1ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Contas a Pagar

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1 1ª Reunião do Subgrupo de Req to Pay Contas a Pagar 24/03/2015

2 Empresas Participantes

3 Agenda 1. Estrutura da Área 2. Colaboradores 3. Volumetria 4. ERPs utilizados 5. Outros sistemas utilizados 6. Pagamentos por DOC/TED e transferência 7. Pagamentos por boletos 8. Pagamentos a pensionistas 9. Pagamentos a funcionários 10. Câmbios fechados ao mês 11. Procedimento para valores a menor a Invoice 12. Outras informações 13. Contatos

4 Estrutura da Área Em 93% das empresas respondentes os serviços de Contas a Pagar estão no escopo do CSC da empresa. São elas: Ambev, BRF, Camargo Corrêa, CCR, Fiat, FIERGS, Gerdau, Nestlé, Randon, Siemens, Solvay, Solví e TOTVS. Não 7% Sim 93% Gráfico 1 - Os serviços de Contas a Pagar estão no escopo do CSC? Apenas a CPFL não possui os serviços no escopo. Em análise para transferência.

5 Colaboradores Em média, 27 colaboradores desempenham as atividades de Contas a Pagar nos CSCs, com no mínimo 8 e, no máximo, 129 colaboradores Nestlé Solvay BRF Camargo Ambev Fiat Siemens CCR Solví Gerdau TOTVS FIERGS Randon Corrêa Gráfico 2 - Em caso positivo, quantas pessoas desempenham as atividades de Contas a Pagar no CSC? Nacional - 11 Analistas Financeiros PL e 01 Líder Financeiro, Internacional - 07 Analistas Financeiros PL e 01 Líder Financeiro. QL total 7 moeda interna, QL 2 moeda externa e QL 1 gestão. 4 pessoas para 6 empresas. Fornecedores nacionais 8 pessoas; Fornecedores internacionais 12 pessoas. 45 (15 LATAM e 30 NAFTA).

6 Volumetria Em média, as empresas respondentes realizam pagamentos no mês Fiat BRF Gerdau Ambev Camargo Corrêa Radon Nestlé Siemens Solvay FIERGS Solví TOTVS CCR Gráfico 3 - Qual é o volume médio de pagamentos realizados no mês? Fornecedores nacionais faturas/mês; Fornecedores internacionais faturas/mês.

7 ERPs utilizados 86% das empresas respondentes utilizam o sistema SAP. São elas: Ambev, BRF, Camargo Corrêa, CCR, CPFL, Fiat, Gerdau, Nestlé, Randon, Siemens, Solvay e Solví. 86% 14% SAP Protheus Gráfico 4 - Qual o sistema ERP utilizado neste processo? As empresas FIERGS e TOTVS utilizam o sistema Protheus.

8 Outros sistemas utilizados 69% das empresas respondentes utilizam outros sistemas além do ERP. Não 31% Sim 69% Intranet, Internet, MSOffice. Gráfico 5 - Além do ERP principal, existem outros sistemas utilizados no processo? Sistemas Bradesco Tributos; Banrioffice - BANRISUL. Sistemas de cadastro, workflow de viagens, Contas a Pagar legado, Sistema Terceirizado. Excel, office em geral, ferramenta de gestão chamado.

9 Outros sistemas utilizados 67% das empresas respondentes utilizam outros sistemas além do ERP. Não 33% Sim 67% Finnet/ Confirming. Orial. Gráfico 5 - Além do ERP principal, existem outros sistemas utilizados no processo? e-comex, Finavigate (sistema interno Siemens para controle de Intercompany). Readsoft, Comex. ITQ E OBB - Bradesco.

10 Pagamentos por DOC/TEC e transferência Em média, os pagamentos realizados por DOC/TED e transferência representam 74% do total. 99% 98% 95% 95% 87% 80% 76% 70% 70% 54% 50% 50% 44% Ambev FIERGS Randon Siemens Nestlé Camargo Corrêa Gerdau BRF TOTVS CCR Fiat Solvay Solví Gráfico 6 - Qual a porcentagem de pagamentos realizados por DOC/TED e transferência? DOC 25%, TED 15% e CRÉDITO EM CONTA 10%. A sistemática da empresa são pagamentos quinzenais, dias 10 e 25, por depósito bancário. O processo de pagamento consiste num percentual de 95% de DOCs/TEDs e transferências. Somente uma das empresas trabalha com pagamentos quinzenais por boletos bancários para as contas de energia.

11 Pagamentos por boletos Em média, os pagamentos realizados por boletos representam 22% do total. 56% 50% 50% 30% 30% 22% 13% 12% 5% 5% 5% 2% 1% Solví Fiat Solvay BRF TOTVS CCR Nestlé Camargo Corrêa Gerdau Randon Siemens FIERGS Ambev Gráfico 7 - Qual a porcentagem de pagamentos realizados via boletos? 5% considerando DDA e boletos físicos.

12 Pagamentos por boletos 73% das empresas respondentes realizam os pagamentos via boleto bancário por DDA. São elas: BRF, Camargo Corrêa, CCR, Fiat, Gerdau, Nestlé, Solvay e TOTVS. 73% 64% DDA Recebimento via Correio Gráfico 8 - Como são realizados os pagamentos via boleto bancário? As empresas Randon, Siemens e Solví realizam os pagamentos via boleto bancário apenas por recebimento via correio.

13 Pagamentos por boletos Em caso de DDA, qual o tratamento dado para este arquivo para pagamento? Arquivos recebidos via DDA, Varredura do Sacado ou recebimento físico do boleto, é importado ou inserido dentro de numa ferramenta no SAP para a associação automática dos códigos de barros do boletos, dentro de uma regra estabelecida para associação. Porém, os pagamentos não são através do DDA e sim por envio de arquivos de pagamentos aos bancos, o DDA é apenas para o recebimentos destes boletos. Todos os boletos que recebemos via arquivo DDA passam por uma checagem automática no SAP de: valor + referência + vencimento. Se todos os itens batem com as informações de lançamento SAP, o cód. de barras é cravado para pgto. Os demais, caem em uma planilha de inconsistência, onde é possível analisar boleto por boleto se a NF já foi lançada e se há divergência de dados. Infelizmente sobram algumas pendências, de notas não lançadas, estamos iniciando um processo de tratar mais a fundo esses casos, para não gerar protesto. O código de barras é lido de forma automática na fatura, geramos a proposta de pagamento de forma eletrônica.

14 Pagamentos por boletos Em caso de DDA, qual o tratamento dado para este arquivo para pagamento? O nosso Banco pagador captura os títulos de forma eletrônica e disponibiliza a informação via arquivo eletrônico. O nosso sistema SAP recebe o arquivo e valida as informações necessárias (CNPJ, vencimento, valor e número de nota fiscal) para veicular os boletos nos títulos existentes em aberto no sistema. Standard SAP. Os débitos são realizados em conta, e fazemos a gestão conciliando a conta banco com os registros em SAP. Considerando saldo zero sempre, ou seja, para cada débito automático é preciso um registro no SAP. O tratamento é dado por meio de arquivos eletrônicos junto ao banco com atualizações automáticas dentro do SAP. O titulo de DDA é gerado através do site da instituição bancária para pagamento, de acordo com a data de vencimento.

15 Pagamentos a Pensionistas Como são tratados os pagamentos a pensionistas? Todas são cadastradas no sistema da folha de pagamento com o percentual definido nos ofícios. Este pagamento é centralizado no CSC, enviado mensalmente para as pensionistas conforme dados bancários apresentados no ofício. Os pagamentos de pensões alimentícias são gerados arquivo de folha de pagamento pelo RH. Os pagamentos de pensões judiciais, são gerados os lançamentos manuais no SAP e os pagamentos são através de arquivo de pagamento gerados no SAP junto com os demais pagamentos a fornecedores. São realizados arquivos bancários pela equipe de folha de pagamento, não passam por Contas a Pagar. Os pagamentos a pensionistas são feitos através de desconto em folha do devedor e pagos diretamente ao beneficiário, previamente cadastrados no sistema. O processo é de responsabilidade do RH, via Folha de Pagamento. Parte por arquivo fornecedor, parte manual por borderô.

16 Pagamentos a Pensionistas Como são tratados os pagamentos a pensionistas? Há pagamentos manual e via depósito. A solicitação é feita via TICKET e se o favorecido possui conta poupança, o pagamento tem que ser manual já que não conseguimos depositar neste tipo de conta. Mas se o favorecido tem conta corrente o pagamento pode ser feito por depósito. Para pagamento a pensionistas, foi criado um desenvolvimento para criação das partidas em massa, devido ao grande volume existente nas empresas. Solicitação Manual autorizada pelo RH. Os registros são em sua maioria geridos diretamente pelo RH, porém, com registros também realizados pelo contas a pagar sem pedidos de compra. Pagamentos de pensionistas são tratados através de cargas emitidas pelo departamento de pessoal, e enviada para o Contas a Pagar como regularização, também temos a forma de envio como crédito em conta do próprio favorecido. Os títulos pagos aos pensionistas, são realizados no 2º dia útil de cada mês. São realizados através de DOC/ TED ou transferência, podendo ser para conta corrente ou poupança.

17 Reembolsos a Funcionários Como são tratados os reembolsos a funcionários? Lançamentos validados pelos gestores, uma vez lançados e aprovados no SAP, paga-se reembolsos diariamente. São através de uma ferramenta desenvolvida na Intranet a qual tem uma interface com o SAP, onde os pagamentos ocorrem pela geração de arquivo no SAP junto com os demais pagamentos a fornecedores. Cada empresa do grupo possui um procedimento. No caso dos reembolsos dos profissionais do CSC, o solicitante acessa o sistema de reembolso, preenche as informações e imprime um formulário. Este documento é aprovado e carimbado por seu superior imediato, mediante comprovantes anexos. Essa documentação é entregue ao financeiro, que realiza conferência dos documentos e faz o imput do reembolso no sistema. O Pagamento é realizado dentro de um ou dois dias.. Os reembolsos a funcionários são lançados no SAP pelo módulo de despesas de viagem e pagos via borderô eletrônico. Utilização de transação SAP PR05. Reembolsos decorrentes de despesas de viagens, locais, nacionais e internacionais, são feitos através de um sistema específico (Web Travel), no qual o funcionário realiza a prestação de contas. Reembolsos relacionados a benefícios (farmácia, ótica), são feitos através de solicitação em formulário específico, com crédito em conta corrente e folha de pagamento. Tesouraria: em espécie, até R$ 300,00. Depósito em conta: Acima de R$ 300,00.

18 Reembolsos a Funcionários Como são tratados os reembolsos a funcionários? Pagamento fornecedor, com sistema desenvolvido para contabilização. Para esses casos tratamos via T&E (Travel & Expenses), mas depois são registrados em SAP e os pagamentos são enviados via depósito. Após ocorrer o débito efetivo no extrato bancário da empresa, utilizamos uma transação específica desenvolvida no SAP para efetuar o registro contábil do reembolso a funcionários. Reembolso de Despesas Controladas pelo RH ( Interface de SAP). Existem 2 processos: um processo por meio de cartão corporativo, onde o funcionário arca com as despesas e posteriormente a empresa o reembolsa creditando diretamente a conta do colaborador. No segundo processo, o colaborador tem os gastos normais sem a utilização do cartão, e é reembolsado posteriormente diretamente em conta corrente através de relatórios e comprovantes das despesas. São confeccionados pelos nossos clientes os processos de pagamento no ERP SAP, anexando as notas originais de comprovante de pagamento justificando o valor a ser reembolsado. Os reembolsos podem ser praticados de duas maneiras, sendo: - através do setor de viagens, quando o funcionário realiza um compra/despesa ou viagem e solicita o reembolso (avulso); - através do setor administração de gente, nos casos de auxílio creche, subsídio, diferença no VT caso haja mudança de tarifa e os créditos já tenham sido repassados.

19 Câmbios fechados ao mês Foram realizadas, em média, 208 câmbios fechados no mês Fiat Siemens Gerdau Randon Nestlé Solvay Ambev Camargo Corrêa CCR Solví TOTVS FIERGS Gráfico 9 - Qual a volume médio de câmbios fechados realizados no mês? São casos pontuais para fechamento de câmbio. Os pagamentos são efetuados diretamente no exterior com contas próprias.

20 Procedimento para valores a menor que a Invoice Qual o procedimento adotado nos pagamentos do Mercado Externo de valores a menor que a Invoice? Não temos pagamento a menor de Invoices. Quando existe divergências, efetuamos as correções (documentos ou retificação das DIs conforme o caso). Para estes casos que as ordens vão a menor que a invoice, solicitamos um complemento do contrato x de Câmbio e com isso eles recebem o valor integral. As Declarações de Importação em toda sua totalidade são conferidas certificando Moeda, Valor, Fornecedor, Importador. Este confronto é feito entre E-comex e SISCOMEX. Assim todas invoices são pagas de acordo com saldo que possuem na Declaração de Importação, não sendo pagas à maior que o saldo disponível. Caso tenhamos uma credit note a ser aplicada, fechamos câmbios simultâneos. A nossa área de importação da unidade cria a partida no Orial com o valor líquido a ser pago. Comunicação com as Business Unit para abertura de claim e solicitação do crédito. Quando possível é feita a retificação do processo de desembaraço. Não se aplica, pois recebemos o valor para fechamento, conforme apontado na Invoice lançada pela unidade. Paga-se o valor acordado e não o valor descrito na invoice.

21 Outras informações Descreva aqui outras informações que considera relevante para o processo de Contas a Pagar. Tratativa de apontamentos e protestos. Pagamentos ref. Devolução de DOCs e TEDs. Pagamentos ref. a concessionárias. O Financeiro do CSC da Camargo Corrêa está dividido em três áreas de aproximadamente 30 pessoas, o Câmbio não está sob a mesma gestão de Contas a Pagar. Inclusão de lançamentos para pagamentos (Adiantamento, Juros e Multas, dividendos, taxa de expediente, etc.), fizemos um desenvolvimento no sistema para que estes tipos de pagamentos sejam implantados pelo solicitante com aprovação. Central de Atendimento - criamos uma central de atendimento para fornecedores e clientes internos com relação a confirmações e emissão de comprovantes de pagamentos e demais dúvidas relacionadas ao contas a pagar. Varredura - utilizamos a ferramenta de varredura para pagamento de concessionárias de serviços públicos. Acompanhamento semanal de protestos e pendências financeiras. Extração de relatórios gerenciais. Internacional registros no Siscoserv, controle e automatização do processo.

22 Outras informações Descreva aqui outras informações que considera relevante para o processo de Contas a Pagar. O alinhamento entre as áreas envolvidas no processo (cadastro de fornecedores, compras, requisitante do produto/serviço e Contas a Pagar). Atualmente possuímos grande demanda de atendimento a fornecedores e agendamento de impostos. No Contas a Pagar Internacional nós trabalhamos com Corretoras de Cambio, que nos auxilia no enquadramento das operações de cambio e SISCOSERV. Estamos em fase de implantação do sistema Super Cash do banco Santander, para a transmissão dos nossos arquivos referentes a tributos. Pagamento de Tributos e Concessionárias de forma eletrônica via SAP - Estamos em desenvolvimento deste projeto para a leitura dos códigos de barras destas modalidades de pagamento, bem como o envio nos arquivos eletrônicos ao banco. Envio de comprovantes de pagamento via - após a leitura dos arquivos retornos são gerados no SAP comprovantes para os pagamentos confirmados e os rejeitados ficam registrados numa transação de consulta que facilita a análise para correção e reprogramação do pagamento.

23 Contatos Empresa Respondente Ambev Diego Macedo G. Costa BRF Euflábio Riserio dos Santos Camargo Corrêa Crisleide com.br CCR Patrícia Kusdra CPFL Gustavo Ribeiro Dorneles Fiat Laurício Pinheiro de Freitas FIERGS Marco R. Viana Gerdau Carla Mello Cremonese Nestlé Simone Pereira Randon Ana Paula Morsch Siemens Mahomed Chahoud Neto (forn. internacionais) e Fernando Moreira (forn. nacinais) Solvay Fátima Rodrigues/ Isabel Comparini/ Bruno Santos/ Aldo Dallago mahomed.chahoud@siemens.com e fernando_moreira@siemens.com fatima.rodrigues@solvay.com/ isabel.comparini@solvay.com/ bruno.santos@solvay.com/ aldo.dallago@solvay.com Solví Edilene Teixeira eteixeira@solvi.com TOTVS Adriana/ Gisele adriana.rocha@totvs.com.br/ gisele.lima@totvs.com.br

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