Agência Nacional de Vigilância Sanitária - ANVISA. Escritório de Gestão de Processos

Transcrição

1 - ANVISA Escritório de Gestão de Processos III Congresso Paraibano da Qualidade IV Seminário em Busca da Excelência João Pessoa - PB 25/08/2010

2 Cenário Desejado Cumprimento efetivo de sua missão Agência reconhecida como detentora da gestão estratégica excelência em serviços Resultados legitimados e sustentáveis Promoção efetiva do controle social Atuação consolidada como coordenadora do SNVS Tomada de decisão baseada em métricas (indicadores)

3 Programa de Modernização da Gestão da ANVISA GESTÃO ESTRATÉGICA GESPÚBLICA EXCELÊNCIA Resultados Cidadão Sociedade Liderança Plano Estratégico Mapa Estratégico (BSC) Governança Governabilidade Equidade Resultados Sustentáveis SIMPLIFICAÇÃO DE PROCESSOS GESTÃO DE PESSOAS Sistema de Trabalho Capacitação Desenvolvimento Qualidade de Vida Reconhecimento AUTO-AVALIAÇÃO Diagnóstico Institucional Informação e Conhecimento Sistemas Tecnologias Referenciais Gestão do conhecimento GESTÃO DE PROCESSOS Foco cliente / usuário Integração de áreas Racionalidade/ Padronização Organização Valor Escritório de processo Escritório de Projetos

4 Como Gerir a Mudança? Planejamento estratégico Autoavaliação Carta de serviços Implantação e fortalecimento do Escritório de Processos Escritório de projetos

5 Escritório de Gestão de Processos - EGP Objetivo " Desenvolver a cultura de gestão de processos na ANVISA visando a melhoria da qualidade e do desempenho institucional".

6 Contextualização - EGPr Aquisição da ferramenta informatizada Capacitação no final de 2008 Formação da equipe do Escritório no final de 2008 Primeira simplificação Setembro de 2008 Implantação do EGPr, de fevereiro a outubro de 2009 Aprovação da OS nº 1, de 10 processos, em junho de 2009 Integração do EGPr, EGPj e Planejamento Estratégico - junho a dezembro de 2010 Elaboração do Sistema de monitoramento de desempenho Agosto/Setembro de 2009

7 Ciclos de Melhoria do EGP Fevereiro/2009 Outubro/2009

8 Ciclos de Melhoria do EGP Levantamento da linha de base (situação atual do EGP). Estabelecimento de padrões de modelagem; Estruturação do processo de pós-simplificação; Estabelecimento da política de segurança das bases; Estabelecimento da política de versionamento de bases. 3 Análise do impacto da atualização de versão do Aris (versão 7.02 para 7.1) Levantamento dos pontos de melhoria do manual de procedimentos; Estabelecimento de procedimento para publicação no Publisher; Estabelecimento de padrões de backup.

9 Ciclos de Melhoria do EGP Estabelecimento de mecanismo para garantir a uniformidade do ambiente de modelagem Realização de oficina de capacitação para os membros da equipe CQUAL contemplando as melhorias implantadas nos ciclos anteriores. Acompanhamento da migração da ferramenta ARIS da versão 7.02 para 7.1 Elaboração das propostas e implantação das melhorias para minimização dos problemas encontrados no manual de procedimentos gerado pelo script customizado do ARIS. Aperfeiçoamento de acompanhamento de resultados com foco na avaliação. Elaboração do sistema de monitoramento de desempenho Identificação dos indicadores gerenciais do Escritório de Gestão de Processos

10 Ciclos de Melhoria do EGP 6 Validação dos indicadores do EGP; Revisão dos instrumentos para contemplar o sistema de monitoramento de desempenho; Levantamento de diretrizes do processo de alguns legados; 7 Coleta e consolidação de informações para apresentação dos resultados do escritório de processos 8 Capacitação para os padrões do escritório de processos

11 Estrutura Atual Escritório de Gestão de Processos Gestor do EGP Analista Metodológico Administrador do ARIS Multiplicador Apoio administrativo do EGP

12 Requisitos de funcionamento do EGP

13 Ações do Escritório de Gestão de Processos Aplicação da metodologia Sistema de monitoramento de desempenho; Simplificação Ordem de Serviço. Manutenção da estrutura Atualização da Ferramenta; Divulgação de ações; Articulação interna;

14 Projetos/Atividades: Manutenção da metodologia de gestão por processos (EGP) Configuração da Ferramenta Manutenção da base de processos Divulgação Implantação do Sistema de monitoramento de desempenho (processo) Levantamento das Diretrizes do processo (Balanced Scorecard) Identificação de indicadores gerenciais Simplificação de Processos Identificação de pontos de melhoria Proposta de melhorias e plano de ação

15 Resultados 11 processos simplificados (institucionalizados OS 01/2008): 11 manuais de procedimento 11 Conjunto de Indicadores 11 Normatizações definidas 145 pontos de melhoria identificados 74,5% identificados como problemas de: planejamento, normas, papéis e responsabilidade e integração/interface entre processos internos 110 Ações de melhoria

16 145 Pontos de Melhorias Identificados por categoria

17 Resultados Implantação das ações de melhoria Ações de melhoria parcialmente implementadas; 23,42% Ações de melhoria não implementadas; 25,23% Ações de melhoria implementadas; 51,35% 41% das ações não implantadas são do processo de Fiscalização sanitária em PAF, que foi simplificado em Setembro de 2009

18 Resultados de médio prazo Maior controle do processo por meio das medições realizadas após implantação dos indicadores Melhoria da qualidade do trabalho entre ANVISA e parceiros Utilização mais racional do orçamento Maior transparência no trâmite dos processos Redução do passivo

19 Resultados de médio prazo Redução no número de erros Fortalecimento da execução dos processos através do seu entendimento Maior comunicação e integração entre as áreas da ANVISA Maior fidedignidade dos dados coletados das VISAs pela ANVISA Alinhamento de ações entre VISAs e ANVISA

20 Resultados Alcançados Fiscalização da Propaganda Análise de peças publicitárias: Meta Reduzir em 10% o passivo Resultado pós simplificação redução de 25% do passivo (superação da meta) Execução dos Planos de Ação das Visas (NADAV) Índice de Planos pactuados: Meta 70% dos Estados Resultado pós simplificação 92% dos Estados (superação da meta)

21 Resultados Alcançados Certificação do processo: Qualificação de Medicamentos (OPAS) Anvisa ; Autoridade Reguladora de Referência da OPAS Oportunizou: Brasil comercializar medicamentos para outros paises Certificação válida em todo os países do mundo

22 Resultados Benefícios percebidos na ação de melhoria dos processos (visão gerencial) Definição clara do processo Maior integração entre os atores Padronização dos procedimentos Melhoria do gerenciamento do processo Aproximação entre áreas com processos relacionados Fortalecimento da comunicação entre os atores Inclusão de atividades para melhoria do produto final Melhoria na definição de responsabilidades dos atores 5 Introdução de um conjunto de indicadores 4 Redução de custos Eliminação de atividades desnecessárias ao processo Redução imediata do tempo de ciclo Redução de superposição de atividades Melhor distribuição da força de trabalho Redução de passivo Melhoria do clima organizacional 1

23 Ações em andamento A gestão de processos depende da gestão de projetos p/ garantir implementação de melhorias Processo Estratégia Projeto A gestão de projetos depende de processo,os quais são impactados quando ocorrem mudanças na organização Sistema Monitoramento Desempenho TI Planejamento

24 Ações em andamento Planejamento estratégico da ANVISA; Cadeia de valor da ANVISA; Fortalecimento da rede de multiplicadores; Atuação conjunta das áreas envolvidas; Definição de papéis e responsabilidades das áreas envolvidas;

25 A Publicação dos Processos Simplificados

26 Os resultados provêm do aproveitamento das oportunidades e não da solução dos problemas. A solução dos problemas só restaura a normalidade. As oportunidades significam explorar novos caminhos. Peter Drucker

27 Haley Almeida