MAPEAMENTO DAS PRINCIPAIS ATIVIDADES DA COORDENAÇÃO E SECRETARIA ACADÊMICA DE GRADUAÇÃO
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- André Galindo César
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1 MAPEAMENTO DAS PRINCIPAIS ATIVIDADES DA COORDENAÇÃO E SECRETARIA ACADÊMICA DE GRADUAÇÃO - Ajuste de matrícula (acréscimo de disciplina com a Coordenação conforme calendário da UFG) Aluno solicita pelo SIGAA. Coordenador analisa o pedido. - Ajuste de matrícula (acréscimo de disciplina com a Coordenação - fora do período) A coordenação não aceitará pedidos fora do prazo. - Ajuste de matrícula (cancelamento de disciplina com a Coordenação conforme calendário da UFG) Aluno solicita pelo SIGAA. Secretário realiza os ajustes no sistema. - Ajuste de matrícula (cancelamento de disciplina com a Coordenação - fora do período) Aluno solicita pelo SIGAA. Coordenador analisa o pedido. 5 - Ajuste de matrícula (acréscimo de disciplina de outro curso conforme calendário acadêmico da UFG) Aluno solicita pelo SIGAA. Coordenador da matriz curricular ofertada analisa o pedido. 6 - Ajuste de matrícula (acréscimo de disciplina de outro curso - fora do período) A coordenação não aceitará pedidos fora do prazo. 7 - Matrícula (alunos dos programas de Mobilidade Estudantil e Intercâmbio) Coordenador indica um tutor à Coordenação de Assuntos Internacionais - CAI (para alunos do Intercâmbio). Recepção recebe o processo e distribui ao coordenador. Coordenador verifica a disponibilidade de vagas, emite parecer e encaminha o processo à Prograd para inclusão das disciplinas. 8 - Matrícula (Transferência, Portador de Diploma, Mudança de Curso) Recepção recebe o processo e distribui ao coordenador. Coordenador avalia as disciplinas a serem aproveitadas e realiza o ajuste de matrícula com o aluno. Secretário cadastra o aproveitamento no sistema, registra a matrícula do aluno nas disciplinas informadas pela Coordenação, providencia a ciência do aluno via , e encaminha o processo ao CGA. 9 - Matrícula (Processos de Exclusão e Prorrogação de Prazo) Secretário recebe o pedido de autorização de frequência e distribui ao coordenador.
2 Coordenação delibera sobre a autorização e arquiva uma cópia. Coordenação recebe o processo, anexa a cópia da autorização de frequência, emite parecer sobre as disciplinas a serem matriculadas e envia para a secretaria acadêmica. Secretário realiza a matrícula do aluno nas disciplinas informadas pela Coordenação caso seja do semestre em andamento, senão solicita a matrícula ao CGA, providencia a ciência do aluno via , e encaminha o processo ao CGA. Obs.: não autorizar frequência em processos de quebra de pré-requisito!!! 0 - Matrícula (Calouros) Coordenação providencia a lista dos alunos matriculados no semestre e inclui as disciplinas do º semestre. Secretário cadastra as disciplinas do º semestre. Coordenação acompanha as chamadas posteriores para inclusão até a chamada pública. Secretário cadastra as disciplinas do º semestre. - Recepção aos Calouros Coordenador providencia o quadro de horários com as salas. Secretário recebe o calouro informando: quadro de horário, local das aulas e procedimentos de inscrição de disciplinas (matrícula), cadastro no Portal UFGNet, entre outros. - Planos de Ensino Coordenação solicita os Planos de Ensino aos professores informando o prazo de entrega. Secretário recebe os Planos de Ensino da Coordenação e relata os documentos entregues no Conselho Diretor. Secretário arquiva os planos de ensino - Diários de Classe Secretário realiza o backup dos Diários de Classe das disciplinas ofertadas pela Face semestralmente. Coordenador solicita às Coordenações das disciplinas externas o envio dos documentos e entrega para a secretaria acadêmica. Secretário arquiva os diários de classe. - Biblioteca (Compra de livros) Coordenador elabora a lista de livros. Secretário busca os orçamentos. Direção envia memorando à biblioteca com a lista.
3 5 - Espaço das Profissões Coordenador define as atividades a serem realizadas no evento e seleciona os monitores. Coordenador é responsável pela organização da sala. Secretário auxilia (quando convidado) a organização da sala e verifica a presença dos monitores nos períodos do evento. Secretário entra em contato com os monitores e entrega os certificados. 6 - Prováveis Formandos Coordenador emite a lista de prováveis formandos e envia memorando ao CGA e cópia à secretaria acadêmica. Secretário divulga a lista na unidade e no Sigaa (Fórum e Notificação). Coordenador recebe os processos, confere com a lista enviada e entrega os processos à secretaria. Secretário preenche as informações no relatório de verificação curricular (nome, matrícula, disciplinas pendentes, núcleos comum, específico e atividades complementares) e devolve à Coordenação. 5 Coordenador prenche as informações sobre o Enade e encaminha os processos à secretaria. Secretário solicita aos alunos: documentos, preenchimento de formulário e assinatura. 6 7 Secretário envia os processos ao CGA. Coordenador solicita inclusão de ponto de pauta no Conselho Diretor à Coordenação Administrativa para informar o número de vagas ao CGA. Diretor envia o memorando, com a Certidão de ata do Conselho Diretor, informando o número de vagas a serem ofertadas pelo curso. Recepção encaminha ao CGA. Secretário informa (no início do semestre) aos alunos o prazo para lançamento das atividades complementares (60 dias antes do fim do semestre letivo). Aluno anexa os certificados no SIGAA. 7 - Editais de Preenchimento de Vagas (disciplinas isoladas, portador de diploma, transferência, mudança de 8 - Atividades Complementares Coordenador avalia os documentos e delibera sobre as horas aproveitadas. 9 - Oferta de Disciplinas no Sistema Coordenador define horários, professores e tamanho das turmas (solicita reserva de vagas de disciplinas do primeiro semestre para os Coordenadores de disciplinas externas).
4 Secretário cadastra as disciplinas no sistema e vincula o nome dos professores da Face (reservar vagas do primeiro semestre para os alunos ingressantes). 0 - Programa de Mobilidade Estudantil (Alunos da UFG - PROGRAD) Aluno da UFG solicita ao Coordenador do Curso sua participação no PME. Coordenador analisa o pedido de acordo com as orientações disponíveis no site da Prograd. Coordenador solicita inclusão como ponto de pauta ao Conselho Diretor para emissão e entrega da Certidão ao aluno. Aluno providencia os demais documentos e entrega à Prograd. - Programa de Intercâmbio Internacional (Alunos da UFG - CAI) Aluno da UFG solicita ao Coordenador do Curso memorando e plano de estudos, conforme orientações em Edital da Coordenação de Assuntos Internacionais - CAI Coordenador solicita inclusão como ponto de pauta ao Conselho Diretor para emissão e entrega da Certidão ao aluno. Aluno solicita carta de recomendação de um professor do curso, conforme orientações em Edital da CAI. Aluno providencia os demais documentos e entrega à CAI - Declaração de Matrícula - Fora do Sistema Aluno solicita via SIGAA Secretário emite em até 8h, a declaração de matrícula que necessite de período, turma, turno, assinatura, informação de que não é provável formando do semestre, ou que está cursando o semestre. Obs.: não emitir declaração que contenha previsão de qualquer informação. - Declaração de Frequência - Fora do Sistema Aluno solicita via SIGAA. Secretário solicita a informação de frequência do aluno aos professores de todas as disciplinas em que ele estiver matriculado. E após o recebimento de todos os s dos professores, emite a declaração de matrícula e frequência. - Declaração de Conclusão de Curso Aluno solicita ao CGA. 5 - Declaração de Provável Formando Aluno solicita via SIGAA.
5 Coordenador emite a declaração e entrega à secretaria acadêmica Secretário entrega ao aluno. 6 - Prova Substitutiva (Segunda Chamada) Professor da disciplina delibera sobre o pedido do aluno (ª instância). Secretário recebe o pedido formal de prova substitutiva que deve conter documento comprobatório da justificativa e distribui ao coordenador (ª instância). Prazo: 5 dias úteis após a realização da prova. Coordenador analisa o pedido formalizado e devolve à secretaria. Secretário encaminha parecer da Coordenação ao professor da disciplina e ao aluno. 7 - Revisão de Nota Professor da disciplina delibera sobre o pedido do aluno (ª instância). Secretário recebe o pedido formal e distribui ao coordenador. Coordenador delibera sobre o requerimento e envia o professor (ª instância). Professor analisa o pedido em 7 úteis a contar da data de recebimento do pedido. Coordenador encaminha para a secretaria acadêmica para ciência em caso de deferimento e caso o pedido seja indeferido, envia para a Direção da Face. Diretor nomeia uma banca (composta por professores) para revisão da nota caso o pedido seja indeferido pelo professor, conforme artigos 8 e 8 do RGCG (ª instância). Secretário encaminha parecer da Coordenação ou da Direção ao professor da disciplina e ao aluno para ciência. 8 - Revisão de Frequência Professor da disciplina delibera sobre o pedido do aluno (ª instância). Secretário recebe o pedido formal e distribui ao coordenador (ª instância). Prazo para o aluno: 5 dias úteis após a data limite para digitação de notas e frequências previsto do calendário acadêmico. Coordenador delibera sobre o requerimento e envia para o professor que deve analisar em 7 úteis a contar da data de recebimento do pedido. Secretário encaminha parecer da Coordenação ao professor da disciplina e ao aluno para ciência. 9 - Aproveitamento de Disciplina
6 Recepção recebe o processo e distribui ao coordenador. Coordenador avalia as disciplinas a serem aproveitadas. Secretário cadastra as disciplinas no sistema, providencia a ciência do interessado e envia o processo ao CGA. 0 - Atendimento ao aluno (SIGAA) Aluno encaminha dúvida via SIGAA. Secretário ou Coordenador responde (de acordo com a competência de cada um). - Repositório da Biblioteca da UFG (Cursos de Administração e Contábeis, Economia não aderiu) Secretário da Face cadastra as informações no Portal. Secretário publica as monografias, quando autorizado pela Coordenação, em repositório da Biblioteca. Biblioteca valida as informações. - Entrega de Planos de Ensino para aproveitamento em outras Instituições de Ensino Aluno preenche requerimento na secretaria. Secretário imprime planos de ensino de acordo com o semestre cursado pelo aluno e informa sobre a disponibilidade. - Reserva de ônibus: Aulas Práticas (ida e volta no mesmo dia); Eventos em outros Estados (Congressos) Secretário envia o memorando aos Coordenadores sobre a reserva de ônibus para o ano seguinte. Coordenador informa o período das viagens do curso à Secretaria acadêmica com o nome do professor responsável para agendamento. Secretário envia os formulários para o professor responsável para preenchimento do requerimento de transporte e roteiro de viagem. Professor responsável envia os documentos necessários à secretaria acadêmica e sugestões de datas caso não haja vagas. Secretário verifica a disponibilidade de reserva junto ao Departamento de Transportes. Secretário providencia, quando confirmada a reserva, a assinatura da Direção e envia ao Departamento de Transportes. Servidor responsável pela viagem envia à secretaria a lista de ocupantes do transporte (nome completo, matrícula, RG com órgão expedidor, telefone e ). Secretário envia a lista de ocupantes ao Departamento de Transportes. - Colegiado e Núcleo Docente Estruturante (NDE) - Reuniões Ordinárias
7 Presidente convoca e envia a pauta aos professores e à secretaria. Secretário providencia a lista de presença, confere assinaturas, elabora a ata e envia ao Presidente. Não haverá registro da ata em caso de reuniões extraordinárias (o secretário irá providenciar a lista de presença, gravar e arquivar o áudio). Presidente analisa a ata, assina e entrega à secretaria para arquivo. 5 - Reserva de salas de Aula e laboratórios de informática da FACE Solicitante envia as informações sobre a reserva por ou por requerimento. Secretário reserva a sala/laboratório de acordo com a disponibilidade e os seguintes critérios de prioridade: º Mestrado; º Especializações; demais solicitações com realização durante a semana (mínimo de 5 participantes). Secretário entrega e recebe a chave. 6 - Exercício Domiciliar (Licenças de saúde, maternidade) Coordenador recebe o processo, emite parecer e solicita acompanhamento aos professores das disciplinas em que o aluno estiver matriculado. Secretário providencia a ciência do aluno via , e encaminha o processo ao CGA. 7 - Informativos Secretaria informa mensalmente, o calendário com as principais atividades, aos Coordenadores de Graduação, à Direção, aos técnicos e bolsistas da secretaria por e no mural da secretaria. Secretaria divulga no Centro de Aulas Baru e no mural da secretaria os cartazes e folders de eventos direcionados aos alunos da Graduação. Secretaria divulga vagas de estágio aos alunos da Graduação a pedido das empresas/instituições. 8 - Coordenação de TCC (em breve)
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