Diagramação de Processos com o Software Bizagi Gabriela Musse Branco

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1 Diagramação de Processos com o Software Bizagi Gabriela Musse Branco ESCRITÓRIO DE PROCESSOS DGI - PROPLAN

2 Programa Objetivo: capacitar os participantes a entender a gestão por processos e diagramar processos de negócio Critérios para aprovação: 85% de frequência nas aulas presenciais, entrega completa do projeto. Carga Horária: 40h (16h presenciais 24h EAD) Data Horário Conteúdo 07/11 4h Conceitos básicos, Visão por processos, BPM, BPMn; Introdução ao Bizagi, Notação Básica, Diagramação de um processo 07/11 4h Exercício de diagramação de um processo; Gestão por processos na UFRGS; Seleção do processo 08/11 4h Notação Intermediárias, Padrão do Escritório de Processos para diagramação dos processos UFRGS 08/11 4h Elementos avançados do Bizagi; Notação Avançada, Erros Comuns na Diagramação 2

3 NOTAÇÃO INTERMEDIÁRIA 3

4 Notação Intermediária - Tarefas Tarefa Manual: atividade realizada sem interface com sistema. Tarefa Usuário: atividade realizada por usuário em um sistema (tem uma interface). Tarefa Serviço: atividades realizadas automaticamente, sem interferência humana. Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 4

5 Notação Intermediária - Eventos Mensagem: uma informação faz o processo iniciar. Timer: o processo inicia em determinada data ou após determinado tempo. Nenhum: quando os outros casos não se aplicam. Mensagem: o processo termina com um lançamento de uma informação. 5

6 Notação Intermediária - Eventos Timer: representa uma espera dentro do processo. Pode ser um tempo fixo (ex: 2h) ou variável (ex: data agendada). Mensagem: lançamento ou captura de informação. Link: conector entre pontos do fluxo. Obs: os eventos de lançamento e captura são diferenciados conforme figura ao lado. 6

7 Exemplo Evento Timer 7

8 Exemplo Evento Timer 8

9 Exemplo Evento Mensagem 9

10 Exemplo Evento Mensagem projeto Confirmação do registro 10

11 Link - exemplo Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 11

12 Notação Intermediária - Gateways Paralelo Inclusivo baseado em dados: Seguirá todos os caminhos verdadeiros. Exclusivo baseado em dados Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 12

13 Exemplo Gateway Inclusivo Projetos com valor financeiro Projetos com registro de patente 13

14 Exemplo Solicitação de Férias Atualizar o diagrama para notação intermediária Imagine que após realizar a inclusão do pagamento na folha, deve-se esperar 3 dias úteis para comunicar o servidor e a chefia do resultado da solicitação. 14

15 Descrição do Processo 15

16 Descrição do Setor 16

17 Descrição da Atividade Usuário 17

18 Inserção de Atributos Estendidos 18

19 Atributos Estendidos da Atividade Usuário Regras e Amparo Legal: Inserir as regras gerais do processo e, caso exista, amparo legal (lei, decisão normativa, portarias, etc) da atividade Documento: Anexar documentos relevantes para o entendimento da atividade Tela do Sistema: Anexar imagem do sistema que está sendo utilizado 19

20 Exemplos de Descrição Atividade Usuário Anexar Documentos Descrição: Anexar os demais documentos pertinentes da interação acadêmica. Regras e Amparo Legal: A Declaração de 2/3 é gerada automaticamente pelo sistema quando a equipe estiver aprovada pelas chefias. O Termo de Responsabilidade e Compromisso também é gerado pelo sistema quando há Fundação de Apoio. Quando a interação não for amparada pela Lei de Inovação, o sistema gera a Declaração de Não Amparo pela Lei da Inovação. Documentos Obrigatórios: - Projeto ou Plano de Trabalho - Minuta do Instrumento Legal - Carta solicitando a contratação da Fundação (quando houver FA) - Designação de Fiscal de Projeto (quando houver) - Minuta do Instrumento Legal DOC 20

21 Descrição da Atividade Manual 21

22 Atributos Estendidos da Atividade Manual Regras e Amparo Legal: Inserir as regras gerais do processo e, caso exista, amparo legal (lei, decisão normativa, portarias, etc) da atividade Documento: Anexar documentos relevantes para o entendimento da atividade 22

23 Exemplos de Descrição - Atividade Manual Analisar comparativamente as Planilhas Descrição: Comparar as planilhas de efetividade enviadas pela empresa terceirizada e pelo fiscal do contrato. Evidenciar as divergências. Regras e Amparo Legal: O número de presenças, faltas e folgas deve coincidir em ambas planilhas. O número de presenças, faltas e folgas deve coincidir em ambas planilhas. Os itens patrimoniais devem ser entregues no Patrimônio, exceto itens que não transportáveis com os recursos da Universidade. 23

24 Descrição da Atividade Serviço 24

25 Atributos Estendidos da Atividade Serviço Apresentar quais são as entregas do sistema que está sendo chamado pelo processo em análise 25

26 Exemplos de Descrição Atividade Serviço Gerar Relatório de Efetividade O sistema calcula e gera automaticamente a efetividade de cada mês para cada contrato vigente. Entregas: Relatório de Efetividade dos Terceirizados 26

27 Lembretes Importantes Mapeamento de processos deve ser um meio e não um fim. Importante é garantir que o processo cumpra seus objetivos e metas. Não é necessário mapear todos os processos e nem todos os níveis de processos. Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 27

28 Metodologia Análise Inicial (Diagramação do as is) Análise do Processo atual Modelagem do novo processo (to be) Implantação do novo processo Gerenciamento do Processo MACRO PROCESSO COMPRAS - Quadro de Problemas e Melhorias GERAIS, em nível macro Item Oportunidades de Melhorias Sugestões Possíveis de Melhorias Implicações Prioridade Pasta do processo em papel Várias impressões, arquivo físico ocupando espaço, disponibilidade do processo (a) automação do processo nos diversos pontos, incluindo Certificações e assinaturas eletrônicas, com alteração no automação das certidões negativas e verificação do estado sistema "em dia" do fornecedor na hora do empenho, pagamento, etc. A Itens Almoxarifado Serviços Comuns (informática, manutenção ar condicionado, seguro de carros, etc.) Planejamento de Compras Compras diretas de itens existentes no almoxarifado, pela UGRs Compras fracionadas - problemas legais e de custos (b) estudar a possibilidade de tornar o processo eletrônico, por tipo de processo (c) estudar a legalidade do processo eletrônico Revisão das especificações dos itens com as demandas das UGRs (a) estudo dos itens que são comuns (b) determinar Unidades responsáveis por tipo de serviço, para gerenciar uma compra, contratação e controle de contratos UFRGS (c) soluciona problemas de "roubo" de adesão Falta de planejamentode compras por exercício pelas UGRs, (a) realizar um estudo prévio dos processos de planejamento pelo menos dos itens comuns (algumas coisas são planejadas e existentes com as UGRs outras não) (b) criar um processo de planejamento orçamentário padrão A A A A M M M TO BE Gerenciar Desempenho Seleção do Processo Múltiplos Sistemas em cada Processo Demandas desorganizadas das UGRs (exemplo: pede obra de um banheiro e de uma sala separadamente no mesmo mês) Problemas de redigitações em sistemas do Governo Federal e da UFRGS (c) UGRs realizar processo de planejamento planejar as demandas (semestral ou anual) - sugestão: junto com o planejamento do orçamento Estudar em profundidade os sistemas do Governo Federal, Requisitar assistência e treinametno do SERPRO verificando que funcionalidades podem ser utilizadas de forma única Oportunidades de Melhoria (Problemas) M A Treinamento AS IS Ações de Melhoria Validação Ações Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 28

29 Papéis na Modelagem Facilitador Modelador Liderança executiva expressando a dinâmica de negócios de alto nível Gerência intermediária definindo mecanismos de monitoramento e controle Executores que realmente realizam o trabalho sendo modelado 29

30 Etapas da Diagramação de Processos 1º PASSO Entender o Processo 2º PASSO Identificar pessoas chave 3º PASSO Levantar informações 4º PASSO Modelar Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 30

31 1º PASSO Entender o Processo Visão geral do processo Objetivos O que é o processo Principais etapas Ferramentas Mapa mental Fluxograma das principais etapas Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 31

32 1º PASSO Entender o Processo Escopo do processo Definição dos limites do processo (início e final) Principais entradas e saídas Identificar e compreender as normas pertinentes (internas e externas) Como o processo contribui para agregar valor aos clientes? E para cumprir as metas estratégicas? Identificar stakeholders e suas expectativas Os grupos de interessados englobam todos que de alguma forma podem influir nos processos Ferramentas: Caracterização do Processo Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 32

33 Caracterização do Processo Nome do Processo Guides Políticas, legislação, normas: Indicadores / Metas: Inputs Etapas Outputs Quem gera a entrada Quem recebe a saída Dono(s) do processo: Áreas Envolvidas: Sistemas de Informação: Enablers 33

34 Interações Acadêmicas Guides Políticas, legislação, normas: Decisão 193/2011, Portaria 2679 Indicadores / Metas: Não estabelecido Inputs Processos Outputs Solicitante do projeto (concedente) Demanda solicitante do projeto (ex: edital) Recursos Financeiros Elaboração do Projeto Aprovação da Interação Registros da Interação Execução da Interação Alterações na Interação Prestação de Contas Produtos do Projeto (patente, conhecimento, artigos...) Relatórios do projeto (PC) Sociedade Solicitante do projeto (concedente) Órgão fiscalizador Dono(s) do processo: PROPESQ, PROREXT, PROGRAD, PROPG Áreas Envolvidas: Unidades acadêmicas, Fundação de Apoio, CONSUN, SCONVGAB, PROPLAN, SEDETEC Sistemas de Informação: Sistema de Interações Acadêmicas SICONV (externo) Enablers 34

35 Matrícula Graduação Guides Políticas, legislação, normas: Legislação MEC, Resoluções CEPE Inputs Processos Indicadores / Metas: Nível de ocupação Indicadores do CENSO e TCU Outputs Alt. Curricular / Alt. Plano de Ensino Realização das Atividades Acadêmicas Currículo / Plano de Ensino Conceitos atribuídos Programação / Oferta de turmas Alocação dos espaços físicos Ordenamento Encomenda de matrícula Ajuste de Matrícula Efetivação da matrícula Matrícula efetivada Aluno Realização das Atividades Acadêmicas Dono(s) do processo: Áreas Envolvidas: Sistemas de Informação: PROGRAD Unidades Acadêmicas; COMGRAD SISGRAD Enablers 35

36 Exercício Caracterizar o processo selecionado utilizando o formulário Diagramação de Processos com o Software Bizagi - Turma UNIPAMPA 08/11/17 36