Modelagem de Processos de Negócio Aula 11 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno

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1 Modelagem de Processos de Negócio Aula 11 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno

2 Agenda Soluções de BPM Ficha de Processos Escritório de Processos BPM Ágil ou Lean BPM Automatização através de BPMS Social BPM BPM para Startups - Process Thinking Green BPM ou BPM Verde Próximos Passos 2

3 FICHA DE PROCESSOS

4 Ficha de Processos Necessidade Você já se viu na situação de ter que coletar diversas informações sobre cada processo rapidamente com o seu cliente para poder entender o escopo do processo? Como estimar um projeto de modelagem de processos sem ter ideia do tamanho, do escopo e das interfaces dos processos? Como organizar e resumir os aspectos chave de cada processo de forma que o cliente também entenda essas informações e seja capaz de validá-las ou complementá-las? Você já se deu conta do quanto uma visão resumida em alto nível do conjunto de processos já agrega valor para um cliente que ainda não tem esta visibilidade? 4

5 Ficha de Processos Documento 5

6 Ficha de Processos Solução Facilita o levantamento das informações iniciais sobre cada processo Agilidade no preenchimento das fichas durante as reuniões de levantamento e validação com o cliente Visão holística sobre cada processo escopo e interfaces Organização das informações customizadas no template de ficha de processo definido para cada projeto Escopo dos processos para estimativas 6

7 Ficha de Processos Benefícios Analista de Processos: Agiliza o levantamento com o cliente Facilita a definição do escopo e o estabelecimento das interfaces entre os processos Gestor de Processos: Visão holística do processo Entendimento das fronteiras entre os processos Comunidade de stakeholders: Útil para workshops quando existem diferentes stakeholders envolvidos que precisam discutir e convergir para uma visão comum sobre o processo 7

8 Ficha de Processos Como funciona? Forma intuitiva e rápida de categorizar e ordenar as fichas dos processos Uso em dispositivos móveis Funcionamento online ou off-line 8

9 Ficha de Processos Como funciona? 9

10 ESCRITÓRIO DE PROCESSOS

11 Escritório de Processos Problemas Típicos 11

12 Escritório de Processos Definição O Escritório de Processos é o ponto focal para coordenação de melhorias de processos e atividades de gestão de processos. Ele apoia toda a organização com padrões de conformidade, metodologias, modelos, educação, auxílio a projetos e coaching. (TREGEAR, JESUS E MACIEIRA, 2010) 12

13 Escritório de Processos Cenário Atual 13

14 Escritório de Processos Metodologia

15 Escritório de Processos Benchmarking Empresas estudadas Critérios de escolha dessas empresas Importância na economia brasileira Estrutura empresarial sólida Cultura empresarial voltada a processos Escritório de processos estruturado (PINHO et al., 2008) 15

16 Escritório de Processos Benchmarking Informações ORG 1 ORG 2 ORG 3 ORG 4 ORG 5 Setor de Atuação Crédito/Finanças Cosméticos Financeiro Mineração Aeronáutica Porte da Empresa Atuação Mundial Tamanho do Escritório de Processos Subordinação do Escritório na Estrutura Organizacional Grande Brasil Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em 8 países Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em diversos países Grande e Multinacional Multinacional. Brasil, Canadá, Austrália, Ásia, Europa Grande e Multinacional Multinacional. Atuação em diversos países 1 a 5 funcionários 1 a 5 funcionários 6 a 15 funcionários 6 a 15 funcionários 6 a 15 funcionários Superintendência de Dinâmica de Mercado Presidência Presidência Presidência Diretoria de Organizações e Processos Estrutura Organizacional Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Matricial com os processos transversais em segundo plano Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Matricial com os processos transversais em primeiro plano Estrutura Funcional com fortes elementos matriciais (PINHO et al., 2008) 16

17 Escritório de Processos Estrutura Organizacional Típica 17

18 LEAN BPM OU BPM ÁGIL

19 Lean BPM ou BPM Ágil 19

20 Lean BPM ou BPM Ágil Princípios do Desenvolvimento Ágil Estamos descobrindo maneiras melhores de desenvolver software fazendoonósmesmoseajudandooutrosafazê-lo. Através deste trabalho, passamos a valorizar: Indivíduos e interações mais do que processos e ferramentas Software funcionando mais do que documentação abrangente Colaboração do cliente mais do que negociação de contrato Resposta a mudança mais do que plano em andamento Ou seja, mesmo havendo valor nos itens à direita, valorizamos mais os itens àesquerda. 20

21 Lean BPM ou BPM Ágil 21

22 AUTOMAÇÃO POR BPMS

23 Business Process Management System (BPMS) Ambiente integrado de componentes de software que automatizam o ciclo de vida de processos de negócios, desde a sua concepção e modelagem inicial, passando pela execução e monitoramento, até à incorporação de melhorias, inclusive com a possibilidade de simulação 23

24 Business Process Management System (BPMS) define automatizado por representado por BPMS 24

25 Business Process Management System (BPMS) Principais Funcionalidades Definição/Modelagem de processos Execução de fluxos de trabalho Interação com usuários Acompanhamento e gerência de processos em execução Integração/orquestração 25

26 BPMS Definição de Processos 26

27 BPMS Execução de Processos Interpreta a definição de cada instância do processo Segue o fluxo definido, encaminhando as atividades para seus executores correspondentes Instância A define Instância B automatizado por representado por BPMS Instância C 27

28 BPMS Interação com Usuários Atividades são incluídas nas listas de trabalho de cada executor 28

29 BPMS Acompanhamento e Gerência 29

30 BPMS Integração/Orquestração 30

31 BPMS Integração/Orquestração Fonte: Fluig 31

32 BPMS Integração/Orquestração Fonte: Fluig 32

33 BPMS Quando utilizar? 33

34 Ferramentas de ibpms 34

35 SOCIAL BPM

36 Colaboração Gênio Solitário 36

37 4 Princípios para um Mundo Aberto Transparência Colaboração Compartilhamento Aumento de poder (empowerment) (Don Tapscott) Escritor, pesquisador, palestrante canadense e consultor especializado em estratégia corporativa e transformação organizacional, além de abordar temas voltados para cultura digital, Web 2.0 e Geração Internet. en_world_1.html 37

38 Nativos Digitais 38

39 Social BPM Aproximar pessoas e processos Processo não pode ser modelado sem considerar as pessoas que vão executá-lo e a forma como elas interagem e se relacionam Colaboração integrada ao contexto do processo passa a ter um objetivo mais claro As pessoas trabalham em conjunto para atingir aos objetivos do negócio 39

40 Social BPM Uso de ferramentas e técnicas sociais nas iniciativas de gestão de processos de negócio (SWENSON et al., 2011) 40

41 Social BPM Oportunidades 41

42 Social BPM Survey nas Empresas Brasileiras 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Design Modeling Simulation Execution Monitoring Improvement Yes Partially No I don't know/rather not answer (BATISTA, MAGDALENO e KALINOWSKI, 2017) 42

43 Modelagem Colaborativa de Processos Várias pessoas participam da descoberta e modelagem do processo Participantes internos e externos Participantes técnicos e não técnicos Facilita a colaboração e inovação cross-silo 43

44 Modelagem Colaborativa de Processos 44

45 Modelagem Colaborativa de Processos (KAMMERER et al., 2015) 45

46 Modelagem de Processos Colaborativos Notação Fonte: bpm4people.org 46

47 Stream de Processos Wall Seguir processo Comunica rapidamente dados de negócio aos usuários Mobile Real-time 47

48 Stream de Processos 48

49 Comunidades Online de BPM Troca de ideias, experiências, exemplos Centro de excelência interno Fóruns para discussões privadas Especialistas internos Comunidades externas de práticas BPM Market Place 49

50 Comunidades Online de BPM 50

51 Social BPM Benefícios Flexibilidade Visibilidade Participação Feedback social Conhecimento tácito Transparência Fornece contexto para resolução de problemas Colaboração dentro e fora da organização 51

52 Social BPM Desafios Barreiras dos fluxos de trabalho rigidamente definidos processos dinâmicos / adaptáveis Gerenciamento não estruturado e colaborativo dos processos Mudanças culturais exigidas para TI, negócios e gestão Gestão baseada em confiança Permite aos participantes desviarem do fluxo de trabalho prédefinido quando apropriado Permite aos participantes colaborarem com recursos a sua escolha Privacidade e segurança 52

53 Social BPM Referência 53

54 BPM PARA STARTUPS - PROCESS THINKING

55 BPM para Startups - Process Thinking Startups e Pequenas Empresas 55

56 BPM para Startups - Process Thinking Produtos / Serviços Consultoria Kit Treinamento. Personalização. Especialistas levantam e analisam os processos da empresa. Indicado para quem necessita de orientações específicas sobre os detalhes do seu processo. Independência. Cardsque auxiliam o repensar do processo pelos próprios empreendedores. Disponibiliza templates auxiliares e exemplos. Colaboração. Dinâmica de discussão geral dos principais processos de uma empresa. Ensina os principais conceitos de gestão de processos para os empreendedores 56

57 BPM para Startups - Process Thinking Mapa de Processos 57

58 BPM para Startups - Process Thinking Cinto de Utilidades 58

59 BPM para Startups - Process Thinking Cheat Sheet 59

60 BPM para Startups - Process Thinking Treinamento Dinâmica de workshop Ensina os principais conceitos da gestão de processos para os empreendedores Promove a discussão e colaboração entre os participantes sobre a análise e melhoria dos processos comuns entre eles. Discute os desafios típicos dos principais processos Empreendedores podem compartilhar dicas, boas práticas, apresentar sugestões e aprender com as experiências apresentadas 60

61 GREEN BPM OU BPM VERDE

62 Green BPM ou BPM Verde Motivação Obsolescência programada Obsolescência percebida 62

63 Green BPM ou BPM Verde Pensar no impacto ambiental e social que nossos produtos e serviços causam Escolhas verdes 63

64 Green BPM ou BPM Verde Gestão de processos consciente Otimização dos recursos nas atividades do processo Minimização do desperdício Redução do consumo dos recursos não renováveis 64

65 Green BPM ou BPM Verde Como tornar os processos sustentáveis? 65

66 Green BPM ou BPM Verde Modelagem Extensão BPMN (RECKER et al., 2012) 66

67 Green BPM ou BPM Verde Melhoria - Padrões 67

68 Green BPM ou BPM Verde Referência 68

69 Exercício Organizados em grupos (4 a 5 participantes) Cada grupo escolhe um dos temas: Ficha de Processos Escritório de Processos BPM Ágil ou Lean BPM Automatização através de BPMS Social BPM Green BPM ou BPM Verde BPM para Startups Para o tema escolhido façam um brainstorming: Que empresas vocês conhecem hoje que usam ou poderiam usar esse tema? Aplicações possíveis deste tema nas empresas? Vantagens e desvantagens? Benefícios e desafios? Tecnologias facilitadoras? Como precisamos nos preparar? 69

70 PRÓXIMOS PASSOS

71 Cronograma 71

72 Seminários Apresentação do andamento do trabalho Apresentação com duração de 20 minutos por grupo Entrega de slides e relatório do trabalho 1º. Seminário Projeto de Modelagem Método, meta-modelo, notação e ferramenta Levantamento de Processos Ficha de processos Ata de Reunião Cadeia de Valor Estrutura Organizacional Modelagem de processos AS-IS Fluxos de processos Diagramas de detalhamento das atividades 2º. Seminário Avaliação do AS-IS Stakeholders Habilitadores F.O.F.A Brainstorming de ideias Cadeia de Valor Estrutura Organizacional Modelagem de processos TO-BE Fluxos de processos Diagramas de detalhamento das atividades 72

73 Dúvidas? 73

74 Modelagem de Processos de Negócio Aula 11 Aplicações Andréa Magalhães Magdaleno