Modelagem de Processos de Negócio Aula 8 Avaliação de AS-IS. Andréa Magalhães Magdaleno

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1 Modelagem de Processos de Negócio Aula 8 Avaliação de AS-IS Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br

2 Agenda Avaliar situação atual Avaliação da perspectiva dos stakeholders Avaliação por habilitadores Avaliação F.O.F.A 2

3 AVALIAR SITUAÇÃO ATUAL

4 Avaliar situação atual Objetivo: Determinar a causa do desempenho insatisfatório do processo atual Sugerir características para o processo TO-BE Entendimento do processo AS-IS Avaliação do processo AS-IS Projeto do processo TO-BE 4

5 AVALIAÇÃO DA PERSPECTIVA DOS STAKEHOLDERS

6 Perspectivas dos Stakeholders Clientes Executores Donos e gerentes Fornecedores Agências do governo Comunidade Associações industriais 6

7 Perspectivas dos Stakeholders Cliente Quanto esforço é necessário ser feito por parte do cliente? Quanta interação? O cliente precisa interagir com diversas partes da organização? O cliente tem como monitorar o andamento do processo? 7

8 Perspectivas dos Stakeholders Executores O processo funciona conforme o esperado? Donos e gerentes O processo consume recursos que poderiam estar alocados em outra parte? O processo fornece subsídios para gerenciá-lo? O processo ajudar no alcance dos objetivos? 8

9 Perspectivas dos Stakeholders Fornecedores Que erros da nossa parte causam problemas ou dificuldades para você? Qual a facilidade de fazer negócios com a nossa organização em comparação com outras? Outros grupos Ética Segurança Privacidade... 9

10 Exercício 1 Estudo de Caso do Processo de Aquisição de Insumos Analisem a situação atual do processo da perspectiva dos diferentes stakeholders existentes 10

11 AVALIAÇÃO POR HABILITADORES

12 12 Avaliar situação atual Analisar processo segundo habilitadores

13 Avaliação por Habilitadores Aspectos de um processo que o habilitam, ou seja, permitem que o processo seja executado da melhor forma possível Regras e Políticas Motivação e Métricas Tecnologia da Informação (TI) Infraestrutura Workflow Colaboração Recursos Humanos Habilitadores de Processo Sustentabilidade 13

14 Habilitadores Recursos Humanos: Avaliação de questões relacionadas à estrutura organizacional, definição de papeis/funções, habilidades necessárias e treinamentos Workflow: Avaliação de questões relacionadas aos passos, gargalos no fluxo de execução e comunicação com outros envolvidos Tecnologia da Informação (TI): Avaliação de questões relacionadas às aplicações, banco de dados Regras e Políticas: Avaliação de questões relacionadas às regras impostas internamente ou externamente, como adequação de normas, definição de prazos, aplicação de punições, padronização 14

15 Habilitadores Motivação e Métricas: Avaliação de questões relacionadas à definição de metas e acompanhamento de ações Infraestrutura: Avaliações de questões relacionados ao espaço físico, disponibilidade de recursos e equipamentos Colaboração: Avaliação de questões relacionadas a comunicação, planejamento de trabalho, integração de artefatos e percepção ou compreensão da colaboração Sustentabilidade: Avaliação de questões relacionadas ao impacto ao meio ambiente uso de recursos renováveis, desperdício de recursos 15

16 Avaliação por Habilitadores A partir do modelo, o analista de processo e o cliente irão responder as perguntas dos habilitadores Com as respostas das perguntas, será realizada uma nova reunião para propor ideias de melhoria para cada problema identificado pelos habilitadores 16

17 Habilitador Recursos Humanos Habilitador Recursos Humanos Habilitador Resposta A estrutura organizacional está adequada? Os papeis estão bem definidos? Estrutura organizacional A força de trabalho é adequada? Como seria a força de trabalho adequada? Força de trabalho Caracterização dos Papeis Os papeis e suas funções/atribuições são bem definidos na área? Habilidades necessárias Os profissionais possuem as habilidades necessárias para executar suas funções/atribuições? Existem treinamentos para adequar as pessoas as suas funções? 17

18 Exercício 2 Estudo de Caso do Processo de Aquisição de Insumos Baixem o documento do site Respondam as perguntas dos habilitadores para o processo atual Foram detectados outros problemas além dos identificados no exercício 1? 18

19 AVALIAÇÃO F.O.F.A

20 20 Avaliar situação atual Realizar análise FOFA

21 F.O.F.A F.O.F.A (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) - do inglês SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities e Threats) Objetivo Mapear o contexto institucional, técnico e político no qual será implantado o processo A análise F.O.F.A se divide em: Forças - Vantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada Fraquezas - Desvantagens do contexto interno da empresa ou unidade analisada Oportunidades - Aspectos favoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida Ameaças - Aspectos desfavoráveis do contexto externo onde a empresa ou unidade analisada está inserida 21

22 F.O.F.A 22

23 Exercício 3 Estudo de Caso do Processo de Aquisição de Insumos Baixem o documento do site Preencham a F.O.F.A para o processo atual Foram detectados outros problemas além dos identificados nos exercícios 1 e 2? 23

24 24 Dúvidas?

25 Modelagem de Processos de Negócio Aula 8 Avaliação de AS-IS Andréa Magalhães Magdaleno andrea@ic.uff.br