores do processo Passo 06 Determinar os limites do processo Passo 07 Documentar o processo atual Passo 08 Identificar melhorias necessárias ao processo Passo 09 Homologar melhorias a serem aplicadas ao processo Passo 10 Documentar o processo revisado

32 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA CICLO CONTÍNUO PARA O GERENCIAMENTO DE PROCESSOS Fonte (CBOK, 2013)

33 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA NOVOS PAPÉIS E RESPONSABILIDADES HANDOFFS = QUALQUER PONTO EM UM PROCESSO ONDE O TRABALHO OU A INFORMAÇÃO PASSA DE UMA FUNÇÃO PARA OUTRA É UM HANDOFF NESSE PROCESSO. HANDOFFS PODEM RESULTAR EM DESCONEXÕES DE PROCESSOS E DEVEM SER ANALISADOS COM CUIDADO. TIPICAMENTE, QUANTO MENOR FOR O NÚMERO DE HANDOFFS, MENOR SERÁ SUA VULNERABILIDADE A DESCONEXÕES. Fonte (CBOK, 2013)

34 PROCESSOS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA HANDOFFS Fonte (CBOK, 2013)

35 OSM - PROCESSOS ORGANIZACIONAIS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA NOTAÇÃO PARA PROCESSOS Fonte (CBOK, 2013)

36 OSM - PROCESSOS ORGANIZACIONAIS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA OBJETIVO DO MAPEAMENTO DOS PROCESSOS Identificar o entendimento dos processos Gerenciais, de negócios e de suporte existentes (AS-IS) e dos futuros (TO-BE) para melhorar o nível de satisfação do cliente e aumentar desempenho do negócio. Fonte (CBOK, 2013)

37 OSM - PROCESSOS ORGANIZACIONAIS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA ESCOLHENDO PROCESSOS PARA ANALISAR Fonte (CBOK, 2013)

38 OSM - PROCESSOS ORGANIZACIONAIS - PROF, CLÁUDIO MENDONÇA MÉTODOS DE LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES PARA PROCESSOS Pesquisa Entrevista Workshop estruturado / Grupos focais Conferência via web Observação direta Fazer em vez de observar Análise de vídeo Simulação de atividades Fonte (CBOK, 2013)