Oficina - Gestão por Processos

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Felícia Medina Brunelli
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1 Oficina - Gestão por Processos Isaac da Silva Torres João Francisco da Fontoura Vieira 02/09/2015 Escritório de Processos 1

2 Tópicos Nesta oficina, apresentaremos a Gestão por Processos e a sua relação com a Gestão de Pessoas. O que é Processo? O que é Gestão por Processos? Gestão por Processo x Gestão de Processo Novos papéis requeridos na Gestão por Processo Roadmap/UFRGS Relação da Gestão de Pessoas com a Gestão por Processos 02/09/2015 Escritório de Processos 2

3 O que é processo? Entradas Informações PROCESSAMENTO Saídas Conhecimento CLIENTE Matérias- Primas... Produtos... 02/09/2015 Escritório de Processos 3

4 O que é BPM? BPM Business Process Management ou Gestão por Processos de Negócio disciplina gerencial estratégias e objetivos expectativas e necessidades de clientes estratégias, objetivos, cultura, estruturas organizacionais, papéis, políticas, métodos e tecnologias analisar, desenhar, implementar, gerenciar desempenho, transformar e estabelecer a governança de processos (BPM CBOK, 2013) Vídeo ilustrativo 02/09/2015 Escritório de Processos 4

5 Na Visão por Processos... Porque a visão por processo difere da visão por funções: Mudança de uma organização fragmentada para uma organização integrada Mudança de orientação focada no atendimento do cliente seja interno quanto externo Mudança para a gestão de serviços Transversalidade dos processos Orientação para o cliente Integração ponta a ponta Foco do cliente Rummler e Brache, /08/14 Diagramação de Processos com o Software Bizagi

6 Ou seja... BPM não é uma Metodologia É uma filosofia de gestão, um estilo de vida Toda a organização deve fazer e pensar BPM (por processos) Processo Gerar valor ao cliente Processo Processo Atividade 02/09/2015 Escritório de Processos 6

7 Por exemplo: Escrever um edital Publicar o edital Realizar Concurso Nomear um servidor 02/09/2015 Escritório de Processos 7

8 SOCIEDADE Por que Gestão por Processos? ESTRATÉGIA A organização é tão boa quanto seus processos. Ensino Pesquisa Extensão PESSOAS TECNOLOGIA 02/09/2015 Escritório de Processos 8

9 Gestão por Processos x Gestão de Processos Gestão por Processos está vinculado a uma mudança profunda na organização Introdução de uma nova filosofia de gestão Gestão de Processos é iniciativa de melhoria pontual de processos Não ocorre uma mudança na filosofia de gestão da organização Também, chamada de Transformação de Processos 02/09/2015 Escritório de Processos 9

10 Papéis na filosofia BPM Gerente de Processo Dono do Processo Analista do Processo Analista de Negócios 02/09/2015 Escritório de Processos 10

11 Roadmap 02/09/2015 Escritório de Processos 11

12 Histórico Diplomação (2011) Criação EP (mar-2012) 2 Eng. Produção Piloto: Compras Metodologia e ferramentas Iniciativa: CPD, PROPLAN e PROGESP Oficialização (dez- 2013) Reestruturação do departamento PDTI UFRGS (2011) definição de padrões (normas, regras e processos) de procedimentos de gestão, tanto da TI quanto da Instituição 02/09/2015 Escritório de Processos 12

Atividades estão na cabeça de poucas pessoas Visão funcional

13 Porque criar o Escritório de Processos na UFRGS Inexistência de documentação de como são realizadas as atividades Atividades estão na cabeça de poucas pessoas Visão funcional Processos ineficientes e sem controle 02/09/2015 Escritório de Processos 13

14 Forma de Atuação PROCESSOS CRÍTICOS PROCESSOS NÃO CRÍTICOS Portfólio de Projetos Capacitação Diagramação pelo Usuário Orientação Validação Integração com demais áreas e processos Publicação no Portal (padrão) 02/09/2015 Escritório de Processos 14

15 Capacitação em Diagramação de Processos 10 turmas concluídas aprox. 173 servidores 54% PROPLAN, PROGESP e CPD 74% área administrativa 12 processos publicados 5 projetos gerados 02/09/2015 Escritório de Processos 15

Metodologia Análise Inicial (Diagramação do as is) Análise do Processo atual Modelagem do novo processo (to be) Implantação do novo processo

Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço,

automação das certidões negativas e verificação do estado sistema "em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc.

$) Planejamento de Compras Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela UGRs Compras fracionadas - problemas legais e de custos (b)$ especificações dos itens com as demandas das UGRs (a) estudo dos itens que são comuns (b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,

especificações dos itens com as demandas das UGRs (a) estudo dos itens que são comuns (b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço,

compras por exercício pelas UGRs, (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são

Desempenho Seleção do Processo Múltiplos Sistemas em cada Processo Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de um banheiro e de uma

planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto com o planejamento do orçamento Estudar em profundidade os sistemas do Governo

16 Metodologia Análise Inicial (Diagramação do as is) Análise do Processo atual Modelagem do novo processo (to be) Implantação do novo processo Gerenciamento do Processo MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço, disponibilidade do processo (a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no automação das certidões negativas e verificação do estado sistema "em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc. A Itens Almoxarifado Serviços Comuns (informática, manutenção ar condicionado, seguro de carros, etc.) Planejamento de Compras Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela UGRs Compras fracionadas - problemas legais e de custos (b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico, por tipo de processo (c) estudar a legalidade do processo eletrônico Revisão das especificações dos itens com as demandas das UGRs (a) estudo dos itens que são comuns (b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço, para gerenciar uma compra, contratação e controle de contratos UFRGS (c) soluciona problemas de "roubo" de adesão Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e existentes com as UGRs outras não) (b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão A A A A M M M TO BE Gerenciar Desempenho Seleção do Processo Múltiplos Sistemas em cada Processo Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês) Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e da UFRGS (c) UGRs realizar processo de planejamento planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto com o planejamento do orçamento Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, Requisitar assistência e treinametno do SERPRO verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma única Oportunidades de Melhoria (Problemas) M A Treinamento AS IS Ações de Melhoria Validação Ações 02/09/2015 Escritório de Processos 16

17 Principais Projetos Aquisição de Bens e Serviços Interações Acadêmicas Contratos SEI Gestão Orçamentária Gestão de Pessoas 02/09/2015 Escritório de Processos 17

18 GESTÃO POR PROCESSOS PROJETO PROGESP 02/09/2015 Escritório de Processos 18

19 Planejamento PROGESP 2014 Analisar os processos de trabalho da PROGESP, identificando as possíveis ações de melhorias; Definir as ações prioritárias para o ano, alinhadas às diretrizes institucionais. 02/09/2015 Escritório de Processos 19

20 EXECUÇÃO DO GESTÃO POR PROCESSOS NA PROGESP 02/09/2015 Escritório de Processos 20

21 Proposições do Projeto Fase 1 Parceria com o Escritório de Processos/PROPLAN; Contratação de 3 bolsistas da engenharia de produção; Definição dos processos por indicação dos gestores. 02/09/2015 Escritório de Processos 21

22 Proposições do Projeto Fase 1 Capacitação dos servidores em Gestão por Processos (conceitual e prática); Desenvolvimento da Aprendizagem em serviço: o realização das atividades durante o horário de trabalho; o carga horária considerada para progressão por capacitação, por meio do apontamento de horas. 02/09/2015 Escritório de Processos 22

23 Principais Ações Seminário de abertura com a participação do Reitor e Vice- Reitor e palestras sobre o tema; Capacitação em Gestão por Processos; Capacitação em diagramação de processos no software Bizagi; Aprendizagem em serviço mapeamento dos processos de trabalho. 02/09/2015 Escritório de Processos 23

24 Metodologia AS IS Análise e Diagramação do processo: o entrevistas com envolvidos no processo e análises de documentos, legislação vigente e sistemas; Validação do processo; Publicação dos mapeamentos no Portal do Servidor. 02/09/2015 Escritório de Processos 24

25 Resultados Fase 1 - Mapeamentos PROCESSOS INDICADOS 30 VALIDADOS 26 FINALIZADOS 2 EM DESENVOLVIMENTO 2 02/09/2015 Escritório de Processos 25

26 Dados Quantitativos - Fase 1 SERVIDORES CAPACITADOS EM MODELAGEM DE PROCESSOS: 45 REUNIÕES DE ACOMPANHAMENTO COM O BOLSISTA: 140 TOTAL DE HORAS APONTADAS PELOS SERVIDORES: 560,9 HORAS PARTICIPAÇÃO DE 111 PESSOAS NAS REUNIÕES DE VALIDAÇÃO 02/09/2015 Escritório de Processos 26

27 Avaliação da Fase 1 PONTOS FORTES Comprometimento dos servidores Benefícios vistos pelos gestores: a tomada de decisão baseada em fatos registrados; padronização dos processos; racionalização da força de trabalho e a redução do retrabalho entre diferentes setores; Parceria com o Escritório de Processos; Comprometimento e profissionalismo dos bolsistas do NPG. PONTOS FRACOS Quantidade de processos a serem mapeados; Distribuição dos processos por bolsista; Conceito de processo; Adequações na metodologia; Carga horária das ações de capacitação. 02/09/2015 Escritório de Processos 27

28 Proposições Fase 2 Definição dos processos por indicação da direção: o o Melhoria de processos: mapeamento TO BE Mapeamento AS IS Construção do planejamento da fase 2 em conjunto com os bolsistas; Maior know-how da equipe e, consequentemente, maior autonomia do NPG. 02/09/2015 Escritório de Processos 28

29 O PROCESSO DE GESTÃO DE PESSOAS E O BPM... E AGORA? 02/09/2015 Escritório de Processos 29

30 Conclusões 02/09/2015 Escritório de Processos 30

31 OBRIGADO Contato: (51) /09/2015 Escritório de Processos 31

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