REGULAMENTO DA GERÊNCIA DE SERVIÇOS DO IMA/UFRJ

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1 REGULAMENTO DA GERÊNCIA DE SERVIÇOS DO IMA/UFRJ O presente regulamento visa estabelecer normas, procedimentos de funcionamento e atividades atribuídas à Gerência de Serviços, conforme estabelecido no Capítulo IV, do Título IV, do Regimento do Instituto de Macromoléculas Professora Eloisa Mano (IMA), aprovado pelo CODIMA (Conselho Deliberativo do IMA), em 19 de Junho de A Gerência de Serviços será exercida pelo Gerente de Serviços e, na impossibilidade deste, por seu substituto, sendo ambos indicados pelo Diretor. A Gerência de Serviços, em conjunto com os laboratórios integrantes da Rede de Serviços do IMA, tem por finalidade atender à demanda proveniente de solicitação de serviços de consultoria científico-tecnológica, de pessoas físicas ou jurídicas. A Rede de Serviços do IMA é constituída pelo LAPSER (Laboratório de Apoio de Serviços), LAPIN (Laboratório de Apoio Instrumental), LAPTEC (Laboratório de Apoio Tecnológico) e pelos laboratórios coordenados por cada professor interessado. Competem à Gerência de Serviço as atividades de consultoria, análises de rotina, bem como preparação, caracterização, identificação e avaliação de desempenho de amostras. DAS ATRIBUIÇÕES DA GERÊNCIA Em acordo com o Artigo 25 do Capítulo IV do Regimento Institucional, a Gerência de Serviços terá as seguintes atribuições: 1 - centralizar o recebimento de solicitação de serviço; 2 - avaliar a viabilidade e o custo para a execução do serviço; 3 - cadastrar o projeto resultante da solicitação de serviço; 4 - supervisionar e/ou executar serviço; 5 - emitir relatório do serviço executado;

2 6 - administrar os recursos provenientes dos serviços, em concordância com o Diretor; 7 - divulgar a prestação de serviços; 8 - fazer cumprir o regulamento desta Gerência. DAS COMPETÊNCIAS DO GERENTE Compete ao Gerente de Serviços: 1. centralizar o recebimento das solicitações de serviços, estabelecendo os contatos preliminares com os clientes, visando ao correto direcionamento das solicitações aos Laboratórios Executores; 2. encaminhar a solicitação de serviço ao Responsável pelo Laboratório Executor; 3. avaliar, em conjunto com o Executor Responsável, a viabilidade, o prazo e o custo para a execução do serviço; 4. informar ao cliente o custo e o prazo para execução do serviço; 5. cadastrar cada orçamento enviado ao cliente, com o objetivo de fazer um levantamento periódico dos serviços solicitados; 6. receber e codificar as amostras enviadas pelo cliente, após a aprovação do orçamento assinado pelo cliente, antes de enviá-la ao Laboratório Executor; 7. cadastrar a solicitação de serviço; 8. supervisionar e/ou executar o serviço; 9. emitir e encaminhar ao cliente o relatório de serviço de acordo com o padrão estabelecido pelo IMA (Anexo 1), utilizando o relatório detalhado fornecido pelo Executor Responsável; 10. arquivar cópia do relatório encaminhado ao cliente; 11. solicitar a emissão das notas fiscais e boletos bancários para pagamento dos serviços prestados;

3 12. manter atualizadas as contas individuais de cada Laboratório Executor, de acordo com os percentuais definidos no item 'DOS RECURSOS ARRECADADOS COM A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS'; 13. apresentar a prestação de contas sempre que solicitada; 14. manter atualizada a tabela de preços das principais análises e serviços oferecidos; 15. manter registro das ações preventivas, reclamações recebidas e ações corretivas implementadas; 16. divulgar junto aos clientes os serviços oferecidos pelo IMA; 17. cumprir e fazer cumprir o Regulamento desta Gerência. DOS RESPONSÁVEIS PELA EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS Os serviços oferecidos pelo IMA serão executados pelos laboratórios integrantes da Rede de Serviços do IMA. Os encarregados da execução dos serviços em cada Laboratório devem ser capacitados e o Responsável pelo Laboratório Executor deverá garantir a confiabilidade dos resultados informados. O Executor Responsável é aquele, professor ou funcionário técnico-administrativo, responsável pelo laboratório onde foi executado o serviço. Os Executores Responsáveis pelos laboratórios integrantes da Rede de Serviços do IMA terão como atribuições: 1. comunicar imediatamente à Gerência de Serviços toda solicitação recebida diretamente pelo Laboratório Executor, de forma a viabilizar o controle das solicitações de serviços por parte desta Gerência; 2. encaminhar à Gerência de Serviços as amostras eventualmente recebidas diretamente do solicitante do serviço;

4 3. obter informações junto ao cliente quando da necessidade de esclarecimentos adicionais sobre o tipo de serviço, condições de operação, entre outros, no sentido de estabelecer corretamente o objetivo do serviço a ser contratado; 4. executar o serviço de forma a atender plenamente à solicitação do serviço contratado; 5. garantir a qualidade dos trabalhos realizados, sob sua demanda, em instalações externas ao IMA, bem como o pagamento destes trabalhos, utilizando o percentual que lhe é devido; 6. cumprir o prazo de execução dos serviços informado previamente ao cliente. No caso de imprevistos que possam acarretar atrasos, o Gerente de Serviços deverá ser notificado imediatamente a fim de negociar novo prazo com o cliente; 7. redigir um relatório (Anexo 1) para cada serviço executado, contendo todas as informações que julgar pertinentes, onde deverá constar no final a resposta resumida da solicitação do cliente. Este relatório deverá ser encaminhado à Gerência de Serviços para elaboração do relatório final nos moldes definidos pelo IMA; 8. esclarecer as eventuais dúvidas do cliente relacionadas ao serviço prestado, após a entrega do relatório final; 9. informar à Gerência de Serviços a relação dos equipamentos disponíveis em seu laboratório, com os respectivos operadores, e o tipo de serviço que poderá ser oferecido, de forma a garantir o correto direcionamento das solicitações dos clientes por parte da Gerência de Serviços; 10. manter, nos respectivos laboratórios, uma infra-estrutura adequada à prestação de serviços, incluindo os insumos necessários, pessoal capacitado e manutenção de equipamentos; 11. armazenar as amostras por um período de um ano; 12. cumprir o Regulamento da Gerência de Serviços.

5 DOS RELATÓRIOS TÉCNICOS EMITIDOS PELA GERÊNCIA DE SERVIÇOS Todos os relatórios técnicos de serviços emitidos pelo IMA/UFRJ só serão reconhecidos oficialmente se estiverem de acordo com os padrões definidos pelo IMA (Anexo 1) e assinados pelo Executor Responsável, com a ciência do Gerente de Serviços e da Direção DOS RECURSOS ARRECADADOS COM A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS 1. O valor total de cada serviço contratado será distribuído da seguinte forma: a) 12,38% relativo a impostos e taxa de administração da COPPETEC; b) 60% para o(s) Laboratório(s) Executor(es) do serviço; c) 25% para o IMA; d) 2,62% para a Gerência de Serviços; 2. todo pagamento referente às despesas dos laboratórios que compõem a Rede de Serviços do IMA somente será efetuado se existir saldo suficiente na conta individual do Laboratório Executor. Estes pagamentos só poderão ser efetuados com autorização da Gerência de Serviços, comprovada por meio de formulário próprio para esse fim (Formulário de Autorização de Pagamento de Despesas Anexo 2); 3. o percentual dos serviços que cabe ao IMA, ao LAPIN, ao LAPTEC e ao LAPSER deverá ser prioritariamente reinvestido em infra-estrutura para a prestação de serviços; 4. caso haja necessidade de utilização da verba do IMA, LAPIN, LAPTEC ou LAPSER para outros fins, que não estejam ligados à prestação de serviços, esta utilização deverá ser aprovada pelo Conselho Deliberativo do IMA (CODIMA). DA ÉTICA A Gerência de Serviços deve:

6 1. levar ao conhecimento do CODIMA (Conselho Deliberativo do IMA) eventuais situações que envolvam pressões e influências indevidas, comerciais, financeiras e outras, internas ou externas, que possam afetar adversamente a qualidade dos trabalhos; 2. ter políticas e procedimentos para evitar envolvimento em quaisquer atividades que possam diminuir a confiança na sua competência, imparcialidade, julgamento ou integridade operacional; 3. assegurar prioridade à execução do serviço ao laboratório originalmente contactado, nos casos em que o serviço não tenha sido solicitado diretamente à Gerência de Serviços. DA POLÍTICA DE SEGURANÇA A Gerência de Serviços e os Laboratórios Executores devem assegurar a proteção das informações confidenciais e direitos de propriedade dos seus clientes, incluindo os procedimentos para proteção ao armazenamento e à transmissão eletrônica de resultados. Rio de Janeiro, 12 de março de 2008

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