Ge G s e t s ão ã o de d e Esc s ri r tór ó i r os o s d e d e Ad A v d oc o ac a ia Lara Selem

Transcrição

1 Gestão de Escritórios de Advocacia Lara Selem

2 Credenciais Advogada, consultora e autora de diversos livros sobre Gestão de Serviços Jurídicos. Executive MBA pela Baldwin Wallace College(EUA), especialista em Gestão de Serviços Jurídicos pela FGV-EDESP (São Paulo, SP) e em Liderança de Empresas de Serviços Profissionais pela Harvard Business School(EUA). Coach certificada pelo ICI -Integrated Coaching Institute. Articulista da Revista Consulex, Advogados: Mercado & Negócios e outras.

3 Gestão de Serviços Jurídicos Mercado Jurídico Posicionamento: Clientes x Áreas de Atuação

4 A (R)evolução dos Tempos

5 Pontos de mutação na Advocacia Conhecimento Democratizado Inovação em Teses e Serviços Resultado esperado = eficiência + alta qualidade Gestão Estratégica da Carreira Marketing Jurídico e Produção Intelectual Relacionamento com o Cliente Relacionamento na Equipe Tecnologia Aplicada Cultura do Planejamento Administração do Tempo

6 País dos Advogados Dados de abr/2008 (CF OAB): 586 mil advogados 83 mil estagiários 120 mil bacharéis de Direito ingressam no mercado a cada ano, oriundos de mais de faculdades de Direito. Mais de 10 mil sociedades de advogados registradas nas seccionais da OAB em todo Brasil. 97% das sociedades de advogados têm até 5 advogados (OAB/SP)

7 Advocacia Hoje Mercado abarrotado. Crise no Exame da Ordem. Imagem desgastada do advogado. Expansão dos escritórios de grande porte para o interior do país. Formação de alianças estratégicas. Entrada de escritórios estrangeiros no Brasil. Profissionalização das bancas de advogados.

8 Desafios & Tendências Adaptar-se rapidamente às mudanças Responsabilizar-se com a própria carreira Manter o foco Equilibrar Eficiência + Alta Qualidade Acompanhar a evolução tecnológica Satisfazer o cliente Desenvolver a mentalidade estratégica! Profissionalizar a Gestão

9 Estratégia Integrada Visão de sustentabilidade de longo prazo. Exige escolhas explícitas entre as várias possibilidades com as quais o escritório confronta-se ao longo do tempo. Elementos da Estratégia Integrada: Metas do Escritório Diferencial Competitivo Cliente- Alvo Proposta de Valor

10 Gestão Estratégica é um processo... sistemático, planejado, administrado e executado pela alta direção da organização, que envolve todos os responsáveis, que busca assegurar sua continuidade, sobrevivência e crescimento, através da contínua adequação das estratégias, capacitação, estrutura e infra-estrutura às mudanças, tendências e descontinuidades observadas ou previsíveis no ambiente externo.

11 Conquista das Metas Estratégicas Liderança Cultura Organização

12 Organização TALENTO = fonte de vantagem competitiva Busca e Retenção de talentos Papéis: produtor, gestor, proprietário Administração do tempo Controlar os sócios Liderança Critérios sobre Promoções Políticas de Remuneração Análises de Desempenho

13 Organização Divisão do trabalho profissional áreas de produção áreas de apoio Estrutura hierárquica Organograma Jurídico Organograma Administrativo Participação nas decisões Amplitude de comando Autonomia

14 Cultura Afeta diretamente o comportamento de cada pessoa na banca. A cultura é um conjunto de indicadores invisíveis que definem como as pessoas se comportam. Analise: Formalidade x Informalidade Liderança hard x Liderança soft Valorização de Pessoas x Valorização de Resultados

15 Liderança É crítica para o sucesso de qualquer organização. Sem liderança forte, a difusão de poder pelo escritório pode paralisar as decisões e minar o alinhamento. Formadora de consenso e inspiradora. Vinculada diretamente à integração da equipe. Fundamentos básicos do líder: caráter, discernimento, intuição.

16 Pilares da Gestão de Serviços Jurídicos Pessoas Produção Clientes Financeiro

17 PESSOAS Satisfação Retenção / Turnover Produtividade Crescimento na Carreira Sugestões apresentadas Reconhecimento pela realização de bons trabalhos Treinamentos Plano de Carreira Sistema de Contratação Avaliação de Desempenho Ações de Integração Pesquisa de Clima Organizacional

18 PRODUÇÃO Custo, qualidade, produtividade e tempo. Tempo de entrega dos serviços Eficácia do ciclo de produção Re-trabalho Custos de produção Gargalos. Fluxograma Reuniões para criação de novas teses Uso racional dos recursos Controladoria Regulamento Interno

19 CLIENTES Segmentos de clientes Participação no mercado Retenção de clientes Captação de clientes Satisfação de clientes Novos trabalhos para clientes da carteira ativa e inativa Agenda de visitas para clientes Pesquisas de Satisfação Metas de produção intelectual Eventos fechados

20 FINANCEIRO Crescimento da receita Redução de custos Aumento da produtividade Estratégias de honorários Redução das despesas Controles de custos fixos e variáveis Gestão Financeira profissional Metas financeiras Software integrado

21 Planejamento Estratégico

22 Planejamento Estratégico Etapas Preparatórias Diagnóstico Organizacional Análise do Ambiente Interno e Externo Definição da Missão, da Visão e dos Valores Etapas de Elaboração do Plano de Ação Formulação de Alternativas Estratégicas Definição de Objetivos e Metas Agenda Estratégica

23 Diagnóstico Organizacional

24 Estratégias de Sobrevivência REDUÇÃO DE CUSTOS DESINVESTIMENTO LIQUIDAÇÃO Redução de todos os custos possíveis para que o escritório possa subsistir. Manutenção apenas da área de atuação original e sacrifício de uma área que surgiu depois. Encerramento das atividades do escritório.

25 Estratégias de Manutenção ESTABILIDADE NICHO DE MERCADO ESPECIALIZAÇÃO Manutenção de um estado de equilíbrio ameaçado, ou ainda, seu retorno em caso de perda. Domínio de um segmento de mercado em que atua, concentrando seus esforços e recursos em preservar algumas vantagens competitivas. Conquista ou manutenção da liderança no mercado, através da concentração dos esforços de expansão numa única área de atuação ou em poucas atividades da relação serviço versus mercado.

26 Estratégias de Desenvolvimento INOVAÇÃO INTERNACIONA- LIZAÇÃO JOINT VENTURE EXPANSÃO Antecipação aos concorrentes através de desenvolvimento e lançamento de novas teses e serviços. Extensão das atividades para fora do país. Para entrar em um novo mercado, dois escritórios associam-se para prestar serviços jurídicos. Alianças estratégicas. A expansão de escritórios deve ser planejada, pois a nãoexpansão na hora certa pode provocar perda de mercado.

27 Estratégias de Crescimento MERCADO SERVIÇOS FINANÇAS CAPACIDADES ESTABILIDADE Buscando ampliar a carteira de clientes, leva seus serviços a novos mercados. Buscando maior número de novos contratos, desenvolve melhores serviços para seus clientes e mercados atuais. Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em recursos financeiros e grandes oportunidades no ambiente e outro o inverso. Associação ou fusão de escritórios, onde um apresente ponto fraco em expertise e alto índice de oportunidades e outro o inverso. Associação ou fusão de escritórios que procuram tornar suas evoluções uniformes, principalmente quanto ao aspecto mercadológico.

28 Missão É a razão da existência do escritório e delimita as atividades dentro do espaço que ele deseja ocupar. Quem somos? Para que existimos? Que conjunto de características justificam a nossa existência? Quais são os nossos fins? Nível externo: o que podem esperar de nós. Nível interno: fonte de motivação e orientação para a ação. Prestar serviços consultivos e preventivos na área de Direito Empresarial, proporcionando aos clientes o mais alto nível de satisfação, de forma a assegurar ampla proteção jurídica.

29 Dicas para formular a Missão Faz o que?(qual o negócio da nossa advocacia?) Para quem?(quem é o nosso cliente?) Onde?(Base, prioridade, estratégia de segmentação) Como?(Desafio, diferencial) Com que finalidade?(grupos de interesse)

30 Visão Imagem de um estado futuro ambicioso que se deseja alcançar. A Visão deve proporcionar um sentido e uma orientação consistente em direção ao futuro. Não tem qualquer valor se não for compartilhada com todos. Para onde vamos? Para onde queremos ir? Guia para a jornada futura Plano de navegação. Muda de acordo com a mudança de cenário. Até 2010, ser a melhor banca de advocacia empresarial do sul do país, através da atuação de profissionais altamente qualificados e excelência reconhecida, sempre proporcionando confiança e satisfação a seus clientes.

31 Valores e Princípios Mantêm todos os membros da equipe no curso certo, caminhando na mesma direção. Quando ocorrer o inesperado, se estará preparado para reagir rápida e decisivamente, baseado numa clara compreensão do que realmente importa.

32 Objetivos Estratégicos Os objetivos são resultados quantitativos e/ou qualitativos que o escritório precisa alcançar em prazo determinado, no contexto do seu ambiente, para cumprir sua missão. Alinhamento dos quatro pilares do escritório: Pessoas Produção Clientes Financeiro

33 Metas São fragmentos de um objetivo. As metas permitem melhor distribuição de tarefas e um melhor acompanhamento de resultados parciais.

34 Plano de Ação Global Curto prazo (até 6 meses) Médio prazo (6 a 18 meses) Longo prazo (após 18 meses)

35 Para cada período... Objetivo 1 Objetivo 2 Objetivo 3 Meta 1 Meta 1 Meta 1 Meta 2 Meta 2 Meta 2 Meta 3 Meta 3 Meta 3

36 Exemplo CURTO PRAZO Objetivo#1 Aumentar o Lucro do Escritório em 20% Meta #1 Elaborar Programa de Redução de Custos com a Equipe Meta #2 Fazer 4 reuniões por mês com clientes inativos e ativos Meta #3 Entrar com todas as ações de cobrança de honorários de sucumbência pendentes Objetivo#2 Melhorar a imagem do escritório Meta #1 Iniciar grupos de estudos que gerem produção intelectual para o informativo do escritório Meta #2 Elaborar novo material de apoio institucional (papelaria, site, etc.) Meta #3 Participar ativamente de associações e câmaras Objetivo#3 Aumentar a integração da equipe Meta #1 Instituir um plano de carreira para a equipe jurídica e administrativa Meta #2 Traçar calendário de comemorações e aniversários Meta #3 Realizar reuniões de equipe sistemáticas

37 Agenda Estratégica Objetivo#1: Aumentar o lucro do escritório em 20%. Meta#1:ElaborarProgramadeReduçãodeCustoscomaEquipe O que Quem Quando Onde Porque Quanto OK Definir o comitê de Redução de Custos Dr. João Prazo dia 10/agosto ABC Adv Ass Para dar inicio aos trabalhos R$ 0,00 Solicitar ao financeiro o relatório com a média das despesas dos últimos 6 meses Dra. Flávia Prazo dia 15/agosto Financeiro do ABC AdvAss Para buscar informações sobre os maiores gastos R$ 0,00 Solicitar ao financeiro relatório com as despesas recupéráveis de clientes (recebidas e em aberto) dos últimos 6 meses Dra. Flávia Prazo dia 15/agosto Financeiro do ABC AdvAss Para verificar o grau de retorno das despesas de clientes R$ 0,00 Análisar as três maiores despesas Comitê de Redução de Custos Prazo dia 17/agosto ABC Adv Ass Para providências de redução imediata R$ 0,00 Reunião com a Equipe do Escritório Comitê de Redução de Custos Prazo dia 25/agosto ABC Adv Ass Para envolvê-los na redução de custos R$ 100,00

38 Comitês de Implantação Comitê Estratégico Sub-comitê de Finanças Sub-comitê de Clientes Sub-comitê de Produção Sub-Comitê de Pessoas

39 Comitê Estratégico Missão Garantir o cumprimento dos objetivos e metas de curto prazo (manter o foco) e acompanhar a execução das atividades dos sub-comitês (cronograma e orçamento). Rotina das Reuniões Periodicidade: mensal definir datas. Duração: 1 hora. Pauta das reuniões ordinárias: ouvir os líderes dos sub-comitês quanto ao andamento dos trabalhos; atualização dos planos de ação; levantamento dos obstáculos; aplicar medidas corretivas. Documentos: planos de ação dos sub-comitês, documentos a aprovar.

40 Sub-Comitês Estratégicos Missão Executar as atividades traçadas no plano de ação e apresentar resultados ao comitê estratégico respeitando o cronograma e orçamento. Rotina das Reuniões Periodicidade: semanal. Duração: 30 minutos. Pauta: distribuir tarefas entre os membros, acompanhar os prazos, envolver outros interessados, atualizar o plano de ação. Documentos: plano de ação do sub-comitê, relatórios e documentos a aprovar, respostas de outras áreas, orçamentos, etc.

41 Obrigada!!