SGC Sistema de Gestão de Contratos

Transcrição

1 SGC Sistema de Gestão de Contratos Mobilização de Terceiros 1 Revisão 01 - Agosto de 2018

2 SGC - Mobilização de Terceiros Guia do Solicitante A solicitação de mobilização de terceiros, deverá ser realizada pelo Sistema de Gestão de contratos. Qualquer usuário que tenha uma chave de rede Vale ativa no IAM, poderá abrir a solicitação. Caso necessário, o gestor do contrato poderá solicitar a criação da chave no IAM para terceiros (Chave C0) ou usuários externos abrirem as solicitações no sistema. O sistema pode ser acessado através dos links abaixo: Link para acesso externo (Rede Externa): Link para acesso interno (Rede Vale): Etapas para a mobilização: 1º Mobilização do Contrato. 2º Mobilização dos Terceiros. 2

3 SGC - Mobilização de Terceiros Conhecendo o sistema O usuário que realizará a solicitação de mobilização, deverá usar sua chave de rede e senha para acessar o sistema. Acessar o módulo SGC Mobilização. 3

4 SGC - Mobilização: Conhecendo o sistema Na tela inicial do sistema, encontram-se os ícones principais para realizar as solicitações: Caixa de Entrada: Para solicitantes, esta caixa exibe as solicitações que estão aguardando uma revisão.. Solicitações: Exibe as solicitações que poderão ser Contratos abertas no sistema. Exibe a opção para delegação da gestão de um contrato no SGC - Mobilização. Minhas Solicitações: Exibe relação de solicitações reivindicadas e/ou criadas pelo usuário, e/ou aquelas que ainda não foram enviadas. Pesquisa: Proporciona a realização de consultas dos dados de terceiros, contratos e solicitações. Ausências: Permite ao usuário registrar um período de ausência e definir quem irá substituí-lo nesse período. Administração: Área de acesso restrito aos usuários com perfil Normativo Administrador. Contratos: Exibe a opção para delegação da gestão de um 4 contrato no SGC - Mobilização

5 SGC - Mobilização: Conhecendo o sistema Caixa de Entrada Para solicitantes de mobilização, esta caixa exibe as solicitações que estão aguardando uma revisão. As solicitações criadas passam pela avaliação das áreas aprovadoras da Vale: Segurança do Trabalho, Saúde Ocupacional e Segurança Empresarial, podendo haver outras etapas dependendo do tipo de solicitação e de localidade. Tanto para mobilização de contrato, quanto para mobilização de terceiros, essas áreas poderão aprovar, reprovar ou solicitar revisão pelo fornecedor de alguma informação ou documento inserido na solicitação. Importante: Para atualizar uma solicitação disponível em sua caixa de entrada, é necessário reivindicar. Dessa maneira, será possível realizar as alterações das informações e dos documentos, conforme solicitado pela área aprovadora. Aba Pesquisa O comentário com o motivo da solicitação da revisão ou reprovação, estará disponível na solicitação. Você poderá acompanhar o andamento da sua solicitação na aba pesquisa. Estará disponível na solicitação, seu status e em quais áreas ainda está pendente de análise. Além de consultar a solicitação, na aba pesquisa também está disponível a consulta de contratos e terceiros. 5

6 SGC - Mobilização: Conhecendo o sistema Mobilização do contrato Antes de mobilizar um terceiro, é necessário mobilizar o contrato no sistema. É nessa etapa que ocorre a aprovação dos documentos legais de gestão de risco (PPRA, PCMAT, PGR) e saúde (PCMSO) do fornecedor. Mobilização de Contrato: Permite fazer a mobilização do contrato no sistema. Alteração Completa do contrato: Após a solicitação de mobilização do contrato ter sido finalizada, essa opção de solicitação permite alterar/atualizar informações ou documentos do contrato já mobilizado. Os documentos obrigatórios podem variar de acordo com a localidade. 6

7 SGC - Criando uma solicitação de mobilização de Contrato 1- Motivo da solicitação Origem do contrato: Sistema no qual está sistema no qual o contrato está cadastrado Digitar o número do contrato > Buscar. *Caso o contrato informado não apresente problema, o sistema exibirá os campos Razão Social e Número de Inscrição do fornecedor. 4- Inserir a data de aprovação do contrato, a data da reunião inicial e a Diretoria Vale. 5- Caso tenha subcontratação, marcar o check box e preencher os campos solicitados > validar. 6- A lista de locais SSO disponíveis para a Diretoria selecionada deverão ser marcados e inseridos no campo Locais de SSO selecionados. O contrato será mobilizado para os locais SSO selecionados. 7- Selecionar Local SSO e o tipo de documento que será carregado/anexado a solicitação > anexar Excluir anexo 7 8- Consultar documentos: Caso estejam cadastrados, informará os documentos necessários para a mobilização para o Local SSO selecionado. 9- Após o preenchimento dos campos da solicitação, selecionar > enviar para aprovação. Ela será enviada para avaliação das áreas aprovadoras.

8 SGC - Mobilização: Conhecendo o sistema Mobilização de Terceiros Após mobilizar o contrato, é iniciado o processo de mobilização de terceiros através da criação da solicitação de mobilização para envio da documentação do terceiro. O SGC permite criar: Solicitação de mobilização de terceiros, Alteração completa e Inativação/Desmobilização de terceiros. Alteração Completa: Após a solicitação de mobilização do terceiro ter sido finalizada, essa opção de solicitação permite alterar/atualizar informações ou documentos de um terceiro já mobilizado. Os documentos obrigatórios podem variar de acordo com a localidade. 8

9 SGC - Criando uma solicitação de mobilização de terceiro 1- Motivo da solicitação. 2- Origem do contrato: Sistema no qual está sistema no qual o contrato está cadastrado Digitar o número do contrato > Buscar. *Caso o contrato informado não apresente problema, o sistema exibirá os campos Razão Social e Número de Inscrição do fornecedor, além de preencher os detalhes do contrato. 4- Para contratos SAP One Vale Américas, é necessário informar a planta do Gestor do contrato. O sistema preencherá automaticamente as informações do gestor cadastrado no SAP * Caso a planta não esteja disponível nas opções, solicite ao gestor Vale, que ele seja cadastrado para o Contrato no SAP, transação ZCTMM Data de Garantia: Caso no contrato para o qual o terceiro está sendo mobilizado, tenha garantia prevista para o serviço, é necessário inserir essa data no sistema. Abrangência: Abrangência do contrato. Transporte e Alimentação: Indicam se o contrato prevê esses serviços providos pela Vale. 6- Após o preenchimento desses campos, é necessário Inserir os dados da mobilização dos terceiros. 9

10 SGC - Criando uma solicitação de mobilização de terceiro Localidade: Local SSO para o qual o terceiro será mobilizado. (Estarão disponíveis para seleção, os locais para os quais o contrato está mobilizado). 8- Diretoria aprovadora: Diretorias Vale disponíveis para mobilização naquele local Anexos da solicitação: Nesse campo, é possível incluir anexos da solicitação. Os anexos referentes aos terceiros, deverão ser incluídos no formulário eletrônico do terceiro (Botão: Incluir Terceiro). 10- A lista de todos os terceiros incluídos na solicitação será disponibilizada após a inclusão dos mesmos na etapa a seguir. Também é possível remover algum terceiro da lista ou fazer alteração de dados em massa, caso necessário. 17 Selecione o campo que deseja alterar. Após o preenchimento > aplicar Incluir Terceiro: *É possível criar solicitações com mais de um terceiro. Caso prefira realizar a inclusão em massa, selecione importar terceiros. Ao selecionar o botão + Incluir terceiro, abrirá o formulário eletrônico para inclusão do terceiro. 12- Preencher o tipo de documento, número e data de nascimento > Validar. 13- Preencher demais informações do terceiro A foto deverá respeitar as regras informadas no SGC e ter obrigatoriamente fundo branco.

11 SGC - Criando uma solicitação de mobilização de terceiro Inclusão dos documentos do terceiro. Selecionar +, preencher tipo do documento e demais campos. Após, selecionar > * Os documentos obrigatórios podem variar de acordo com a localidade. Consulte o guia de mobilização de prestadores de serviços da localidade. 16- Anexos do Terceiro: Incluir os anexos referentes aos terceiros. 16 Os documentos cadastrados na etapa anterior, deverão ter sua cópia digital importada nesse campo para a avaliação das áreas aprovadoras (Segurança do trabalho, Saúde Ocupacional e Segurança Empresarial) 17- Após todos os dados e documentos terem sido inseridos, é necessário selecionar o botão > 18- Após o fechamento da tela/formulário de inclusão dos terceiros e o preenchimento de todos os campos obrigatórios da solicitação, ela poderá ser enviada para a aprovação > 11

12 SGC Mobilização de Terceiros Para mais informações sobre solicitação de mobilização de terceiros pelo SGC (Sistema de Gestão de Contratos), você poder acessar o Guia do solicitante completo. Nele está disponível todas as informações e tipos de solicitação detalhadamente. Acesse a aba ajuda do SGC: Ou Informações importantes: Suporte SGC: Criação de chave de rede Vale para terceiros ou usuários externos - IAM: Se você é um prestador de serviço, acesse também o portal do Fornecedor Vale. Nele está disponível o Guia de Mobilização e Desmobilização. 12

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