MELHORIAS GERA PACOTE 2

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1 MELHORIAS GERA PACOTE 2 1. Pagamento e Retirada (Checkout) Pagamento A Combinar na Retirada Tela de Pagamento e Retirada (CheckOut) Opções de Pesquisa Pesquisa por Revendedor Pesquisa por Pedidos Consulta de pedidos não faturados Efetuando um atendimento Múltiplas formas de pagamento Cancelando um Pedido Alteração no processo de faturamento de pedidos Faturamento de pedidos com o tipo de entrega No endereço de entrega Exclusão de Itens Incorporados Novos filtros em Consulta Novos filtros na Consulta de Pedidos Organização dos campos de filtro Novos filtros Consulta Ranking de Vendas 20 3 Nova disposição Menu Fiscal 23 4 Novos indicadores 24 5 FAQ 28

2 Este documento apresenta as novas funcionalidades implantadas para melhoria do acesso ao sistema Gera SGI pela Central de Serviços. Além de melhorias relacionadas ao dia a dia do Back Office, a nova versão do sistema também conta com outras funcionalidades, visando a preparação do sistema para a futura implementação do atendimento para Centrais no padrão de Autosserviço. 1. Pagamento e Retirada (Checkout) Pensando na melhoria no atendimento do BackOffice ao Revendedor, foram criadas novas funcionalidades para facilitar o atendimento. Em resumo, são duas novidades: 1ª Possibilidade do Revendedor pagar seu pedido com mais de uma forma de pagamento; 2ª Uma tela de Checkout, para uma melhor operacionalização no faturamento dos pedidos com o tipo de entrega Retirar na Central de Serviços Pagamento A Combinar na Retirada Esta é a nova forma de pagamento, criada para que o Revendedor possa decidir no momento da retirada do pedido na Central de Serviços, quais serão as formas de pagamento para este pedido. Para isto, basta que ao efetuar um novo pedido, esta opção seja selecionada. Esta nova forma de pagamento poderá ser selecionada somente para pedidos com o tipo de entrega Retirar na Central de Serviços, conforme figura abaixo: Tela de Pedido Portal do Revendedor 1

3 Tela de pagamento Portal do Revendedor Confirme o plano de pagamento do pedido e finalize: 2

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5 Tela de Pedido Gera SGI Pronto, pedido finalizado. A continuação deste processo pode ser acompanhada nos próximos tópicos deste manual. Esta opção deverá ser utilizada independente do tipo da Central de Serviços: Balcão ou Autosserviço. Após a captação do pedido, se o plano de pagamento escolhido for "A combinar na retirada", a geração dos títulos e o faturamento aguardarão o processo de Checkout. Para qualquer outro plano de pagamento os títulos serão gerados e faturados no mesmo momento. 4

6 1.2. Tela de Pagamento e Retirada (CheckOut) Uma nova forma de atendimento ao Revendedor está disponível. É a funcionalidade Pagamento e Retirada, que será a tela de faturamento para os pedidos com o tipo de entrega Retirar na Central de Serviços, desde que estejam com a Situação Comercial Aprovado para pedidos da Central Autosserviço ou Disponível para retirada/entrega para pedidos da Central Balcão. Em um processo de atendimento Balcão: a) Revendedor efetua o pedido pelo Portal do Revendedor ou o Backoffice insere um pedido via SGI para o Revendedor, com opção de Retirada na Central ; b) Estoquista efetua a separação dos produtos; c) Backoffice efetua faturamento na tela de Checkout (Atendimento > Pedido > Pagamento e Retirada); d) Revendedor efetua a retirada dos produtos; e) Backoffice registra manualmente a data de entrega do pedido (Logística > Operação > Registrar Data de Entrega Pedido). Em um processo de atendimento via Autosserviço: a) Revendedor vai até a Central de Autosserviço e efetua a compra; b) BackOffice atende o revendedor; c) BackOffice registra o Pedido; d) Backoffice efetua faturamento na tela de Checkout. Esta funcionalidade pode ser acessada (dentre outras formas) através da aba Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada, conforme figura abaixo: 5

7 O sistema exibirá a seguinte tela: A partir dela é possível localizar pedidos, efetuar novos pedidos e abrir SAC. Importante para Centrais que operam no modelo Autosserviço: Esta tela será aberta automaticamente no momento da finalização do pedido, facilitando o processo de Checkout; Caso o pedido seja captado com uma forma de pagamento diferente de A combinar na retirada, a tela de Checkout abrirá já na tela Visualizar/Imprimir Documentos e o pedido já estará em faturamento. 1.3 Opções de Pesquisa A partir da tela de Pagamento e Retirada é possível localizar pedidos de um Revendedor ou mesmo efetuar busca por um pedido específico. Acesse Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada, e verifiquei os filtros mostrados abaixo: Ao efetuar uma pesquisa, o sistema exibirá o nome da pessoa pesquisada e o crédito disponível desta pessoa (Revendedor). 6

8 Após apresentado o resultado, clique no botão Pesquisar Pedidos. A tela abaixo será apresentada Pesquisa por Revendedor Para buscar pedidos de um Revendedor é possível efetuar busca por um dos valores: Código da Pessoa; CPF; . Acesse Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada Basta e insira um dos valores no primeiro campo disponível. Depois, pressione a tecla Enter. 7

9 Também é possível realizar buscas a partir de outros valores. Para isto, basta clicar na lupa. A tela padrão para busca de Pessoas será exibida: Pesquisa por Pedidos É possível efetuar busca específica por Código do Pedido. Acesse Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada. Utilize o campo acima, inserindo o código do pedido e pressione a tecla Enter. Caso queira efetuar pesquisa de Pedidos utilizando mais critérios de pesquisa, clique na lupa. A tela de pesquisa de Pedidos será exibida. 8

10 1.4 Consulta de pedidos não faturados Na tela de Checkout, quando ocorrer erro no faturamento do pedido, é possível consultar a mensagem de erro diretamente na tela de Checkout. Ao acessar a aba Atendimento > Pedido > Pagamento e retirada, na linha do pedido, apresentada após a busca, aparecerá ao lado da Situação Comercial, uma lupa, que mostrará qual é a mensagem de erro no faturamento. Após corrigida a informação que impediu o faturamento na primeira tentativa, acesse a tela de Checkout e tente faturar novamente o pedido. 9

11 1.5 Efetuando um atendimento Depois de realizada a pesquisa conforme a explicação do tópico anterior, os pedidos serão apresentados. Acesse Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada. Selecione o pedido a ser atendido. O sistema trará os detalhes do pedido em tela: 1.6 Múltiplas formas de pagamento Quando o Revendedor selecionar o plano de pagamento A combinar na retirada, no momento do Checkout será possível registrar mais de uma forma de pagamento para o mesmo pedido. Acessando Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada, você será direcionado à tela onde constam os pedidos referentes ao filtros selecionados. Com o pedido selecionado, utilize o quadro Registrar Pagamento. 10

12 Coloque o valor desejado no campo Valor a pagar e, em seguida, selecione o Plano de pagamento. Veja que se não selecionar o valor total, o sistema exibirá ainda um Valor restante, que indica que ainda há valores a serem pagos. No exemplo acima, ainda resta R$ 42,65 a serem pagos. Neste caso, você poderá utilizar outros planos de pagamento. Para isto, clique no botão Registrar nova forma de pagamento. Um novo grupo de Pagamento será exibido em tela. Assim, basta seguir os passos anteriores para complementar com outra forma de pagamento. No exemplo abaixo, efetuamos pagamento de: R$ 50,00 em Dinheiro; R$ 42,65 em Boleto 3X. Caso queira cancelar algum recebimento, O ícone "X" ao lado dos planos de pagamento tem a função de excluí-lo da lista. Se houver mais de uma forma de pagamento informada, poderá excluir unitariamente. Quando houver apenas uma forma de pagamento, ao clicar neste ícone X o sistema deve limpar os dados dos campos "Valor a pagar" e "Plano de pagamento". 11

13 Repare que ao utilizar todo o valor (campo Valor Restante com valor R$ 0,00), o botão Faturar é ativado e o botão Registrar nova forma de pagamento é desativado. Para finalizar, clique no botão Faturar para emitir a Nota Fiscal. Uma mensagem de confirmação será solicitada. Basta confirmar. O sistema abrirá uma tela para acompanhamento da emissão da NF. Na tela acima, enquanto o processo ainda estiver em comunicação a com SEFAZ, o botão de OK estará desativado, mas a qualquer momento o usuário poderá fechar a tela a partir do botão x no canto superior direito. Após concluir, o sistema exibirá os documentos que podem ser impressos. 12

14 1.7 Cancelando um Pedido A partir da tela de Pagamento e Retirada é possível Cancelar pedidos existentes. Depois de acessar o pedido desejado através do caminho Atendimento > Pedidos > Pagamento e Retirada, Seleção do pedido, utilize o botão Cancelar, conforme figura abaixo: Será solicitada uma confirmação da ação. Basta clicar no botão OK para que a ação seja confirmada e o sistema prossiga com o cancelamento do Pedido. O Cancelamento do pedido através deste botão só será possível em determinadas situações. Veja abaixo quais são elas: ração entre as opções de SEFAZ só será habilitada caso a SEFAZ padrão esteja inoperante (em vermelho) e outra SEFAZ Contingência já tenha sido liberada para o seu Estado. 13

15 Pedido que Não passa por separação (Autosserviço); o Pedido não faturado. Pedido que Passa por Separação, e: o Estão com o Processo de Separação ainda não iniciado; (Aprovado); o Estão com o Processo de Separação já concluído. (Disponível para Retirada/Entrega). 1.8 Alteração no processo de faturamento de pedidos Um ajuste já adiantado na orientação de Organização de Estoque é a alteração no processo de faturamento de pedidos. A partir de agora as Notas Fiscais não serão geradas automaticamente ao final do processo de conferência, ficando os pedidos Disponíveis para Retirada/Entrega, sendo faturados manualmente pelo Backoffice. Com isso a Central de Serviços ganha em autonomia e: Tem maior controle de notas emitidas; Poderá emitir as notas somente quando realmente necessário; Evita a necessidade de cancelamento de notas, principalmente quando da desistência do Revendedor em retirar o pedido; Evita necessidades de devoluções por perder o prazo de cancelamento de notas; Possibilita realizar todos os processos logísticos de um pedido, deixando este pronto, pendente apenas de faturamento quando o Revendedor estiver na Central para retirada. Por isso, fique atento! Mesmo para os Lotes de pedidos a serem entregues na residência dos Revendedores, o processo de Faturamento deverá ser realizado após o processo de Conferência. 1.9 Faturamento de pedidos com o tipo de entrega No endereço de entrega Como mencionado no tópico 1.8 deste manual, pedidos a serem entregues na residência do Revendedor, também deverão ser faturados pelo backoffice após o processo de Conferência. 14

16 Até por isso, o módulo Fiscal está com um layout melhorado, conforme tópico 3 deste manual. Antes, vamos relembrar os processos logísticos de um pedido: a) Pedido aprovado; b) Gerar lote de separação; c) Efetuar separação (Picking); d) Efetuar conferência com auxilio do leitor de código de barras (Packing); e) Faturamento. Para efetuar o faturamento dos pedidos acesse Fiscal > Faturamento > Buscar Pedido para gerar Lote de Faturamento. Insira o número do lote de separação a ter os pedidos faturados; Confira principalmente a quantidade de pedidos que terão o faturamento efetuado e ainda, se são pedidos com Tipo de Entrega No endereço de entrega ; Utilize o botão Faturar pesquisados para faturar todos os pedidos que constam no lote. 15

17 A tela será atualizada com o processo de faturamento iniciado. Lembre-se: Somente pedidos com o tipo de entrega No endereço de entrega serão faturados nesta tela. Mesmo que o lote possua pedidos com outro tipo de entrega, estes não serão faturados nesta tela e devem ser faturados na nova tela de Checkout ; Outros filtros poderão ser utilizados para pesquisar pedidos; Tenha cuidado ao utilizar o botão Faturar pesquisados e garanta que a consulta foi realizada corretamente Exclusão de Itens Incorporados Durante a captação de um pedido, há a possibilidade de excluir um Item incorporado. Primeiro vamos esclarecer o que significa Item incorporado: é quando há uma Promoção que gera Brinde para o Revendedor, e no momento da captação do pedido, ocorre o corte deste brinde por falta de estoque. O sistema gerará uma Incorporação no próximo pedido, assim que houver estoque deste produto (Brinde). 16

18 Para excluir um item incorporado, na tela de captação de pedido selecione o item e clique no botão Excluir. Se você clicar em Não o item será excluído deste pedido, porém será incorporado no próximo pedido, desde que possua estoque deste item. Se clicar em Sim, o item será Permanentemente excluído, não sendo incorporado nos pedidos posteriores. Caso o item seja Permanentemente Excluído do pedido, apresentará a seguinte mensagem: 17

19 Utilize com atenção esta funcionalidade, pois uma vez excluído permanentemente o item incorporado, não será possível incorporá-lo este novamente!!! 18

20 2 Novos filtros em Consulta Agora a Consulta de Pedidos conta com duas novidades: Opção de Filtro Tipo de Entrega ; Organização dos campos de filtro. E a Consulta de Ranking de Vendas conta com mais dois filtros de Pesquisa: Meio de Captação Tipo de Entrega: o Retirada na Central de Serviços; o No endereço de entrega. Veja abaixo os detalhes: 2.1 Novos filtros na Consulta de Pedidos Acessando a aba Atendimento > Pedidos > Consultar Pedidos você verá a nova opção de filtro que foi disponibilizada na tela de Consulta de Pedidos: Tipo de Entrega. As opções disponíveis para este filtro são as já usualmente utilizadas para captação de pedidos: Tipo de Entrega: o Retirada na Central de Serviços; o No endereço de entrega Organização dos campos de filtro Agora na opção de filtro simples, é possível utilizar o campo Situação Fiscal. Antes era assim: 19

21 Agora ficou assim (Novo): No resultado da pesquisa também foi adicionada nova coluna Tipo de Entrega. 2.2 Novos filtros Consulta Ranking de Vendas Agora você conta com mais dois filtros de Pesquisa: Meio de Captação Tipo de Entrega: o Retirada na Central de Serviços; o No endereço de entrega. Acesse a aba Marketing > Consultas > Consultar Ranking de Vendas. Verifique que as duas novas formas de filtros estão disponíveis: 20

22 Também é possível agrupar o resultado da pesquisa por esses dois filtros, conforme figura abaixo: O resultado será semelhante a este: É possível exportar o resultado para arquivos em para uma planilha Excel. Para isto, basta clicar no botão Exportar, conforme figura abaixo. 21

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24 3 Nova disposição Menu Fiscal Pensando num melhor agrupamento das opções disponíveis no Menu Fiscal, estas foram distribuídas conforme sua semelhança. Apesar da redistribuição, as opções continuam as mesmas. Veja abaixo como ficou a nova distribuição: Impostos Faturamento Notas Fiscais 23

25 4 Novos indicadores Para tornar cada vez mais assertiva a gestão da sua Central de Serviços, foram criados 9 novos indicadores. São eles: Volume de vendas Descrição do indicador: Indica o volume total de itens faturados no ciclo. (Não contempla brindes) Cálculo considerado pelo indicador: Soma da quantidade de itens de venda dos pedidos faturados durante um ciclo. O indicador deve será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado. Preço médio praticado Descrição do indicador: Indica o valor praticado médio por unidade vendida, dos pedidos faturados no ciclo. Cálculo considerado pelo indicador: Soma do valor líquido dos itens de venda e divisão pela quantidade total de itens de venda dos pedidos faturados no ciclo. O indicador será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado. Fórmula: Receita Catálogo / Volume de Vendas Itens por pedido Descrição do indicador: Indica a quantidade média dos itens dos pedidos faturados no ciclo. Cálculo considerado pelo indicador: Soma da quantidade de itens de venda dos pedidos dividida pelo total de pedidos faturados no ciclo. O indicador será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado. Fórmula: Volume de Vendas / Pedidos 24

26 R$ por ativo praticado Descrição do indicador: Indica a receita média por revendedor no ciclo. Cálculo considerado pelo indicador: Soma do valor líquido dos itens de venda dos pedidos faturados no ciclo dividida pelo número de representantes ativos mais inícios do ciclo. O indicador será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado. Fórmula: Receita Catálogo / Ativos no ciclo + inicios UPA (Unidade Por Ativa ou Itens por Revendedor Ativo) Descrição do indicador: Volume de itens de venda, por revendedores ativos no ciclo. Cálculo considerado pelo indicador: Soma da quantidade de itens de venda dos pedidos faturados no ciclo dividida pelo total de revendedores ativos + inícios do ciclo. O indicador será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado. Fórmula: Volume de Vendas / (Ativos no ciclo + Inícios) Base ativa Descrição do indicador: Indica a quantidade de representantes que tiveram ao menos um pedido faturado nos últimos seis ciclos fechados. Cálculo considerado pelo indicador: Soma da quantidade de representantes que tiveram pelo menos um pedido faturado, nos últimos seis ciclos fechados, ou seja, não considerar o ciclo atual. O indicador será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado. Fórmula: (Disponíveis + Indisponíveis) Inícios Disponível: Revendedores que tiveram pelo menos um pedido faturado nos últimos três ciclos, sem considerar o ciclo corrente; Indisponível: Revendedores que não tiveram pedidos faturados de quatro a seis ciclos, sem considerar o ciclo corrente. Inícios: Total de Revendedores que tiveram seu primeiro pedido faturado no ciclo em análise. 25

27 Base total Descrição do indicador: Indica o total de representantes cadastrados. Cálculo considerado pelo indicador: Somar todas as pessoas com função comercial Revendedores, inclusive Cessados e Inícios. O indicador será atualizado sempre que uma pessoa for alocada na Estrutura Comercial e no fechamento de ciclo. Turn over Descrição do indicador: Indica o percentual de Revendedores que não tiveram nenhum pedido faturado nos últimos seis ciclos fechados ou que foram cessados manualmente. Cálculo considerado pelo indicador: Soma da quantidade de Revendedores que não tiveram nenhum pedido faturado nos últimos seis ciclos fechados, ou seja, não considera o ciclo atual, ou que tenham sido cessados manualmente, dividido pelo total de representantes com ao menos um pedido faturado nos últimos seis ciclos fechados. O indicador será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado, e quando ocorrer uma cessação manual. Fórmula: Cessado / Base ativa do ciclo anterior Cessado: Revendedores que não tiveram pedidos faturados nos últimos seis ciclos, sem considerar o ciclo corrente. Frequência Descrição do indicador: Média de pedidos faturados por revendedores ativos + inícios. Cálculo considerado pelo indicador: Soma da quantidade de pedidos faturados no ciclo, dividido pelo total de representantes ativos + Inícios do ciclo. O indicador será atualizado sempre que um pedido for faturado ou cancelado. Fórmula: Pedidos / (Ativos no ciclo + Inícios) 26

28 Para acessar os novos indicadores, utilize o caminho Força de Vendas > Painel de Indicadores > Indicadores Chave. Os novos indicadores são exibidos juntamente com os demais (já existentes). 27

29 5 FAQ 1. Captei um pedido, fiz a conferência, o pedido está disponível para Retirada/Entrega, mas não gerou a NF automaticamente. Por quê? R.: Porque houve alteração no processo de faturamento de pedidos. A partir de agora as Notas Fiscais não serão geradas automaticamente ao final do processo de conferência, ficando os pedidos Disponíveis para Retirada/Entrega, sendo faturados manualmente pelo Backoffice. Por isso, fique atento! Mesmo para os Lotes de pedidos a serem entregues na residência dos Revendedores, o processo de Faturamento deverá ser realizado após o processo de Conferência; 2. Terá um valor mínimo para Parcelamento? (Múltiplas formas de pagamento) R.: Não. O único valor mínimo continua sendo para captação de pedidos (R$150,00); 3. Para utilizar a funcionalidade Múltiplas formas de pagamento, a Central de Serviços precisa realizar alguma configuração no sistema Gera? Por exemplo, um novo cadastro de Meios de recebimento? R.: Não. Serão utilizados os mesmos Meios de pagamento já existentes; 4. Será bloqueada a quantidade de parcelas conforme a regra de negócio? (Múltiplas formas de pagamento). R.: A quantidade de parcelas continua obedecendo a regra de negócio, também na tela de Checkout; 5. Excluí permanentemente um Item Incorporado e não deveria ter excluído. O que faço? R.: Realize a abertura de um SAC; 28

30 6. Teremos um relatório de Contas a receber por forma de pagamento (Múltiplas formas de pagamento)? R.: A tela Gerenciar dívidas, na aba Conta a Receber trará todos os títulos gerados para o pedido, da mesma forma como já traz hoje, e considerará todas as formas de pagamento selecionadas para o pedido; 7. Todas as Bandeiras de Cartões ficarão disponíveis para visualização da Central de Serviços, ou ela só verá o que for da sua região e parametrizado no Gera (Múltiplas formas de pagamento)? R.: Todas estarão visíveis e disponíveis para todas as Centrais, sem distinção; 8. Para arquivos de remessa a Central de Serviços terá algum impacto? R.: Nenhuma alteração haverá quanto ao processo de arquivos de remessa e/ou de retorno. 9. Revendedor quis pagar no Cartão. Cobrei no cartão do cliente e cliquei no botão Faturar no Gera. O pedido foi faturado, mas o débito no cartão não. O que fazer? R.: Primeiramente trate e corrija o erro apresentado. Caso seja necessário cancelar o pedido do Revendedor, o estorno do pagamento deverá ser realizado junto à Administradora do cartão. Casos como este já ocorrem nas Centrais de Venda Direta; 10. Captei um pedido no Modelo comercial Centro de Serviço (Central tipo Balcão) e na tela de Pagamento e Retirada as opções de pagamento e faturamento estão desabilitadas. O que deve ter acontecido? R.: Em casos de Pedido realizados pela Opção de Retirada na Central de Serviços, o pedido pode não ter sido separado ainda. Isto pode ser conferido pela Situação Comercial exibido na figura acima destacado em Azul. 29

31 11. Ao tentar faturar o pedido, apresentou mensagem de erro na tela do Checkout. E agora? R.: Se aparecer mensagem ao faturar o pedido significa que algo não está configurado corretamente. Na mensagem de erro já consta a informação do que está impedindo o faturamento do pedido, conforme figura abaixo: Leia a mensagem e proceda a correção conforme indicado. O pedido que não foi faturado constará na tela de Checkout onde a mensagem de erro também poderá ser consultada. Acesse a aba Atendimento > Pagamento e Retirada > Consulta do pedido. Clique na Lupa, ao lado da Situação de Faturamento para consultar o erro no faturamento do pedido: 30

32 Após corrigida a informação que impediu o faturamento na primeira tentativa, acesse a tela de Checkout e tente faturar novamente o pedido. 12. Cancelamento após erro de faturamento. É obrigatório ou não corrigir o erro para cancelar o pedido? R.: Não é obrigatório. Porém a orientação deve ser de correção para não afetar pedidos futuros; 13. Preciso aguardar a completa comunicação com a SEFAZ/ faturamento na tela do pedido Checkout, ou posso sair desta tela e continuar a finalizar outros pedidos? R.: Não. Depois de iniciado o processo de comunicação com a SEFAZ posso acessar demais telas de sistema; 31

33 14. Ao efetuar uma pesquisa de pedidos pela tela de Pagamento e Retirada, o sistema está trazendo todos eles independente de sua situação. Por que isso acontece? R.: Porque ao realizar a busca por número do pedido, o sistema ignora as regras para utilização da tela de checkout e mostra o Pedido independente da sua situação. Caso você queira consultar pedidos utilizando outros filtros, acesse o botão Consulta de Pedidos onde serão apresentados demais filtros de pesquisa. Caso os filtros apresentados ainda não sejam suficientes, recorra ao botão Filtros Avançados. Os demais filtros serão apresentados: 32

34 15. É possível consultar o limite de crédito do Revendedor na tela de Pagamento e Retirada (CheckOut) da mesma forma como consulto hoje da tela de Cadastro de Revendedor? R.: Sim. Na tela de Pagamento de Retirada o sistema sempre exibirá limite de crédito, considerando a tolerância definida no Modelo Comercial e no Cadastro de Revendedor. 33