1. Quadro de revisões Objetivos Definições e Siglas Documentos e Registros de Referência Responsabilidades...

Transcrição

1 Sumário 1. Quadro de revisões Objetivos Definições e Siglas Documentos e Registros de Referência Responsabilidades Hospedagem Despesas Reembolsáveis Descrição das Atividades Fluxogramas Quadro de revisões Versão Data Resumo da alteração Motivo Autor Revisão

2 2.0 12/03/2018 Alteração de layout. Atualização do documento Pamella Alcantara Barbosa Gomes /05/2018 Inclusão de fluxogramas e pendências exigidas para um procedimento. Aumento do valor máximo reembolsável, para hospedagem internacional (Item 7) Alterar localidade quadro de hospedagem (Item 6) Alterado valor das diárias para estados além de PR e SC (Item 7) Eliminado reembolso de Telefone e Internet (Item 7) Atualização do documento Pamella Alcantara Barbosa Gomes 2. Objetivos Definir os valores permitidos para hospedagem e os valores de reembolso de despesas. 3. Definições e Siglas TMS Sistema de Viagens. 4. Documentos e Registros de Referência POL ADM 002 Política de Viagens. TMS Sistema de Viagens; 5. Responsabilidades 5.1 Do Funcionário Cumprir as diretrizes descritas na Política de Viagem da empresa; Cumprir os valores estabelecidos no procedimento de viagem da empresa; Controlar o status da sua solicitação de viagem no sistema; Cobrar aprovação do gerente/diretor; Revisão

3 Conferir seu roteiro de viagem: horário do check in, companhia aérea, endereço do hotel; Lançar suas despesas de viagem, devolver o saldo residual de adiantamento e entregar as notas para gestão de viagens dentro do prazo de 30 dias após o retorno da viagem; 5.2 Do Aprovador Gerentes e Diretores Cumprir e fazer cumprir a política e procedimento de viagens da empresa; Aprovar as viagens em tempo hábil para que a reserva não expire; Estar ciente da viagem, considerando o orçamento de seu centro de custos; Estar atento ao follow up da gestão de viagens; Aprovar as prestações de contas de viagem; 5.3 Da agência de viagens oficial. Responsável pela disponibilização das informações de viagens, consultoria, operacionalização e consolidação dos serviços contratados, além de assistência durante e após a viagem; Compra dos bilhetes aéreos utilizando os acordos corporativos; Reservas em hotéis conveniados; Reserva com aluguel de carros em locadoras conveniadas; Envio dos vouchers e e-tickets para os viajantes; 5.4 Do gestor de Viagem Responsável pela análise dos valores das requisições de viagens; Liberar as solicitações para aprovação do gestor em tempo hábil; Orientar e auxiliar os viajantes (funcionários) na programação das suas viagens; Facilitar conformidades com a política de viagem; Cobrar o colaborador os adiantamentos em aberto no sistema a mais de 30 dias; 5.5 Do Contas a pagar Liberar os adiantamentos de viagem, feitos com antecedência, em até 02 dias úteis antes da data de check in; Efetuar os pagamentos de RDVS toda quarta e sexta feira semanalmente e conferir se os pagamentos foram processados; Revisão

4 6. Hospedagem Valores permitidos a serem reservados para hospedagem considerando as localidades de maior demanda; Localidade Tarifa aplicável* São Paulo /SP Diretores até R$ 400,00 Staff e Gerência até R$ 300,00 Joinville /SC Diretores até R$ 300,00 Staff e Gerência até R$ 200,00 Porto Alegre /RS Até R$ 300,00 Outras localidades Nacionais Até R$ 300,00 *Diária Outras localidades Internacionais Até USD 300,00 (Dolar) Até EUR 300,00 (Euro) Até 300,00 (Libras) Até 300,00 (Ienes) 7. Despesas Reembolsáveis Os itens e valores reembolsáveis para as viagens estão estabelecidos conforme tabela abaixo; Viagens Nacionais - Brasil Itens Limites diários Revisão

5 Hospedagem Refeição Café da Manhã Lavanderia Quilometragem Taxi Hotéis com tarifa acordo NeoGrid /Agencia ver Item 6 Hospedagem. Somente para viagens: Valor diário R$75,00 para SC e PR. Demais estados R$ 90,00. Quando a viagem for inferior a 6 horas favor considerar meia diária. Incluso na diária de refeição. R$ 10,00 por dia- Quando a viagem for superior a 5 (cinco) dias consecutivos. R$ 0,76 Multiplicar pelo km rodado e especificar o roteiro. Roteiro devidamente comprovado. Viagens - América Latina, EUA, Europa, Japão e Reino Unido Itens Hospedagem Refeição Limites diários Até USD 300,00 (Dolar) Até EUR 300,00 (Euro) Até 300,00 (Libras) Até 300,00 (Ienes) Até R$ 300,00 (Reais) Diária USD82,00 Diária EUR82,00 US$ 5.00 Quando não possuir celular empresarial. Telefone EUR 5.00 Quando não possuir celular empresarial. US$ Quando o serviço não estiver incluído na diária do hotel. Internet Lavanderia Quilometragem Taxi / Uber Visto Vacinas EUR Quando o serviço não estiver incluído na diária do hotel. US$ Quando a viagem for superior a dez dias consecutivos. EUR Quando a viagem for superior a dez dias consecutivos. Não se aplica. Roteiro devidamente comprovado. Visto para viagem internacional, quando a viagem for solicitada pela Neogrid Vacinas obrigatória para viagens solicitadas pela Neogrid 8. Descrição das Atividades 8.1 Solicitação de Viagens Solicitar viagem Colaborador solicita a viagem no sistema TMS; Revisão

6 Realizar cotação Agência realiza as cotações; Aprovar viagem A gestão de viagem aprova os gastos e em seguida o gestor da área; Emitir voucher e e-tickets Agência faz a emissão das passagens, reserva de hotel e o viajante recebe em seu o voucher/ticket; Reabrir solicitação Caso a solicitação seja reprovada ou expire, é necessário abrir uma nova solicitação; 8.2 Prestação de Contas Preencher RDV O colaborador deve preencher a OS com os gastos da viagem através do sistema TMS; Aprovar RDV Gestor da área deve aprovar a RDV; Conferir nota fiscal Gestão de viagens confere as notas fiscais e custo da viagem; Verificar se há reembolso Aposto conferir, a gestão verifica se tem reembolso; Devolver diferença a empresa Caso haja diferença, colaborador deve devolver o dinheiro; Reembolsar solicitante Caso haja reembolso o financeiro realiza o reembolso; Revisão

7 9. Fluxogramas Revisão

8 Revisão