Caso de sucesso Aché: SAP GRC NFe Automatizando Entrada e Saída de Mercadorias.

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2 Caso de sucesso Aché: SAP GRC NFe Automatizando Entrada e Saída de Mercadorias.

3 Agenda 1. Sobre o Aché Laboratórios Farmacêuticos S/A 2. SAP GRC NFe Automatizando Entrada e Saída de Mercadorias a. Resumo do Projeto e-docs ; b. Macro fluxo de recebimento; c. Estratégia e Metodologia da Implementação; d. Benefícios operacionais; e. Valor Gerado e Benefícios Alcançados; f. Lições Aprendidas; g. Conclusão; 3. Dúvidas

4 O Aché Laboratórios é uma empresa 100% brasileira, com mais de 48 anos de atuação no mercado farmacêutico. Conta com três complexos industriais, um em sua sede, em Guarulhos (SP), e outro na capital em São Paulo, e participação acionária de 50% na Melcon, em Anápolis (GO), cerca de 3900 colaboradores e uma das maiores forças de vendas do segmento no Brasil. Para atender às necessidades dos profissionais de saúde e consumidores, o Aché oferece um portfólio abrangente com mais de 280 marcas em 695 apresentações de medicamentos sob prescrição, genéricos e MIP (isentos de prescrição), além de atuar também nos segmentos de dermatologia e nutracêuticos. Ao todo, são 132 classes terapêuticas e 17 especialidades médicas atendidas. Aché Laboratórios, quem somos

5 Resumo do Projeto e-docs Justificativa do projeto Com o surgimento da NFe do projeto SPED, passamos a ter um padrão de informação fiscal que permite integrar a cadeia de suprimentos através de projetos B2B. O Aché, com seu perfil inovador, decidiu implementar a solução NFe 10.0 da SAP, que explora estas novas oportunidades de integração. Objetivos do Projeto Eliminar erros no processo com a redução dos lançamentos manuais e possibilitar a conferência antecipada das informações de fornecedores e clientes; Aumentar a conformidade com as obrigações Legais, reduzir riscos fiscais; Reduzir o tempo recebimento Físico e Fiscal. Diferencial / Solução SAP? Integração nativa com o ambiente ERP; Upgrade da solução utilizada para o processo de notas fiscais de saída; Inovação e know-how SAP nos processos de nota fiscal eletrônica e robustez do produto GRC.

6 Resumo do Projeto e-docs 2 bilhões de faturamento líquido anual 15 mil notas fiscais de entrada por mês 5 mil fornecedores 3 plantas produtivas e 4 centros de distribuição 25 processos de entrada automatizados 5 meses de projeto 30 pessoas diretamente envolvidas

7 Requisitante Macro Fluxo de Recebimento Suprimentos Escrituração Financeiro 4 Fiscal 5 Logística Qualidade Armazenamento Eletrônico

8 Estratégia e Metodologia de Implementação 1 2 Onda 1: GRC Inbounds Atividades Executadas: Implementação do GRC 10.1 SP 13 na versão OUTBOUNDS v2.00; Atualização do GRC 10.1 para SP 16 na versão OUTBOUNDS v3.10; Capacitação de todos os envolvidos (Fiscal e Recebimento Logístico); Go-Live Recebimento e Automação de todos os cenários, exceto SUBCONTRATAÇÃO; Onda 2 GRC Outbounds 2014 Jan Mar Mai Jul Ago Out 2015 Jan Mar Mai Jul Ago Out Atividades Executadas: Substituição do sistema atual (Triângulos NF-e) Otimização no processo do faturamento; Adaptação e automação das impressões de forma automática através do SAP; Implementação da geração de PDF dentro do SAP através do MONITOR J1BNFE; Go-Live Faturamento na versão 3.10; Projeto Ramp-up utilizando a metodologia ASAP:

9 Benefícios Operacionais Otimização do processo; Redução de escriturações incorretas (three-way match); Diminuição do risco de autuações fiscais provenientes de erros de escrituração; Validação de assinatura digital e autorização de 100% das NFes recebidas junto a SEFAZ; Redução dos custos de mão-de-obra relativos ao tempo de conferência e lançamentos utilizando a automatização; Maior sinergia na cadeia compras, vendas e distribuição; GRC Inbonds SAP edocs % edocs x SAP Produtivo Não Produtivo ,73% Julho/14 jul/14 Dezembro/14 dez/15

10 Melhorias e Benefícios Alcançados Garantir a validade das informações; Apresentar escriturações fiscais e contábeis de acordo o banco de dados da SEFAZ; Garantir a segurança das informações das obrigações assessorias; Redução do tempo de transporte ou evitar gastos com transporte de NF-e s e CT-e s divergentes sejam eles em valores, regras de impostos, etc... Validação Antecipada das informações em tempo real; Redução de Caminhões parados no Pátio, na espera de soluções relacionada a NF-e, para poder dar entrada nas mercadorias; Redução de Impressões indevidas; Redução de Armazenamento físico de papeis indevidos;

11 Lições Aprendidas Parceiro com experiência em implementação da ferramenta SAP GRC NF-e, FH Consulting; Envolvimento das áreas de negócio no projeto (Logística, Fiscal, Compras, Vendas e TI); Automação de testes através do SAP Solution Manager; Relacionamento e comunicação com fornecedores e transportadoras; Envolvimento dos key-users; Apoio dos stakeholders; Gestão de escopo e mudanças; Equipe ABAP/PI para suporte operacional.

12 Conclusão Através de um novo processo suportado por sistemas e ferramentas de automação, o projeto vem trazendo considerável ganho econômico que reflete no resultado operacional da companhia, em especial, mitiga latentes riscos fiscais e financeiros.

13 Agradecimento Dúvidas? Anselmo Junior Coordenador de Projetos Uderson Luiz Fermino Especialista SAP