HISTÓRICO DE REVISÕES

Transcrição

1 PÁGINA: 1/10 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREA GESTÃO DA QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: MAPEAR PROCESSOS ELABORADO EM:11/04/2014 REVISADO EM: 11/04/2014 APROVADO EM: 11/04/2014 Responsável: RENATA OLIVEIRA Responsável: ÉRIKA SAYUME RAMOS HASHIMOTO Responsável: FLAVIA SILVA ASSINATURA:DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO. ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO. ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO. VIGÊNCIA: ABRIL/ ABRIL/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES MAPEAR PROCESSOS MAPEAR PROCESSOS ELEMENTOS DO PROCESSO Identificação de Melhoria no processo/ planejamento Agendar reunião Elaborar fluxograma do processo Elaborar relatório Validar processo Desvio Exclusivo Solicitar Publicação no PEG Realizar a publicação no site do PEG Comunicar a publicação Conferir Publicação realizada Desvio Exclusivo Atualizar Planilha de Cronograma Processo finalizado Solicitar ajuste Realizar ajustes Revisar processo Atores Áreas de Interação SETORES INTERNOS DIRAD

3 1 M A P E A R P R O C E S S O S 3

4 Processo: Gestão da Qualidade Sub-Processo: Mapear Processos. Fornecedores: Qualidade - DIRAD. Responsáveis: Qualidade DIRAD, ASCOM e Setores Internos DIRAD. Clientes: Setores Internos DIRAD. REGRAS DO NEGÓCIO: POP /01 Elaboração de Documentos 1. 1 M A P E A R P R O C E S S O S ELEMENTOS DO PROCESSO Identificação de Melhoria no processo/ planejamento O desenvolvimento e/ou revisão dos processos podem surgir através de solicitação da própria área, indicação do gestor, identificação de melhorias no processo ou por planejamento de revisão (no caso de mudança de metodologia ou por vencimento de validade do processo). 4

5 Agendar reunião O analista de processos deve entrar em contato com responsável pelo processo e agendar visita de elaboração e/ou revisão. Sempre que possível este agendamento deve ser registrado por , quando não, o registro da (as) reunião (ões) deve ser mantido em controle interno. Entrada: Solicitação de elaboração/revisão, identificação de melhoria ou planejamento. Saída: ou controle de agendamento de reunião Elaborar fluxograma do processo Após confirmar agendamento, o analista de processos responsável pela elaboração/revisão do processo deverá comparecer na área correspondente para identificação das melhorias/revisões a serem realizadas ou para elaboração de novos fluxos. Sempre que houver mais de uma reunião de elaboração/revisão o analista de processo deverá apresentar na reunião seguinte o histórico das revisões realizadas. Durante a entrevista o analista de processos deve identificar as atividades de cada etapa do processo, as regras de negócio (leis, POP's, Normas, etc) e as áreas envolvidas no processo em elaboração/revisão. O processo deve ser elaborado no Bizagi de acordo com o que foi verificado/constatado no momento das entrevistas realizadas com os responsáveis pelo processo. NOTA 1: Devem ser identificados todas as regras de negócio do processo em elaboração/revisão. NOTA 2: Sempre que necessário o analista de processo deve apresentar aos envolvidos os objetivos do trabalho que será realizado e o seu benefício. 5

6 Saída: Fluxograma do processo Elaborar relatório Após a elaboração do fluxograma de processo, o analista de processo deverá emitir o relatório através do Bizagi com todas as informações do processo mapeado, formatar o mesmo de acordo com o POP /01 - Elaboração de Documento, disponível no site da Dirad - e enviar para aprovação do responsável pela elaboração/revisão do processo. NOTA 1: Considerar também as seguintes informações e formatações: Revisão 00: Criação dos processos; Revisão 001: Mudança do sistema: QPR para Bizagi; Revisão 002: Revisões atuais; Capa: Deve seguir o padrão original; Demais páginas: Capítulos e títulos em geral: permanece com a letra fornecida pelo Bizagi. Descrições e textos: Fonte Verdana 10, espaçamento entre linhas 1,5. Sempre alinhar as descrições ao título. Formatação de Régua superior: Títulos: Seta de cima = 1 cm, Seta de baixo = 2 cm. Subtítulos: Seta de cima = 2 cm, seta de baixo= 3,5cm. As descrições dos subtítulos seguem a mesma formatação. NOTA 2: Deve-se sempre dar ENTER após o título para início do texto. Saída: Relatório. 6

7 Validar processo Após elaboração do fluxograma e do relatório, o analista de processos deverá validá-los, encaminhar para a validação do responsável pela revisão e para o responsável pela aprovação dos mesmos. NOTA: a validação consiste em colher assinaturas datadas e carimbadas do responsável pela atividade e do gestor da área. O responsável pela aprovação do documento deve ter nível hierárquico acima do responsável pela revisão do documento, exceto nos casos em que o responsável pela revisão seja o próprio gestor da área. Saída: processo validado Desvio Exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Processo não validado ou Processo validado Solicitar Publicação no PEG O analista de processos deve encaminhar, através de , à ASCOM os fluxogramas e os relatórios validados em anexo, informando se o processo é nova publicação, substituição e/ou cancelamento no PEG. NOTA 1: Só devem ser publicados no PEG os processo devidamente validados pelos envolvidos no mesmo ou quando solicitação e autorização de um gestor. Neste último caso, deve-se registrar a publicação no registro de ocorrência. Saída: Fluxograma e relatório. 7

8 Realizar a publicação no site do PEG. A ASCOM deve publicar os arquivos no PEG, de acordo com o solicitado. Entrada: Fluxograma ou relatório Comunicar a publicação A ASCOM deve comunicar ao analista de processo a publicação do fluxograma e/ou relatório no PEG. Saída: Conferir Publicação realizada O analista de processos deve verificar se a publicação foi realizada de forma correta. Entrada: Desvio Exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Publicação correta ou Publicação incorreta Atualizar Planilha de Cronograma 8

9 Após todo processo realizado, o analista de processos deve atualizar a planilha com o cronograma de revisão Processo finalizado O processo finaliza-se com a atualização da planilha de cronograma na rede Solicitar ajuste O analista de processos deve apontar os ajustes necessários, por , à ASCOM. Saída: Realizar ajustes A ASCOM deve realizar os ajustes solicitados e comunicar ao analista de processos. Entrada: . Saída: Revisar processo Caso o processo não seja validado por qualquer motivo, o analista de processos deverá revisá-lo novamente modificando todas as etapas necessárias. Esta revisão deverá ser realizada juntamente com os responsáveis pelas atividades Atores Analista de processos 9

10 Áreas de Interação ASCOM DIRAD QUALIDADE DIRAD 1. 2 S E T O R E S I N T E R N O S D I R A D Os Setores Internos DIRAD, devem enviar as solicitações de revisões dos Fluxos quando houver alguma mudança no processo que está sendo realizado. Saída: Solicitação formalizada. 10