Aché: excelência, simplificação e otimização de faturamento com SAP Nota Fiscal Eletrônica

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1 Aché: excelência, simplificação e otimização de faturamento com SAP Nota Fiscal Eletrônica Com quase 50 anos de atuação no mercado farmacêutico, o Aché aposta na inovação como caminho para o seu crescimento sustentável. Em 2014, adotou a solução SAP Nota Fiscal Eletrônica 10.0 para integrar sua cadeia de suprimentos por meio de projetos B2B, além de adequar-se a exigências regulatórias, reduzir riscos ficais, otimizar o processo e eliminar erros no faturamento.

2 Nome da empresa Aché Laboratórios Farmacêuticos Localização São Paulo, Brasil Indústria Farmacêutica Produtos e serviços Fabricação, distribuição, exportação e comercialização de medicamentos Receita bruta R$ 4,5 bilhões Colaboradores Web Site Partner FH Consulting Objetivos Integração da cadeia de suprimentos Eliminação de erros no processo de faturamento Redução no volume de lançamentos manuais Velocidade ao processo de faturamento Adequação a exigências regulatórias Integração com SAP ERP SAP Nota Fiscal Eletrônica implementado como parte do SAP Governance, Risk and Compliance Implementação realizada em duas fases Envolvimento de áreas de negócio integrada com informações do SAP ERP Benefícios Redução de custos com mão-de-obra, autuações e transporte e armazenagem de documentos Redução no tempo de caminhões parados no pátio Velocidade na emissão de notas e conferência de dados Automação de processos de recebimento e impressão Aumento da disponibilidade de sistema 75% Mais velocidade na liberação de notas Redução No tempo de parada de caminhões 42% Mais produtividade no recebimento de mercadorias A solução SAP NFe permitiu ao Aché automatizar e acelerar processos relacionados à emissão de notas fiscais, atendendo a regulamentações e reduzindo custos. Leandro Roldão, gerente de projetos de sistemas do Aché 2 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

3 Simplificação, adequação e excelência na emissão de notas O Aché, empresa 100% brasileira com quase 50 anos de atuação no mercado farmacêutico, é líder em prescrição médica no Brasil e aposta na inovação como caminho para o seu crescimento sustentável. Como parte de sua estratégia de investimento contínuo em tecnologia e inovação, a companhia identificou a possibilidade de integrar sua cadeia de suprimentos por meio de projetos B2B, com base no padrão de informação fiscal criado a partir da implementação do SPED e da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) no Brasil. Para isso, em fins de 2013, o Aché decidiu buscar no mercado uma solução de automação dos processos de emissão de NFe que estivesse em linha com as exigências e melhores práticas de mercado. A proposta por trás da adoção desse novo sistema também incluía a eliminação de erros no processo de faturamento, reduzindo o volume de lançamentos manuais e possibilitando a conferência antecipada das informações de fornecedores e clientes, lembra Leandro Roldão, gerente de projetos de sistemas do Aché. Buscávamos uma solução que atendesse às exigências legais e, ao mesmo tempo, otimizasse processos de faturamento e fosse facilmente integrada ao nosso sistema ERP. Leandro Roldão, gerente de projetos de sistemas do Aché 3 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

4 SAP Nota Fiscal Eletrônica: automação e integração com SAP ERP Em janeiro de 2014, com o suporte da FH Consulting, o Aché deu início ao projeto de implementação da SAP NFe. A solução, que é parte da suíte SAP Governance, Risk and Compliance (SAP GRC), foi implementada em duas fases, ambas como envolvimento das áreas de negócio no projeto (logística, fiscal, compras, vendas e TI). Escolhemos a solução da SAP por sua integração nativa com o ambiente ERP que já tínhamos implementado, pela robustez do SAP GRC e por ser a mais completa e confiável para as nossas necessidades, afirma Roldão. A primeira onda aconteceu entre janeiro e agosto. Chamada GRC Inbound, envolveu a implementação do sistema, suas atualizações e a capacitação de todos os envolvidos no manuseio da ferramenta. Em agosto de 2014 realizamos o go-live para recebimento e automação de todos os cenários, exceto subcontratação, conta Roldão. Na segunda fase, chamada de GRC Outbounds e conduzida entre março e julho de 2015, o Aché substituiu sistemas legados e complexos, otimizou processos de faturamento, adaptou e automatizou as impressões das notas fiscais por meio do SAP, implementou a geração de arquivos PDF dentro do SAP e fez o go-live do faturamento na versão atualizada do SAP NFe. O executivo explica que atualmente, os requisitantes do Aché fazem solicitações de compra para a área de suprimentos, que entra em contato com os fornecedores e fecha os termos dos contratos de compras de serviços ou produtos. Essas informações seguem para o SAP, que disponibiliza as informações integradas para a área fiscal e para a União. As áreas de logística e qualidade fazem a verificação do material recebido e dão baixa no sistema para seguir para o processo de faturamento, que é feito de forma integrada no SAP GRC. 4 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

5 Simplificação, otimização e redução de custos A implantação da solução SAP simplificou e otimizou os processos relacionados à emissão de NFes no Aché. A empresa ganhou disponibilidade e velocidade no processo de emissão de notas, além de evitar paradas no faturamento por conta de problemas no sistema da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Também melhoramos o processo de envio de mercadoria por conta da automação dos processos de recebimento, impressão e geração de PDF no SAP, diz Roldão. Outros ganhos incluem a validação de assinatura digital e autorização de 100% das notas fiscais eletrônicas recebidas junto à Sefaz; redução de escriturações incorretas (elas agora são conferidas automaticamente pelos sistemas integrados); e diminuição do risco e gastos com autuações fiscais provenientes de erros de escrituração. Roldão afirma que a implementação do SAP NFe implica redução de custos em diferentes frentes. Com a 75% Mais velocidade na liberação de notas Redução No tempo de parada de caminhões automatização, temos redução dos custos de mão-deobra relativos ao tempo de conferência e mais sinergia na cadeia de compras, vendas e distribuição, avalia. De outro lado, a solução reduziu o tempo de transporte, o número e tempo de caminhões parados no pátio à espera de emissão de notas e os gastos com transporte e armazenagem de documentos. Hoje o Aché consegue validar informações em tempo real e eliminou a impressão indevida de documentos, bem como a necessidade de espaço para armazenamento físico de papeis. Do ponto de vista fiscal, os benefícios ainda incluem: Redução de tempo na escrituração dos documentos fiscais; Eliminação do tempo de conferencia de documentos fiscais no momento da chegada dos caminhões; Alta disponibilidade para consultas e auditoria; Redução em processo de auditoria por parte da Sefaz. 42% Mais produtividade no recebimento de mercadorias 5 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

6 Metas e avaliação de desempenho Desenvolvimentos e mais recursos O Aché planeja ampliar o uso de recursos do SAP GRC e do SAP NFe. Entre os seus planos estão a impressão de notas diretamente na doca para otimizar ainda mais o tempo de transporte, despacho e recebimento de mercadorias. Além disso, a empresa tem em seu calendário de implementação o desenvolvimento de uma grade de entrega e o desenvolvimento que permita o recebimento, a visualização e o acompanhamento do volume de entregas previstas, facilitando assim o controle e dimensionamento dos recursos. Também devemos trabalhar em breve no desenvolvimento do controle de ocupação de plataformas de recebimento e a notificação automática das áreas envolvidas, revela Roldão. Os planos futuros do Aché ainda incluem: Automação de arquivo XML baseado no modelo da ABRASF da Nota Fiscal Eletrônica de Serviço; Automação do processo de Devolução de Mercadorias a fornecedores; Automação do recebimento de boletos; Recebimento e conferências de mercadorias através de coletor SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 6 / 6