Instrução de Trabalho do fluxo automatizado de Gestão de Documentos. Sumário. 1. Consultar documentos

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1 Sumário 1. Consultar documentos 2. Solicitar aprovação de documentos 2.1. Acessar ao formulário e informação geral 2.2. Criar documento 2.3. Alterar documento publicado 2.4. Alterar os usuários que consultam documentos confidenciais 2.5. Exclusão de documentos 3. Aprovação de documentos 1

2 1. Consultar documentos 1.1. Acessar: Usuário: Inserir o DB Senha: Inserir senha de acesso à rede (acesso ao computador) Clicar em entrar 1.2. Clicar no módulo Seeds 1.3. Clicar em Documentos Adtalem Todos Selecionar o documento para consulta-lo 2

3 Ao selecionar o documento as informações aparecerão na área direita da ferramenta. Para visualizar o documento clicar no link do Arquivo : Obs. A versão do documento é o número de após o hífen no código atual. Ex.: SKFDEM06I-01 a versão do documento é Para realizar uma pesquisa pode ser usado o Buscador Rápido ou a Busca Avançada: Buscador Rápido: Colocar o Nome, Palavra Chave, Tipo do documento, Unidade ou Área a que pertence o documento e clicar na lupa ou dar Enter Obs: Esta busca é exata, considera singulares, plurais e ortografia. Os resultados da busca irão aparecer justo embaixo. Obs: Sempre limpar a busca clicar no X Busca Avançada: Clicar no Adicionar Filtro Clicar em Atributo. 3

4 Selecionar em Grupo de Processo Documentos Adtalem em Processo Selecionar o atributo desejado. Selecionar o(s) atributo(s) desejados: Obs.: para adicionar mais filtros para essa busca, clicar em Clicar em 4

5 1.5. Caso você deseje salvar sua busca para futuras consultas Clicar em Salvar Busca Obs: os resultados podem estar em mais de uma página segundo o sinalizado na cor verde. Nomear a Busca 5

6 A busca ficará armazenada no menu esquerdo Minhas Buscas : 6

7 2. Solicitar aprovação de documentos 2.1. Acessar ao formulário e informação geral: Acessara ferramenta: Usuário: Inserir o DB Senha: Inserir senha de acesso à rede (acesso ao computador) Clicar em entrar Selecionar Seeds Clicar em Novo Seed e selecionar Aprovação de documentos 7

8 Inserir as seguintes informações nos campos a. Telefone do solicitante: Colocar o DDD + Telefone. b. Unidade: Selecionar a unidade onde aplica o documento. c. Área à qual o(s) documento(s) pertence(m): Selecionar a área que é responsável e emite o documento. Obs.: As áreas estão numeradas para facilitar a identificação de subáreas, por exemplo SAP (SA) pertence à área 8.1. TI & Operações (TO) que pertence a 8. Tecnologia da Informação. Para realizar a busca também pode ser digitada as palavras chaves, sempre considerando ortografia, plurais e singulares: Caso envolva outras áreas, clicar em Sim, nela abrirá a opção de inserir uma ou duas áreas em que o documento é pertencente. 8

9 Existem 3 opções para aprovação de documentos, confira a que mais se ajusta a necessidade da solicitação: Criar documento: quando um documento é novo no sistema. Alterar documento publicado: Atualizar um documento ou atualizar usuários que acessam um documento confidencial. Excluir documento publicado: Quando um documento não é mais usado ou aplicado. Obs.: os documentos excluídos ficam armazenados como obsoletos no sistema e só podem ser consultados por solicitação através de à área de TI-Processos Criar documento: Preencher da seguinte forma: a. Nome do documento: Preencher com o nome que está dentro do documento. Obs. o nome do documento deve conservar a primeira letra em maiúscula excetuando as palavras que funcionam como conector (de, com, para, etc.) Ex. Termo de Aprovação de TCC- Pós- Graduação. 9

10 b. Tipo de documento: Selecionar a opção conforme as definições da tabela abaixo Tipo de documento Política Procedimento Instrução de trabalho Formulários Portarias normativas Portaria de Bolsas Documento Externo Descrição Documento que define as regras gerais da companhia e dos processos. Diz o que deve ser feito. Documento que contém a descrição do processo, como é feito e quem é o responsável de executar cada atividade. Documento que descreve como é executado uma ou várias atividades específicas. Documento que coleta informações de uma atividade ou processo Documento que contém regras/diretrizes/leis que complementam uma Política e que tem atualização mais frequente. Documento com a definição das bolsas de estudos aprovadas. Documento que não está na alçada da empresa, porém, é utilizado nos processos internos. No caso de link na internet, deve ser usado o modelo respectivo para publicação. Documentos deste grupo Políticas, Normas, diretrizes. Procedimentos. Guias, manuais e instruções. Formulários, planilhas e modelos. Manuais de Aluno ou Professor, Nomeações, Projetos Pedagógicos, Regulamentos para alunos, Contratos Sociais, Regulamentos de Curso. Portarias de bolsas Documentos regulamentares, normas técnicas, leis, portarias, resoluções, entre outros. c. Nível de ensino: Selecionar o nível de Ensino ao que o documento se aplica. Caso não seja aplicável a níveis de ensino, selecione Nenhum (N). 10

11 d. Classificação da informação: Selecionar a opção conforme as definições da tabela abaixo: Classificação Descrição da informação Uso Interno (I) Uso Externo (E) Documento será disponibilizado para todos os colaboradores da Adtalem Educacional do Brasil para consulta. Documento será disponibilizado para todos os colaboradores da Adtalem Educacional do Brasil. O documento pode ser compartilhado de forma impressa ou digital com entidades externas como fornecedores, consultores, Prestadores de serviços, etc. Obs. Todo documento classificado como Tipo de Documento Documento Externo deve ser classificado como Uso Externo (E). Confidencial (C) Documento será disponibilizado unicamente para os colaboradores que foram selecionados no campo Usuários com acesso. e. Arquivo: Clicar em Arquivo, selecionar o documento referente à Solicitação e clicar em Abrir. f. Link do processo: pegar o link do processo da Sydle. Somente é usado para tipo de documento: Procedimento. 11

12 g. Elaborado por: Inserir o nome, ou DB do colaborador que elaborou o documento e selecionar o usuário. Obs. para o Tipo de Documento Documento Externo o elaborador deve ser o usuário que identifica a necessidade de disponibilizar o documento aos colaboradores. h. Para documentos classificados como Confidenciais : verificar o nome do documento para garantir que está dando as permissões ao documento certo. Para inserir vários usuários: escrever os s dos colaboradores separados por virgulas (,) no campo s dos usuários. Os usuários serão imediatamente validados na tabela inferior sinalizada com a seta: Para adicionar usuários individualmente: clique em Adicionar novo e busque pelo nome, e- mail ou DB. 12

13 i. O campo Observações é facultativo para comunicar alguma alteração ou dúvida relacionados ao documento. j. Clicar em Concluir 2.3. Alterar documento publicado Após seguir os passos do item 2.1 deste documento: a. Selecionar o item Alterar documento publicado. b. Filtrar o tipo de documento que será alterado. c. Clicar em Adicionar novo Selecionar o documento que será alterado. Obs.: Ao selecionar o documento, todas as informações que ele contém será preenchida automaticamente. 13

14 d. Alterar os dados necessários: nome do documento, novo arquivo ou novo link do procedimento e. Clicar em Sim no item Gerar Nova Versão f. Selecionar novo Elaborador g. Descrever motivo da alteração. h. Inserir observações (se for necessário) i. Clicar em Concluir Alterar os usuários que consultam documentos confidenciais Após seguir os passos do item 2.1 deste documento: a. Selecionar o item Alterar documento publicado. b. Filtrar o tipo de documento que será alterado. 14

15 c. Clicar em Adicionar novo Selecionar o documento que será alterado. Obs.: Ao selecionar o documento, todas as informações que ele contém será preenchida automaticamente. d. Atualizar os usuários que podem consultar o documento confidencial. Para inserir vários usuários: escrever os s dos colaboradores separados por virgulas (,) no campo s dos usuários. Os usuários serão imediatamente validados na tabela inferior sinalizada com a seta: Para adicionar usuários individualmente: clique em Adicionar novo e busque pelo nome, e- mail ou DB. 15

16 e. Clicar em Não no item Gerar Nova Versão f. Descrever motivo da alteração. g. Inserir observações (se for necessário) h. Clicar em Concluir Exclusão de documentos Após seguir os passos do item 2.1 deste documento: a. Selecionar o item Excluir documento publicado. b. Filtrar o tipo de documento que será excluído. c. Clicar em Adicionar novo Selecionar o documento que será excluído. 16

17 Obs.: Ao selecionar o documento, todas as informações que ele contém será preenchida automaticamente. d. Inserir o motivo da exclusão do documento. e. Clicar em Concluir. 17

18 3. Aprovação de documentos a. O aprovador da Aprovação do documento receberá um , e deve ir em Clicar aqui. b. O usuário será direcionado para a tela de autenticação da ferramenta: Usuário: Inserir o DB Senha: Inserir senha de acesso à rede (acesso ao computador) Clicar em entrar c. A continuação se abrirá a página da ferramenta Sydle e aparecerão os detalhes da solicitação. Clicar em Atender 18

19 Obs. Caso as informações da solicitação não estejam visíveis, clique na aba de Preencher Solicitação d. Clicar no Anexo para baixar os arquivos e verificar se o documento que a solicitação se refere está com todas as informações corretas. e. A continuação, poderá selecionar Sim ou Não à pergunta de aprovação. f. Caso alguma informação esteja incorreta, é necessário que você coloque o motivo da reprovação e clique em Concluir. Se as informações estiverem corretas, selecionar Sim e clicar em Concluir. 19

20 g. Ao finalizar todo o processo de publicação, o elaborador, solicitante e aprovadores do documento receberão o de notificação de documento publicado: 20