Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria
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- Diego Leveck Rijo
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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1
2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS 1ª Versão 2
3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3
4 1 INTRODUÇÃO O processo de Prestação de Contas de Convênios tem como função comprovar a realização dos objetivos do convênio, nos termos previstos no Plano de Trabalho, bem como a aplicação dos recursos, concedidos e relativos à contrapartida. Este processo tem seu início no recebimento da prestação de contas do Convenente Executor e seu término com o arquivamento da prestação de contas no Arquivo de Convênios. Os principais indicadores propostos para medição deste processo são: índice de prestação de contas de convênios não conforme, índice de prestação de contas de convênios devolvidas e prazo médio de realização da prestação de contas de convênios. O processo tem como principais clientes os processos de Escrituração contábil e Arquivo, a entidade concedente, o gestor do convênio e o técnico do convênio. 1ª Versão 4
5 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Concedente Termo de convênio / Plano de trabalho Convênio formalizado Convenente executor Prestação de contas Relatórios Prestação de contas de convênios Prestação de conta aprovada Contabilidade Parecer de análise da prestação de conta Gestor convênio 1ª Versão 5
6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO ORIGEM ENTRADA FUNÇÃO: Comprovar a realização dos objetivos do convênio, nos termos previstos no Plano de Trabalho, bem como a aplicação dos recursos, concedidos e relativos à contrapartida. Termo de Convênio PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Concedente Regulamentos / manuais / modelos formulários Política de Convênios para SESI e SENAI Prestação de Contas de Convênios Fluxograma e Manual Operacional Política de Convênios do Concedente SAÍDA Relatórios e Extratos DESTINO Concedente Plano de Trabalho Relatórios técnicos Relatórios financeiros Prestação de Contas de Convênios INÍCIO FIM Prestação de contas Parecer de análise da prestação de contas Gestor Convênio e Técnico Convênio Escrituração Contábil Convenente Executor Comprovantes de despesas Extratos bancários (conta corrente e aplicação) caso exigido pelo concedente Receber Prestação de contas do Convenente executor ÁREA RESPONSÁVEL Arquivar prestação de contas no Arquivo de Convênios Prestação de contas aprovada Arquivo de Convênios Documentos específicos de cada convênio Gestor Convênio / Contabilidade 1ª Versão 6
7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 1ª Versão 7
8 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 CHECK-LIST DE ENVIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS Check-list de envio de Prestação de Contas Executor: Gestor (a) Responsável: Trata-se de ficha de conferência dos itens solicitados e necessários para o envio da prestação de contas. A análise detalhada será realizada pela área competente e havendo necessidade de ajustes, o Executor será acionado. 1ª Versão 8
9 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 CHECK-LIST DE ENVIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS (CONTINUAÇÃO) Itens de atenção: Sim Não Não se aplica Os gastos estão obedecendo aos limites estabelecidos no Plano de Trabalho aprovado? Os documentos foram realizados no período de vigência do Convênio e após o recebimento dos recursos? Os documentos correspondem ao objeto do convênio? Estão ausentes multas, juros, correção monetária, ou taxa de administração? O Demonstrativo de Execução da Receita e Despesa está evidenciando os recursos transferidos, de contrapartida e os rendimentos financeiros? A movimentação bancária foi feita em conta específica? Os recursos de contrapartida financeira foram depositados à conta corrente do projeto? As cópias de todos os extratos bancários mensais do período da prestação de contas (corrente aplicação) estão sendo enviadas, mesmo quando não houver movimentação? Os recursos foram aplicados tempestivamente? 1ª Versão 9
10 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 CHECK-LIST DE ENVIO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS (CONTINUAÇÃO) Itens de atenção: Sim Não Não se aplica A contrapartida econômica está sendo aplicada conforme percentuais estabelecidos? Foram observadas as regras de compras e contratações de obras e serviços conforme definido no termo de convênio? De acordo com as regras de compras e contratações de obras e serviços estou enviando a documentação exigida? As datas de emissão das notas fiscais ou recibos são anteriores às datas dos cheques ou das ordens bancárias? As notas fiscais apresentadas foram emitidas dentro do prazo de validade especificado? Os documentos possuem identificação do convênio e atesto (ex. carimbo)? As notas fiscais, faturas ou recibos foram emitidos em nome do partícipe executor? Todos os comprovantes de pagamentos e/ou recibos estão sendo enviados? Em caso de emissão de DANFES, a validação ou a própria nota fiscal eletrônica estão sendo enviadas? 1ª Versão 10
11 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 FLUXO DE ANÁLISE DA PRESTAÇÃO DE CONTAS 1ª Versão 11
12 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Comprovar a realização dos objetivos do convênio, nos termos previstos no Plano de Trabalho, bem como a aplicação dos recursos, concedidos e relativos à contrapartida. COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Índice de prestação de contas de convênios não conforme ( Número de prestações de contas não conforme ao plano de trabalho convênio/ total de prestações de contas de convênios realizadas) x 100 Qualidade % Menor, Melhor Mensal 2 Índice de prestação de contas de convênios devolvidas para correção ( Número de prestações de contas de convênios devolvidas para correção/ Total de prestações de contas de convênios realizadas) Qualidade % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 12
13 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Prazo médio da realização da prestação de contas de convênios ( Somatório do período (dias) de conclusão de todas as prestações de contas de convênios/ total de prestações de contas de convênios realizadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 4 Prazo médio da análise da prestação de contas de convênios ( Somatório do período (dias) da análise de todas as prestações de contas de convênios/ total de prestações de contas de convênios analisadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 5 Prazo médio da entrega das prestações de contas ( Somatório do período (dias) da entrega de todas as prestações de contas de convênios/ total de prestações de contas de convênios realizadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 13
14 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 6 Prazo médio da retificação das prestações de contas ( Somatório do período (dias) das retificações de todas as prestações de contas de convênios/ total de prestações de contas de convênios realizadas) Prazo Dias Menor, Melhor Mensal 7 Quantidade média de devoluções por prestação de contas Somatório de devoluções de todas as prestações de contas / Total de prestações de contas de convênios realizadas Qualidade Dias Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 14
15 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL José Mauro Telles Silva Gerente Executivo de Finanças Dirley Silva dos Reis Gerente de Contabilidade dreis@cni.org.br telefone: (61) Em caso de dúvidas e sugestões: Diana Prado Analista Financeiro I dprado@cni.org.br telefone: (61) ª Versão 15
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