1. Objetivo. Divergência de Frete: A analise de Frete CIF ou FOB vai continuar sendo feita na chegada da NF pela base.

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1 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 1/11 Data da Revisão: 29/09/ Objetivo Com o objetivo de tornar mais simples e ágil a inclusão dos documentos fiscais de entrada, foi implementada uma funcionalidade na rotina de Pré-Nota Entrada que permite a importação de arquivos de nota fiscal eletrônica (em formato XML), por meio da atualização da solução Totvs Colaboração. A rotina de importação estará disponível no programa Pré-Nota Entrada, através da opção de rotina Entrada NF-e. A partir de tal funcionalidade e utilização do serviço TOTVS Colaboração, passaremos a receber os arquivos eletrônicos de NF-e referentes às compras e bonificações realizadas com nossos fornecedores. Em posse destes arquivos, será possível processar a importação, permitindo assim a geração de documentos, Pré-Nota ou Documento de Entrada a partir dos dados contidos nos arquivos eletrônicos, reduzindo o trabalho de inclusão e digitação de tais documentos. Os documentos importados e disponíveis para geração de Pré-Nota ou Documento de entrada ficarão dispostos em rotina específica, identificada pela opção Entrada NF-e, em que, após configuração de filtro, serão listados os documentos correspondentes para que sejam analisados/processados por uma das seguintes ações: Visualizar: exibe os detalhes do arquivo eletrônico; Vinc. Ped.: exibe tela para realização de vínculo entre o documento eletrônico e pedidos de compra pendentes; Gerar Docto: gera o documento (Pré-Nota ou Documento de Entrada nos casos de bonificação) correspondente ao arquivo eletrônico. A rotina dispõe ainda das funcionalidades: Legenda: visualiza as legendas da rotina; Filtrar: filtra os registros exibidos em tela; Remessa: abre uma tela para escolher qual arquivo será transmitido para o TSS; Excluir: exclui o registro posicionado em tela; Reprocessar: abre tela para visualizar os arquivos nos quais ocorreu erro durante o processo de importação, sendo uma opção para que o usuário possa marcar qual deles será reprocessado novamente. Em casos de divergências e inconsistências, vamos tratar da seguinte maneira: Divergência de produto: Caso o fornecedor envie um produto que não trabalhamos ou que não pedimos, a nota não ficará disponível no Colaboração e o Corporativo do compras irá decidir se vamos ficar com a mercadoria ou não e ajustar no pedido de compra (incluindo o item). Em caso de devolução a informação de devolução será feita por e- mail. Divergência de quantidade: Se o fornecedor nos enviar uma quantidade superior a do pedido de compras, o TOTVS colaboração não vai vincular o pedido, conseqüentemente será necessário uma analise do Corporativo do compras para saber se vamos ficar com a mercadoria ou se vamos devolver para o fornecedor. Informação de devolução será feita por . Divergência de Custo: Ao classificar a nota fiscal, em caso de divergência de custo (custo unitário do pedido com custo unitário da NF), um chamado se abrirá automaticamente no Qualitor e um será enviado para o responsável de compras da Base ou para o comprador que implantou o pedido, para que ele possa tratar com o fornecedor. Divergência de Frete: A analise de Frete CIF ou FOB vai continuar sendo feita na chegada da NF pela base. 2. Campo de aplicação Este procedimento se aplica aos funcionários que dão entrada em NF e que fazem pedidos para as bases 1

2 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 2/11 Data da Revisão: 29/09/ Executante da tarefa Colaboradores do departamento de Compras. 4. Referências a) Xxx b) xxxx 5. Definições Amarração de pedido de compra com nota fiscal, agilidade e diminuição de erros nos lançamentos 6. Símbolos e abreviaturas 7. Recursos necessários a) Computador com MS Excel 2007 ou 2010 instalado. b) Microcomputador ligado em rede; c) Acesso a internet; d) Acesso ao Protheus. 8. Principais passos 1. Para dar entrada em uma nota fiscal utilizando o XML, é necessário certificar que a nota fiscal está disponível no TOTVS colaboração. Para isso entre no ambiente 02 COMPRAS. Atualizações Movimentos Pre Nota Entrada Ações Relacionadas Entrada nfe 2

3 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 3/11 Data da Revisão: 29/09/ Informe os parâmetros para busca para nota fiscal desejada: 3. Legenda: 3

4 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 4/11 Data da Revisão: 29/09/ Remessa - Para fazer a remessa do arquivo NF-e para o TSS, clique na opção Remessa, após acionado a opção será apresentada a tela, para localizar o arquivo desejado no diretório especifico, selecione o arquivo e clique na opção Abrir. Após acionar a opção Abrir, aguardar a mensagem de confirmação, Remessa foi realizada com sucesso. Aguarde o retorno do arquivo validado via TOTVS Colaboração. 5. Excluir - Selecione o documento desejado e clique na opção Excluir. O sistema apresenta a tela com cabeçalho e itens da NF-e importada. Para confirmar a exclusão, clique na opção OK na barra superior da tela. Esta opção é executada somente para os documentos com status de Apto a gerar pré-nota ou Apto a gerar Doc. Entrada (Bonificação), para os documentos que já foram gerados, não será permitida a exclusão. 6. Reprocessar - Para reprocessar os arquivos inconsistentes, clique na opção Reprocessar o sistema apresenta a tela com os dados dos arquivos NF-e inconsistentes. Marque qual arquivo deseja reprocessar para gerar a Pré Nota ou Documento de Entrada, caso deseje marcar todos, clique na opção Marca/Desmarca. Para confirmar o reprocessamento, clique na opção OK no canto inferior do lado direito da tela. 7. Visualizar - Selecione o documento desejado e clique em Visualizar. O Sistema apresenta a tela com os dados da NF-e cabeçalho e itens, dados da importação e digitação. 8. Vinc. Ped. - Selecione o documento desejado para vincular o pedido, e clique em Vinc. Ped. O sistema apresenta a tela com cabeçalho e itens da NF-e importada. 9. Vá em Ações relacionadas Ped. DOC (para vincular um único pedido em todos os itens) ou Ped. Item (para vincular pedido em item a item). O numero do pedido irá aparecer após o valor total. 4

5 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 5/11 Data da Revisão: 29/09/ Após ter vinculado pedido em todos os itens da nota fiscal, clique em Confirmar Gerar Docto 5

6 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 6/11 Data da Revisão: 29/09/2015 Título: TOTVS Colaboração e inconsistências NEOGRID Processo: Entrar com notas e resolver inconsistências 11. A Pré nota foi gerada, agora é prosseguir com a classificação da nota e encerrar o processo. Volte no menu inicial do Protheus e entre em Atualizações Movimentos Documento Entrada 12. Pesquise a nota fiscal pelo numero com os nove dígitos e clique em Classificar 13. Confira a TES de entrada (com setor Fiscal) e se os valores de impostos estão iguais aos da nota e clique em Confirmar. 6

7 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 7/11 Data da Revisão: 29/09/2015 Título: TOTVS Colaboração e inconsistências NEOGRID 9. Ações em caso de anomalias Processo: Entrar com notas e resolver inconsistências NOTA FISCAL INDISPONÍVEL NO COLABORAÇÃO 1. Havendo inconsistência na NF ou caso o XML não tenha sido enviado para o do NEGRID (fiscalmotoparts@fornecedor.neogrid.com), a nota não ficará disponível no Colaboração até que se resolva essas pendências. Primeiro passo é verificar se a nota realmente está no NEOGRID, acessando Senhas e usuários de cada base: MB: Usuário: mb_compras Senha: mb*2015 WCO: Usuário: wco_compras senha: wco*2015 WSP: Usuario: wsp_compras Senha: wsp*123 WSUL: Usuário: wsul_compras Senha: wsul@2015 WMarcas Usuário: wmarcas_compras Senha: wm@ Vá em: Consulta Nota fiscal 7

8 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 8/11 Data da Revisão: 29/09/2015 Título: TOTVS Colaboração e inconsistências NEOGRID Processo: Entrar com notas e resolver inconsistências 3. Aparecerá uma tela de busca, utilize os parâmetros: Processamento (data inicio e final de emissão) Tipo NFe: Recebidas para Destinatário numero (numero da NF) 4. Se a nota fiscal não aparecer é por que o XML não foi enviado no do NEOGRID, é preciso entrar em contato com o fornecedor e solicitar. Se aparecer, selecione a nota fiscal e clique em Reprocessar 5. Um contendo o motivo da inconsistência será disparado para os responsáveis de compras de cada base. Neste terá todas as informações necessárias para corrigir os problemas. 8

9 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 9/11 Data da Revisão: 29/09/2015 Título: TOTVS Colaboração e inconsistências NEOGRID Processo: Entrar com notas e resolver inconsistências Nota: Este exemplo é de um item que não está cadastrado no ProdutoxFornecedor. 6. Procure pela referencia informada no de inconsistência no Fluxo de Vendas ou cadastro de produtos para localizar o código do Protheus ou certificar que o produto é novo para solicitar cadastro ou desbloqueio. Após localizar nosso código ou receber a confirmação que o cadastro/desbloqueio foi concluído, será necessário um novo cadastro no ProdutoxFornecedor. Atualizações Cadastros Produtoxfornecedor 7. Pode acontecer também do produto já estar cadastrado no produtoxfornecedor, porem com a referência incorreta, para este caso será necessário apenas a alteração do cadastro do produtoxfornecedor para a refêrencia correta. 9

10 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 10/11 Data da Revisão: 29/09/2015 Título: TOTVS Colaboração e inconsistências NEOGRID Processo: Entrar com notas e resolver inconsistências 8. Clique em incluir caso não tenha o produto cadastrado no produtoxfornecedor e alterar se o cadastro já foi feito, porém com o código do fornecedor errado. 9. Nessa tela é preciso preencher corretamente o fornecedor (verificar CNPJ de preferência), o código do protheus e o código do fornecedor 10. Após incluir ou alterar o cadastro no produtoxfornecedor, é só voltar no NEOGRID e reprocessar a nota fiscal novamente. Um informando que a nota fiscal está disponível para entrada será enviado 10

11 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 11/11 Data da Revisão: 29/09/2015 Título: TOTVS Colaboração e inconsistências NEOGRID Processo: Entrar com notas e resolver inconsistências 11. Ao classificar a nota fiscal, em caso de divergência de custo (custo unitário do pedido com custo unitário da NF), um chamado se abrirá automaticamente no Qualitor e um será enviado para o responsável de compras da Base ou para o comprador que implantou o pedido, para que ele possa tratar com o fornecedor. que será enviado: 12. Na planilha de controle de entrada, vamos incluir duas colunas: Divergencia Custo? Deverá ser preenchido com SIM ou NÃO Resolvido? Deverá ser preenchido com SIM ou NÃO 11

12 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 12/11 Data da Revisão: 29/09/ No Qualitor, o chamado será enviado diretamente para o responsável: Entrando em: grupolagoa.com.br Qualitor logando com usuário e senha 14. Pesquise: Em atendimento e dê andamento no chamado: 15. Para gerar o relatório para acompanhamento a rotina é: Atualizações Relatório Especificos Divergencias Pcxnf Configure os parâmetros de data que desejar 12

13 Número: xxx Localizador: XXXXX-XXX Revisão: A Folha: 13/11 Data da Revisão: 29/09/ Relatório vai sair dessa forma: 13