Diagramação de Processos com o Software Bizagi Gabriela Musse Branco

Transcrição

1 Diagramação de Processos com o Software Bizagi Gabriela Musse Branco ESCRITÓRIO DE PROCESSOS - DGI - PROPLAN

2 Revisão O que é processo? O que é BPM? Qual a importância/benefícios? Para que serve a modelagem de processos? 2

3 O que é? 3

4 Diagramação de um Processo no Bizagi Elaboração de contratos 4

5 A Gestão por Processos na UFRGS 5

6 Ciclo de Vida BPM Planejamento Melhoria Refinamento Análise Transformação do Processo Medição Monitoramento & Controle Desenho Implementação (BPM CBOK v3.0) Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 07/11/17 6

7 Metodologia Análise Inicial (Diagramação do as is) Análise do Processo atual Modelagem do novo processo (to be) Implantação do novo processo Gerenciamento do Processo MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço, disponibilidade do processo (a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no automação das certidões negativas e verificação do estado sistema "em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc. A Itens Almoxarifado Serviços Comuns (informática, manutenção ar condicionado, seguro de carros, etc.) Planejamento de Compras Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela UGRs Compras fracionadas - problemas legais e de custos (b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico, por tipo de processo (c) estudar a legalidade do processo eletrônico Revisão das especificações dos itens com as demandas das UGRs (a) estudo dos itens que são comuns (b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço, para gerenciar uma compra, contratação e controle de contratos UFRGS (c) soluciona problemas de "roubo" de adesão Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e existentes com as UGRs outras não) (b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão A A A A M M M TO BE Gerenciar Desempenho Seleção do Processo Múltiplos Sistemas em cada Processo Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês) Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e da UFRGS (c) UGRs realizar processo de planejamento planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto com o planejamento do orçamento Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, Requisitar assistência e treinametno do SERPRO verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma única Oportunidades de Melhoria (Problemas) M A Treinamento AS IS Ações de Melhoria Validação Ações 7

8 Seleção do Processo Antes de iniciar a modelagem de um processo, é necessário definir o porquê fazer a mesma. Uma iniciativa de modelagem de processo normalmente tem por objetivo: Criar uma representação dos processos Descrevê-los suficientemente para análise Melhorar o entendimento do negócio Apoiar em treinamento de recursos Avaliar mudanças e melhorias em processos existentes Servir como base de comunicação Descrever requisitos de nova operação Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 07/11/17 8

9 Observações Mapeamento de processos não é um fim, mas um meio para outro propósito. PODE SER SOMENTE DOCUMENTAÇÃO!!! Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 07/11/17 9

10 Seleção do processo Processo Impacto no negócio Atraso Falta de controle Falta de padronização Total Processo A Processo B Processo C Processo D 5 Muito Alto 4 - Alto 3 Médio 2 Baixo 1 Muito Baixo Impacto no Negócio impacto no negócio se o processo falhar/parar (ex: matrícula x manutenção de veículos). Atraso diferença entre o tempo esperado (exigido) do processo em relação ao executado. Processo com atraso de entrega, afetando o próximo processo / cliente interno. Falta de controle não há nem controle gerencial do processo (ex: relatórios de desempenho), nem controle do seu resultado (não se sabe se a saída do processo é a desejada). Falta de padronização não há documentação do processo (não há nada que diga como fazer) e/ou é realizado de diversas maneiras e não deveria. 10

11 Seleção do processo - exemplo Processo Impacto no negócio Atraso Falta de controle Falta de padronização Matrícula Agendamento de Veículos Compra por Dispensa Total Muito Alto 4 - Alto 3 Médio 2 Baixo 1 Muito Baixo Impacto no Negócio impacto no negócio se o processo falhar/parar (ex: matrícula x manutenção de veículos). Atraso diferença entre o tempo esperado (exigido) do processo em relação ao executado. Processo com atraso de entrega, afetando o próximo processo / cliente interno. Falta de controle não há nem controle gerencial do processo (ex: relatórios de desempenho), nem controle do seu resultado (não se sabe se a saída do processo é a desejada). Falta de padronização não há documentação do processo (não há nada que diga como fazer) e/ou é realizado de diversas maneiras e não deveria. 11

12 Tarefa Listar possíveis processos para serem modelados Avaliar a criticidade desses processos Selecionar o processo crítico Definir o foco do projeto 12