Capacitação ForRisco. Estudos de Caso e Metodologia ForRisco

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1 Capacitação ForRisco Estudos de Caso e Metodologia ForRisco Apresentação: Fábio Henrique dos Anjos Núcleo de P&D para Excelência e Transformação do Setor Público - NEXT/UnB Brasília, DF, 2018.

2 Sumário Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ Metodologia ForRisco: etapas da execução da gestão de riscos 2

3 Introdução O que é eficaz para alcançar objetivos nas organizações? Foi percebido, pelas Ciências Sociais, que MODELOS DE GESTÃO contribuem para gerar novos conhecimentos em organizações privadas e públicas. ForRisco: gerenciamento de riscos em instituições públicas na prática 3

4 Introdução Por contribuir para melhorar o desempenho organizacional. Por permitir controles e acompanhamentos sistêmicos. ForRisco: gerenciamento de riscos em instituições públicas na prática 4

5 Objetivo O Livro tem a intenção de promover e motivar as melhores práticas de gerenciamento de riscos nas organizações, especialmente as públicas. Propõe o foco no desenvolvimento de uma metodologia própria: a metodologia ForRisco. ForRisco: gerenciamento de riscos em instituições públicas na prática

6 Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 6

7 Introdução Investigações Empírico- Científicas Conclusões Relevantes Estudo de Caso Análise dos Fenômenos (Sociais) Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ Variáveis/ Fatos Verdadeiros e Concretos 7

8 Objetivo Para corroborar com o desenvolvimento das pesquisas em gestão de riscos, confrontar e confirmar a coerência do método ForRisco, com a realidade prática das organizações, optou-se pela realização de estudos de caso em duas IFES. Universidade Federal de Alfenas Minas Gerais (UNIFAL/MG) Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca Rio de Janeiro (CEFET/RJ) Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ

9 Metodologia Etapas para a condução do Estudo de Caso Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ Cauchick Miguel (2007, p. 221) 9

10 Metodologia 1. Definir uma estrutura conceitual-teórica: a. mapeamento de literaturas relevantes. b. estudar casos reais de aplicação da GR seria eficiente para desenvolver a metodologia. 2. Planejar os casos: a. escolha das instituições que estavam desenvolvendo GR (Forplad). b. métodos de coleta de dados entrevistas; observação participante; análise documental. 3. Coletar os dados: a. Acompanhamento e registro das apresentações no Forplad (14 a 16 Março, 2018). b. Entrevistas e documentos coletados e registrados entre março/abril de Analisar os dados: a. Foi realizada uma narrativa descritiva dos dados e fatos observados. 5. Gerar o relatório: a. Livro ForRisco. b. Artigo para publicação em congresso. Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 10

11 Universidade Federal de Alfenas Minas Gerais (UNIFAL-MG) A Política da UNIFAL/MG (07 de Julho de 2017). Atuação da PROPLAN, CDI e CGRC. CGRC visa elaborar, aprovar e implementar a política de GR. Objetivo da Política: promover a identificação, avaliação, a estratégia de tratamento e monitoramento dos riscos. Leva em consideração o PDI (objetivos, metas e indicadores). Para execução da política é necessário mapear os processos da Unidade/Instituição (Reitoria, Vice-reitoria, Pró-reitorias e Diretorias). Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 11

12 O Mapeamento considera os tipos de risco (Tipologia). Operacionais: estão associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas, e podem comprometer as atividades da unidade/instituição. Legais: eventos derivados de alterações legislativas ou normativas que podem comprometer as atividades. Financeiros/Orçamentários: eventos que possam comprometer a execução financeira/ orçamentária. Imagem/Reputação: eventos que comprometem a confiança da sociedade na capacidade do órgão ou da instituição em cumprir sua missão institucional. Demais Riscos: outros riscos (culturais, humanos, tecnológicos) que não se encaixam nos anteriores. Os riscos identificados são atribuídos aos chamados Proprietários do Risco visa assegurar que o risco seja monitorado, gerenciado e tratado adequadamente. Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 12

13 Ciclo da Gestão de Riscos na UNIFAL/MG Identificar Controlar Analisar Rastrear /Monitorar Planejar Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 13

14 Formulário de Identificação de Riscos Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 14

15 Matriz de Classificação de Riscos Probabilidade Baixa Média Alta Baixo Baixo Baixo Médio Impacto Médio Baixo Médio Alto Alto Médio Alto Alto Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 15

16 Formulário para Monitoramento das Unidades e dos Riscos Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 16

17 A etapa de Monitoramento ocorrerá ao longo de um ano, pelos responsáveis. Por meio do monitoramento, intervenções podem ocorrer sempre que necessário. O controle deverá envolver a própria unidade, unidades de apoio (Jurídicas), Pró-reitorias, CDI, CGRC e Auditoria Interna. Por meio destas diferentes unidades que se concretiza todas as formas de comunicação e/ou divulgação de novas políticas e procedimentos. Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 17

18 Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca Rio de Janeiro (CEFET/RJ) A Política da CEFET/RJ (08 de Dezembro de 2017). Atuação da DIGES, DEDIN, AUDIN, CGRC e o CODIR. Formulação e aprovação da política de GR. Objetivo da Política: visa desenvolver e assegurar a existência de um processo estruturado de gestão de riscos. Alinhamento com o PDI (objetivos, metas e indicadores). Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 18

19 A implementação e divulgação da política (pelo DEDIN). Comitê de Desenvolvimento Institucional: Elaboração de Planilha Acessória. Manual da Planilha. Base do Mapeamento de Processos Realizar treinamentos, estudar fragilidades das planilhas nas unidades e aprovar planilhas. O Mapeamento de Processos e a Priorização dos Processos. Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 19

20 Execução do Mapeamento de Processos no CEFET/RJ Identificação dos processos Priorização dos processos Treinamento Bizagi Elaboração dos Mapeamentos de Processos Validação Envio dos Processos Mapeados ao DEDIN Análise DEDIN Reciclagem do treinamento do Bizagi Divulgação dos Processos Mapeados Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 20

21 Identificação de processos em Grupos de Atuação: administração, ensino, pesquisa, extensão ou gestão. Classificação dos riscos em Grupos de Processos: operacional, financeiro, legal ou imagem da instituição. Identificação das causas-raiz (vulnerabilidade) para processos críticos. O que é risco dentro daquele processo? Dono do Risco e o Agente do Risco. Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 21

22 Matriz de Riscos Probabilidade x Impacto ANÁLISE DOS RISCOS Probabilidade Muito baixa Baixa Média Alta Muito alta Impacto Muito alto Alto Alto Alto Extremo Extremo Alto Médio Médio Alto Alto Extremo Médio Médio Médio Médio Alto Alto Baixo Baixo Médio Médio Médio Alto Muito baixo Baixo Baixo Baixo Médio Médio Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 22

23 Etapas da Gestão de Risco no CEFET/RJ Identificação do Contexto Identificação dos Riscos Análise dos Riscos Avaliação dos Riscos Tratamento dos Riscos Monitoramento e Análise Crítica Comunicação e Controle Estudos de Caso: a UNIFAL/MG e o CEFET/RJ 23

24 Metodologia ForRisco: etapas da execução da gestão de riscos 24

25 Introdução Projeto Gestão de Riscos nas Universidades Federais: elaboração de modelo de referência e implantação de sistema. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 25

26 Etapas da Execução da Gestão de Riscos 1. Definição da Política: política de GR em nível organizacional. 2. Estabelecimento do Contexto Externo: identificar e compreender às regulamentações, leis, códigos, normas e padrões. 3. A Definição da Estratégia para GR: definir papéis, treinar pessoas, disseminar a GR, delinear objetivos e resultados esperados. 4. Estabelecimento do Contexto Interno: considerar as habilidades, a capacidade, a estratégia, o contexto externo e a política da instituição. 5. Realização da GR para as atividades: conforme Etapas do processo da Gestão de Riscos. 6. Reavaliação da Política e Estabelecimento do Nível de Maturidade: reavaliar a política a cada ano (ou quando necessário), e estabelecer a maturidade aos estágios da GR. 7. Avaliação da Maturidade da Organização: avaliar a maturidade da organização por meio da mensuração IBGC e questionário. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 26

27 Etapas Genéricas e Específicas Níveis Macro e Micro Etapas Genéricas O conjunto de atividades, processos, conceitos, recursos e decisões que são análogas (similares) nas áreas em um determinado órgão. Etapas Específicas O mesmo conjunto de atividades, processos, conceitos, recursos e decisões, se referem à uma área específica no órgão ou ao próprio órgão integralmente. Nível Macro Toda a organização está propícia a receber ou sentir a repercussão das execuções estabelecidas pelas atividades, processos, conceitos, recursos e decisões tomadas. Nível Micro A repercussão das atividades, processos, conceitos, recursos e decisões, serão percebidas somente pela área executora. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 27

28 Metodologia ForRisco para Gestão de Riscos na Administração Pública Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 28

29 Metodologia ForRisco para Gestão de Riscos na Administração Pública Ao longo do tempo, todas as atividades refletem no contexto organizacional, no curto, médio ou longo prazo. Cabe a GR possibilitar a redução dos impactos negativos das áreas, na totalidade da organização, especialmente no que se refere ao médio e curto prazo. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 29

30 Componentes da Gestão de Riscos Ao longo da execução do processo a saída de uma etapa anterior se torna a entrada para a etapa seguinte. Ressalta-se a necessidade de mapeamento de projetos/processos antes de se iniciar as etapas da gestão de riscos. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 30

31 Projetos e Processos Projetos são negócios que possuem iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento. Os projetos são entendidos como únicos e complexos, e merecem um controle adequado dos riscos. Processos são todas as atividades rotineiras de um departamento, divisão ou organização. Eles não necessariamente têm prazos para encerramento (contínuos), mas precisam ser monitorados (melhorias). Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 31

32 Informações da Gestão de Integridade, Riscos e Controle Interno (GIRC) (para mapeamento) Método de Priorização de Processos: Identificar e avaliar os processos e os eventos de risco, priorizar os processos que apresentam os riscos mais críticos, e adotar prazos para tratamento e respostas aos eventos de risco dos processos da unidade. Planilha Documentadora: Realização de análise de ambiente interno e fixação de objetivos, identificação de macroprocessos/processos e análise de SWOT. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 32

33 Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos Pré-requisitos para etapas da gestão de riscos da Metodologia ForRisco 33

34 Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos Etapas do processo de gestão de riscos proposto pela Metodologia ForRisco 34

35 Reavaliação da Política e Nível de Maturidade Reavaliação da Política: Nível de Maturidade: (IBGC) Revisitar a política anualmente (ou a depender da necessidade). i. Estratégias; ii. Governança iii. Política iv. Processos, interação dos processos e ciclos de gestão; v. Linguagem e métodos de avaliação; vi. Sistemas, dados e modelos de informação; vii. Cultura, comunicação e treinamento, monitoramento e melhoria contínua. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 35

36 Avaliação do Nível de Maturidade da Organização Nível de Maturidade IBGC Inicial Fragmentado Definido Consolidado Otimizado A organização que não sabe como, onde, e por que implementar a GR. A organização sabe por onde começar, mas não sabe aonde quer chegar. A organização tem objetivos, metas e estratégias definidos. A organização tem objetivos, metas e estratégias definidos, implementados e monitorados. As estratégias de GR foram revisitadas e estão claramente definidas, implementadas e integradas aos demais ciclos de gestão. Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 36

37 Avaliação do Nível de Maturidade da Organização Questionário de Aderência às Práticas de GR Questões Preliminares Perfil do Respondente (quanto à GR) Questões sobre GR Corporativos Questões sobre a Organização e Colaboradores Identificação do Respondente Alinhamento e Execução da GR Percepção sobre a Instituição Perfil do Profissional Metodologia ForRisco: Etapas da Execução da Gestão de Riscos 37

38 Considerações Finais Adequação na condução da gestão de risco. Importância da realização monitoramento e controle, registro de risco e o relatório de progresso. Necessidade de atividades de revisão dos processos, atualizações quanto às políticas e diretrizes, e reavaliação da maturidade. Adequação da Metodologia ForRisco com o desenvolvimento de uma Ferramenta de software: o Software ForRisco. 38

39 Obrigado pela atenção! Fábio Henrique dos Anjos Núcleo de P&D para Excelência e Transformação do Setor Público - NEXT/UnB Contato: fabioanjos@next.unb.br 39