Modelagem de Processos de Negócio Aula 10 Avaliação de AS-IS Andréa Magalhães Magdaleno

Transcrição

1 Modelagem de Processos de Negócio Aula 10 Avaliação de AS-IS Andréa Magalhães Magdaleno

2 Agenda Execução e monitoramento Avaliar situação atual (AS-IS) Avaliação da perspectiva dos stakeholders Avaliação por habilitadores Avaliação F.O.F.A Exercícios MPN

3 EXECUÇÃO E MONITORAMENTO

4 Ciclo de BPM MPN

5 Execução Planejar implantação do processo Implantar processo Institucionalizar processo MPN

6 Execução Planejar Implantação do Processo MPN

7 Execução Implantar Processo MPN

8 Execução Institucionalizar Processo Gestão de Mudanças O que é a mudança? Por que está acontecendo? O que ela afeta? Principal desafio Resistência das pessoas Dificuldade em aceitar mudanças, pois estarão mexendo com sua forma de trabalho MPN

9 Execução Institucionalizar Processo Gestão de Mudanças Gerenciar a execução das ações previstas no plano de implementação, mantendo informado o Patrocinador do Projeto sobre a evolução das atividades e possíveis dificuldades encontradas, que afetem os prazos estabelecidos Capacitar as áreas envolvidas nas mudanças através do desenvolvimento e realização de treinamentos Verificar a efetiva implantação e fidelidade à documentação de processos com a prática, mensurando os resultados alcançados após a mudança e utilizá-los como argumento para motivar as áreas envolvidas a dar continuidade ao projeto MPN

10 Execução Institucionalizar Processo Desafios da Gestão de Mudanças Resistência das pessoas Enraizados na funcionalidade das áreas Dificuldade de uma visão transversal Processos de gestão de mudanças são processos decisórios Conflito entre os objetivos da organização e os objetivos das pessoas Dificuldade em aceitar mudanças, pois estarão mexendo com sua forma de trabalho MPN

11 Exercício Gestão de Mudanças Saindo da zona de conforto MPN

12 Ciclo de BPM MPN

13 Monitoramento Definir indicadores de desempenho Acompanhar execução dos processos Controlar desvios MPN

14 Monitoramento Definir Indicadores de Desempenho Característica do indicador Sigla Nome Descrição Objetivo Responsável Unidade de medida Modo de pontuação Meta Periodicidade Critério de análise Nível de acompanhamento Fórmula de cálculo Origem das informações Descrição Forma de apresentação Observações MPN

15 Monitoramento Definir Indicadores de Desempenho MPN

16 Monitoramento Acompanhar Execução dos Processos MPN

17 Monitoramento Controlar Desvios MPN

18 AVALIAR SITUAÇÃO ATUAL (AS-IS)

19 Ciclo de BPM MPN

20 Melhoria Avaliar situação atual ( AS-IS) Projetar processo futuro (TO-BE) Avaliar AS-IS da perspectiva dos stakeholders Avaliar AS-IS através dos habilitadores Avaliar AS-IS através da FOFA MPN

21 Avaliar situação atual Objetivo: Determinar a causa do desempenho insatisfatório do processo atual Sugerir características para o processo TO-BE Entendimento do processo AS-IS Avaliação do processo AS-IS Projeto do processo TO-BE MPN

22 AVALIAÇÃO DA PERSPECTIVA DOS STAKEHOLDERS

23 Perspectivas dos Stakeholders Clientes Executores Donos e gerentes Fornecedores Agências do governo Comunidade Associações industriais MPN

24 Perspectivas dos Stakeholders Cliente Quanto esforço é necessário ser feito por parte do cliente? Quanta interação? O cliente precisa interagir com diversas partes da organização? O cliente tem como monitorar o andamento do processo? Executores O processo funciona conforme o esperado? Donos e gerentes O processo consume recursos que poderiam estar alocados em outra parte? O processo fornece subsídios para gerenciá-lo? O processo ajuda no alcance dos objetivos? MPN

25 Perspectivas dos Stakeholders Fornecedores Que erros da nossa parte causam problemas ou dificuldades para você? Qual a facilidade de fazer negócios com a nossa organização em comparação com outras? Outros grupos Ética Segurança Privacidade... MPN

26 Exercício 1 Estudo de Caso Analisem a situação atual do processo da perspectiva dos diferentes stakeholders existentes Listem os stakeholders Coloquem os aspectos positivos e negativos dos processos do ponto de vista de cada um deles MPN

27 AVALIAÇÃO POR HABILITADORES

28 Avaliação por Habilitadores Dimensões de análise do processo MPN

29 Habilitadores Recursos Humanos: Avaliação de questões relacionadas à estrutura organizacional, definição de papeis/funções, habilidades necessárias e treinamentos Workflow: Avaliação de questões relacionadas aos passos, gargalos no fluxo de execução e comunicação com outros envolvidos Tecnologia da Informação (TI): Avaliação de questões relacionadas às aplicações, banco de dados Regras e Políticas: Avaliação de questões relacionadas às regras impostas internamente ou externamente, como adequação de normas, definição de prazos, aplicação de punições, padronização MPN

30 Habilitadores Motivação e Métricas: Avaliação de questões relacionadas à definição de metas e acompanhamento de ações Infraestrutura: Avaliações de questões relacionadas ao espaço físico, disponibilidade de recursos e equipamentos Colaboração: Avaliação de questões relacionadas a comunicação, planejamento de trabalho, integração de artefatos e percepção ou compreensão da colaboração Sustentabilidade: Avaliação de questões relacionadas ao impacto ao meio ambiente uso de recursos renováveis, desperdício de recursos MPN

31 Habilitador Recursos Humanos MPN

32 Exercício 2 Estudo de Caso Baixem o documento do site Respondam às perguntas dos habilitadores para o processo atual Foram detectados outros problemas além dos identificados no exercício 1? MPN

33 AVALIAÇÃO F.O.F.A

34 F.O.F.A F.O.F.A (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) - do inglês SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats) Objetivo Mapear o contexto institucional, técnico e político no qual será implantado o processo A análise F.O.F.A se divide em: Forças - Vantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada Fraquezas - Desvantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada Oportunidades - Aspectos favoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida Ameaças - Aspectos desfavoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida MPN

35 F.O.F.A MPN

36 Exercício 3 Estudo de Caso Baixem o documento do site Preencham a F.O.F.A para o processo atual Foram detectados outros problemas além dos identificados nos exercícios 1 e 2? MPN

37 Dúvidas? MPN

38 Leitura Complementar Aalst, W.M.P.; Rosa, M. L.; Santoro, F. M. Business Process Management: Don t Forget to Improve the Process, Business Information System Engineering, Vol 58, Issue 1, 2016, pp MPN

39 Próxima Aula Melhoria Avaliar situação atual ( AS-IS) Projetar processo futuro (TO-BE) MPN

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