GOVERNANÇA E GERENCIAMENTO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS. CARLOS MAGNO DA SILVA XAVIER (Doutor, PMP)

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1 GOVERNANÇA E GERENCIAMENTO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS CARLOS MAGNO DA SILVA XAVIER (Doutor, PMP)

2 O Papel dos Projetos nas Empresas PENSAMENTO ESTRATÉGICO ESTRATÉGIAS IDENTIFICAÇÃO DE PROJETOS PROJETOS DEFININDO A EMPRESA DO FUTURO TRANSFORMANDO IDÉIAS EM REALIDADE GESTÃO ESTRATÉGICA GESTÃO POR PROJETOS Precisamos fazer certo, a combinação certa, dos projetos certos (Paul Dinsmore) 2

3 Fonte: O Relatório Pulso da Profissão 2012 do PMI: Gerenciamento de Portfólio 3

4 PROJETOS ALINHADOS AOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DA ORGANIZAÇÃO TÊM MAIS SUCESSO Fonte: 4

5 GESTÃO INTEGRADA DE PROCESSOS, PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIO (GIP4) Novo perfil do GP Fonte: Pulse of the Profession do PMI: Gerenciamento de Talentos 2013 Fonte: The PMI Global Standard for Portfolio Management, 2013 Certificação PMI-PBA 5

6 Processo de seleção de projetos Idéias Projetos Candidatos (Propostas) Projetos Projetos Priorizados Rejeições Rejeições 6

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8 A GOVERNANÇA EM PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIO 8

9 Definir a Governança do Portfólio Estrutura da Governança Estrutura, papéis e responsabilidades na gestão do portfólio PMO (EGP) Escritório de Gerenciamento de Projetos Metodologias Metodologias para o Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio Software Categorias e critérios Calendário Software para o Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio Determinar categorias de projetos e critérios de avaliação de propostas Calendário anual da Gestão do Portfólio 9

10 DEFINIR A ESTRUTURA DE GOVERNANÇA DO PORTFÓLIO Comitê de Planejamento Patrocinador do Portfólio Gerente do Portfólio Gerentes de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) Gerente do Projeto 1 Gerente do Projeto 2 Gerente do Projeto

11 Definir atuação do PMO Os 27 serviços mais frequentes em 500 PMOs Adaptado por Carlos Magno Xavier de: Hobbs, B., & Aubry, M. 11 (2007). A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): the results of phase 1. Project Management Journal, v. 38, n. 1, p , Mar 2007.

12 DEFINIR MODELOS HÍBRIDOS DE CONCEPÇÃO E GERENCIAMENTO 12

13 DEFINIR O SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS, PROGRAMAS E PORTFÓLIO 13

14 Definir as categorias dos projetos Determinar grupos relevantes estrategicamente, o que permitirá o balanceamento de investimentos e riscos entre categorias estratégicas. Exemplos de categorias: Expansão do Negócio Aumento da participação no mercado Inovação Regulatório / Compliance Gerador de Receitas Melhoria da Eficiência Infraestrutura Satisfação do Cliente 14

15 Definir os critérios de avaliação dos projetos Determinar que critérios serão utilizados para a avaliação das propostas e o peso de cada critério. Exemplos de critérios e pesos: Critérios Pesos Alinhamento Retorno do Regulatório / Qualidade da Necessidade de Grau de Riscos Estratégico Investimento Compliance Proposta Recursos

16 Definir o Calendário da Gestão de Portfólio 16

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18 O Planejamento do Portfólio Orçamento Capacidade P1 Identificar Projetos Viáveis P2 Avaliar e Priorizar Projetos P3 Otimizar o Portfólio P4 Autorizar o Portfólio PROPOSTAS DE PROJETOS Estabelecer Avaliar projetos Critérios em relação e aos Pesos critérios Verificar interdependências COMITÊ DE PLANEJAMENTO GERENTE DO PORTFÓLIO SETORES DA ORGANIZAÇÃO COMITÊ DE PLANEJAMENTO PMO 18

19 P1 Identificar Projetos Viáveis Identificar projetos viáveis Aspectos da proposta de projeto que devem ser analisados: Adequabilidade - se o projeto proposto trará a solução para um problema ou para o aproveitamento de uma oportunidade existente e se os resultados ou impactos sociais ou ambientais desejados são adequados. Exequibilidade - se os resultados esperados podem ser obtidos com os recursos e tecnologia existentes, dentro do custo e do tempo previstos. Viabilidade - se compensa o seu desenvolvimento, em face dos recursos humanos, materiais e financeiros necessários para empreender o projeto e alcançar os resultados / benefícios esperados. 19

20 Critérios Alinhamento Estratégico Avaliar projetos Retorno do Investimento Regulatório Compliance Qualidade Proposta Necessidade de Recursos Grau de Riscos Pontuação Final Avaliar projetos em relação aos critérios Classificação Projetos Categoria Projeto A Expansão do Negócio Projeto B Projeto C Projeto D Aumento da participação no mercado Regulatório / Compliance Melhoria da Eficiência Projeto E Infraestrutura Projeto F Satisfação do Cliente COMITÊ DE PLANEJAMENTO Notas: 0 Não atende ao critério; 1 Baixo atendimento ao critério 2 Médio atendimento ao critério 3 Alto atendimento ao critério

21 Verificar Interdependências entre os projetos Elaborar o Diagrama de Precedência entre os projetos. 21

22 Otimizar o portfólio Definir o portfólio, otimizando frente aos recursos físicos e financeiros existentes, atentando para o balanceamento entre as categorias e entre o estratégico e o operacional. Critérios Classificação Pontuação Classificação Final Projetos Categoria Inicial Aumento da participação Projeto B no mercado Projeto E Infraestrutura Projeto F Satisfação do Cliente Regulatório / Projeto C Compliance Projeto D Melhoria da Eficiência Projeto A Expansão do Negócio COMITÊ DE PLANEJAMENTO 22

23 P4 Autorizar o Portfólio Autorizar o portfólio Divulgar o Portfólio autorizado. GERENTE DO PORTFÓLIO 23

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25 Gerenciar a Execução do Portfólio O Gerente do Portfólio autoriza o início dos projetos de acordo com a programação. GERENTE DO PORTFÓLIO 25

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27 Checar o Trabalho do Portfólio Deve ser comparado o trabalho executado com o planejado, verificando os desvios e fazendo projeções. 27

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29 Agir para Corrigir Distorções Em função dos desvios, decisões devem ser tomadas. Identificação da Mudança Análise do Impacto GERENTE DO PROJETO SETORES DA ORGANIZAÇÃO Aprovação COMITÊ DE PLANEJAMENTO Implementação 29 GERENTE DO PORTFÓLIO

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31 Obrigado!

32 Bibliografia BARCAUI, André (organizador) et al. PMO Escritórios de Projetos, Programas e Portfólio na prática, Brasport, PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. The Standard for Portfolio Management. Ed. PMI,

33 Carlos Magno da Silva Xavier foi eleito, em 2010, uma das cinco personalidades brasileiras da década na área de gerenciamento de projetos. É Doutor pela Universidad Nacional de Rosário (Argentina) e Mestre pelo Instituto Militar de Engenharia (IME). É Capitão-de-Mar-e-Guerra da CURRÍCULO reserva da Marinha do DO Brasil e PROFESSOR Sócio-Diretor da Beware Consultoria e Treinamento. Sua experiência profissional, de mais de vinte e cinco anos, inclui a consultoria na sistematização do gerenciamento de processos, projetos, programas e portfólio em várias Organizações (TIM, Eletronuclear, BR Distribuidora, Eletropaulo, Marinha do Brasil, Iguatemi, Emgepron, SESC-Rio, Petrobras e outras). É autor/coautor de dezesseis (16) livros, dentre eles Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware eleito em 2010 o melhor livro brasileiro da década na área de gerenciamento de projetos. É certificado Project Management Professional (PMP) pelo Project Management Institute (PMI) e professor de MBAs da FGV, UFRJ e Fundação Dom Cabral. Livros do professor: Gerenciamento de Projetos Como definir e controlar o escopo do projeto (Editora Saraiva); Projetando com Qualidade a Tecnologia em Sistemas de Informação (LTC Livros Técnicos Científicos); Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos (Qualitymark Editora); Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware (Brasport) eleito em 2010 o melhor livro brasileiro da década na área de gerenciamento de projetos; O Perfil do Gerente de Projetos Brasileiro (Brasport); Gerenciamento de Aquisições em Projetos (Editora FGV); Metodologia de Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor (Brasport); Análise de Projetos (Editora Saraiva), Equipes Multidisciplinares e Projetos (Editora Saraiva), PMO Escritório de Gerenciamento de Projetos, Programas e Portfólio (Brasport); Projeto de Infraestrutura de TIC (Brasport), Metodologia Simplificada de Gerenciamento de Projetos Basic Methodware (Brasport), Gerenciamento de Projetos de Inovação, Pesquisa e Desenvolvimento de Produtos (Brasport), Gerenciamento de Projetos de Construção Civil (Brasport), Gerenciamento de Projetos em Tirinhas (Brasport) e Gerenciamento de Projetos Esportivos (Brasport). 33