Fechamento de Balanço Almoxarifado

Transcrição

1 Fechamento de Balanço Almoxarifado O presente manual visa, o esclarecimento e auxílio na prestação de contas dos municípios, nos sistemas de Almoxarifados e Patrimônio da E&L Produções de Software, com base nas instruções normativas 28 e 33 do TCEES, que por parte dos sistemas estão contidos nos anexos 15 ao 22 e seus respectivos inventários anuais. 1ª Passo: Realize a impressão dos relatórios da Instrução Normativa do TCE. Acesse o Menu/Relatórios/Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço: Será aberta a seguinte tela: Clique em Avançar, será aberta a tela de Análise e Eliminação de Duplicidades, nesta tela poderá será realizada a eliminação de possíveis duplicidades de registros, assim dê um duplo clique em cima da opção desejada para a eliminação dos registros. 1

2 Clique em Avançar ; Obs.: Caso tenha alguma inconsistência o sistema apresentará para que possa ser realizado o acerto da mesma. Caso não tenha será mostrada a tela de Prestação de Contas (Balanços). Para a geração de uma nova prestação clique no botão Nova, será aberta a tela Nova Prestação de Contas: 2

3 Nesta tela teremos os campos Exercício e Referência. No campo Exercício informe o exercício de prestação de contas a ser realizado e no campo Referência a forma como será a geração do relatório. Ex: Anual, Janeiro, Fevereiro, 1º Semestre, 2º Semestre, etc. Neste exemplo faremos a geração Anual, mas ela deverá ser realizada mensalmente para o fechamento junto ao setor contábil. Agilizando assim o processo de fechamento anual. Clique em Avançar, será retornado para a tela de Prestação de Contas (Balanços): 3

4 Selecione a prestação de contas criada e clique em Avançar, será mostrada a seguinte mensagem: Clique em Sim ; 4

5 Após o processamento das informações será mostrada a seguinte mensagem: Clique em Sim ; Após a análise das informações será mostrada a seguinte mensagem: Clique em Sim, caso queira verificar as possíveis aquisições não liquidadas; 5

6 Nesta tela serão mostradas as possíveis inconsistências entre Aquisições e Liquidações. Clique em Avançar ; Para que seja realizado o processamento de todas as contas clique em Sim ; 6

7 Após o processamento será mostrado o Relatório Resumo do Inventário do Almoxarifado Material de Consumo (Anexo 19). 7

8 Clique em Fechar, para que o sistema continue o processamento dos outros relatórios, o próximo a ser processado será o Demonstrativo Analítico das Entradas e Saídas do Almoxarifado de Materiais de Consumo (Anexo 20). Clique em Fechar, para que o sistema continue o processamento do próximo relatório Resumo do Inventário do Almoxarifado Material Permanente (Anexo 21). 8

9 Clique em Fechar, para que o sistema continue o processamento do próximo relatório Demonstrativo Analítico das Entradas e Saídas do Almoxarifado de Materiais Permanentes (Anexo 22). 9

10 Após o processamento dos dados será mostrada a seguinte mensagem: E será aberta a tela de Cálculo e Impressão dos Anexos com todos os anexos gerados. Para visualização dos anexos, basta dar um duplo clique do relatório desejado. Vamos realizar as conferências dos relatórios. Abra o Anexo 19, no mesmo ele trará as seguintes informações: O Anexo 19 no traz duas divisões a primeira de Valores do Inventário Físico tem as colunas de: Saldo Anterior O valor que foi prestado contas no exercício anterior; Entradas O valor das entradas, que é o valor das liquidações da contabilidade; Saídas É o valor das requisições efetuadas no sistema que deve ser passado para o setor contábil; Saldo Atual A É o saldo que ficou no almoxarifado referente ao valor anterior + entradas saídas. A segunda Divisão Valores Registrados na Contabilidade trará as informações registradas no sistema contábil de Saldo Anterior, Entradas e Saídas e o Saldo Atual B. E na última coluna a Divergência A B entre os dois sistemas (Almoxarifado e Contabilidade). 10

11 2ª Passo: Conferir se o Saldo Inicial está batendo com o valor que foi prestado contas no ano de Obs.: Caso o Saldo Inicial de 2014 não esteja batendo deve-se realizar a conferência das notas de entradas e requisições realizadas para o acerto das mesmas, para que o saldo anterior de 2014 possa ser levado para o próximo ano corretamente (exercício de 2015), sendo assim o Saldo Inicial de ª Passo: Realizar a conferência dos valores de Entradas. Realize a emissão do relatório de Listagem de Minutas de Entradas, através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há o link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. Clique na opção Listagem de Minutas de Entradas, será aberta a seguinte tela: 11

12 Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; 12

13 Assim o valor de entradas deve bater com o valor de liquidações da contabilidade, peça para o setor contábil realizar a emissão do relatório de liquidações para a realização das conferências. O relatório de Liquidações no sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica encontrase disponível no Menu Relatórios / Listagens / Contabilidade / Liquidação: 13

14 Ao clicar sobre o relatório será aberta a seguinte tela: Informe a Data Inicial e Data Final para a emissão do relatório de liquidações, para a realização das conferências e clique em OK; 14

15 Divergência de valores Em caso de valores divergentes nas entradas, deve-se fazer a conferência de nota por nota para verificar se os valores lançados estão de acordo com o relatório de liquidação, somente com a conferência será possível estar verificando onde está a divergência de valores e realizar o acerto do mesmo. A conferência deve ser realizada: 1º Mês a mês, para pode encontrar em qual mês está a divergência; 2º Dia a dia; 3º Nota por nota lançada. Obs.: Na tela de Análise de Aquisições X Liquidações aparecerá as possíveis inconsistências além de ser possível realizar a impressão do relatório Conferência de Aquisições X Liquidações: 15

16 Clique no link Imprimir Relatório... será aberta a seguinte tela: Informe o período desejado e clique em OK, será mostrado o seguinte relatório: 16

17 As possíveis inconsistências serão demonstradas em vermelho. Após os acertos necessários, recalcule os anexos através do botão Recalcular. 4ª Passo Realizar a conferência dos valores de Saídas. Os valores de saídas serão repassados para o setor contábil, pois são as requisições efetuadas no sistema. Realize a emissão do relatório de Listagem de Minutas de Requisições, através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há o link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. 17

18 Clique na opção Listagem de Minutas de Requisições, será aberta a seguinte tela: Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; 18

19 Obs.: Quem passa os valores de requisições é o setor de Almoxarifado para o setor contábil. Assim o valor de requisição deve ser passado para o mesmo, para que possa ser contabilizado. 5ª Passo Assim teremos o Saldo Atual: Após essa conferência será verificado o Saldo Atual. Obs.: Faça as verificações das entradas através do relatório de Listagem de Minutas de Entradas e de Saídas pelo Listagem de Minuta de Requisições. Os outros relatórios da Instrução os Anexos 20, 21 e 22 também deverão ser conferidos da mesma forma. 6º Passo Após todas as conferências clique em Avançar ; 19

20 Será mostrada a tela de Fechamento da Prestação de Contas, para que os devidos históricos sejam mantidos e que movimentações indevidas não sejam permitidas. Marque a opção fazer o fechamento desta prestação de contas, e caso queira realizar a impressão dos lançamentos clique no botão Imprimir Lançamentos. Clique em Avançar, será mostrada a seguinte mensagem: 20

21 Clique em Sim para confirmar o fechamento da mesma. Após o fechamento será retornado para a tela de Prestação de Contas (Balanços) com o exercício fechado. 7º Passo Realizar a impressão do relatório de inventário. Realize a emissão do relatório de Inventário/Saldo de Materiais Consolidado ou por Tipo, através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há o link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. Clique na opção Inventário/Saldo de Materiais Consolidado ou Inventário/Saldo de Materiais por Tipo, será aberta a seguinte tela: 21

22 Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; 22

23 8º Passo Retire o relatório de Balanço através do menu Relatórios/Cálculo e Configuração de Balanço: 23

24 Digite a sua senha e clique em OK. Clique em Novo e cadastre as informações da tela, após o término do cadastro clique no botão Gravar, será mostrada a seguinte mensagem: Clique em Sim o relatório será processado, após o término será mostrada a seguinte tela: Clique em OK ; 24

25 Realize a impressão do relatório através do botão Relatórios localizado na tela: Após a verificação de todos os p assos acima caso apareça dúvidas entre em contato com o atendimento e informe em qual passo você se encontra. 25