Apresentação de Case: Escritório de Gerenciamento de Projetos. Fernanda Freaza, Gestora do EGP

Transcrição

1 Apresentação de Case: Escritório de Gerenciamento de Projetos Fernanda Freaza, Gestora do EGP Porto Alegre, RS 14 de Abril de 2016

2 Agenda Por que implantar um EGP? Contexto da implantação Instituição do EGP na FESF Benefícios esperados Etapas da implantação Funções do EGP Estrutura de funcionamento Resultados alcançados

3 Por que implantar um EGP? 3

4 Por que implantar um EGP? Uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e facilita o compartilhamento de recursos,metodologias, ferramentas, e técnicas. PMBOK 5ª edição. 4

5 Por que implantar um EGP? Pilares Pessoas Capacitação Coaching Disponibilidade Processos Modelos Políticas Fluxo de trabalho Tecnologia Sistema de Gerenciamento de Projetos 5

6 Por que implantar um EGP? 6

7 Por que implantar um EGP? A chance dos projetos falharem reduz 30% 25% dos projetos são entregues abaixo do orçamento previsto Aumento de 22% da produtividade da equipe Aumenta em 19% as chances dos projetos serem concluídos antes do prazo 5 Economia dos projetos chega a 15% 6 Aumento em 31% da satisfação do cliente 7 Aumenta em 39% o alinhamento dos projetos com os objetivos Fonte: The State of the PMO 2012, PM Solutions 7

8 Contexto da implantação Apoio da alta administração; Definição do portfólio de projetos estratégicos a serem acompanhados; Comprometimento dos gestores e gerentes dos projetos da áreas; 8

9 Contexto da implantação Adaptação à metodologia; Identificação da ferramenta tecnológica para dar suporte ao gerenciamento dos projetos; Identificação do perfil e capacitação técnica para a função de gerente de projeto. 9

10 Instituição do EGP na FESF Estratégias Organizacionais Metodologia, treinamentos, documentos Necessidades do negócio Alta Administração Patrocinador dos Projetos EGP Projeto A Projeto B Projeto C Reuniões de Monitoramento e Controle Acompanhamento, Relatório de Status Produtos do negócio Resultados Resultados Resultados Fonte: Adaptado de MAXIMIANO (2006) apud GONSALEZ e RODRIGUES (2002). 10

11 Benefícios esperados Definição de metas e objetivos claros; Compartilhamento de informações e agilidade na tomada de decisão; Estimativas de prazo e custo mais confiáveis; 11

12 Benefícios esperados Aumento da integração dos membros da equipe do projeto; Conhecimento dos riscos inerentes ao projeto, evitando surpresas; Criação de dados históricos para futuras iniciativas. 12

13 Etapas da implantação do EGP 1 Apresentação do projeto de implantação para a diretoria executiva da FESF. 2 Visitas técnicas em outros órgãos públicos para a pesquisa de melhores práticas; Parceria com a SAEB e PMI Bahia 3 Definição do modelo de funcionamento do EGP; Definição e priorização dos projetos estratégicos. 4 Capacitação dos gestores e líderes de projetos. 13

14 Funções do EGP Suporte aos Gerentes Status dos Projetos Monitoramento Padronização Metodologia de Projetos Escritório de Projetos Aconselhamento 14

15 Criação e Implantação do Escritório de Gerenciamento de Projetos Gerenciamento do Projeto Estrutura Metodologia Software Capacitação Divulgação Iniciação Formação da Equipe Padronização dos documentos Capacitação de uso do software Site do EGP Planejamento Definição do Espaço Físico Definição de Métricas Proposta de treinamento Evento Acompanhamento Priorização das Funções Proposta de Educação Permanente Encerramento Identificação das Competências Curso da Metodologia Regulamento 15

16 Estrutura de funcionamento Regulamento Metodologia Capacitação e operação assistida Reuniões de acompanhamentos dos projetos Reuniões de monitoramento e controle 16

17 Estrutura de funcionamento 17

18 Estrutura de funcionamento 18

19 Estrutura de funcionamento Modelos de Documentos 19

20 Resultados alcançados Uniformização da metodologia; Alinhamento das informações dos projeto; Maior controle dos prazos, custo e escopo dos projetos; 20

21 Resultados alcançados Fortalecimento da execução das estratégias da Instituição; Integração entre as áreas da organização; Valorização do trabalho em equipe; 21

22 Obrigada! Escritório de Projetos (71) Fernanda Freaza Robertson Costa